Планиране на вашия сайт за комуникации на SharePoint

Планиране на вашия сайт за комуникации на SharePoint

Сайтовете за комуникация на SharePoint са предназначени за информиране и ангажиране. За разлика от екипния сайт, където основната цел е да си сътрудничите, за да създадете съдържание с малка група, основната цел на даден комуникационен сайт е да информира читателите – предимно за прочитане, а не за създаване.

Комуникационните сайтове предоставят прекрасен начин за:

  • Споделяне на информация с дузини или стотици хора – или цялата ви организация

  • Покажете услугите, които вашата група предлага, или разкажете история за стартирането на нов продукт в организацията

  • Споделяйте Новини във визуално завладяващ формат

Сайтове за комуникация и интранет

Ако изграждате интранет, комуникационните сайтове предоставят основния тип на сайта, който ще използвате. Следователно можете да очаквате вашите сайтове за комуникация, за да получите широка аудитория. Когато сайтовете привличат широка аудитория, е важно да се гарантира:

  • Внимателен управленски дизайн и следване на насоките за управление, предоставени от вашата организация

  • Тематични сайтове – интранетът ви ще се състои от много сайтове за комуникация, които са специфични за всяка тема, функция, услуга, програма или инициатива. Ако имате различна група от хора, отговорни за дадена тема или функция, помислете за създаване на отделен комуникационен сайт.

  • Добре планиран домашен сайт – един домашен сайт е комуникационен сайт, който създавате и настройвате като най-горната целева страница за всички потребители във вашия интранет. Има някои специални съображения за планиране на вашия домашен сайт.

План

Разберете аудиторията си

Мислете за всеки комуникационен сайт като възможност да разкажете история на вашите читатели. Страхотен комуникационен сайт започва с разбирането на читателя. Помислете за тези въпроси, докато планирате сайта си:

  • Кои са вашите визуализатори? Какво търсят?

  • Какво искат да научат или направят? Какви са най-важните задачи, които трябва да бъдат изпълнявани въз основа на услугите, които предоставяте? (Помислете за техните най-важните задачи, а не само това, което искате да виждат. Помислете за най-важните въпроси или телефонни обаждания, които получавате – въпросите, които получавате, могат да ви дадат някои прозрения за това, от което вашите читатели имат нужда или не могат да намерят лесно в настоящия ви интранет.)

  • Какви думи имат смисъл за тях? Не забравяйте, че вашите читатели не знаят толкова, колкото и за вашето съдържание – така че трябва да помислите за техния "език" и изрази, които значат нещо за тях.

  • Какви резултати искате да постигнете? Как ще разберете дали сайтът ви е успешно?

  • Имате ли глобална аудитория? Трябва ли сайтът ви да бъде представян на повече от един език? Ако е така, не забравяйте да прегледате как да създавате многоезични сайтове за комуникация, страници и новини.

Съвет: Вашият сайт за комуникация ще бъде ценен за посетителите на сайта ви, когато той ви помогне да намалите необходимото време за изпълнение на задачи и да ги свързва към често използвани ресурси. Вашият сайт ще бъде ценен за вашата организация, когато намалява абонаменти за поддръжка на клиенти или автоматизира задачи като обработка на договор или помага на хората да откриват и участват в курсове за развитие на лидери. Планирането на вашия сайт от гледна точка на посетителите на сайта и решаването на важни бизнес проблеми помага да се гарантира, че вашият сайт за комуникация ще ви достави смислени резултати.

След като сте определили основните си цели на потребителя, посетете Lookbook , за да видите някои примери за това как може да представяте целите на своя потребителски резултат във вашия сайт.

Пример за реалния живот: дефиниране на бизнес резултати

Полезно е да помислите за основните типове клиенти, които ще достигнат до вашия сайт и документират целите си в следния формат: като..., трябва да..., така че...

Прегледайте примера по-долу от комуникационен сайт за талант & организация за развитие (T&OD), където основната бизнес цел е да подобри лидерските умения за организацията. За успешна метрика те определиха прокси сървър за подобряване на лидерските умения – увеличаване на броя на хората, които участват в обучение за развитие на лидери.

За целите на своите потребителски резултати те дефинират следното:

Като (n)...

Имам нужда от...

Значи така...

Служител

разберете за програмите за развитие на лидерството, които са достъпни за мен за моята роля

Мога лесно да се регистрирам за необходими и избираеми възможности за обучение.

Служител

намиране на ресурси за обучение, като например ориентирани към ръководството издания на съдържание, до което имам достъп

Имам повече успехи в работата си.

T&OD

насърчаване на възможностите за обучение за работниците и служителите, за да е лесно да се регистрирате за курсове

можем да видим смислени подобрения в лидерските резултати.

T&OD

насърчаване на различните възможности за обучение през различните периоди на годината

Ние можем по-ефективно да реагираме на променящите се нужди.

В този реален пример организацията се е преместила от класически сайт на SharePoint в нов комуникационен сайт на SharePoint, който е съсредоточен върху постигането на тези цели. Вместо да създавате списъка със разбирания като статичен документ, като в миналото, екипът е създал списък със разбирания, за да опише всеки курс и списък с календар на курса, за да насрочи всеки курс. В първите 90 дни от началото на годината е имало увеличение на 400% в курсовете за развитие на лидерските умения през същия тригодишен период от предишната година!

Планиране на съдържанието на вашия сайт

Вашият комуникационен сайт разказва история за читателите ви. Вашата история ще бъде разказана предимно със страници, но може да имате и други ресурси във вашия сайт, включително списъци и библиотеки с документи.

Неща, които трябва да имате предвид, когато планирате съдържанието на сайта си:

  • Минимизиране на времето (не щраквания), което е необходимо за читателите, за да стигнат до съдържанието, от което се нуждаят

  • Изградете своите сайтове за комуникация с повече страници, отколкото документи, за да ги консумирате лесно

  • Създайте вашата начална страница дори ако планирате тази страница първо. По този начин, когато създавате навигационни елементи на началната си страница, като например уеб части за Hero или Quick Links , можете автоматично да покажете изображението от всяка страница, за да създадете визуална консистенция, когато четецът щракне върху връзка.

Страници

Обикновено сайтът ви ще бъде съставен от два типа страници:

Навигационните страници предоставят категории информация за Reader. Навигационните страници често предоставят някои висококачествени съдържание, но те са предимно за представяне на категории информация за насочване на читателите в тяхното пътуване във вашия сайт. Ето защо етикетите, които използвате, за да представите тези категории, са особено важни и трябва да бъдат внимателно планирани. Началната страница на вашия сайт е специален тип страница за навигация и предоставя "входна врата" за вашия сайт.

Пример за страница за навигация:

Пример за страница за навигация с връзки към друго съдържание

Страниците местоназначение предоставят края на пътя в пътуването на четеца и представят информация, за да четат, изтеглят или отпечатват. Целта ви с страницата местоназначение е да ги запазите кратки и по-специфични, тъй като хората не четат всяка дума в онлайн страници – те се преглеждат и зрителите ще получат много по-добра среда за работа с търсенето.

Пример за страница местоназначение:

Пример за страница местоназначение

Обмислете основните секции или категории информация за сайта си и как ще използвате комбинация от страници за навигация и местоназначение, за да направлявате зрителите си и да им помогнете да достигнат до информацията, от която се нуждаят по-ефективно.

За всяка страница, включително началната страница, се уверете, че предоставяте визуализатора със следната информация:

  • Къде съм?

  • Какво мога да направя?

  • Къде мога да отида след това?

Списъци и библиотеки

Използвайте списъците във вашия сайт, за да показвате динамично съдържание в табличен формат. Списъците могат да се използват за показване на съдържание или за събиране на информация от посетителите на сайта.

Пример за уеб част за списък:

Пример за уеб част за библиотека

Съвет: Дори ако посетителите на сайта ви няма да могат да редактират съдържанието на вашия сайт за комуникация по подразбиране, имате опцията за управление на разрешенията за всеки от списъците във вашия сайт , така че посетителите да могат да получат достъп до определен списък, а не целия сайт. Можете да използвате уеб частта за списък , за да показвате информация за списъка на страниците си.

Използвайте библиотеки с документи , за да съхранявате и показвате съдържание, като например документи и файлове. Вашият комуникационен сайт ще има една библиотека с документи по подразбиране – но можете да добавите още библиотеки за различни типове документи. Можете да използвате уеб частта "Библиотека с документи", за да покажете съдържанието на библиотеките с документи. Или използвайте уеб части, като например уеб частта "бързи връзки " или хипервръзки в уеб частта "текст ", за да покажете връзки към отделни документи. Индивидуалните връзки на документи улесняват добавянето на контекст за читателите ви и могат да бъдат по-полезни от показването на цялата библиотека. Ако искате да покажете съдържанието на библиотека с документи, обмислете създаването на изгледи по избор, за да филтрирате съдържанието, което е най-подходящо на всяка страница, и да използвате този изглед в уеб частта за библиотека с документи. Научете повече за създаването на изгледи по избор в библиотека с документи.

Съвет: Опитайте се да не използвате повече от една или две нива на папките във вашите библиотеки. Вместо това създайте нова библиотека, за да поддържате вашите файлови структури по-плоски и по-откриваеми. Обмислете използването на колони за организиране на съдържанието във вашите библиотеки. Като добра практика Използвайте колоните на сайта, а не колоните в списъка, защото колоните на сайта могат да се използват повторно в произволна библиотека или списък, а колоните в списъка могат да се използват само в един-единствен списък или библиотека. Научете повече за използването на колони за организиране на вашите списъци и библиотеки.

Решете как искате да организирате страниците

Докато планирате съдържанието на вашия сайт, помислете за това как може да поискате да групирате и организирате страниците:

  • Искате ли да можете да използвате всички новинарски статии по конкретна тема или конкретен тип (като например "хора")? Ако е така, можете да добавите колони към страници, които можете да използвате, за да групирате и организирате страниците точно както файловете в библиотека с документи.

  • Ще имате ли множество страници за конкретна тема, която искате да можете лесно да се свързвате с други? Можете да използвате свойствата на страницата (как препращаме към колоните в библиотеката "страници" на сайта) и за това.

  • Създайте свойствата на страницата си като колони на сайта, а не колони от списъка. Това ще ви помогне да споделите потенциално същото свойство за документи и страници.

Научете как да създавате и редактирате свойства на страница. Научете как да използвате свойствата на страница в осветената уеб част за съдържание. За да използвате свойство на страница в уеб частта за осветено съдържание, изберете библиотеката със страници в този сайт като източник.

Разбиране на насоките за управление и достъпност на вашата организация

В съвременната среда за работа с SharePoint можете лесно да промените облика и усещането, така че да съответстват на вашата фирма или търговска марка, но вашата организация може да е утвърдила стандартите, за които трябва да подравните сайта. Ако тези указания не са част от дизайна на сайта, използван за създаване на вашия сайт, уверете се, че разбирате какви са те, така че сайтът ви да е подравняване с моделите за проектиране на вашата организация. Освен това се уверете, че разбирате стандартите за достъпност на вашата организация. Прегледайте тези ресурси за създаване на достъпни сайтове в SharePoint online.

Докато събирате съдържание, особено изображения, за вашия сайт, потърсете висококачествени изображения и видео активи. Ако вашият план за управление изисква използването на изображения, съвместими с марката, се уверете, че сте избрали изображения от библиотеките с активи на организацията (намиращи се в връзката "вашата организация" в контролата за избор на изображения). Уверете се, че не нарушавате правила за авторски права, когато добавяте изображения към вашите страници на SharePoint. Възползвайте се от безплатните изображения на фондови борси, предоставени от Microsoft, които са налични в контролата за избор на изображения.

Планиране на страници

Избягвайте да натоварвате страницата си със твърде много информация

  • Ако статия за новини или съдържание е уместна само за конкретна група от хора, можете да насочвате съдържанието към тази група от хора, които използват насочването към аудитория. Насочването към аудитория позволява конкретно съдържание да бъде приоритизирано за определени аудитории на началната страница на SharePoint, новини в мобилното приложение и в новини и осветени уеб части, когато насочването към аудитория е разрешено.

  • Зрителите се опитват да си вършат работата.Твърде много съдържание става поразителен и отнема твърде много време за намиране на информация.

  • Прогресивно разкриване.Дръжте зрителите си съсредоточени върху първо съдържание с висок приоритет и оповестявайте вторично съдържание само ако зрителите изберат повече информация.

  • Групиране на подробни данни в естествени категории. Направете лесно бързото сканиране на категориите, след което щракнете върху-чрез, за да научите повече за дадена категория.

  • Прекъснете вашето съдържание в секции. Раздели спомагат за подобряване на четливостта на големи и малки екрани.

  • Използвайте вградените заглавни стилове, за да разделите визуално отделен текст. Заглавията на заглавните стилове поддържат етикети за дълги страници и позволяват на хората, които използват екранен четец, да скачат от секцията към секцията, без да е необходимо целият екран да се чете.

Създаване на страници "разчита"

  • Една идея за абзац от текст. Първото изречение трябва да съдържа обобщението или сключването.

  • Използване на списъци с водещи символи. 

  • По-малкото е повече.Използвайте колкото е възможно по-малко думи.

  • Не Подчертайте думи.Подчертаването на хипервръзките на уеб страниците сигнализира и ще объркате вашите читатели, ако имате подчертан текст, който не е хипервръзка.

  • Никога не Публикувайте дълъг URL адрес. Вместо това използвайте думи с хипервръзки.

  • Използвайте изображения, за да създадете интригуващо съдържание. Използвайте уеб части , за да добавяте изображения, и се уверете, че изображенията ви се отнасят за темата и отговарят на стила на вашата организация.

  • Никога не асоциирайте хипервръзка с думата "тук".Няколко щраквания върху "тук" връзките на страницата ви изискват вашият четец да спре, да прочете текста преди и след думата "тук" и след това да разбере къде отивацелта на вашата връзка. Вместо това хипервръзките винаги трябва да се свързват с целевия етикет, ето така:

    • Do Not use: щракнете тук за формуляра за кандидатстване

    • По-добре: Изтеглете формуляра за кандидатстване

    • Най-добър: формуляр за кандидатстване

Гарантиране, че страниците са достъпни

  • Уверете се, че изображенията имат текст "алтернативен".Когато екранен четец срещне изображение, той ще се опита да прочете алтернатива за текст. Прегледайте автоматично генерирания "алтернативен текст" за изображения, които качвате, и променете описанието, ако то не съвпада с картината.

  • Браузърите показват "алтернативен текст", когато изображенията не се зареждат.Текстовата алтернатива също е важна, когато изображенията не се зареждат по често срещани причини, като например лоша мрежова връзка.

  • Бъдете внимателни, когато използвате анимирани изображения.Потребителите с когнитивни увреждания, чувствителност на движение или гърчове не могат да толерират преместване, мигане или автоматично Анимиране на изображения (включително GIF файлове) проблематични.

  • Прегледайте тези ресурси за създаване на достъпни сайтове в SharePoint online.

Планиране на началната страница

Всяка страница е важна, но началната страница на вашия сайт е мястото, където посетителите получават своето "първо впечатление". Началната страница играе особено важна роля в създаването на добра среда за работа за посетителите ви. Началната страница трябва да бъде визуално ангажираща и функционална едновременно.

Пример за началната страница:

Пример за страница за начало на брандинг

Свойството Lookbook има примери как можете да проектирате своята начална страница – но бизнес резултатите, които сте определили по време на планирането, трябва да насочват идеите си от Lookbook Преведи към дизайна на вашата начална страница.

Дизайнът на сайта за комуникация, използван в тази статия, е пример за сайт на брандинг.

Началната ви страница е предимно страница за навигация. Целта е да представите общ преглед на това, което сайтът ви предлага, и да дадете възможност на вашите читатели да изберат техния път на базата на това, което трябва да знаят или изпълнят. Началната ви страница не трябва да предоставя връзка към всяка страница на вашия сайт – или всеки документ. Но началната страница, комбинирана с навигацията на вашия сайт, би трябвало да насочва вашия четец към всяка основна категория или тема , която покрива вашият сайт.

Поставяне на съдържание с висока стойност в горната част на страницата

Тъй като това е входната врата към вашия сайт, особено важно е да включите връзки към най-често необходимото съдържание за читателите ви в горния край на страницата. Идентифицирахме най-често необходимото съдържание, когато събирате информацията, за да планирате сайта си. Началната страница (и горната навигация) е най-доброто местенце за поставяне на тази информация в действие! Уеб частта за бързи връзки предоставя няколко различни опции за оформление, за да представи връзки към най-често изискваното съдържание или теми и можете да използвате уеб частта за герой за тази цел.

Показване на информация за връзка на собственик на сайт за зрителите на сайта

Това може да бъде много полезно, за да добавите името на собственика на сайта към вашата начална страница. Най-доброто местенце за тази информация е в долната част на страницата. Макар че е важно, не е необходимо през цялото време. Ако всички ваши сайтове за комуникация имат собственик на сайта (или контакт в сайта) в долната част на началната страница, посетителите ще познаят този модел и ще научат да превъртат надолу, ако трябва да открият контакт за сайта. Използвайте уеб частта за хора , за да добавите името на собственика на сайта.

Използвайте новини за насърчаване на дейности, важни събития и съдържание

Използвайте новини , за да популяризирате съдържание, основни моменти или дейности, свързани с темата или отдела, представяни от вашия сайт. Можете бързо да създадете привлекателни мнения, които могат да включват графика и богато форматиране. За да улесните създаването на новинарски статии, обмислете създаването на шаблон за страница за публикации в Usenet.

Новините обикновено се показват на базата на първата публикувана дата на статията, като най-скорошната статия е посочена най-горе. Но можете също да "закачите" новинарски статии в определен ред в уеб частта за новини.

Използване на уеб частта за новини

Уеб частта за новини включва множество оформления и различен опит на базата на размера на колоната, в която поставяте уеб частта. Като добра практика Използвайте уеб частта за новини в горния край на страницата и се ангажирайте с чести актуализации. Всяка новинарска публикация, която създавате, автоматично ще се показва в уеб частта за новини.

Насърчавайте зрителите да следват сайта ви. Това ще насърчи вашите нови публикации за новини на началната страница на SharePoint и раздела "новини" в мобилното приложение за вашите последователи.

Пример за запълнена уеб част за новини:

Пример за запълнена нова уеб част

Повечето от оформленията на уеб частите за новини използват изображение на миниатюра за страницата. Изображение на миниатюра се създава автоматично от първото високо качество на изображението на вашата страница. Това може да е изображение на горен колонтитул на страница или, ако страницата ви няма изображение на горен колонтитул, SharePoint ще използва първото изображение в първата колона в първата секция на вашата страница. За най-добри резултати използвайте парково изображение в основното изображение за всяка новинарска статия. Научете как се променя или избира изображение на миниатюра за страница.

Създаване на интригуващо съдържание

Винаги излагайте най-важната информация във вашата статия за новини "отгоре", точно както в новините във вестник.

 Използвайте съветите по-долу за заглавие на страницата за новини, за да привлечете вниманието на читателя:

  • Използвайте числа. Добре е да започнете своето заглавие с номер.

  • Използвайте казус с изречения (освен ако стандартите на вашата организация не диктуват друго). Първата дума в главата трябва да бъде капитализирана, както и всички собствени съществителни. Повечето надписи за заглавие трябва да се показват в малки букви. Не капитализирайте всяка дума. В повечето случаи Направете главна първата дума след двоеточие. (В някои случаи, когато само една дума следва двоеточието, Word няма да бъде капитализиран. Използвайте най-добрата си преценка.)

  • Използвайте интригуващи прилагателни. Например: лесна, забавна, безплатна, невероятна, съществена, странна, удивителна.

  • Минимизиране на Hype и изрази. Използването на изрази или идиоми в заглавията на новинарските статии често не означава нероден английски оратор.

  • Използвайте уникална обосновка. Хора като "списък" статии. За да привлечете вниманието на някого със списък, използвайте думи като: причини, принципи, факти, уроци, идеи, начини, тайни и трикове.

  • Използвайте какво, защо, как или кога. Това е особено полезно, когато пишете статия, за да убедите.

  • Направете смели обещания. Обещайте на своя четец нещо ценно – като например ново умение или решение за неразрешена мистерия. Осмелявате се да прочете статията ви и след това да я достави!

  • Напиши в настоящето време. Използвайте предплатени времена за незабавна информация, минало време за минало съдържание и бъдеще време за предстоящи събития.

Планиране на навигацията

Най-ефективните сайтове на SharePoint помагат на потребителите бързо да намират това, от което се нуждаят, за да могат да използват информацията, която намират, за да вземат решения, да научат какво се случва, да получат достъп до инструментите, които са им необходими или да се ангажират с колеги, за да решат проблема. Планирането на ефективна навигационна среда по този начин е критичен елемент на проектирането на комуникационни сайтове. Доброто усещане за навигация представя на посетителите пълна картина на това, което е налично в сайта, и комбинирано с началната страница, предоставят цялостна "история" за сайта. 

Запознайте се със структурата на центъра на вашата организация и обмислете асоциирането на вашия сайт като център за по-голяма видимост и обхват. Когато свържете сайта си към хъб, вашият сайт може да наследи темата за хъбове и разрешенията в зависимост от правилата за управление на вашата организация.

Научете за планирането на навигацията на сайта.

Разрешения за план

Сайтовете за комуникация обикновено имат малък брой автори на съдържание и много по-голям брой читатели. Разрешенията се управляват от SharePoint Groups и по подразбиране включват три нива на разрешение:

  • Собственици – разрешения за пълен контрол. Добра практика е да имате поне двама (2) собственици за всеки комуникационен сайт.

  • Членове – разрешения за редактиране. Можете да имате толкова потребители, колкото пожелаете, но е добра идея да запазите числото относително малко, за да можете да осигурите подходящ надзор. Всеки член може да редактира съдържание, създадено от друг член, и да преглежда страници, които са в състояние на чернова.

  • Посетители – разрешения за четене. Това е много по-лесно за управление на групата на посетителите, ако използвате съществуваща широка група от хора за посетителите си – например всеки с изключение на външни потребители. Ако искате да създадете личен комуникационен сайт, можете да добавите съществуваща група на Microsoft 365 към групата за посетителите си или към съществуваща група за защита с активиран имейл.

Авторите на съдържание ще бъдат добавени към групата "членове". Основната разлика между разрешенията за собствениците и членовете е възможността да се присвояват разрешения за сайта. В допълнение към трите групи с разрешения, изброени по-горе, всеки сайт има и администратор на сайта (наричан преди това администратор на колекцията от сайтове). Ако вашата организация поддържа създаването на самостоятелна услуга за сайтове за комуникация, администраторът на сайта ще бъде лицето, което е създало сайта.

Следва:

Създаване на сайт за комуникации на SharePoint

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×