Обновяване на връзка за външни данни в Excel

За да поддържате импортираните външни данни актуални, можете да ги обновите, за да видите последните актуализации и изтривания. Excel предоставя много опции за обновяване на данни, включително когато отваряте работната книга и през времеви интервали. 

Забележка    Когато обновявате, новите колони, добавени след последното обновяване на оператона, се добавят към Power Query. За да видите тези нови колони, прегледайте отново стъпката Източник в заявката. За повече информация вижте Създаване на формули на Power Query.

Клавиши   За да спрете обновяването, натиснете Esc. За да обновите работен лист, натиснете Ctrl + F5. За да обновите работна книга, натиснете Ctrl + Alt + F5.

Следващата таблица обобщава действията за обновяване, клавишните комбинации и командите.

За

Натиснете

Или

Обновяване на избраните данни в работния лист

Alt + F5

Изберете Данни > Стрелката на падащото меню до Обновяване на всички >обновяване

Мишка, която сочи към командата "Обнови" на лентата

Обновяване на всички данни в работната книга

Ctrl + Alt + F5

Изберете Данни>Обнови всички

Показалец на мишката над бутона "Обнови всички"

Проверка на състоянието на обновяване

Щракнете двукратно върху съобщението "Извличане на данни" в лентата на състоянието.

Поле за съобщение: Извличане на данни

Спиране на обновяването

Esc

Съобщение, показвано при обновяване и команда, която да се използва за спиране на обновяването (ESC)

Спиране на обновяването във фонов режим

Щракнете двукратно върху съобщението в лентата на състоянието.

Поле за съобщение: Обновяване на фона

След това изберете Спиране на обновяването в диалоговия прозорец Състояние на обновяване на външни данни.

Диалогов прозорец "Състояние на обновяване на външни данни"

Данните в работна книга може да се съхраняват директно в работната книга или да се съхраняват във външен източник на данни, като например текстов файл, база данни или облак. Първия път, когато импортирате външни данни, Excel създава информация за връзка, понякога записана във файл на Office Връзка с данни (ODC), който описва как да намерите, влезете, да влезете в заявката и да получите достъп до външния източник на данни.

Когато сте свързани към външен източник на данни, можете да извършите операция за обновяване, за да извлечете актуализираните данни. Всеки път, когато обновявате данни, виждате най-новата версия на данните, включително всички промени, направени в данните след последното обновяване.

Научете повече за обновяването на данни

Следващата илюстрация обяснява основния процес на това, което се случва, когато обновявате данни, свързани с външен източник на данни.

Основният процес на обновяване на външни данни

  1. Операцията за обновяване получава актуални данни.

  2. Връзката, често записана във файл за връзка, определя цялата информация, необходима за достъп и извличане на данни от външен източник на данни.

  3. Има различни източници на данни, до които имате достъп, като например OLAP, SQL Server, OLEDB доставчици и ODBC драйвери.

  4. Актуалните данни се добавят към текущата работна книга.

Научете повече за притесненията за защитата

Когато сте свързани към външен източник на данни и се опитате да обновите данните, е важно да сте наясно с потенциалните проблеми със защитата и да знаете какво можете да направите за всякакви проблеми със защитата.

Връзки за сигурност    Външните данни в момента може да са забранени на вашия компютър. За да обновите данните, когато отворите работна книга, трябва да разрешите връзките с данни с помощта на лентата на центъра за сигурност или трябва да поставите работната книга в надеждно местоположение. За повече информация вижте Добавяне,премахване или промяна на надеждно местоположение за вашите файлове ,надеждни документи , Добавяне, премахванеили преглед на надежден издател и Преглед на моите опции и настройки в центъра за сигурност.

ODC файл    Файлът за връзка с данни (.odc) често съдържа една или повече заявки, които се използват за обновяване на външни данни. Като замести този файл, потребител, който има злонамерени намерения, може да проектира заявка, за да получи достъп до поверителна информация и да я разпространи на други потребители или да извърши други опасни действия. Следователно е важно да се гарантира, че файлът за връзка е бил автор на надежден човек, а файлът за връзка е защитен и идва от надеждна библиотека за връзка с данни (DCL).

Лента с инструменти на уеб страница в Office SharePoint Server 2007    Достъпът до външен източник на данни обикновено изисква идентификационни данни (например потребителско име и парола), които се използват за удостоверяване на потребителя. Уверете се, че тези идентификационни данни ви се предоставят по безопасен и защитен начин и че не разкривате по невнимание тези идентификационни данни на други хора. Ако вашият външен източник на данни изисква парола, за да получите достъп до данните, можете да изисквате паролата да се въвежда всеки път, когато диапазонът от външни данни се обновява.

Споделяне    Споделяте ли тази работна книга с други хора, които може да искат да обновят данни? Помогнете на колегите си да избягват грешки при обновяване на данни, като им напомните да поискат разрешения за източниците на данни, които предоставят данните.

За повече информация вижте Управление на настройките и разрешенията на източника на данни.

Можете да обновявате автоматично диапазон за външни данни, когато отваряте работната книга. Можете също да запишете работната книга, без да записвате външните данни, за да свиете размера на файла.

  1. Изберете клетка във външния диапазон от данни.

  2. Изберете Заявки > данни & връзки > връзки, щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете Свойства.

  3. В диалоговия прозорец Свойства на връзката, в раздела Използване, под Контрола за обновяванепоставете отметка в квадратчето Обнови данните при отваряне на файла.

  4. Ако искате да запишете работната книга с дефиницията на заявката, но без външните данни, отметнете квадратчето Премахвай данните от диапазона с външните данни преди записване на работния лист.

  1. Изберете клетка във външния диапазон от данни.

  2. Изберете Заявки > данни & връзки > връзки, щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете Свойства.

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Отметнете квадратчето Обновявай на всеки и след това въведете броя на минутите между операциите за обновяване.

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. Обмислете дали да не изпълните обновяване на фона. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

Забележка   Не можете да изпълните OLAP заявка във фонов режим и не можете да изпълните заявка за всеки тип връзка, която извлича данни за модела на данни.

  1. Изберете клетка във външния диапазон от данни.

  2. Изберете Заявки > данни & връзки > връзки, щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете Свойства.

  3. Изберете раздела Използване.

  4. Поставете отметка в квадратчето Разреши обновяване на фона, за да изпълните заявката във фонов режим. Изчистете отметката от това квадратче, за да изпълните заявката, докато чакате.

    Съвет    Докато записвате макрос, съдържащ заявка, Excel не изпълнява заявката във фонов режим. За да промените записания макрос, така че заявката да се изпълнява във фонов режим, редактирайте макроса в Редактор на Visual Basic. Променете метода за обновяване за обекта QueryTable от BackgroundQuery := False на BackgroundQuery := True.

Съхранените пароли не са шифровани, така че не се препоръчват. Ако вашият източник на данни изисква парола за осъществяване на връзка с него, можете да изискате потребителите да въвеждат паролата, преди да могат да обновяват диапазона за външни данни. Процедурата по-долу не се отнася за данни, извлечени от текстов файл (.txt) или уеб заявка (.iqy).

Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Например, сигурна парола: Y6dh!et5; несигурна парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече.

От особена важност е да запомните своята парола. Ако я забравите, Microsoft не може да я извлече и да ви я предостави. Съхранявайте записаните пароли на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

  1. Изберете клетка във външния диапазон от данни.

  2. Изберете Заявки > данни & връзки > връзки, щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете Свойства.

  3. Поставете отметка в раздела Дефиниция и изчистете отметката от квадратчето Запиши паролата.

Забележка: Във всяка сесия Excel иска паролата само първия път, когато се обновява диапазонът за външни данни. Когато следващия път стартирате Excel, отново ще ви бъде поискана парола, ако отворите работната книга, съдържаща заявката, и след това опитате операция за обновяване.

Когато оформите данните си в Power Query, обикновено зареждате промените в работен лист или модел на данни. Важно е да разберете разликата, когато обновявате данните и как ги обновявате.

Повечето заявки се базират на ресурси за външни данни от един или друг вид. Има обаче основна разлика между Excel Power Query. Power Query кешира външните данни локално, за да помогне за подобряване на производителността.  Освен това Power Query не обновява автоматично локалния кеш, за да помогне да се предотвратят разходите за източници на данни в Azure.

Важно    Ако получите съобщение в жълтата лента за съобщения в горната част на прозореца, което гласи "Този предварителен преглед може да е до n дни стар", това обикновено означава, че локалният кеш е не актуални. Трябва да изберете Обнови, за да го актуализирате.

Обновяване на заявка в редактора на Power Query

Когато обновявате заявка от редактора на Power Query, вие не само внасяте актуализирани данни от външния източник на данни, но също така актуализирате локалния кеш. Но тази операция за обновяване не актуализира заявката в работния лист или модела на данни.

  • В редактора на Power Query изберете Начало > Визуализация на > Визуализация на обновяването (текущата заявка в Визуализация на данни) или Обнови всички (всички отворени заявки   от екрана Заявки.)

Резултат

В долната част на редактора на Power Query отдясно се показва съобщение "Визуализиране, изтеглено в <hh:mm> AM/PM". Това съобщение се показва при първото импортиране и след всяка следваща операция за обновяване в редактора на Power Query.

Обновяване на заявка в работен лист

  • В Excel изберете клетка в заявка в работен лист, изберете раздела Заявка в лентата и след това изберете Обнови > Обнови.

Резултат

Работният лист и заявката се обновяват от външния източник на данни и кеша на Power Query.

Забележка    Когато обновите заявка, която е импортирана от Excel или наименуван диапазон, обърнете внимание на текущия работен лист. Ако искате да промените данните в работния лист, съдържащ таблицата Excel, се уверете, че сте избрали правилния работен лист, а не работния лист, съдържащ заредената заявка. Това е особено важно, ако променяте заглавките на колоните в Excel таблица. Те често изглеждат подобни и е лесно да объркате двете. Добра идея е да преименувате работните листове, за да отразите разликата. Можете например да ги преименувате на "TableData" и "QueryTable", за да подчертаете разликата.

По всяко време можете да щракнете върху Обнови, за да актуализирате данните за обобщените таблици във вашата работна книга. Можете да обновите данните за обобщени таблици, свързани с външни данни, като например база данни (SQL Server, Oracle, Access или други), куб за услуги за анализ, информационен канал за данни и много други източници. Можете също да обновявате данни от таблица източник в същата или друга работна книга. И можете да зададете вашата работна книга да обновява автоматично данните в обобщената таблица, когато я отворите. За повече информация вижте Създаване на обобщена таблица за анализиране на данни в работенлист и Промяна на изходните данни за обобщена таблица.

Забележка    За да обновите обобщена таблица Excel за уеб, щракнете с десния бутон някъде в обобщената таблица и след това изберете Обнови.

Ръчно обновяване

  1. Изберете произволно място в обобщената таблица, за да покажете инструментите за обобщена таблица на лентата.

    Инструменти за обобщена таблица

  2. Изберете Анализиране > обновяванеили натиснете Alt+F5.


    Бутонът "Обнови" в раздела "Анализиране"
    Като алтернатива, за да актуализирате всички обобщени таблици в работната книга наведнъж, изберете Обнови всички.

  3. За да проверите състоянието на обновяване, ако обновяването отнема повече време, отколкото очаквате,изберете Анализиране ,стрелката до Обновяване ислед това изберете Състояние на обновяване .

  4. За да спрете обновяването, изберете Отмяна наобновяването или натиснете Esc..

Предотвратяване на регулирането на ширините на колоните и форматирането на клетки

Ако ширината на колоните и форматирането на клетки на вашите данни се регулират, когато обновявате данните на обобщената таблица, и не искате това да се случи, проверете дали са отметнати следните опции:

  1. Изберете Анализиране > опции.

    Бутонът "Опции" в раздела "Анализиране"

  2. В раздела Оформление & формат изберете ширината на колоните Автопобиране при актуализиране и Запазване на форматирането на клетки в полетата за актуализиране.

Автоматично обновяване на данни при отваряне на работната книга

  1. Изберете клетка някъде в обобщената таблица, за да покажете инструментите за обобщена таблица на лентата.

    Инструменти за обобщена таблица

  2. Изберете Анализиране > опции.

    Бутонът "Опции" в раздела "Анализиране"

  3. В раздела Данни изберете Обновяване на данни при отваряне на файла.

Обновяването на офлайн файл с кубове, при което се създава отново файлът, като се използват последните данни от куба в сървъра, може да отнеме много време и да изисква много временно дисково пространство. Стартирайте процеса в момент, когато нямате нужда от бърз достъп до други файлове в Excel, и се уверете, че имате достатъчно свободно дисково пространство, за да запишете отново файла.

  1. Изберете обобщената таблица, свързана с офлайн файла на куба.

  2. В раздела Данни, в групата Заявки & връзки щракнете върху стрелката под Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

За повече информация вижте Работа с офлайн файлове на кубове.

  1. В работния лист щракнете върху нанесена клетка, за да изберете XML картата, която желаете да обновите.

  2. Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:

    1. Щракнете върху Файл, щракнете върху Опции, а след това щракнете върху Персонализиране на лентата.

    2. Под Основни раздели отметнете квадратчето Разработчик, а след това щракнете върху OK.

  3. В раздела Разработчик, в групата XML щракнете върху Обновяване на данни.

За повече информация вижте Общ преглед на XML в Excel.

Когато обновите модел на данни в Power Pivot, можете също да видите дали обновяването ви е успешно, неуспешно или е отменено. За повече информация вижте Power Pivot: Мощен анализ на данни и моделиране на данни в Excel.

Забележка    Добавянето на данни, промяната на данни или филтрите за редактиране винаги задейства преизчисляване на DAX формули, които зависят от този източник на данни.

Обновяване и преглед на състоянието на обновяване

  • В Power Pivot изберете Начало >Получаване на външни данни > Обновяване или Обновяване на всички, за да обновите текущата таблица или всички таблици в модела на данни.

Резултат
Състоянието на обновяването е показано за всяка връзка, използвана в модела на данни. Има три възможни резултата:

  • Успех   Отчети за броя на редовете, импортирани във всяка таблица.

  • Грешка   Възниква, ако базата данни е офлайн, вече не разполагате с разрешения или таблица или колона се изтриват или преименуват в източника. Проверете дали базата данни е налична, може би чрез създаване на нова връзка в друга работна книга.

  • Отменен   Excel не издаде искането за обновяване, вероятно защото обновяването е забранено във връзката.

Използване на свойствата на таблицата за показване на заявките, използвани в обновяването на данни

Обновяването на данни е просто повторно изпълнение на същата заявка, която е използвана за получаване на данните на първо място. Можете да преглеждате и понякога да променяте заявката, като прегледате свойствата на таблицата в прозореца на Power Pivot.

  1. За да видите заявката, използвана по време на обновяването на данни, изберете Power Pivot > Управление, за да отворите прозореца на Power Pivot.

  2. Изберете Проектиране >свойства на таблица.

  3. Превключете на Редактор на заявки, за да видите базовата заявка.

Заявките не се виждат за всеки тип източник на данни. Например заявките не се показват за импортиране на информационни канали за данни.

Задаване на свойства на връзката за отмяна на обновяването на данни

В Excel можете да зададете свойства на връзката, които определят честотата на обновяване на данните. Ако обновяването не е разрешено за конкретна връзка, ще получите известие за отмяна, когато изпълните Обновяване на всички или се опитате да обновите конкретна таблица, която използва връзката.

  1. За да прегледате свойствата на връзката, в Excel изберете >Заявки & Връзки, за да видите списък на всички връзки, използвани в работната книга.

  2. Изберете раздела Връзки, щракнете с десния бутон върху връзка и след това щракнете върху Свойства.

  3. В раздела Използване, под Контрола за обновяване ,ако квадратчето за отметка е изчистено за Обновяване на тази връзка в Обновивсички , ще получите отмяна, когато опитате Обновяване на всички в прозореца на Power Pivot.

Обновяване на данни SharePoint Server 2013

На SharePoint Server можете да планирате обновяване на данни без наблюдение на сървъра, но това изисква Power Pivot за SharePoint 2013 да е инсталиран и конфигуриран във вашата SharePoint среда. Консултирайте се с вашия SharePoint, за да разберете дали е налично планирано обновяване на данни. За повече информация вижте Конфигуриране на планирано обновяване на данни за Power Pivot.

Когато данните, които използвате за вашата карта, се променят, можете да ги обновите ръчно в 3D Карти. Промените тогава ще се отразят на вашата карта. Ето как става това:

  • В 3D Карти изберете Начало на > Обновяване на данни.

    Оформление на SmartArt графика

Добавяне на данни в Power Map

За да добавите нови данни към вашия 3D КартиPower Map:

  1. В 3D Карти отидете на картата, към която искате да добавите данни.

  2. Оставете прозореца 3D Карти отворен.

  3. В Excel изберете данните от работния лист, които искате да добавите.

  4. На лентата на Excel щракнете върху Вмъкване > стрелката на Карта > Добавяне на избраните данни към Power Map.

    Командата за добавяне на избрани данни към Power Map

Резултат

Вашият 3D Карти автоматично ще се актуализира, за да покаже допълнителните данни.

За повече информация вижте Получаване и подготовка на вашите данни за Power Map.

Обновяването на външни данни Excel Services има уникални изисквания.

Управление как се обновяват данните

Можете да управлявате как да обновявате данни от външен източник на данни, като направите едно или повече от следните неща:

  • Обновяване при отваряне   В Excel работна книга авторът може да създаде работна книга, която автоматично обновява външните данни, когато работната книга се отваря, като отметне квадратчето Обнови данните при отваряне на файла в диалоговия прозорец Свойства на връзката. (В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Връзки ,изберете връзката, щракнете върху Свойства ,щракнете върху раздела Използване и след това щракнете върху Обновиданните при отваряне на файла .) В този случай Excel Services обновява данните, преди да покаже работна книга, и създава нова сесия. Ако авторът на работната книга изчисти квадратчето за отметка Обнови данните при отваряне на файла, се показват данните, които са кеширани с работната книга, което означава, че когато потребителят ръчно обновява данните, потребителят вижда обновявани, актуални данни по време на текущата сесия, но данните не се записват в работната книга. Ако искате да се уверите, че актуалните данни винаги се показват, когато показвате работната книга в Excel Services, поставете отметка в квадратчето Обнови данните, когато отваряте файла, като използвате Office Excel.

    Ако използвате файл за връзка с данни на Office (.odc), уверете се, че също така сте задали квадратчето за отметка Винаги използвай файла за връзка в диалоговия прозорец Свойства на връзката (В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Връзки ,изберете връзката, щракнете върху Свойства ,щракнете върху раздела Дефиниция и след това щракнете върху Винаги използвай файла на връзката).

    Настройките на сайта за надеждно местоположение на файла, времето на изчакване на кратката сесия и времетона живот на кеша за външни данни също могат да влияят върху операциите за обновяване. За повече информация вж. вашия администратор или помощната система.

Ръчно обновяване   

  1. Изберете клетка в отчет с обобщена таблица.

  2. В лентата Excel уеб достъп, под менюто Актуализиране щракнете върху Обнови избраната връзка.

    Забележки: 

    • Всяка интерактивна операция, която води до повторно заявка на OLAP източник на данни, започва операция за ръчно обновяване.

    • Ако тази команда "Обновяване" не е видима, авторът на уеб частта е изчистил свойството Обновяване на избраната връзка, Обнови всички връзки. За повече информация вж. Excel уеб част на Уеб достъп по избор.

    • Можете ръчно да обновите само отчет с обобщена таблица.

  • Обновяване на всички връзки   В лентата Excel web Access, под менюто Актуализиране щракнете върху Обнови всички връзки.

  • Периодично обновяване   С помощта Excel работната книга авторът може да зададете данните автоматично да се обновяват на зададен интервал, след като работната книга се отвори за всяка връзка в работната книга. Например база данни за наличности може да се актуализира на всеки час и така авторът на работната книга е дефинирал работната книга да се обновява автоматично на всеки 60 минути.

    Авторът на уеб част може да избере или изчисти свойството Позволи Excel периодично обновяване на данни на Web Access, за да разреши или забрани тази операция за периодично обновяване, ако свойството е дефинирано от автора на работната книга. Когато времевият интервал изминал по подразбиране, в долната част на уеб частта за уеб Excel се показва следната подкана за предупреждение за обновяване:

    Обновяване на данни <списък с връзки>? (Сега) (Винаги) (Не ме питай повече)

    Авторът Excel уеб част на Web Access може също да зададете свойството Показване на подканата за периодично обновяване на данни, за да контролира поведението на съобщението, което се показва, когато Excel Services извършва периодично обновяване на данни по време на сесия:

    За повече информация вж. Excel уеб част на Уеб достъп по избор.

    • Винаги      означава, че съобщението се показва с подкана през всеки интервал.

    • По желание      означава, че потребителят може да избере да продължи периодичното обновяване, без да показва съобщение.

    • Никога      означава, Excel Web Access извършва периодично обновяване, без да показва съобщение или подкана.

  • Отмяна на обновяване   Тъй като операцията за обновяване може да отнеме повече време, отколкото очаквате, можете да я отмените. Докато се извършва операцията за обновяване, Excel Services показва съобщение с подкана. Щракнете върху Отказ, за да прекъснете операцията, така че да можете да завършите операцията за обновяване в по-удобно време. Данните, върнати от заявките, преди да отмените операцията за обновяване, ще се покажат.

За повечето връзки щракнете върху произволна клетка в диапазона или таблицата, която използва връзката, и след това направете едно от следните неща:

  • Актуализиране само на избраните данни   Натиснете ALT+F5 или в раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху стрелката под Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

    Мишка, която сочи към командата "Обнови" на лентата

  • Актуализиране на всички данни в работната книга   Натиснете CTRL+ALT+F5 или в раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всички.

    Показалец на мишката над бутона "Обнови всички"

  • Управление как и кога се обновява връзката   В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху стрелката под Обновивсички и след това щракнете върху Свойства на връзката.

    Мишка, която сочи към командата "Свойства на връзката" на лентата

    В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете want options on the Usage tab, under Refresh Control.

Някои операции за обновяване изискват повече стъпки, както е подробно в следващите раздели. Ако виждате вашия източник на данни в списъка, прегледайте съответната секция.

Можете да обновявате автоматично диапазон за външни данни, когато отваряте работната книга. По желание можете да записвате работната книга, без да записвате външните данни, за да намалите размера на файла.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  1. Щракнете върху раздела Употреба.

  2. Под Управление на обновяването отметнете квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла.

  3. Ако искате да запишете работната книга с дефиницията на заявката, но без външните данни, отметнете квадратчето Премахвай данните от диапазона с външните данни преди записване на работния лист.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Отметнете квадратчето Обновявай на всеки и след това въведете броя на минутите между операциите за обновяване.

Съхранените пароли не са шифровани, така че не се препоръчват. Ако вашият източник на данни изисква парола за осъществяване на връзка с него, можете да изискате потребителите да въвеждат паролата, преди да могат да обновяват диапазона за външни данни. Процедурата по-долу не се отнася за данни, извлечени от текстов файл (.txt) или уеб заявка (.iqy).

Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Например, сигурна парола: Y6dh!et5; несигурна парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече.

От особена важност е да запомните своята парола. Ако я забравите, Microsoft не може да я извлече и да ви я предостави. Съхранявайте паролите, които сте записали, на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. Щракнете върху раздела Дефиниция и след това изчистете отметката от квадратчето Запиши паролата.

Забележка: Във всяка сесия Excel иска паролата само първия път, когато се обновява диапазонът за външни данни. Когато следващия път стартирате Excel, отново ще ви бъде поискана парола, ако отворите работната книга, съдържаща заявката, и след това опитате операция за обновяване.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

    Забележка: Не можете да изпълните OLAP заявка във фонов режим.

    Забележка: Не можете да стартирате заявка за който и да е тип връзка, извличащ данни за модела на данните.

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Поставете отметка в квадратчето Разреши обновяване на фона, за да изпълните заявката във фонов режим. Изчистете отметката от това квадратче, за да изпълните заявката, докато чакате.

    Докато записвате макрос, съдържащ заявка, Excel не изпълнява заявката във фонов режим. За да промените записания макрос, така че заявката да се изпълнява във фонов режим, редактирайте макроса в Редактор на Visual Basic. Променете метода за обновяване за обекта QueryTable от BackgroundQuery := False на BackgroundQuery := True.

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Ако сте използвали Получаване на & преобразуване, за да запишете заявка за текстов файл, не са необходими по-нататъшни стъпки. Ако сте импортирали текстовия файл, стъпките за обновяване са следните:

  1. Щракнете върху която и да е клетка в диапазона или таблицата, които съдържат връзката към импортирания текстов файл.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всички.

    Мишка, която сочи към командата "Обнови" на лентата

    За да актуализирате само избраните данни, щракнете върху Обнови.

    Можете също да щракнете с десния бутон върху клетка в диапазона или таблицата, след което да изберете Обнови.

  3. В диалоговия прозорец Импортиране на текстов файл намерете своя текстов файл и след това щракнете върху Импортирай.

Обновяването на офлайн файл с кубове, при което се създава отново файлът, като се използват последните данни от куба в сървъра, може да отнеме много време и да изисква много временно дисково пространство. Стартирайте процеса в момент, когато нямате нужда от бърз достъп до други файлове в Excel, и се уверете, че имате достатъчно свободно дисково пространство, за да запишете отново файла.

  1. Щракнете върху обобщената таблица, свързана с офлайн файла с кубове.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

    Мишка, която сочи към командата "Обнови" на лентата

  1. В работния лист щракнете върху нанесена клетка, за да изберете XML картата, която желаете да обновите.

  2. Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:

    1. Щракнете върху Файл, щракнете върху Опции, а след това щракнете върху Персонализиране на лентата.

    2. Под Основни раздели отметнете квадратчето Разработчик, а след това щракнете върху OK.

  3. В раздела Разработчик, в групата XML щракнете върху Обновяване на данни.

    XML – обновяване на данни

  • В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всички.

Ако имате няколко връзки и искате да актуализирате само определена, изберете произволна клетка в този диапазон от данни, щракнете върху стрелката до Обновивсички и щракнете върху Обнови.

Мишка, която сочи към командата "Обнови" на лентата

Управление как и кога се обновява връзката

  1. Щракнете върху произволна клетка, съдържаща вашите свързани данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху стрелката до Обновивсички и щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. В раздела Използване задайте всички опции, които искате да промените.

    За много големи набори от данни помислете за проверка на опцията Разрешаване на фоново обновяване. Това връща контролата на Excel ви веднага щом започне обновяването, вместо да чакате обновяването да завърши.

Прекратяване или проверка на състоянието на обновяването

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Когато използвате добавката Power Pivot, за да обновите импортираните по-рано данни, можете да видите дали обновяването е успешно, неуспешно или е отменено.

  • В Power Pivot щракнете върху Начало > Получаване на външни данни > Обновяване или Обновяване на всички, за да импортирате отново текущата таблица или всички таблици в модела на данни.

    Състоянието на обновяването е показано за всяка връзка, използвана в модела на данни. Има три възможни резултата.

    Съобщения за състоянието на обновяване на данните в PowerPivot

Отчети "Успех" за броя на редовете, импортирани във всяка таблица.

"Грешка" може да възникне, ако базата данни е офлайн, вече не разполагате с разрешения или таблица или колона се изтриват или преименуват в източника. Проверете дали базата данни е налична, може би чрез създаване на нова връзка в друга работна книга.

"Отменено" означава, че Excel не е изредил искането за обновяване, вероятно защото обновяването е забранено на връзката.

Съвет: Споделяте ли тази работна книга с други хора, които може да искат да обновят данни? Помогнете на колегите си да избягват грешки при обновяване на данни, като им напомните да поискат разрешения за източниците на данни, които предоставят данните.

Свойствата на таблицата показват заявките, използвани в обновяването на данни

Обновяването на данни е просто повторно изпълнение на същата заявка, която е използвана за получаване на данните на първо място. Можете да преглеждате и понякога да променяте заявката, като прегледате свойствата на таблицата в Power Pivot прозорец.

  1. За да прегледате заявката, използвана по време на обновяването на данни, щракнете върху Power Pivot > Управление, за да отворите Power Pivot прозорец.

  2. Щракнете върху >свойства на таблица.

  3. Превключете на Редактор на заявки, за да видите базовата заявка.

Заявките не се виждат за всеки тип източник на данни. Например заявките не се показват за импортиране на информационни канали за данни.

Свойства на връзката, които отменят обновяването на данни

В Excel можете да зададете свойства на връзката, които определят честотата на обновяване на данните. Ако обновяването не е разрешено за конкретна връзка, ще получите известие за отмяна, когато изпълните Обновяване на всички или се опитате да обновите конкретна таблица, която използва връзката.

  1. За да видите свойствата на връзката, Excel щракнете върху > връзки, за да видите списък на всички връзки, използвани в работната книга.

  2. Изберете връзка и щракнете върху Свойства.

  3. В Използване, подКонтрола за обновяване , ако квадратчето за отметка е изчистено за Обновяване на тази връзка на Обновяване на всички, ще получите отмяна, когато опитате Обновяване на всички в Power Pivot прозорец.

Обновяване на данни на SharePoint Server 2013 или по-нова версия

На SharePoint Server можете да планирате обновяването на данни без наблюдение на сървъра, но това изисква Power Pivot за SharePoint 2013 да е инсталиран и конфигуриран във вашата SharePoint среда. Консултирайте се с вашия SharePoint, за да разберете дали е налично планирано обновяване на данни.

Забележка: Редакторът на Power Query е част от "Получаване & трансформация". За да научите повече, вижте Получаване и трансформиране в Excel 2016.

С редактора на Power Query можете да обновите заявка, за да импортирате най-новите данни в таблица, без да се налага да пресъздавате заявката.

За да обновите заявка:

  1. Щракнете върху Получаване & трансформиране > показване на заявки.

  2. В екрана Заявки за работни книги изберете заявката, която искате да обновите.

  3. В лентата на редактора на Power Query щракнете върху Начало >Заявка > Визуализация на обновяването.

Щракване върху ''Задачи''

Когато данните, които използвате за вашата карта, се променят, можете да ги обновите ръчно в 3D Карти. Промените тогава ще се отразят на вашата карта. Ето как става това:

  • В 3D Карти щракнете върху Начало на > Обновяване на данни.

Оформление на SmartArt графика

Добавяне на данни в Power Map

За да добавите нови данни към вашия 3D КартиPower Map:

  1. В 3D Карти отидете на картата, към която искате да добавите данни.

  2. Оставяйки прозореца 3D Карти отворен, щракнете в Excel и изберете данните от работния лист, които искате да добавите.

  3. На лентата на Excel щракнете върху Вмъкване > стрелката на Карта > Добавяне на избраните данни към Power Map.

Командата за добавяне на избрани данни към Power Map

Вашият 3D Карти автоматично ще се актуализира, за да покаже допълнителните данни.

Данните в работна книга Microsoft Office Excel, която е показана в Excel Services, могат да идват от две различни местоположения. Данните може да се съхраняват директно в работната книга или да се съхраняват във външен източник на данни, като например в база данни или в куб за онлайн аналитична обработка (OLAP).

Ако данните идват от външен източник на данни, авторът или администраторът на работната книга е дефинирал информацията за връзката, често във файл за връзка с данни на Office (.odc), който описва как да намерите, влезете, да влезете в заявката и да получите достъп до външния източник на данни.

Когато сте свързани към външен източник на данни, можете да извършите операция за обновяване, за да извлечете актуализираните данни. Всеки път, когато обновявате данни, виждате най-новата версия на данните, включително всички промени, направени в данните след последното обновяване.

Научете повече за обновяването на данни

Следващата илюстрация обяснява основния процес на това, което се случва, когато обновявате данни, свързани с външен източник на данни.

Основният процес на обновяване на външни данни

  1. Операцията за обновяване получава актуални данни.

  2. Връзката, често записана във файл за връзка, определя цялата информация, необходима за достъп и извличане на данни от външен източник на данни.

  3. Има различни източници на данни, до които имате достъп, като например OLAP, SQL Server, OLEDB доставчици и ODBC драйвери.

  4. Актуалните данни се добавят към текущата работна книга.

Научете повече за притесненията за защитата

Когато сте свързани към външен източник на данни и се опитате да обновите данните, е важно да сте наясно с потенциалните проблеми със защитата и да знаете какво можете да направите за всякакви проблеми със защитата.

Файлът за връзка с данни често съдържа една или повече заявки, които се използват за обновяване на външни данни. Като замести този файл, потребител, който има злонамерени намерения, може да проектира заявка, за да получи достъп до поверителна информация и да я разпространи на други потребители или да извърши други опасни действия. Следователно е важно да се гарантира, че файлът за връзка е бил автор на надежден човек, а файлът за връзка е защитен и идва от надеждна библиотека за връзка с данни (DCL).

За повече информация как администраторът може да създава файлове за връзка, да създава надеждни местоположения и защитени файлове за връзка, вж. Microsoft Office Excel помощ и Office SharePoint за централно администриране на сървъра.

Забележка относно защитата: Достъпът до външен източник на данни обикновено изисква идентификационни данни (например потребителско име и парола), които се използват за удостоверяване на потребителя. Уверете се, че тези идентификационни данни ви се предоставят по безопасен и защитен начин и че не разкривате по невнимание тези идентификационни данни на други хора.

Управление как се обновяват данните

Можете да управлявате как да обновявате данни от външен източник на данни, като направите едно или повече от следните неща:

  • Обновяване при отваряне   В Excel работна книга авторът може да създаде работна книга, която автоматично обновява външните данни, когато работната книга се отваря, като отметне квадратчето Обнови данните при отваряне на файла в диалоговия прозорец Свойства на връзката. (В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Връзки ,изберете връзката, щракнете върху Свойства ,щракнете върху раздела Използване и след това щракнете върху Обновиданните при отваряне на файла .) В този случай Excel Services обновява данните, преди да покаже работна книга, и създава нова сесия. Ако авторът на работната книга изчисти квадратчето за отметка Обнови данните при отваряне на файла, се показват данните, които са кеширани с работната книга, което означава, че когато потребителят ръчно обновява данните, потребителят вижда обновявани, актуални данни по време на текущата сесия, но данните не се записват в работната книга. Ако искате да се уверите, че актуалните данни винаги се показват, когато показвате работната книга в Excel Services, поставете отметка в квадратчето Обнови данните, когато отваряте файла, като използвате Office Excel.

    Ако използвате файл за връзка с данни на Office (.odc), уверете се, че също така сте задали квадратчето за отметка Винаги използвай файла за връзка в диалоговия прозорец Свойства на връзката (В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Връзки ,изберете връзката, щракнете върху Свойства ,щракнете върху раздела Дефиниция и след това щракнете върху Винаги използвай файла на връзката).

    Настройките на сайта за надеждно местоположение на файла, времето на изчакване на кратката сесия и времетона живот на кеша за външни данни също могат да влияят върху операциите за обновяване. За повече информация вижте вашия администратор или помощната система Microsoft Office SharePoint централното администриране на сървъра.

  • Ръчно обновяване   

    Забележка: Можете ръчно да обновите само отчет с обобщена таблица.

    1. Изберете клетка в отчет с обобщена таблица.

    2. В лентата Excel уеб достъп, под менюто Актуализиране щракнете върху Обнови избраната връзка.

      Забележки: 

      • Всяка интерактивна операция, която води до повторно заявено от OLAP източник на данни, инициира операция за ръчно обновяване.

      • Ако тази команда "Обновяване" не е видима, авторът на уеб частта е изчистил свойството Обновяване на избраната връзка, Обнови всички връзки. За повече информация вж. Excel уеб част на Уеб достъп по избор.

  • Обновяване на всички връзки   В лентата Excel web Access, под менюто Актуализиране щракнете върху Обнови всички връзки.

  • Периодично обновяване   С помощта Excel работната книга авторът може да зададете данните автоматично да се обновяват на зададен интервал, след като работната книга се отвори за всяка връзка в работната книга. Например база данни за наличности може да се актуализира на всеки час и така авторът на работната книга е дефинирал работната книга да се обновява автоматично на всеки 60 минути.

    Авторът на уеб част може да избере или изчисти свойството Позволи Excel периодично обновяване на данни на Web Access, за да разреши или забрани тази операция за периодично обновяване, ако свойството е дефинирано от автора на работната книга. Когато времевият интервал изминал по подразбиране, в долната част на уеб частта за уеб Excel се показва следната подкана за предупреждение за обновяване:

    Обновяване на данни <списък с връзки>? (Сега) (Винаги) (Не ме питай повече)

    Авторът Excel уеб част на Web Access може също да зададете свойството Показване на подканата за периодично обновяване на данни, за да контролира поведението на съобщението, което се показва, когато Excel Services извършва периодично обновяване на данни по време на сесия:

    • Винаги      означава, че съобщението се показва с подкана през всеки интервал.

    • По желание      означава, че потребителят може да избере да продължи периодичното обновяване, без да показва съобщение.

    • Никога      означава, Excel Web Access извършва периодично обновяване, без да показва съобщение или подкана.

    За повече информация вж. Excel уеб част на Уеб достъп по избор.

  • Отмяна на обновяване   Тъй като операцията за обновяване може да отнеме повече време, отколкото очаквате, можете да я отмените. Докато се извършва операцията за обновяване, Excel Services показва съобщение с подкана. Щракнете върху Отказ, за да прекъснете операцията, така че да можете да завършите операцията за обновяване в по-удобно време. Данните, върнати от заявките, преди да отмените операцията за обновяване, ще се покажат.

  1. Щракнете върху която и да е клетка в диапазона или таблицата, които съдържат връзката към външните данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всички.

    Обновяване на връзката с данни

    За да актуализирате само избраните данни, щракнете върху Обнови.

    Можете също да щракнете с десния бутон върху клетка в диапазона или таблицата, след което да изберете Обнови.

    Забележка: Ако имате повече от една отворена работна книга, ще трябва да повторите операцията във всяка работна книга.

  1. Щракнете върху която и да е клетка в диапазона или таблицата, които съдържат връзката към импортирания текстов файл.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всички.

    Обновяване на връзката с данни

    За да актуализирате само избраните данни, щракнете върху Обнови.

    Можете също да щракнете с десния бутон върху клетка в диапазона или таблицата, след което да изберете Обнови.

  3. В диалоговия прозорец Импортиране на текстов файл намерете своя текстов файл и след това щракнете върху Импортирай.

Обновяването на офлайн файл с кубове, при което се създава отново файлът, като се използват последните данни от куба в сървъра, може да отнеме много време и да изисква много временно дисково пространство. Стартирайте процеса в момент, когато нямате нужда от бърз достъп до други файлове в Excel, и се уверете, че имате достатъчно свободно дисково пространство, за да запишете отново файла.

  1. Щракнете върху обобщената таблица, свързана с офлайн файла с кубове.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

    Обновяване на връзката с данни

  1. В работния лист щракнете върху нанесена клетка, за да изберете XML картата, която желаете да обновите.

  2. Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:

    1. Щракнете върху Файл, щракнете върху Опции, а след това щракнете върху Персонализиране на лентата.

    2. Под Основни раздели отметнете квадратчето Разработчик, а след това щракнете върху OK.

  3. В раздела Разработчик, в групата XML щракнете върху Обновяване на данни.

    XML – обновяване на данни

  • В раздела Данни щракнете върху Обнови всички.

Ако имате няколко връзки и искате да актуализирате само определена, изберете произволна клетка в този диапазон от данни, щракнете върху стрелката до Обновивсички и щракнете върху Обнови.

Обновяване на връзката с данни

Управление как и кога се обновява връзката

  1. Щракнете върху произволна клетка, съдържаща вашите свързани данни.

  2. В раздела Данни щракнете върху стрелката до Обнови всичкии щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. В раздела Използване задайте всички опции, които искате да промените.

    За много големи набори от данни помислете за проверка на опцията Разрешаване на фоново обновяване. Това връща контролата на Excel, вместо да чакате обновяването да завърши.

Прекратяване или проверка на състоянието на обновяването

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Когато използвате добавката Power Pivot, за да обновите импортираните по-рано данни, можете да видите дали обновяването е успешно, неуспешно или е отменено.

  • В Power Pivot щракнете върху Начало > Получаване на външни данни > Обновяване или Обновяване на всички, за да импортирате отново текущата таблица или всички таблици в модела на данни.

    Състоянието на обновяването е показано за всяка връзка, използвана в модела на данни. Има три възможни резултата.

    Съобщения за състоянието на обновяване на данните в PowerPivot

Отчети "Успех" за броя на редовете, импортирани във всяка таблица.

"Грешка" може да възникне, ако базата данни е офлайн, вече не разполагате с разрешения или таблица или колона се изтриват или преименуват в източника. Проверете дали базата данни е налична, може би чрез създаване на нова връзка в друга работна книга.

"Отменено" означава, че Excel не е изредил искането за обновяване, вероятно защото обновяването е забранено на връзката.

Съвет: Споделяте ли тази работна книга с други хора, които може да искат да обновят данни? Помогнете на колегите си да избягват грешки при обновяване на данни, като им напомните да поискат разрешения за източниците на данни, които предоставят данните.

Свойствата на таблицата показват заявките, използвани в обновяването на данни

Обновяването на данни е просто повторно изпълнение на същата заявка, която е използвана за получаване на данните на първо място. Можете да преглеждате и понякога да променяте заявката, като прегледате свойствата на таблицата в Power Pivot прозорец.

  1. За да прегледате заявката, използвана по време на обновяването на данни, щракнете върху Power Pivot > Управление, за да отворите Power Pivot прозорец.

  2. Щракнете върху >свойства на таблица.

  3. Превключете на Редактор на заявки, за да видите базовата заявка.

Заявките не се виждат за всеки тип източник на данни. Например заявките не се показват за импортиране на информационни канали за данни.

Свойства на връзката, които отменят обновяването на данни

В Excel можете да зададете свойства на връзката, които определят честотата на обновяване на данните. Ако обновяването не е разрешено за конкретна връзка, ще получите известие за отмяна, когато изпълните Обновяване на всички или се опитате да обновите конкретна таблица, която използва връзката.

  1. За да видите свойствата на връзката, Excel щракнете върху > връзки, за да видите списък на всички връзки, използвани в работната книга.

  2. Изберете връзка и щракнете върху Свойства.

  3. В Използване, подКонтрола за обновяване , ако квадратчето за отметка е изчистено за Обновяване на тази връзка на Обновяване на всички, ще получите отмяна, когато опитате Обновяване на всички в Power Pivot прозорец.

Обновяване на данни SharePoint Server 2013

В SharePoint Server 2013 можете да планирате обновяване на данни без наблюдение на сървъра, но това изисква Power Pivot за SharePoint 2013 да е инсталиран и конфигуриран във вашата SharePoint среда. Консултирайте се с вашия SharePoint, за да разберете дали е налично планирано обновяване на данни.

С Power Query можете да обновите заявка, за да импортирате най-новите данни в таблица, без да се налага да пресъздавате заявката.

Важно: 

  • Excel 2010   Power Query не е включена в Excel 2010, но можете да изтеглите, инсталирате и активирате добавката Power Query.

  • За да активирате добавката Power Query, щракнете върху Файл > Опции > добавки. В секцията Управление в дъното изберете опцията COM добавки от падащия списък, след което щракнете върху Почни. Щракнете върху квадратчето за отметка Power Query, след което върху OK. Лентата на Power Query трябва да се показва автоматично, но ако не, затворете и рестартирайте Excel.

За да обновите заявка:

  1. В лентата Редактор на заявки щракнете върху Визуализация на обновяването.

Щракване върху ''Задачи''

Забележка: Редактор на заявки се показва само когато зареждате, редактирате или създавате нова заявка чрез Power Query. Следващото видео показва прозореца Редактор на заявки, който се показва след редактиране на заявка от работна книга на Excel. За да прегледате редактора на заявки, без да зареждате или редактирате съществуваща заявка на работна книга, от секцията Получаване на външни данни в раздела на лентата на Power Query изберете От други източници > Празна заявка. Следващото видео показва един начин да покажете Редактор на заявки.

Как да видите редактора на заявки в Excel

Ако вашата Excel работна книга има връзка към таблица или заявка в база данни на Access, можете да се уверите, че тя показва най-актуалната информация. Използвайте командата Обновяване (в раздела Данни), за да направите това.

  1. В работния лист щракнете върху произволна клетка, която съдържа вашите данни на Access.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху стрелката до Обновивсички и след това щракнете върху Обнови.

Обновяване на връзката с данни

За да управлявате как или колко често се обновява връзката:

  1. Щракнете върху произволна клетка, съдържаща вашите данни на Access.

  2. В групата Връзки щракнете върху стрелката до Обнови всичкии щракнете върху Свойства на връзката.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

Свойства на връзката

  1. В раздела Използване задайте всички опции, които искате да промените.

Проверка на състоянието на или отмяна на обновяване

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите обновяването или да го отмените, направете едно или повече от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Ако вашата работна Excel има връзка към таблица или заявка в база данни на SQL Server, можете да се уверите, че тя показва най-актуалната информация. Използвайте командата Обновяване (в раздела Данни), за да направите това.

  1. В работния лист щракнете върху произволна клетка, съдържаща вашите SQL Server данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху стрелката до Обновивсички и след това щракнете върху Обнови.

Обновяване на връзката с данни

За да управлявате как или колко често се обновява връзката:

  1. Щракнете върху произволна клетка, съдържаща вашите SQL Server данни.

  2. В групата Връзки щракнете върху стрелката до Обнови всичкии щракнете върху Свойства на връзката.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

Свойства на връзката

  1. В раздела Използване задайте всички опции, които искате да промените, като например разрешаване на обновяване на фона.

Прекратяване или проверка на състоянието на обновяването

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Ако вашата Excel работна книга има връзка към таблица или заявка в OLE DB източник на данни, можете да се уверите, че тя показва най-актуалната информация. Използвайте командата Обновяване (в раздела Данни), за да направите това.

  1. В работния лист щракнете върху произволна клетка, която съдържа вашите OLE DB данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху стрелката до Обновивсички и след това щракнете върху Обнови.

Обновяване на връзката с данни

За да управлявате как или колко често се обновява връзката:

  1. Щракнете върху произволна клетка, съдържаща вашите OLE DB данни.

  2. В групата Връзки щракнете върху стрелката до Обнови всичкии щракнете върху Свойства на връзката.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

Свойства на връзката

  1. В раздела Използване задайте всички опции, които искате да промените.

Проверка или отмяна на обновяване

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите или отмените обновяване, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Когато данните, които използвате за вашата карта, се променят, можете да ги обновите ръчно в 3D Карти. Промените тогава ще се отразят на вашата карта. Ето как става това:

  • В 3D Карти щракнете върху Начало на > Обновяване на данни.

Оформление на SmartArt графика

Добавяне на данни в Power Map

За да добавите нови данни към вашия 3D КартиPower Map:

  1. В 3D Карти отидете на картата, към която искате да добавите данни.

  2. Оставяйки прозореца 3D Карти отворен, щракнете в Excel и изберете данните от работния лист, които искате да добавите.

  3. На лентата на Excel щракнете върху Вмъкване > стрелката на Карта > Добавяне на избраните данни към Power Map.

Командата за добавяне на избрани данни към Power Map

Вашият 3D Карти автоматично ще се актуализира, за да покаже допълнителните данни.

Ръчно обновяване

  1. Щракнете някъде в обобщената таблица.

    Това показва инструментите за обобщена таблица, добавянето на опции и раздел Проектиране.

  2. В раздела Опции, в групата Данни направете едно от следните неща:

  3. За да актуализирате информацията, за да съответства на източника на данни, щракнете върху бутона Обновяване или натиснете ALT+F5.

    Можете също да щракнете с десния бутон върху обобщената таблица и след това да щракнете върху Обнови.

  4. За да обновите всички обобщени таблици в работната книга, щракнете върху стрелката на бутона Обновяване и след това щракнете върху Обнови всички.

    изображение на лентата на Excel

    Ако обновяването отнема повече време, отколкото очаквате, щракнете върху Опции > Обновяване > Състояние на обновяване, за да проверите състоянието на обновяване.

    За да спрете обновяването, щракнете върху Отмени обновяването.

Предотвратяване на регулирането на ширините на колоните и форматирането на клетки

Ако ширината на колоните и форматирането на клетки на вашите данни се регулират, когато обновявате данните на обобщената таблица, и не искате това да се случи, проверете дали са отметнати следните опции:

  1. Щракнете върху Опции > Опции.

    PivotTable group on the Options tab under PivotTable Tools
  2. В раздела Оформление & формат отмятайтеквадратчетата Автопобиране на ширините на колоните при актуализиране и Запазване на форматирането на клетки в полетата за актуализиране.

Автоматично обновяване на данни на обобщена таблица при отваряне на работната книга

  1. Щракнете някъде в обобщената таблица.

  2. В раздела Опции, в групата Обобщена таблица щракнете върху Опции.

    PivotTable group on the Options tab under PivotTable Tools

  3. В диалоговия прозорец Опции за обобщена таблица, в раздела Данни поставете отметка в квадратчето Обнови данните при отваряне на файла.

Данните в работна книга Microsoft Office Excel, която е показана в Excel Services, могат да идват от две различни местоположения. Данните може да се съхраняват директно в работната книга или да се съхраняват във външен източник на данни, като например в база данни или в куб за онлайн аналитична обработка (OLAP).

Ако данните идват от външен източник на данни, авторът или администраторът на работната книга е дефинирал информацията за връзката, често във файл за връзка с данни на Office (.odc), който описва как да намерите, влезете, да влезете в заявката и да получите достъп до външния източник на данни.

Когато сте свързани към външен източник на данни, можете да извършите операция за обновяване, за да извлечете актуализираните данни. Всеки път, когато обновявате данни, виждате най-новата версия на данните, включително всички промени, направени в данните след последното обновяване.

Научете повече за обновяването на данни

Следващата илюстрация обяснява основния процес на това, което се случва, когато обновявате данни, свързани с външен източник на данни.

Основният процес на обновяване на външни данни

  1. Операцията за обновяване получава актуални данни.

  2. Връзката, често записана във файл за връзка, определя цялата информация, необходима за достъп и извличане на данни от външен източник на данни.

  3. Има различни източници на данни, до които имате достъп, като например OLAP, SQL Server, OLEDB доставчици и ODBC драйвери.

  4. Актуалните данни се добавят към текущата работна книга.

Научете повече за притесненията за защитата

Когато сте свързани към външен източник на данни и се опитате да обновите данните, е важно да сте наясно с потенциалните проблеми със защитата и да знаете какво можете да направите за всякакви проблеми със защитата.

Файлът за връзка с данни често съдържа една или повече заявки, които се използват за обновяване на външни данни. Като замести този файл, потребител, който има злонамерени намерения, може да проектира заявка, за да получи достъп до поверителна информация и да я разпространи на други потребители или да извърши други опасни действия. Следователно е важно да се гарантира, че файлът за връзка е бил автор на надежден човек, а файлът за връзка е защитен и идва от надеждна библиотека за връзка с данни (DCL).

За повече информация как администраторът може да създава файлове за връзка, да създава надеждни местоположения и защитени файлове за връзка, вж. помощ Microsoft Office Excel 2007 и помощ Office SharePoint за централно администриране на сървъра.

Забележка относно защитата: Достъпът до външен източник на данни обикновено изисква идентификационни данни (например потребителско име и парола), които се използват за удостоверяване на потребителя. Уверете се, че тези идентификационни данни ви се предоставят по безопасен и защитен начин и че не разкривате по невнимание тези идентификационни данни на други хора.

Управление как се обновяват данните

Можете да управлявате как да обновявате данни от външен източник на данни, като направите едно или повече от следните неща:

  • Обновяване при отваряне   В Microsoft Office Excel 2007 авторът на работна книга може да създаде работна книга, която автоматично обновява външните данни, когато работната книга се отваря, като отметне квадратчето Обнови данните при отваряне на файла в диалоговия прозорец Свойства на връзката. (В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Връзки ,изберете връзката, щракнете върху Свойства ,щракнете върху раздела Използване и след това щракнете върху Обновиданните при отваряне на файла .) В този случай Excel Services обновява данните, преди да покаже работна книга, и създава нова сесия. Ако авторът на работната книга изчисти квадратчето за отметка Обнови данните при отваряне на файла, се показват данните, които са кеширани с работната книга, което означава, че когато потребителят ръчно обновява данните, потребителят вижда обновявани, актуални данни по време на текущата сесия, но данните не се записват в работната книга. Ако искате да се уверите, че актуалните данни винаги се показват, когато показвате работната книга в Excel Services, поставете отметка в квадратчето Обнови данните, когато отваряте файла, като използвате Office Excel.

    Ако използвате файл за връзка с данни на Office (.odc), уверете се, че също така сте задали квадратчето за отметка Винаги използвай файла за връзка в диалоговия прозорец Свойства на връзката (В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Връзки ,изберете връзката, щракнете върху Свойства ,щракнете върху раздела Дефиниция и след това щракнете върху Винаги използвай файла на връзката).

    Настройките на сайта за надеждно местоположение на файла, времето на изчакване на кратката сесия и времетона живот на кеша за външни данни също могат да влияят върху операциите за обновяване. За повече информация вижте вашия администратор или помощната система Microsoft Office SharePoint централното администриране на сървъра.

  • Ръчно обновяване   

    Забележка: Можете ръчно да обновите само отчет с обобщена таблица.

    1. Изберете клетка в отчет с обобщена таблица.

    2. В лентата Excel уеб достъп, под менюто Актуализиране щракнете върху Обнови избраната връзка.

      Забележки: 

      • Всяка интерактивна операция, която води до повторно заявено от OLAP източник на данни, инициира операция за ръчно обновяване.

      • Ако тази команда "Обновяване" не е видима, авторът на уеб частта е изчистил свойството Обновяване на избраната връзка, Обнови всички връзки. За повече информация вж. Excel уеб част на Уеб достъп по избор.

  • Обновяване на всички връзки   В лентата Excel web Access, под менюто Актуализиране щракнете върху Обнови всички връзки.

  • Периодично обновяване   С помощта Office Excel 2007 работната книга авторът на работната книга може да зададете данните автоматично да се обновяват на зададен интервал, след като работната книга е отворена за всяка връзка в работната книга. Например база данни за наличности може да се актуализира на всеки час и така авторът на работната книга е дефинирал работната книга да се обновява автоматично на всеки 60 минути.

    Авторът на уеб част може да избере или изчисти свойството Позволи Excel периодично обновяване на данни на Web Access, за да разреши или забрани тази операция за периодично обновяване, ако свойството е дефинирано от автора на работната книга. Когато времевият интервал изминал по подразбиране, в долната част на уеб частта за уеб Excel се показва следната подкана за предупреждение за обновяване:

    Обновяване на данни <списък с връзки>? (Сега) (Винаги) (Не ме питай повече)

    Авторът Excel уеб част на Web Access може също да зададете свойството Показване на подканата за периодично обновяване на данни, за да контролира поведението на съобщението, което се показва, когато Excel Services извършва периодично обновяване на данни по време на сесия:

    • Винаги      означава, че съобщението се показва с подкана през всеки интервал.

    • По желание      означава, че потребителят може да избере да продължи периодичното обновяване, без да показва съобщение.

    • Никога      означава, Excel Web Access извършва периодично обновяване, без да показва съобщение или подкана.

    За повече информация вж. Excel уеб част на Уеб достъп по избор.

  • Отмяна на обновяване   Тъй като операцията за обновяване може да отнеме повече време, отколкото очаквате, можете да я отмените. Докато се извършва операцията за обновяване, Excel Services показва съобщение с подкана. Щракнете върху Отказ, за да прекъснете операцията, така че да можете да завършите операцията за обновяване в по-удобно време. Данните, върнати от заявките, преди да отмените операцията за обновяване, ще се покажат.

Можете да обновявате автоматично диапазон за външни данни, когато отваряте работната книга. По желание можете да записвате работната книга, без да записвате външните данни, за да намалите размера на файла.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  1. Щракнете върху раздела Употреба.

  2. Под Управление на обновяването отметнете квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла.

  3. Ако искате да запишете работната книга с дефиницията на заявката, но без външните данни, отметнете квадратчето Премахвай данните от диапазона с външните данни преди записване на работния лист.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Отметнете квадратчето Обновявай на всеки и след това въведете броя на минутите между операциите за обновяване.

Съхранените пароли не са шифровани, така че не се препоръчват. Ако вашият източник на данни изисква парола за осъществяване на връзка с него, можете да изискате потребителите да въвеждат паролата, преди да могат да обновяват диапазона за външни данни. Процедурата по-долу не се отнася за данни, извлечени от текстов файл (.txt) или уеб заявка (.iqy).

Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Например, сигурна парола: Y6dh!et5; несигурна парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече.

От особена важност е да запомните своята парола. Ако я забравите, Microsoft не може да я извлече и да ви я предостави. Съхранявайте паролите, които сте записали, на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. Щракнете върху раздела Дефиниция и след това изчистете отметката от квадратчето Запиши паролата.

Забележка: Във всяка сесия Excel иска паролата само първия път, когато се обновява диапазонът за външни данни. Когато следващия път стартирате Excel, отново ще ви бъде поискана парола, ако отворите работната книга, съдържаща заявката, и след това опитате операция за обновяване.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

    Забележка: Не можете да изпълните OLAP заявка във фонов режим.

    Забележка: Не можете да стартирате заявка за който и да е тип връзка, извличащ данни за модела на данните.

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Поставете отметка в квадратчето Разреши обновяване на фона, за да изпълните заявката във фонов режим. Изчистете отметката от това квадратче, за да изпълните заявката, докато чакате.

    Докато записвате макрос, съдържащ заявка, Excel не изпълнява заявката във фонов режим. За да промените записания макрос, така че заявката да се изпълнява във фонов режим, редактирайте макроса в Редактор на Visual Basic. Променете метода за обновяване за обекта QueryTable от BackgroundQuery := False на BackgroundQuery := True.

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Вижте също

Помощ за Power Query Excel Power Query

Обновяване на външни данни в работна книга в браузъра

Промяна на преизчисляването, итерацията или точността на формулите в Excel

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×