Тази статия предоставя кратък обзор на базите данни – какво представляват те, защо е добре да използвате база данни, и какво правят различните части на една база данни. Терминологията е за бази данни на Microsoft Access, но понятията важат за всички продукти за бази данни.
В тази статия
Какво е база данни?
Базата данни е инструмент за събиране и организиране на информация. Базите данни могат да съхраняват информация за хората, продуктите, поръчките или каквото и да било друго. Много бази данни се стартират като списък в програма за текстообработка или електронна таблица. Тъй като списъкът става по-голям, съкращенията и несъответствията започват да се показват в данните. Данните стават все по-трудни за разбиране във формуляра за списък и има ограничени начини за търсене или издърпване на поднабори от данни за преглед. След като започнат да се показват тези проблеми, е добра идея да прехвърлите данните в база данни, създадена от система за управление на бази данни (СУБД), като например Access.
Компютъризираната база данни е контейнер с обекти. Една база данни може да съдържа повече от една таблица. Например системата за проследяване на запаси, която използва три таблици, не е три бази данни, а една база данни, която съдържа три таблици. Освен ако не е създаден специално за използване на данни или код от друг източник, базата данни на Access съхранява таблиците в един файл, както и други обекти, като например формуляри, отчети, макроси и модули. Бази данни, създадени във формат 2007 на Access (който се използва от Access, 2016, Access 2013 и Access 2010), имат разширението на файла. accdb и базите данни, създадени в по-стари формати на Access, имат разширението на файла. MDB. Можете да използвате Access 2016, Access 2013, Access 2010 или Access 2007, за да създадете файлове в по-стари файлови формати (например Access 2000 и Access 2002-2003).
Като използвате Access, можете да:
-
Добавяте нови данни към база данни, като например нов елемент в списък със складови наличности
-
Редактирате съществуващи данни в базата данни, като например да промените текущото местоположение на елемент
-
Изтривате информация, напр. ако даден елемент е продаден или изключен
-
Организирате и преглеждате данните по различни начини
-
Споделяте данни с други хора чрез отчети, имейл съобщения, интранет или интернет
Частите на база данни на Access
Следващите раздели са кратки описания на частите на типична база данни на Access.
Таблици
Таблицата на база данни прилича на електронна таблица по това, че данните се съхраняват в редове и колони. В резултат на това обикновено е доста лесно да импортирате електронна таблица в таблица на база данни. Основната разлика между съхранението на данни в електронна таблица и в база данни е в това как са организирани данните.
За да получите максимална гъвкавост от една база данни, данните трябва да се организират в таблици, така че да не възниква излишна информация. Например ако съхранявате информация за служители, всеки служител трябва да се въведе само веднъж в таблица, която е зададена да съхранява само данни за служителите. Данните за продукти ще се съхраняват в собствена таблица, а данните за клоновете ще се съхраняват в друга таблица. Този процес се нарича нормализация.
Всеки ред в дадена таблица се нарича запис. Записите са мястото, където се съхраняват отделните части от информацията. Всеки запис се състои от едно или повече полета. Полетата съответстват на колоните в таблицата. Възможно е например да имате таблица с име "Служители", където всеки запис (ред) съдържа информация за различен служител, а всяко поле (колона) съдържа различен тип информация, например собствено име, фамилно име, адрес и т. н. За полетата трябва да бъде посочен определен тип данни независимо дали е текст, дата или час, число, или някакъв друг тип.
Друг начин да се опишат записите и полетата е да се визуализира картотека на библиотека от стария тип. Всяко картонче в шкафа съответства на запис в базата данни. Всяка част от информацията на отделното картонче (автор, заглавие и т. н.) съответства на поле в базата данни.
За повече информация относно таблиците вж. статията Въведение в таблиците.
Формуляри
Формулярите ви позволяват да създадете потребителски интерфейс, в който можете да въвеждате и редактирате данните си. Формулярите често съдържат командни бутони и други контроли, които изпълняват различни задачи. Можете да създадете база данни, без да използвате формуляри, като просто редактирате данните в листовете с данни на таблицата. Повечето потребители на бази данни обаче предпочитат да използват формуляри за преглеждане, въвеждане и редактиране на данните в таблици.
Можете да програмирате командни бутони, за да определите кои данни се появяват във формуляра, да отваряте други формуляри или отчети или да изпълнявате редица други задачи. Например може да имате формуляр с име "Формуляр за клиенти", в който да работите с данните на клиентите. Формулярът за клиенти може да има бутон, който отваря формуляр за поръчки, където можете да въведете нова поръчка за този клиент.
Формулярите ви позволяват също така да контролирате как другите потребители взаимодействат с данните в базата данни. Например можете да създадете формуляр, който показва само определени полета и позволява да бъдат изпълнени само определени операции. Това помага за защитата на данните и гарантира, че данните се въвеждат правилно.
За повече информация за формулярите вж. статията Въведение във формулярите.
Отчети
отчети са това, което използвате, за да форматирате, обобщавате и представяте данни. Даден отчет обикновено отговаря на конкретен въпрос, като например "колко пари получихме от всеки клиент тази година?" или "в кои градове се намират нашите клиенти?" Всеки отчет може да бъде форматиран така, че да представя информацията по най-четимия възможен начин.
Отчет може да бъде изпълнен по всяко време и винаги ще отразява текущите данни в базата данни. Отчетите обикновено са форматирани така, че да могат да се отпечатат, но могат също така да се преглеждат на екрана, да се експортират в друга програма или да се изпращат като прикачен файл към имейл съобщение.
За повече информация относно отчетите вижте статията Въведение в отчетите в Access.
Заявки
Заявките могат да изпълняват много различни функции в база данни. Най-често срещаната им функция е да извличат определени данни от таблиците. Данните, които искате да видите, обикновено са разпръснати в няколко таблици, и заявките ви позволяват да ги прегледате в един лист с данни. Освен това, тъй като обикновено не искате да видите всички записи наведнъж, заявките ви позволяват да добавяте критерии, за да "филтрирате" данните само до записите, които искате.
Някои заявки могат да се актуализират, което означава, че можете да редактирате данните в базовите таблици чрез листа с данни на заявката. Ако работите в заявка, която може да се актуализира, не забравяйте, че вашите промени всъщност се извършват в таблиците, а не само в листа с данни на заявката.
Заявките се делят на два основни вида: заявки за избиране и заявки за действие. Заявката за избиране просто извлича данни и ги прави достъпни за използване. Можете да преглеждате резултатите от заявката на екрана, да ги отпечатате или да ги копирате в клипборда. Можете също да използвате резултата от заявката като източник на записи за формуляр или отчет.
Заявката за действие, както подсказва името й, изпълнява задача с данните. Заявките за действие могат да се използват за създаване на нови таблици, добавяне на данни към съществуващи таблици, актуализиране на данни или изтриване на данни.
За повече информация за заявките вж. статията Въведение в заявките.
Макроси
макросите в Access могат да бъдат смятани за опростен език за програмиране, който можете да използвате, за да добавите функционалност към вашата база данни. Например можете да прикачите макрос към команден бутон във формуляр, за да се изпълнява макросът при щракване върху бутона. Макросите съдържат действия, които изпълняват задачи, като например отварянето на отчет, изпълняване на заявка или затваряне на базата данни. Повечето операции с бази данни, които извършвате ръчно, могат да бъдат автоматизирани с помощта на макроси, така че те да могат да бъдат страхотни устройства за пестене на време.
За повече информация относно макросите вж. статията Въведение в програмирането за Access.
Модули
Модулите, подобно на макросите, са обекти, които можете да използвате, за да добавите функционалност към вашата база данни. Докато макросите създавате в Access, като избирате от списък с макрокоманди, модулите пишете в програмния език Visual Basic for Applications (VBA). Модулът е колекция от декларации, команди и процедури, които се съхраняват заедно като едно цяло. Модулът може да бъде стандартен модул или модул на клас. Модулите на клас са прикачени към формуляри или отчети и обикновено съдържат процедури, специфични за формуляра или отчета, към който са прикачени. Стандартните модули съдържат общи процедури, които не са свързани с никакъв друг обект. Стандартните модули са изброени под Модули в навигационния екран, докато модулите на клас не са.
За повече информация относно модулите вж. статията Въведение в програмирането за Access.
