Обзор: управление на сайт, разрешение и споделяне за собствениците на сайтове

Обзор: управление на сайт, разрешение и споделяне за собствениците на сайтове

Използвайте тази статия като общ преглед на идеите и най-добрите практики за модела на управление на вашия сайт. Ако сте собственик на сайт, можете да създадете модел на управление, за да адресирате правилата, процесите, ролите и отговорностите на сайта си. Модел като този ще ви помогне да управлявате начина, по който хората използват сайта ви. Например може да искате да изисквате извличане на файлове, така че множество хора да не се опитват да редактират файлове едновременно. 

Забележка: Много правила за споделяне и разрешение се определят от администратора на SharePoint. Използвайте тази статия като основно ръководство, за да разберете какво можете да управлявате като собственик на сайт. Партньор със своя администратор на SharePoint, за да направите промени в стратегията за управление на вашата организация.

Роли и отговорности за поддържане на сайта

Определянето на ролите и отговорностите по време на планирането и изграждането на вашия сайт ще намали необходимостта от почистване или реорганизация на сайт, когато членовете на персонала се завъртят във или извън екипа. Управлението на сайта трябва да обмислят включване на план за обучение на потребителите, наблюдение на използването на сайта, одитиране на съдържание и съобщаване на очакванията за членовете на екипа, управляващи сайта. 

Помислете за приоритизиране и определяне на следното:

  • Обучение за сайта за собствениците на сайта: Осигурете основна навигация, търсене и обучение за управление на документи за нови собственици на сайтове.

  • Поддръжка на сайт: Дайте на вашия екип определен експерт по сайта, за да отстраните проблеми и да бъдете връзка към администратора на SharePoint.

  • Указания за създаване и използване на сайта: Често пъти организацията е очертала политиката на компанията около създаването на сайта. Предоставяне на актуална връзка към подходящите указания, предоставяне на информация за връзка за собствениците на сайта и авторите на съдържание, в случай че имат нужда от помощ. 

  • Публикуване и одитиране на съдържание:Планирате да проверявате съдържанието на сайта и страницата толкова често, колкото е необходимо, за да поддържате сайта подходящ. Създаване на график за проверка и даване на собствениците на съдържание за големи списъци и библиотеки. 

Групи на SharePoint по подразбиране

Заглавие

Ниво на разрешение по подразбиране

Използва се за

Собственик

Пълен контрол

Хора, които трябва да могат да управляват разрешенията, настройките и облика на сайта.

Член

Редактиране и сътрудничество

Хора, които трябва да могат да редактират съдържанието на сайта. Нивото на разрешение зависи от шаблона за сайт, който е използван за създаването на сайта.

Посетител

Само за четене

Хора, които трябва да могат да виждат съдържанието на сайта, но не и да го редактират.

Модерно управление на сайтове

В Modern SharePoint управлението на сайта е по-важно в сравнение с предишните версии, тъй като има повече контроли и опции за нови възможности за създаване на сайтове. Управлението на вашата организация ще зависи от това колко е необходимо за управлението на вашата организация върху съдържанието, което ще определи подробни данни за създаването на сайта и управлението на собственик на сайт. Вашият администратор на SharePoint може да ви помогне да разберете политиките по отношение на изискванията за защита, правителствените правила, корпоративната търговска марка, достъпността и указания за обучение. Работете със своя администратор на SharePoint, за да научите повече за правилата за създаване и използване на сайта на вашата организация, преди да създадете своя план за управление на сайта.

Модерна структура на навигацията в сайта на SharePoint

Най-ефективните сайтове на SharePoint помагат на потребителите бързо да намират това, от което се нуждаят, за да могат да използват информацията, която намират, за да вземат решения, да научат какво се случва, да получат достъп до инструментите, които са им необходими или да се ангажират с колеги, за да решат проблема. Научете повече за планирането на навигацията на сайт в SharePoint.

Част от архитектурата на информацията може да включва класифициране на информация. Ако информацията, която публикувате, има висока стойност за фирмата, изисква специална защита или попада в обхвата на правилата за спазване на нормативните изисквания, обмислете настройването на класификационна схема за идентифициране на определени типове съдържание, които трябва да бъдат управлявани внимателно. След като сте организирали информация в определени списъци и библиотеки, можете да използвате функции за управление, за да управлявате начина на преглеждане на съдържанието.

Съвременната структура на SharePoint е проектирана за гъвкавост и адаптивност към промяната на нуждите на вашата организация. Съвременните сайтове могат да бъдат асоциирани към сайтове на концентратори. Асоциираните сайтове след това ще споделят навигация и брандиране с центъра и ако собствениците на сайта одобрят, могат също да споделят разрешения за концентратор.

Обмислете следното, когато определяте навигационната структура на сайта:

  • Какъв вид съдържание ще имате в сайта? Как това ще се трансформира в страници, списъци и библиотеки?

  • Как информацията ще бъде представена в сайта?

  • Как потребителите на сайта ще навигират в сайта?

  • Как информацията ще бъде насочена към определени аудитории?

  • Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?

Управление на разрешения в модерни сайтове

Целостта, конфиденциалността и поверителността на критичната за работата на вашата организация информация се основава на това колко защитен е вашият сайт – по-конкретно, на кого сте избрали да дадете достъп до вашия сайт. Управлението на разрешенията в съвременните сайтове включва потребители и групи потребители. Разрешенията в съвременните комуникативни и екипни сайтове идват от шаблоните за сайтове, които предоставят различни опции. за всеки сайт.

Комуникационните сайтове не се асоциират къмMicrosoft 365 групи и имат три роли по подразбиране – собственици на сайт, членове на сайта и посетители на сайта. 

Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешения:

  • Следвайте принципа на най-малката привилегия: Дайте на хората най-ниските нива на разрешение, от които се нуждаят, за да изпълняват възложените задачи.

  • Използвайте стандартните групи по подразбиране: Осигурете достъп на хората, като ги добавите към стандартни групи по подразбиране (например "членове", "посетители" и "собственици").

  • Обмислете сегментирането на вашето съдържание според нивото на защита: Създайте сайт или библиотека, специално за поверителни документи, вместо да ги имате разпръснати в по-голямата библиотека и да сте защитени с уникални разрешения.

Нови разрешения за сайта чрез заглавие

Заглавие

Ниво на разрешение

Има разрешение за:

Собственик на сайта

Пълен контрол

Освен всичко, което членът на сайта може да прави, собствениците могат също да:

Промяна на темата на сайта

Промяна на оформлението на навигацията

Промяна на емблемата на сайта

Добавяне или премахване на собственици на сайтове

Редактиране на настройките за членове на сайта

Добавяне или премахване на посетителите на сайта

Редактиране на настройките на сайта

Изтриване на сайта

Добавяне на група на Microsoft 365

Свързване на сайта към хъб

Член на сайта

Редактиране и сътрудничество

Добавяне, редактиране и изтриване на списъци

Добавяне, редактиране и изтриване на библиотеки с документи

Добавяне или премахване на членове на сайта

Добавяне, редактиране и премахване на документи

Добавяне, редактиране и изтриване на страница

Добавяне, редактиране, изтриване на публикация в Usenet

Добавяне, редактиране и изтриване на секции на страници

Добавяне, редактиране и изтриване на уеб части

Добавяне, редактиране и изтриване на навигацията на сайт

Създаване или изтриване на шаблони за страници

Преглед на метриките за използване на сайта

Посетител на сайта

Само за четене

Преглед на съдържание

Още ресурси за собствениците на сайтове:

Управление на сайтове

Една важна, но често невидима част от който и да е сайт е неговият модел за управление– наборът от правила, роли, отговорности и процеси, които вие установявате, за да определите как хората във вашата група използват SharePoint.

Много организации имат модел на управление за сайтовете на централното администриране или на ниво колекция от сайтове, които може да се създават и поддържат от ИТ отдел или екип. Като собственик на сайт, трябва да разберете дали вече съществува модел на управление за колекцията от сайтове или за сървърната група. Ако е така, можете да го използвате, за да направлявате потребителите на сайта или да създадете допълнителен модел за управление, за да адресирате определени проблеми. Например ако сте собственик на сайт за подсайт в колекция от сайтове, като например класически екипен сайт, може да е добра идея да създадете ваш собствен допълнителен модел за управление. за да адресирате определени проблеми в подсайт.

Модел на управление за сайт, улеснява потребителите на сайта да знаят кога трябва да създадат нов подсайт, списък или друго съдържание на сайт. Гарантира, че подсайтовете и съдържанието ще бъдат оттеглени, когато е остаряло, за да спестите място за съхранение и да запазите резултатите от търсенето точни Предоставя на потребителите достъп до точното съдържание, запазвайки марката на сайта по един и същ начин, като отпозволявате на собствениците на подсайта да знаят какви шаблони и теми са налични. Освен това улеснява смяната на собственика на сайта, когато хората напуснат организацията или ролите.

Добър модел за управление на сайт трябва да се съсредоточи върху следните части:

  • Създаване на сайтове

  • Управление на разрешения

  • Информационна архитектура

  • Жизнен цикъл и пенсиониране на сайта

  • Ограничения за мястото за съхранение

  • Класификация на информацията

  • Персонализиране

  • Защита на данни

  • Навигация

  • Търсене

  • Роли и отговорности за поддържане на сайта

Някои части от предишния списък може вече да са решили за вас от модела за управление на колекции от сайтове или на ниво организация, като например колко място за съхранение имате за сайта си и какви видове персонализиране можете да направите, за да се почувствате и да направите изгледа и усещането на сайта. Други хора може да не са подходящи, в зависимост от това колко е сложен Вашият екипен сайт и колко души сте го използвали. Но дори и да не се налага да вземате решение по тези въпроси, добре е да знаете какви решения са направени, така че да можете да информирате потребителите на сайта си и да прилагате правила по подходящ начин.

Създаване на подсайт

Може да искате членовете на вашия екип да могат да създават подсайтове под екипния сайт за използване в конкретни проекти.

Възможността спонтанно да създавате нови подсайтове може да бъде от голяма полза за групата, но създаването на неограничени сайтове може да излезе извън контрол. Когато подсайтовете се размножават свободно, могат да възникнат проблеми. Например:

  • За потребителите е трудно да намерят правилния подсайт или да са сигурни дали имат.

  • Информацията може да се дублира в няколко подсайта, като се използва скъпо място за съхранение и е необходимо дублиране на усилия за поддържане.

  • Остарялата информация може да се намира в подсайтове, потенциално за години, което се показва в резултатите от търсенето. Може да е трудно да се каже коя версия на информацията е правилна.

  • Управлението на разрешенията за множество подсайтове може да стане основен проблем и потребителите може по невнимание да получат достъп до информацията, която наистина не трябва да имат.

  • Докато служителите напуснат групата, подсайтовете, които те създават, може да бъдат изоставени, създавайки объркване и кални резултати от търсенето за останалите потребители на сайта.

Можете да спестите време и енергия, ако зададете някои правила за създаване на сайтове, които адресират следните области:

  • Кой може да създава подсайтове?

  • Нови подсайтове трябва ли да бъдат одобрявани предварително? Ако е така, какви са критериите за одобрение и кой дава одобрението?

  • Трябва ли новите подсайтове да използват установени шаблони и теми?

  • Колко информация може да бъде съхранена в един сайт? Тоест колко дисково пространство на сървъра може да заеме?

  • Какви са правилата за включване на навигационни стратегии в сайта?

  • Колко дълго трябва да се съхранява информацията в подсайтове, преди да се изтрие или архивира?

Вижте Създаване на сайт или подсайт за повече информация.

Управление на разрешения

Целостта, конфиденциалността и поверителността на критичната за работата на вашата организация информация се основава на това колко защитен е вашият сайт – по-конкретно, на кого сте избрали да дадете достъп до вашия сайт.

Предоставянето и ограничаването на достъпа до вашия сайт се нарича управление на разрешенията и това е една от вашите най-важни отговорности като собственик на сайт.

Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешения.

  • Следвайте принципа на най-малката привилегия: Дайте на хората най-ниските нива на разрешение, от които се нуждаят, за да изпълняват възложените задачи.

  • Осигурете достъп на хората, като ги добавите към стандартни групи по подразбиране (например "членове", "посетители" и "собственици"). Направете повечето хора членове на членовете или посетителите групи и Ограничете броя на хората от групата "собственици".

  • Използвайте наследяване на разрешения, за да създадете чиста и лесна за онагледяване йерархия. Тоест Избягвайте даване на разрешения на отделни лица, вместо да работите с групи. Където е възможно, има подсайтове просто наследяване на разрешения от вашия екипен сайт, а не с уникални разрешения.

  • Организиране на вашето съдържание така, че да се възползва от наследяването на разрешения: Помислете за сегментиране на вашето съдържание според нивото на защита – Създайте сайт или библиотека, специално за поверителни документи, вместо да се разпръснат в по-голяма библиотека и да бъдат защитени с уникални разрешения.

Вижте запознаване с нивата на разрешение в SharePoint или Редактиране на разрешения за списък, библиотека или отделен елемент за информация относно настройките за разрешения.

Информационна архитектура

Информационната архитектура на сайта е като съдържание за книга: тя определя как информацията в този сайт – нейни уеб страници, документи, списъци и данни – се организира и представя на потребителите на сайта. Информационната архитектура често се записва като йерархичен списък със съдържание на сайта, ключови думи за търсене, типове данни и други понятия.

За да създадете информационна архитектура, трябва да анализирате информацията, която трябва да бъде представена в сайта. Ето някои от въпросите, които можете да използвате, за да развиете информационна архитектура:

  • Какъв вид съдържание ще имате в сайта? Как това ще се трансформира в подсайтове, списъци, библиотеки и т. н.?

  • Как информацията ще бъде представена в сайта?

  • Как потребителите на сайта ще навигират в сайта?

  • Как информацията ще бъде насочена към определени аудитории?

  • Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?

Част от архитектурата на информацията може да включва класифициране на информация.

Ако информацията, с която работите, има висока стойност за фирмата, изисква специална защита или е покрита от правила за спазване на правилата, може да поискате да настроите класификационна схема, за да идентифицирате определени типове съдържание, които трябва да бъдат управлявани внимателно.

След като сте организирали информация в определени списъци и библиотеки, можете да използвате функции за управление, за да управлявате начина, по който се управлява съдържанието. Например:

Задължително извличане на файлове

Когато изисквате извличане на файл, трябва да сте сигурни, че само един човек може да редактира файла, докато не бъде вкаран обратно. Изискването за извличане на документи не позволява на много хора да правят промени едновременно, което може да създаде конфликти при редактиране и да доведе до объркване. Изискването за извличане също може да ви помогне да напомните на членовете на екипа да добавят коментар, когато проверяват даден файл, така че да можете по-лесно да проследявате какво е променено във всяка версия. За повече информация вижте Настройване на библиотека за задължително извличане на файлове.

Проследяване на версии

Ако трябва да запазите предишните версии на файловете, библиотеките могат да ви помогнат да проследявате, съхранявате и възстановите файловете. Можете да изберете да проследявате всички версии по един и същ начин. Можете също да изберете да посочите някои версии като главни, като например добавяне на нова глава към ръководството, и някои версии като второстепенни, като например коригиране на правописна грешка. За да помогнете за управлението на мястото за съхранение, можете да изберете броя на всеки тип версия, който искате да съхранявате. За повече информация относно версиите вижте как работи работата със версии в списък или библиотека?.

Можете да укажете, че е необходимо одобрение за документ. Документът остава в очакване, докато не бъде одобрен от някого, който има разрешение да прави това. Можете да контролирате кои групи от потребители могат да преглеждат даден документ, преди да бъде одобрен. Тази функция може да бъде полезна, ако вашата библиотека съдържа важни указания или процедури, които трябва да бъдат окончателни, преди другите да ги виждат. За повече информация относно одобрение на документи вижте изискване на одобрение на елементи в списък или библиотека на сайт.

Библиотеките поддържат RSS технология, така че членовете на вашата работна група могат автоматично да получават и преглеждат актуализации или информационни канали за новини и информация в Обединени местоположения. Можете да използвате RSS технология, за да ви уведомява за всякакви промени в библиотека, като например кога файловете, съхранявани в библиотеката, се променят. RSS каналите позволяват на членовете на вашата работна група да виждат обединен списък на файловете, които са се променили. Можете също да създадете имейл известявания, за да бъдете уведомявани при промяна на файлове. За повече информация за RSS каналите вижте управление на RSS канали за сайт или колекция от сайтове.

Библиотека с документи или тип съдържание може да използва работните потоци, които вашата организация е дефинирала за бизнес процеси, като например управлението на одобрението на документ или рецензията. Групата ви може да прилага бизнес процеси към своите документи, известни като работни потоци, които указват действия, които трябва да бъдат предприети в последователност, като например одобряване или превеждане на документи. Работният поток е автоматизиран начин за преместване на документи или елементи чрез поредица от действия или задачи. Три работни потока са достъпни за библиотеките по подразбиране: одобрение, което маршрутизира документ към група хора за одобрение; Събиране на обратна връзка, която маршрутизира документ към група от хора за обратна връзка и връща документа на лицето, което е инициатор на работния поток като компилация; и събиране на подписи, което маршрутизира документ към група от хора за събиране на цифровите подписи. За повече информация за работните потоци вижте общ преглед на работните потоци, включени в SharePoint

Ако вашата група работи с няколко типа файлове, като например работни книги, презентации и документи, можете да разширите функционалността на вашата библиотека, като разрешите и дефинирате много типове съдържание. Типовете съдържание добавят гъвкавост и последователност в множество различни библиотеки. Всеки тип съдържание може да указва шаблон и дори процеси на работен поток. Шаблоните действат като отправна точка за форматиране и всеки стандартен текст и за свойства, които се прилагат към документите от този тип, като например име на отдел или номер на договор. За повече информация относно типовете съдържание вижте Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание

Ако имате група от деликатни файлове и би било полезно да знаете как се използват документите, можете да дефинирате правила, които ви позволяват да разрешавате проследяването на събития, като например промени в файла, копия или изтриване. За информация относно настройването на проверката вижте Конфигуриране на настройки за проверка за колекция от сайтове

Жизнен цикъл и пенсиониране на сайта

Сайтовете, като например строителни обекти на документи и сайтове за обсъждания, обикновено се навъртат наоколо, след като вече не са полезни, като използват ценните си пространства за съхранение и калните резултати от търсенето. Добра идея е да настроите график за преглед на сайтове и тяхното съдържание (поне веднъж годишно), за да видите дали си струва да запазите.

Хубаво е също да имате предвид, че по-големия модел за управление на вашата организация може да е на lookout за стари сайтове. Например администратор може автоматично да изтрие сайтовете, които са били недокоснати за 90 дни. Като собственик на сайт, ще получите предупреждение по имейл, че това ще се случи. За повече информация относно жизнения цикъл и правилата за пенсиониране вижте правилата за затваряне на сайта.

Ограничения за мястото за съхранение

Администратор може да е задал ограничение за размера на мястото за съхранение на диск, което вашата група може да използва. Трябва да разберете дали има ограничение и, ако е така, да решите как да го разпределяте между вашите сайтове, страници и библиотеки.

По подразбиране SharePoint Server налага ограничение от 50 МБ за размера на един документ, който може да бъде качен в библиотека с документи. Освен това по подразбиране собствениците на екипни сайтове получават предупреждения, когато мястото за съхранение е в 90% от квотата.

След като знаете какви са ограниченията ви, можете да използвате функции като проследяване на версии или проверки, за да сте сигурни, че вашият сайт остава в тях. 

Търсене

Съдържанието се показва на много места, включително сайтовете, списъците, библиотеките, уеб частите и колоните на списъка. По подразбиране, когато някой търси в сайта ви, цялото съдържание на сайта и страниците се показват в резултатите от търсенето.

Като собственик на сайт, можете да изберете дали съдържанието на вашия сайт да се показва в резултатите от търсенето. Когато предотвратите показването на съдържанието на сайта в резултатите от търсенето, съдържанието на всички подсайтове под него също е блокирано, за да се покаже в резултатите от търсенето.

По подразбиране съдържание с ограничени разрешения не се появява в резултатите от търсене за потребители, които нямат разрешения да го прочитат. Можете да промените това, така че ограниченото съдържание да се показва в резултатите от търсенето, но потребителите няма да могат да отварят съдържание, за което няма разрешение.

Защита на данни

Функциите за архивиране и възстановяване защитават вашите данни от неволна загуба. Честотата на архивирането и скоростта и нивото на възстановяване се задават от администратор. За възстановяване на съдържание във вашия сайт Научете повече за възстановяване на елементи в кошчето.

Още ресурси

Създаване на сайт

Как да изтриете сайт

Планиране на вашия комуникационен сайт

Вдъхновете се сhttps://lookbook.microsoft.com/за търсене

Библиотека за продуктивност

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×