Последна актуализация 29 октомври 2020 г.

Групи на Microsoft 365 е услуга, която работи с инструментите на Microsoft 365, които вече използвате, така че да можете да си сътрудничите със съотборниците си, когато пишете документи, създавате електронни таблици, работите по планове на проекти, планирате събрания или изпращате имейли.

Тази статия ще ви помогне да се запознаете с групите и ще ви даде някои полезни връзки към следващите стъпки.

За най-новите новини и видеоклипове за Групи на Microsoft 365 вижте Office Блогове

Съвети: 

Какво Групи на Microsoft 365 ?

Групите Microsoft 365 ви позволяват да изберете набор от хора, с които искате да си сътрудничите, и лесно да настроите колекция от ресурси, които тези хора да споделят. Ресурси, като например споделена папка „Входящи“ на Outlook, споделен календар или библиотека с документи за съвместна работа по файлове.

Не е необходимо да се безпокоите за ръчното разрешаване на всички тези ресурси, защото добавянето на членове към групата автоматично им дава необходимите разрешения за инструментите, които вашата група предоставя. Освен това групите са новото и подобрено изживяване за това, за което използвахме списъците за разпространение или споделените пощенски кутии.

Съвет: За информация относно надстройването на вашите традиционни списъци за разпространение Групи на Microsoft 365вижте тази статия.

Конкретните ресурси, които са предоставени, зависят малко от вида на групата, която създавате.

Какъв вид група трябва да създадете?

Докато обмисляте опциите, е важно да запомните, че рядко се случва един размер да е подходящ за всички. Различните екипи може да предпочетете да работят по различни начини, Microsoft 365 има инструментите за разрешаване на сътрудничеството в каквато и форма да предпочитат екипите ви.

Ако вашият екип предпочита да си сътрудничи по имейл исе нуждае от споделен календар: Създаване на Microsoft 365 група в Outlook.

Ако вашият екип иска да си сътрудничи в постоянна среда за чат или да използва вградени приложения:Създаване на екип на Microsoft.

Ако искате да създадете голям,отворен форум за обсъждане за вашата фирма – например за съобщения и обсъждания на ниво изпълнител: Създаване на група в Yammer.

Можете да създадете Групи на Microsoft 365 от различни инструменти, включително Outlook, Outlook в уеб, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams и др. Кой инструмент да изберете, за да започнете, зависи донякъде от типа на групата, с която работите. Например в Microsoft обикновено започваме от Outlook, когато създаваме група, организирана около имейл и календар. Ако групата е за комуникация из цялата фирма, предпочитаме да започнем с Yammer. За съвместна работа, базирана на чат, сме стартирали нашата група от Microsoft Teams.

Когато създавате група, ще трябва да решите дали искате тя да бъде поверителна, или публична група. Съдържанието в публична група може да бъде видяно от всеки във вашата организация и всеки във вашата организация може да се присъедини към групата. Съдържанието в поверителна група може да се вижда само от членовете на групата, а хората, които искат да се присъединят към поверителна група, трябва да бъдат одобрени от собственик на групата.

Забележка: В момента групи, създадени от Outlook в уеб, са поверителни по подразбиране.

Не могат да бъдат видени нито публични групи, нито поверителни групи от хора извън вашата организация, освен ако тези хора не са били специално поканени като гости.

За повече информация относно промяната на групите от публични на частни (или обратно) вижте Направете групите Microsoft 365 публични или частни.

Собственици, членове и гости

Собствениците на групи са модераторите на групата. Те могат да добавят или премахват членове и да имат уникални разрешения, като например възможността за изтриване на разговорите от споделената папка „Входящи“ или за промяна на различни настройки за групата. Собствениците на групи могат да преименуват групата, да актуализират описанието или картината и други. Ако сте запознати с ролите на SharePoint, тогава собственикът на групата е администратор на колекцията от сайтове.

Съвет: Най-добра практика е да имате поне двама собственици за група, ако можете. По този начин, ако един собственик не е наличен, другият може да направи промени в групата.

Членовете на групата са редовните потребители във вашата организация, които използват групата за съвместна работа. Те имат достъп до всичко в групата, но не могат да променят настройките на групата. В SharePoint те се наричат членове на сайта. За информация за добавяне или премахване на членове на групата вижте Добавяне и премахване на членове на групата в Outlook.

Гостите са като членове на групата, но те са извън вашата организация. По подразбиране вашите потребители могат да канят гости да се присъединят към вашата група и можете да контролирате тази настройка. За повече информация вижте Достъп на гости в Microsoft 365 групи.

Изберете типа на групите, които искате да използвате:

Ако предпочитате споделения режим на съвместна работа при „Входящи“, тогава опитът на групите в Outlook е за вас. Като създадете група в Outlook, ще получите:

  • Споделена папка „Входящи“ – за разговори по имейл между вашите членове. Тази папка има имейл адрес и може да се настрои да приема съобщения от хора извън групата и дори извън вашата организация, подобно на традиционните списъци за разпространение

  • Споделен календар – за планиране на събития, свързани с групата

  • Библиотека с документи на SharePoint – централно място за съхранение и споделяне на файлове от групата

  • Споделен бележник на OneNote – за събиране на идеи, проучвания и информация

  • Екипен сайт на SharePoint – централно хранилище за информация, връзки и съдържание, свързани с вашата група

  • Planner– за разпределяне и управление на задачи от проект между членовете на групата

Не е необходимо да създавате ръчно някой от тези ресурси; създаването на групата автоматично ги създава вместо вас и присвоява необходимите разрешения за членовете на групата, така че да могат да започнат да ги използват веднага.

Можете да получите достъп до тези ресурси чрез познатия настолен клиент на Microsoft Outlook (2016 или по-нова версия) чрез Outlook в уеб, чрез Outlook 2016 for Mac (само споделена папка "Входящи") или чрез Outlook mobile. Ще намерите вашия Групи на Microsoft 365 в навигационния екран отляво в Outlook настолната версия или в уеб.

Ще намерите групите си на навигационния екран отляво в Outlook или Outlook в уеб

С новата карта Групи на Microsoft 365 на мишката имате бърз достъп до ресурсите на споделена група. Просто посочете името на групата в Outlook в уеб или SharePoint.

Изображение на новата карта за посочване на групи в Office 365

Най-новата част от нашето сътрудничество е Microsoft Teams. Microsoft Teams е вътрешният цикъл за вашия екип – постоянна, базирана на чат работна област, в която можете да провеждате неформални разговори в реално време, разговори около много конкретни теми или специфични подгрупи в групата. 

Yammer пренася корпоративната социална среда във вашето сътрудничество. Това ви помага да правите нови връзки и открития в цялата организация. Това може да ви помогне да комуникирате и да обсъждате идеи за цялата фирма или по общи интереси.

Чрез създаването наMicrosoft 365 свързана група в Yammer ще получите:

  • Група на Yammer – често срещано място за разговори и споделяне на информация

  • Библиотека с документи на SharePoint – централно място за съхранение и споделяне на файлове от групата

  • Споделен бележник на OneNote – за събиране на идеи, проучвания и информация

  • Екипен сайт на SharePoint – централно хранилище за информация, връзки и съдържание, свързани с вашата група

  • Planner – за разпределяне и управление на задачи по проект между членовете на групата

Можете да получите достъп до тези инструменти чрез Yammer в браузъра си или чрез приложението Yammer на вашето устройство с iOS, Android или Windows Phone.

След като дадена група изпълни предназначението си, можете да я изтриете, за да освободите системни ресурси и да спре да се показва в списъците. Вижте Изтриване на група. Ако не искате да се налага да помните да изтривате остарели групи, вашият администратор може да зададе правила за изтичане на срока, които ще доведат до изтичане на срока на старите групи и автоматичното им премахване след определен период от време. Вижте: Microsoft 365 за изтичане на срока на групата.

Забележка: Съдържанието на този раздел е предназначено за администратори.

Има три основни модела на осигуряване Групи на Microsoft 365: Отваряне, ИТ-led или Контролирано. Всеки от тях има свои предимства.

Модел

Предимства

Отвори (по подразбиране)

Потребителите могат да създадат собствени групи, ако е необходимо, без да трябва да чакат или да безпокоят ИТ.

Администрирани

Потребители искат група от ИТ. Той може да ги напътства в избора на най-добрите инструменти за сътрудничество за техните нужди

Контролирани

Създаването на групи е ограничено до определени хора, екипи или услуги (вж.: Управление кой може да създава Microsoft 365 групи)

Ако искате да контролирате как се наименуват вашите Групи на Microsoft 365, можете да използвате правила за наименуване, за да накарате имената на групите да се придържат към определени стандарти, включително префикси или суфикси, както и да блокирате нежелателни имена. Вижте правила Microsoft 365 за наименуване на групи за повече информация.

Всяка група има поне един собственик, който може да добавя или премахва членове, както и да прави някакви основни корекции за групата и нейното съдържание. Обикновено собственикът прави това в Outlook. Вижте: Добавяне и премахване на членове на група в Outlook. Ако собственик на група (или собственици) напусне организацията по някаква причина, администраторът може да присвои нов собственик на групата. Вижте Присвояване на нов собственик към изолирана група.

Освен това, ако имате разрешения на Exchange Online администратор, можете да администрирате групите си от центъра за администриране на Microsoft 365 (вж. Управление на членството в група в центъра за администриране на Microsoft 365)или от PowerShell (вж. Управление на групи на Microsoft 365 с PowerShell .

Може да дойде време, когато искате да изтриете група от вашия клиент. За информация как да изтриете група вижте: Изтриване на група. Ако дадена група е случайно изтрита, администраторите могат да възстановят тази група до 30 дни, вижте: Възстановяване на изтрита Microsoft 365 група.

Ако предпочитате по-автоматизиран начин за управление на жизнения цикъл на вашия Групи на Microsoft 365 можете да използвате правила за изтичане на срока, за да изтече срокът на групите в определен интервал от време. Собствениците на групата ще получат имейл 30, 15 и 1 ден преди изтичането на групата, което им позволява лесно подновяване на групата, ако все още е необходимо. Вижте: Microsoft 365 за изтичане на срока на групата.

Ограничения за групи

Максимален брой...

Стойност

Собственици на група

100

Групи, които потребител може да създаде

250

Групи, които може да се създават от администратор

До лимита от 500 000 за клиент по подразбиране

Брой потребители

Повече от 1000, макар че само 1000 имат достъп до разговорите в група едновременно.

В големи групи е възможно потребителите да забележат закъснения при достъпа до календара и разговорите в Outlook

Брой на групите, на които потребителят може да бъде член

 1000

Съхранение на файлове

1 терабайт + 10 гигабайта за абониран потребител + допълнително закупено място за съхранение. Можете да закупите неограничено по размер допълнително място за съхранение.

Размер на пощенската кутия на групата

50 GB

Максималният брой групи по подразбиране, които може Microsoft 365 организация, в момента е 500 000.

Ако планирате да използвате функцията "Групова отписване" от инструмента Azure Active Directory Свързване, максималната дължина е 448 знака, свързани с атрибута "Описание".

За повече информация относно мястото за съхранение в SharePoint Online вижте SharePoint Online – ограничения и SharePoint Online – софтуерни граници и ограничения.

Управлението на Групи на Microsoft 365 е по-ефективно, когато имате информация за използването на групите. Центърът Microsoft 365 за администриране има инструмент за отчитане, който може да ви позволи да виждате неща, като например използване на място за съхранение, колко активни групи имате и дори как потребителите използват групите. Вижте: Microsoft 365 отчети в центъра за администриране за повече информация.

Групи на Microsoft 365 ви предоставя редица инструменти за съответствие,защитана информацията и откриване на електронни данни.

Вж. също

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединяване към Microsoft Office участници в Insider

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на езика?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?

Благодарим ви за обратната връзка!

×