Подготовка на вашия източник на данни на Excel за циркулярните документи на Word

Създадохте списък с контакти и други данни, които искате да използвате за циркулярни документи на Word. Ако вашият източник на данни е съществуваща електронна таблица на Excel, просто трябва да подготвите данните за циркулярни документи. Но ако източникът на данни е разделен на табулатори (. txt) или файл със стойности, разделени със запетая (. csv), трябва първо да импортирате данните в Excel и след това да го подготвите за циркулярни документи.

Стъпка 1: Настройване на вашия източник на данни в Excel

Ако използвате електронна таблица Excel като източник на данни за циркулярни документи в Word, пропуснете тази стъпка. Ако източникът на данни е. txt или . csv файл, използвайте съветника за импортиране на текст, за да настроите вашите данни в Excel.

След като импортирате успешно .txt или .csv файл, отидете на стъпка 2.

  1. Отворете Excel.

  2. Отидете на > данни от текст/CSV.

    Избиране на текст/CSV от раздела "данни"

  3. Изберете. txt или. CSV файла, който искате, и след това изберете Импортирай.

  4. В прозореца за визуализация изберете трансформиране на данни.

  5. Изберете ZIP, пощенски код или друга колона, за да форматирате.

  6. Отидете на трансформация > тип данни: и изберете текст.

    Прозорец на Power Query с избран текст

  7. Изберете Замести текущия.

  8. Повторете стъпки 5-7, ако е необходимо.

  9. Изберете затвори & зареждане.

  10. Отидете на файл > Запиши като и Запиши като с различно име.

  1. Отворете Excel.

  2. Excel 2016    Отидете на данни , за > получите външни данни > от текст.

    В раздела "Данни" е осветена опцията "От текст".

  3. Изберете. txt или. CSV файла, който искате, и след това изберете Импортирай.

  4. В съветника за импортиране на текст, в екрана Тип на оригиналните данни изберете С разделители.

    Получаване на външни данни от текст на Excel, съветник за импортиране на текст, стъпка 1 от 3

  5. Изберете моите данни имат заглавки над екрана за Визуализация , ако файлът има заглавки и след това изберете напред.

  6. В екрана разделители Поставете отметка в квадратчето, което отговаря на разделителя (например табулация или запетая), който се използва от данните, и след това изберете напред.

    В съветника за импортиране на текст са осветени опциите за разделители.

  7. Под Визуализация на данни изберете колоната, която съдържа пощенски кодове, а под Формат на данните в колоната изберете Текст.

    В съветника за импортиране на текст е осветена опцията "Текст" за формата на данните в колоната.

    Забележка: Всеки път, когато приложите формат на данните – общ, текст или дата – към колона, се показва името на формата в заглавката на таблицата за тази колона.

  8. Повторете стъпка 7, ако е необходимо, като изберете колоната, която искате да промените, и формата на данните, който искате да приложите.

  9. Изберете Готово.

  10. В диалоговия прозорец Импортиране на данни приемете настройката по подразбиране Съществуващ работен лист и адреса на клетката, а след това изберете OK.

    В диалоговия прозорец за импортиране на данни изберете да поставите данните в съществуващ работен лист (настройката по подразбиране) или в нов работен лист

    Внимание: Адресът на клетката в диалоговия прозорец Импортиране на данни показва текущо избраната клетка. Данните се импортират, започвайки от посочения адрес на клетка.

  11. Запишете електронната си таблица с ново име на файл.

Стъпка 2: Подготовка на вашия източник на данни

Във вашия Excel източник на данни, който ще използвате за пощенски списък в Word на циркулярни документи, се уверете, че форматирате правилно колоните с числови данни. Форматирайте колона с числа, например за да отговарят на определена категория, например валута.

Ако изберете процент като категория, имайте предвид, че форматът процент ще умножи стойността на клетката по 100. Форматирайте колона с проценти като текст, ако искате да избегнете умножение по този коефициент.

ПОЩЕНСКИте кодове или пощенските кодове трябва да се форматират като текст, за да се запазят данните при създаването на циркулярни документи. Ако не е извършено при импортиране, форматирайте го сега. Началните нули, като например в 00399, в кодовете се пропускат по време на работа с циркулярни документи, ако не са форматирани като текст.

  1. Изберете колоната, която съдържа ПОЩЕНСКИте кодове, пощенските кодове или други данни, които трябва да бъдат форматирани.

  2. Отидете на Началои в групата число изберете стрелката надолу до формат на числата и след това изберете опция в списъка (като текст).

    В Excel, в раздела "Начало", в групата "Число" изберете стрелката надолу в полето "Общи", за да изберете числовия формат, който да използвате.

Не забравяйте да добавите съответния символ преди или след полето за обединяване. Ето как изглеждат например стойностите за валута и процент, ако пропуснете символи.

Циркулярен документ, който гласи "приносът ви е 50,00" и "ви предлага 20 отстъпка".

Ако включите символите, числата имат повече смисъл.

Полученият циркулярен документ гласи "приносът ви е $50,00" и "ви предлага 20% отстъпка".

В своя циркулярен документ добавяте символите преди или след полетата за обединяване, ето така:

Примерен циркулярен документ, където поле с име "Дарение" се предшества от знак за долар, а поле с име "Процент" е последвано от знака за процент.

Вж. също

Основна стъпка в процеса на Word на циркулярни документи е настройването и подготвянето на източник на данни. Можете да използвате съществуващ Excel източник на данни или да създадете нов, като импортирате файл с разделители табулатори (. txt) или със стойности, разделени със запетая (. csv). След като сте настроили и подготвили вашия източник на данни, можете да извършите циркулярен документ, като използвате Динамичен обмен на данни (DDE) със съветника за циркулярни документи "стъпка по стъпка" или като използвате ръчен метод за циркулярни документи.

Ако не използвате съществуващ Excel източник на данни за вашия циркулярен документ, можете да използвате списък с контакти или адресна книга в. txt или . csv файл. Съветникът за импортиране на текст ви превежда през стъпките, за да получите данни, които са в. txt или. csv файл, в Excel.

  1. Отворете Excel.

  2. В раздела данни изберете от текст/CSV.

  3. Изберете. txt или. CSV файла, който искате, и след това изберете Импортирай.

  4. В съветника за импортиране на текст, в екрана Тип на оригиналните данни изберете С разделители.

    Получаване на външни данни от текст на Excel, съветник за импортиране на текст, стъпка 1 от 3

  5. Изберете квадратчето за отметка Моите данни имат заглавки над екрана Визуализация, ако файлът, който импортирате, има заглавки, и след това изберете Напред.

  6. В екрана Разделители поставете отметка в квадратчето, което отговаря на разделителя (например табулация или запетая), използван от данните ви, и след това изберете Напред.

    В съветника за импортиране на текст са осветени опциите за разделители.

    Съвет: Екранът Визуализация на данни ви показва как ще изглеждат резултатите в табличен формат.

  7. Под Визуализация на данни изберете колоната, която съдържа пощенски кодове, а под Формат на данните в колоната изберете Текст.

    В съветника за импортиране на текст е осветена опцията "Текст" за формата на данните в колоната.

    Забележки: 

    • Наличните формати са Общи, тексти Дата. Всеки път, когато приложите формат на данни към колона, се показва името на формата в заглавката на таблицата за тази колона.

    • Колоната, която съдържа числови данни, например процент или валутна стойност, например, може да бъде форматирана само след импортирането на файла. Вижте подраздел "Форматиране на числови данни в Excel ", който следва за повече информация.

  8. Повторете стъпка 7, ако е необходимо, като изберете колоната, която искате да промените, и формата на данните, който искате да приложите.

  9. Изберете Готово.

  10. В диалоговия прозорец Импортиране на данни приемете настройката по подразбиране Съществуващ работен лист и адреса на клетката, а след това изберете OK.

    В диалоговия прозорец за импортиране на данни изберете да поставите данните в съществуващ работен лист (настройката по подразбиране) или в нов работен лист

    Внимание: Адресът на клетката в диалоговия прозорец Импортиране на данни показва текущо избраната клетка. Данните се импортират, започвайки от посочения адрес на клетка.

  11. Когато сте готови, запишете своя източник на данни с ново име на файл.

Форматиране на числови данни в Excel

Форматирайте всички числови данни, като проценти или валутни стойности, във всеки нов или съществуващ източник на данни в Excel, който възнамерявате да използвате в Word циркулярни документи. За да запазите числата, форматирани като процент или като валута по време на циркулярни документи, следвайте инструкциите в раздела "стъпка 2: използване на динамичен обмен на данни (DDE) за циркулярни документи".

Във вашия Excel източник на данни, който ще използвате за пощенски списък в Word на циркулярни документи, се уверете, че форматирате правилно колоните с числови данни. Форматирайте колона с числа, например за да отговарят на определена категория, например валута.

  1. Отворете своя Excel източник на данни.

  2. Изберете колоната, която искате да форматирате.

  3. В раздела Начало, в групата Число изберете стрелката надолу до Числов формат (общ) и след това изберете опция в списъка.

    В Excel, в раздела "Начало", в групата "Число" изберете стрелката надолу в полето "Общи", за да изберете числовия формат, който да използвате.

  4. Повторете стъпки 2 и 3, ако е необходимо.

  5. Когато сте готови, изберете Запиши.

Когато имате Excel източник на данни, който съдържа форматирани числа като проценти и валутни стойности, някои от числовите данни може да не запазват форматирането си по време на циркулярни документи. Ще получите резултатите от циркулярните документи, които искате, и ще можете да запазите формата на вашите числови данни в Excel с помощта на DDE.

Формат на данните на Excel в сравнение с полето за работа с променливи, като се използва или не се използва динамичен обмен на данни

Забележка: Ако решите да не използвате DDE, следвайте указанията в използване на циркулярни документи за изпращане на групови имейл съобщения.

  1. Отворете Word, изберете Опции за файл > > Разширени.

  2. Под ОбщиПоставете отметка в квадратчето Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне .

    Опцията ''Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне''

  3. Изберете OK.

  4. В раздела пощенски съобщения изберете стартиране на циркулярни документи > Съветник за циркулярни документи "стъпка по стъпка".

    В Word, в раздела Пощенски съобщения изберете стартиране на циркулярни документи, след което изберете Съветник за циркулярни документи "стъпка по стъпка"

  5. В екрана " Циркулярни документи ", под " избор на получатели" изберете използване на съществуващ списък.

    В Word, прозорецът на задачите Циркулярни документи, който се отваря, когато изберете съветника за циркулярни документи "стъпка по стъпка" в групата "циркулярни документи"

  6. Под използване на съществуващ списъкизберете Прегледи след това отворете форматираната електронна таблица.

  7. В диалоговия прозорец потвърждаване на източник на данни Поставете отметка в квадратчето Покажи всички и изберете работни ЛИСТОВЕ на MS Excel чрез DDE (*. xls) > OK.

    Диалогов прозорец ''Потвърждаване на източник на данни''

  8. В диалоговия прозорец Microsoft Excel изберете цялата електронна таблица > OK.

    Диалогов прозорец на Microsoft Excel в Word

  9. Когато се отвори диалоговият прозорец получатели на циркулярни документи , изберете OK.

    Диалогов прозорец "получатели на циркулярни документи", който показва съдържанието на електронна таблица на Excel, използвана като източник на данни за пощенския списък

  10. Продължете със своето писмо, имейл съобщение, етикетили обединяване на пликове .

Съвет: Можете да предотвратите появата на подкана по Word всеки път, когато отворите файл с данни. След като се свържете с вашия пощенски списък, отидете на Опции за файл > > Разширени. Под Общиизчистете отметката от квадратчето Потвърди конвертирането на файловия формат при отваряне .

Ако сте създали списък с контакти в електронна таблица на Excel, е важно да форматирате пощенските кодове или пощенските кодове като текст, за да избегнете загуба на данни. Ако импортирате в нова електронна таблица всеки контакт или от текстов (. txt), или от файл със стойности, разделени със запетая (. csv), съветникът за импортиране на текст може да ви помогне да импортирате и форматирате вашите данни.

Стъпка 1: Настройване на вашия източник на данни в Excel

Ако вече използвате електронна таблица на Excel като източник на данни за циркулярни документи в Word, преминете към стъпка 2 в тази тема. Ако източникът на данни е. txt или. csv файл, който съдържа контактите ви от Gmail, например използвайте съветника за импортиране на текст, за да настроите вашите данни вExcel.

  1. Отворете Excel, след което в раздела данни изберете от текст.

    On the Data tab, select From Text

  2. Изберете. csv или. txt файла, който искате, и след това изберете получаване на данни.

  3. В съветника за импортиране на текстизберете Next (напред).

  4. В разделителиПоставете отметка в квадратчето, което отговаря на разделителя, който разделя всеки елемент от вашите данни (например табулатор или запетая). След това изберете напред.

    Съвет: Визуализацията на избрания екран за данни ви показва как ще изглеждат резултатите в табличен формат.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. В предварителния преглед на избраните данниизберете колоната, която съдържа пощенските кодове или пощенските кодове. След това въвформата на данни в olumnизберете текст.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Повторете стъпка 5, ако е необходимо, като изберете колоната, която искате да промените, и формата на данните, който искате да приложите.

    Забележка: Всеки път, когато приложите формат на данни към колона, се показва името на формата в заглавката на таблицата за тази колона.

  7. Щракнете върху Готово.

  8. В диалоговия прозорец Импортиране на данни изберете къде искате Excel да се поставят вашите данни, и след това щракнете върху OK.

    Забележка: Запишете електронната си таблица с ново име на файл.

Стъпка 2: форматиране на числови данни в електронна таблица на Excel

За да сте сигурни, че пощенският ви код минава през циркулярен документ без загуба на нули, форматирайте колоната, съдържаща тези кодове като текст.

  1. Отворете електронната си таблица и изберете колоната, която съдържа пощенските кодове или пощенските кодове.

  2. В раздела Начало , в полето формат изберете текст.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Сега можете да използвате тези данни за циркулярни документи.

Абонамент, с който да извлечете максимума от времето си

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×