Основни задачи за настолна база данни на Access

В тази статия

• Избиране на шаблон

• Създаване на база данни от самото начало

• Добавяне на таблица

• Копиране и поставяне на данни

• Импортиране или свързване към данни

• Организиране на данни с анализатора на таблици

• Следващи стъпки

Избиране на шаблон

Шаблоните на Access имат вградени таблици, заявки, формуляри и отчети, които са готови за използване. Изборът на шаблони е първото нещо, което ще забележите, когато стартирате Access, и можете да търсите онлайн за още шаблони.

1. В Access щракнете върху файл > Създай.

2. Изберете шаблон на настолна база данни и въведете име за вашата база данни под име на файл. (Ако не виждате шаблон, който да работи за вас, Използвайте полето търсене в онлайн шаблони.)

3. Можете или да използвате местоположението по подразбиране, което Access показва под полето име на файл , или да щракнете върху иконата на папка, за да изберете една от тях.

4. Щракнете върху Създай.

В зависимост от шаблона може да се наложи да направите някои от следните неща, за да започнете:

• Ако Access показва диалоговия прозорец за влизане с празен списък с потребители:

  1. Щракнете върху нов потребител.

  2. Попълнете формуляра за подробни данни за потребителя .

  3. Щракнете върху Запиши & затвори.

  4. Изберете потребителското име, което току-що въведохте, и след това щракнете върху login.

• Ако Access показва съобщение за Предупреждение за защита в лентата за съобщения и се доверявате на източника на шаблона, щракнете върху Разрешаване на съдържание. Ако базата данни изисква влизане, влезте отново.

За повече информация вижте Създаване на настолна база данни на Access от шаблон.

Създаване на база данни от самото начало

Ако никой от шаблоните не отговаря на вашите нужди, можете да започнете с празна настолна база данни.

1. От Access щракнете върху нова > празна настолна база данни.

2. Въведете име за вашата база данни в полето име на файл .

3. Можете или да използвате местоположението по подразбиране, което Access показва под полето име на файл , или да щракнете върху иконата на папка, за да изберете една от тях.

4. Щракнете върху Създай.

Добавяне на таблица

Във база данни вашата информация се съхранява в множество свързани таблици. За да създадете таблица:

1. Когато отворите базата данни за първи път, ще видите празна таблица в изглед на лист с данни, където можете да добавите данни. За да добавите друга таблица, щракнете върху раздела създаване > таблица. Можете или да започнете да въвеждате данни в празното поле (клетка), или да поставите данни от друг източник, като например работна книга на Excel.

2. За да преименувате колона (поле), щракнете двукратно върху заглавието на колоната и след това въведете новото име.

1. Щракнете върху Файл > Запиши.

• За да добавите още полета, въведете в колоната щракнете, за да добавите .

• За да преместите колона, изберете я, като щракнете върху заглавието на колоната и след това я плъзнете там, където искате. Можете също да избирате съседни колони и да ги плъзгате до ново местоположение.

За повече информация вижте Въведение в таблиците.

Копиране и поставяне на данни

Можете да копирате и поставяте данни от друга програма, като например Excel или Word, в таблица на Access. Това работи най-добре, ако данните са разделени в колони. Ако данните са в текстообработваща програма, като например Word, използвайте етикети, за да разделите колоните или да конвертирате във формат на таблица, преди да ги копирате.

1. Ако данните се нуждаят от редактиране, например разделяне на пълните имена на собствено и фамилно име, направете го първо в програмата източник.

2. Отворете източника и копирайте (Ctrl + C) данните.

3. Отворете таблицата на Access, в която искате да добавите данните в изглед на лист с данни и да я поставите (Ctrl + V).

4. Щракнете двукратно върху всяко заглавие на колона и въведете смислено име.

5. Щракнете върху файл > Запиши и дайте име на новата таблица.

   Забележка:  Access задава типа на данните за всяко поле въз основа на информацията, която поставяте в първия ред на всяка колона, така че се уверете, че информацията в следните редове съвпада с първия ред.

Импортиране или свързване към данни

Можете или да импортирате данни от други източници, или да се свържете с данните от Access, без да премествате информацията, от която се съхранява. Свързването може да бъде добра опция, ако имате много потребители, актуализиращи данните и искате да сте сигурни, че виждате най-новата версия или ако искате да запишете мястото за съхранение. Можете да изберете дали искате да се свързвате към или да импортирате данни за повечето формати. Вижте Импортиране или свързване към данни в друга база данни на Access за повече информация.

Процесът се различава малко в зависимост от източника на данни, но тези инструкции ще ви накарат да започнете:

1. В раздела външни данни щракнете върху формата на данните, от който ще импортирате, или свързване към. Ако не виждате подходящия формат, щракнете върху още.

1. Следвайте инструкциите в диалоговия прозорец получаване на външни данни .

Когато сте свързани, някои формати са налични само за четене. Ето външните източници, от които можете да импортирате данни или връзки:

За повече информация вижте Импортиране или свързване към данни в друга база данни на Access.

Организиране на данни с анализатора на таблици

Можете да използвате съветника за анализиране на таблици, за да идентифицирате бързо излишните данни. След това съветникът предоставя прост начин за организиране на данните в отделни таблици. Access запазва първоначалната таблица като архивно копие.

1. Отворете базата данни на Access, съдържаща таблицата, която искате да анализирате.

2. Щракнете върху инструменти за бази данни > анализиране на таблица.

   Първите две страници на съветника съдържат кратко ръководство с примери. Ако виждате квадратче за отметка показване на встъпителни страници?, поставете отметка в квадратчето и след това щракнете двукратно върху назад , за да видите въвеждането. Ако не искате да виждате отново уводните страници, изчистете отметката от квадратчето Показвай встъпителни страници?

Най-горе на страницата

Следващи стъпки

Останалата част от процеса на проектиране варира в зависимост от това, което искате да направите, но вероятно ще искате да обмислите създаването на заявки, формуляри, отчети и макроси. Тези статии могат да ви помогнат:

• Въведение в таблиците

• Въведение в заявките

• Създаване на формуляр на Access

• Въведение в отчетите в Access

• Защита на вашите данни чрез архивиране и възстановяване

Най-горе на страницата