Получете повече с Microsoft 365 Groups в Outlook

Ако вашият екип използва списъци за разпространение, споделяне на файлове и водене на бележки, за да свършите работата си, ще се влюбите в Групи на Microsoft 365 в Outlook. Групи на Microsoft 365 е мощна и продуктивна платформа, която събира разговорите и календара от Outlook, файлове от SharePoint, задачи от Planner и споделен бележник на OneNote в едно място за сътрудничество за вашия екип.

Когато следвате група, всички имейл съобщения и покани за събрания се изпращат направо във вашата папка "Входящи". Но те се съхраняват и във вашата папка на групата. Така че не се тревожете, че случайно сте изтрили нещо или сте създали правило за преместване на пощата от папката си "Входящи" в лична папка. Изтрийте го от папката "Входящи", след като сте го прочели и разберете, че все още има копие, което е безопасно съхранено в папката за търсене в групата; Всъщност всички съобщения, тъй като групата започва да се съхраняват в папката "група". Дори да не сте член, в началото ще виждате пълната хронология, след като се присъедините.

Съвет: Ако все още не сте започнали с Групи на Microsoft 365, може да поискате да прочетете първи стъпки в Microsoft 365 Groups в Outlook .

Съвети за извличане на максимума от Групи на Microsoft 365 в Outlook

  1. Използвайте групи точно както списъците за разпространение    Ще се предоставят нови имейл съобщения и искания за събрания във вашата папка "Входящи" и всичко, което изпращате до групата, ще бъде доставяно до всички в групата, точно както при списък за разпространение. Всички версии на Outlook или Outlook в уеб ще работят. Просто въведете имейл адреса на групата на реда "до" на вашето имейл съобщение, за да започнете да комуникирате.

    Забележка: Когато създавате група, поставете отметка в квадратчето Изпращай всички разговори в групата , така че всички членове ще получат копия на имейлите на групата в своята папка "Входящи".

  2. "Предпочитан" вашата група за бърз достъп    В Outlook групите, които притежавате и/или сте член, са посочени в долната част на навигационния екран. Щракнете с десния бутон върху група и изберете Добави към "Предпочитани" , за да я прехвърлите в горната част на навигационния екран за лесен достъп.

    Списък с предпочитани с осветени две групи

    Добавянето към "Предпочитани" също ви позволява да получите достъп до съдържанието, когато сте офлайн.

  3. Няма нужда да местите съобщения в лична папка    Когато следвате група, всички имейл съобщения и покани за събрания се изпращат направо във вашата папка "Входящи". Но те се съхраняват и във вашата папка на групата. Така че не се тревожете, че случайно сте изтрили нещо или сте създали правило за преместване на пощата от папката си "Входящи" в лична папка. Изтрийте го от папката "Входящи", след като сте го прочели и разберете, че все още има копие, което е безопасно съхранено в папката за търсене в групата; Всъщност всички съобщения, тъй като групата започва да се съхраняват в папката "група". Така че дори и да не сте член отначало, ще виждате пълната хронология, след като се присъедините.

    Ако не искате да се показва пощата във вашата папка "Входящи", просто спрете да следвате от групата (но бъдете присъединен). Поща ще продължи да се доставя в папката на групата ви, но не и в папката "Входящи".

  4. Лесно планиране на събрания на група    Всеки път, когато изберете една от вашите групи в навигационния екран, ще видите лентата със специални групи в горната част на екрана. Отворете календара, за да видите всички събрания на групата, които са планирани за месеца. За да отворите своя календар на група в:

  5. Лесно споделяне на файлове с всеки в групата     Можете лесно да качвате споделени файлове или да прикачвате файлове от библиотеката към вашите имейл съобщения. Тъй като правилните разрешения вече са настроени и прилагани за всички членове на групата, не е нужно да управлявате разрешенията за споделените файлове. За да отворите мястото за файлове на вашата група на лентата с групи в:

  6. Бърз достъп до бележника на екипа    Използвайте го за снемане на бележки за вашите обсъждания на екип, събрания, планове и дейности. За да отворите бележника на групата на лентата с групи в:

    • Outlook, изберете домашна > бележник.

    • Outlook в уеб изберете бележник.

  7. Намиране на това, което търсите    Търсите всички събрания по даден въпрос? Искате да намерите бележките от кафявата чанта от миналата седмица? Групови разговори, календар, файлове и бележник могат да се търсят и разрешенията се задават автоматично, така че всички членове на групата да търсят каквото си поискат.

  8. Получете социални със харесвания и @mentions    Харесва ли ви идеята на член на групата? Кажи го. Бързо и лесно (и можете да се сбогувате със старата "+ 1"). Искате да привлечете вниманието на някого? Използвайте @mention в имейл съобщение и това съобщение ще бъде отворено за папката "Входящи" на член на групата, за да могат да се проследи.

Вж. също

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×