Когато вашата база данни се разраства, намирането на определени записи ще включва повече от един бърз поглед в лист с данни. В тази статия Научете пет начина за намиране на определени записи на базата на вашите нужди.
Какво искате да направите?
Преглед на всички записи
Можете да преглеждате записи, като използвате клавиша TAB, когато искате да се придвижвате в един запис едновременно, за да намерите определен запис. Можете също да преглеждате записи в таблица в изглед на лист с данни с помощта на бутоните за навигация в Record. Бутоните за навигация в записите са налични в долната част на таблицата или формуляра.
1. преминаване към първия запис
2. Отиване на предишния запис
3. текущ запис
4. Отиване на следващия запис
5. Отиване на последния запис
6. отваряне на нов (празен) запис
7. индикатор за филтър
8. поле за търсене
Забележки:
-
Когато щракнете в полето текущ запис , можете да въведете номер на запис и след това да натиснете клавиша ENTER, за да се придвижите до този запис. Номерът на запис се брои последователно от началото на формуляра или лист с данни. Той не съответства на стойност на поле.
-
За да разберете дали филтърът е бил приложен, вижте бутона индикатор на филтъра. Ако не е приложен филтър или всички филтри са изчистени, той не показва филтъра. Когато се покаже филтрирано, можете да щракнете върху този бутон, за да премахнете филтъра. По подобен начин, когато е показан нефилтриран, можете да щракнете върху този бутон, за да приложите последния филтър, който сте използвали, ако има такъв.
-
Когато въвеждате текст в полето за търсене , първата съвпадаща стойност се осветява в реално време при въвеждане на всеки знак. Можете да използвате тази функция, за да потърсите бързо запис със съвпадаща стойност.
Отиване на определен запис
Можете да отидете на определен запис в Access, когато знаете кой запис искате да намерите. Полето Отиване на ви позволява да изберете определен запис от падащ списък и да е обикновено добавен към формуляри.
-
За да се придвижите до определен запис, щракнете върху стрелката отдясно на полето отиване на и след това изберете запис от падащия списък.
Забележка: Ако знаете първите няколко знака на записа, към който искате да навигирате, можете да въведете знаците в полето Отиди на, за да ви помогне да намерите бързо този запис.
Полето Отиване на показва само достатъчно данни, за да се идентифицират еднозначно всеки запис. Когато изберете запис от списъка, Access показва останалите данни на този запис в основната област на формуляра.
Търсене на определен запис
Можете да търсите определен запис в таблица или формуляр с помощта на раздела търсене в диалоговия прозорец търсене и заместване . Това е ефективен избор за намиране на определен запис, когато записът, който искате да намерите, отговаря на определени критерии, като например думи за търсене и оператори за сравнение, като например "равни" или "съдържа".
Забележка: Можете да използвате диалоговия прозорец " търсене и заместване ", ако в момента таблицата или формулярът показва данни. Това важи дори ако няма видими записи, защото е приложен филтър.
-
Отворете таблицата или формуляра и след това щракнете върху полето, в което искате да търсите.
-
В раздела Начало, в групата Търсене щракнете върху Търсене или натиснете Ctrl+F.
Показва се диалоговият прозорец търсене и заместване с избран раздел търсене .
-
В полето търси въведете стойността, за която искате да търсите.
-
За да промените полето, в което искате да търсите, или за да търсите в цялата основна таблица, щракнете върху подходящата опция в списъка търси в .
Съвет: Списъкът с съвпадения представлява операторът за сравнение (като например "равни" или "съдържа"). За да разширите търсенето, в списъка съвпадение щракнете върху коя да е част от полето.
-
В списъка Търсене изберете Всички и след това щракнете върху Намери следващ.
-
Когато елементът, за който търсите, е осветен, щракнете върху Отказ в диалоговия прозорец търсене и заместване , за да затворите диалоговия прозорец. Записите, които отговарят на условията, са осветени
За повече информация как да използвате диалоговия прозорец търсене и заместване , вижте статията Използвайте диалоговия прозорец Търсене и заместване, за да промените данните.
Филтриране, за да видите ограничен брой записи
Можете да филтрирате, за да видите ограничен брой записи, ако искате да виждате само записи, които отговарят на определени критерии и оператори за сравнение. Например за да стесните бързо записите, които са показани, щракнете с десния бутон върху поле, чиято стойност искате да съвпада, и след това изберете равно, не е равно, съдържаили не съдържа в долната част на контекстното меню. Даден филтър може да бъде включен или изключен, което улеснява превключването между филтрирани и нефилтрирани изгледи на едни и същи данни. За разлика от търсенето, само филтър ограничава кои от записите да се показват.
-
За да приложите филтър, базиран на селекция, отворете таблица или формуляр.
-
За да се уверите, че таблицата или формулярът вече не е филтриран, в раздела Начало , в групата сортиране & филтър щракнете върху Разширении след това върху Изчисти всички филтри, ако тази команда е налична.
-
Придвижете се до записа, съдържащ стойността, която искате да използвате като част от филтъра, и след това щракнете вътре в колоната (в изглед на лист с данни) или контрола (във формуляр, отчет или изглед на оформление). За да филтрирате на базата на частична селекция, изберете само желаните от вас знаци.
-
В раздела Начало , в групата сортиране на & филтър щракнете върху избор, след което щракнете върху филтъра, който искате да приложите.
-
За да филтрирате други полета въз основа на селекция, повторете стъпки 3 и 4.
За повече информация как да приложите филтър, вижте статията прилагане на филтър за преглед на избрани записи в база данни на Access.
Създаване на заявка за намиране на определен запис
Техниките, които можете да използвате, за да търсите и филтрирате записи, са много полезни за намиране на определени записи за този казус под ръка. Можете обаче да поискате да извършите една и съща операция за търсене или филтриране редовно. Вместо всеки път да се възпроизвежда набор от стъпки за търсене и филтриране, можете да създадете заявка. Заявката е мощен и гъвкав начин за намиране на определени записи, защото ви позволява да извършвате персонализирани търсения, да прилагате персонализирани филтри и да сортирате записи. Можете да създавате ваши собствени заявки, за да се фокусирате върху конкретни записи и да отговаряте на определени въпроси. Веднъж създадена, заявка може да бъде записана и използвана повторно и може да се използва и за създаване на формуляри и отчети.
Когато използвате заявка за търсене или филтриране, използвайте критерии, базирани на типа на данните, за които търсите. Различните видове информация се съхраняват като различни типове данни. Например рождените дни се съхраняват като данни за дата/час, докато имената се съхраняват като текстови данни.
Понякога не можете да намерите определен запис, който знаете, че съществува. Това може да възникне, ако преглеждате записи във формуляр или заявка, която не показва определени записи поради стойността на конкретно поле. Следващият пример показва как да използвате заявка, за да намерите записи.
Да предположим, че използвате база данни, създадена с помощта на шаблона за проблеми в Access за проследяване на проблеми. Таблицата "проблеми" има поле, което е наименувано състояние, което указва дали даден проблем е активен, разрешен или приключен. Можете да създадете заявка, която показва проблеми, чието състояние е затворено, като изпълните следните стъпки:
-
В раздела Създаване, в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявка.
-
Щракнете двукратно върху проблемии след това щракнете върху Затвори.
-
В конструктора на заявки щракнете двукратно върху звездичката (*) в таблицата " проблеми ". Това помага да се уверите, че заявката ще покаже всички полета от записите, които тя връща.
Проблеми. * се показва в първата колона на мрежата за проектиране, в реда на полето . Това означава, че всички полета от таблицата "проблеми" трябва да бъдат върнати.
-
В конструктора на заявки щракнете двукратно върху състояние в таблицата " проблеми ".
Състоянието се показва във втората колона в мрежата за проектиране, в реда поле .
-
Във втората колона от мрежата за проектиране изчистете отметката от квадратчето в реда Покажи . Това ще ви помогне да се уверите, че заявката не показва полето за състояние.
Ако не изчистите квадратчето за отметка Показвай в колоната състояние, полето за състояние ще се показва два пъти в резултатите от заявката.
-
Във втората колона от мрежата за проектиране, в реда критерии въведете = "Затвори". Това е критерият за търсене. Ето как да се уверите, че заявката ще връща само тези записи, в които стойността на състоянието е "затворена".
Забележка: В този пример се използва само един критерий за търсене. Можете да използвате много критерии за търсене за всяко дадено търсене, като добавите критерии към повече полета и с помощта на реда или допълнителните редове по-долу или.
Вашата заявка е готова за изпълнение и изглежда по следния начин:
-
В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.
Забележка: Освен ако вече не сте започнали да проследявате проблеми и следователно имате данни в таблицата "проблеми" и сте задали състоянието на най-малко един проблем на "затворен" – заявката няма да върне никакви резултати. Можете обаче да запишете заявката и да я използвате по всяко време в бъдеще.
-
Натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.
-
В диалоговия прозорец Запиши като въведете име за заявката в полето име на заявка , като например затворени проблеми, и след това щракнете върху OK.
Вече имате заявка, която показва проблеми, чието състояние е затворено.
За да научите повече за създаването на заявки, които да ви помогнат да намерите записи, вижте статията Създаване на проста заявка за избиране.
За да научите повече за критериите за търсене и филтриране, вижте статията примери на критерии за заявка.
