Попълване на график в "Смени"

В тази статия

Организиране на смени по групи

В нов график започнете с една ненаименирана група, дайте й име, след което добавете хора и смени към нея. Можете да добавите допълнителни групи, ако е необходимо, и да им дадете всички имена. Имената на групи помагат за организирането на членовете на екипа по роля или отдел в графика. Например хотел може да има следните групи: "Рецепция", "Рум сервиз" и "Отстои".

Най-добре е да създадете групи, преди да започнете да добавяте хора към графика. Хората и техните смени не могат да бъдат премествани от една група в друга.
 

За да добавите група:

  • Щракнете върху Добавяне на група и въведете име за групата.

За да наимените или преименувате група:

  • Щракнете върху Въведете име на група или името на съществуваща група и въведете ново име.

След като сте създали групите си, сте готови да добавите хора към тях.

Добавяне на хора към графика

Организирайте графика си по групи, така че да можете да добавяте хора към групата по подразбиране.

  1. Намерете групата, към която искате да добавите някого, и щракнете върху Добавяне на хора към група .


    Добавяне на човек към група в Microsoft Teams смени

  2. Въведете името или имейла му и ги изберете в списъка.

  3. Изберете Добавяне.

  4. Продължете да добавяте хора, ако е необходимо, и след това изберете Затвори, когато сте готови.

Забележки: 

  • Графикът принадлежи на екип в Teams, така че можете да добавяте членове на този екип само към графика. Ако не намерите човека, когото искате да добавите, използвайте връзката Управление на екипа, за да го направите член на екипа или собственик. (Собствениците могат да създават и актуализират графици.)

  • Промените, които правите в екипа, може да не са налични веднага в Shifts, така че ако не намерите новия член на екипа, който искате да добавите към графика, изчакайте малко и опитайте отново.

Добавяне на смяна

За да добавите промяна от самото начало:

  1. В реда на лицето, на което присвоявате смяната, под датата, на която искате, щракнете върху Бутон „Още опции“ > Добавяне на смянаили просто щракнете двукратно върху празната смяна.

  2. Попълнете информацията за смяната. Обмислете дали да не изберете цвят на тема, за да организирате нещата.

  3. Дайте име на смяната, така че да е лесно да се различите от другите смени. По подразбиране името на смяната е неговият начален и краен час.

  4. Добавете бележки за смяната, като например "задачи, които трябва да бъдат изпълнени".

  5. Добавете почивки или обяд в секцията Дейности.

  6. Изберете Запиши, за да запишете без споделяне, или Споделете, ако сте готови да запишете и споделите смяната с екипа.

За да базирате нова смяна на съществуваща

Отидете на реда на човека, на когото присвоявате смяната. Под датата, която искате, щракнете Бутон „Още опции“ и след това изберете смяната от списъка. Ако списъкът е дълъг, можете да търсите този, който искате.

За да копирате смяна на друго място в графика

На съществуваща смяна щракнете върху Бутон „Още опции“ > Копирайи след това отидете на мястото, където искате да поставите смяната, и щракнете върху Бутон „Още опции“ > Постави.

Съвети: 

  • Ускорете копирането и поставянето с помощта на клавишните комбинации: Ctrl+C за копиране и Ctrl+V за поставяне.

  • Изберете няколко смени наведнъж по един от следните начини:
    - Изберете смяна, задръжте натиснат клавиша Shift и използвайте клавишите със стрелки.
    - Щракнете и плъзнете курсора с помощта на мишка (или друго сочищо устройство).

 Добавяне на отворена смяна

Добавете отворена смяна сега и я задайте на някого по-късно като част от планирането на графика или я споделете с екипа, така че хората да могат да я поискат.

  1. В реда Отвори смени под датата, на която създавате смяната, щракнете върху Бутон „Още опции“ , след което изберете + Добавяне на смяна, за да започнете отначало, или изберете съществуваща смяна от списъка, за да базирате новата.

  2. Попълнете информацията за смяната, включително броя на слотовете, които искате да направите достъпни. За да намерите броя на слотовете, плъзнете превключвателя Отваряне на смяна на На.

  3. Дайте име на смяната, така че да е лесно да го различите от другите смени. По подразбиране името на смяната е началният и крайният час.

  4. Добавете дейности, като например почивки или обяд.

  5. Изберете Запиши, за да запишете без споделяне, или Споделяне, ако сте готови да запишете и споделите отворената смяна с екипа.

    Забележки: Ако искате да редактирате смяната, след като сте я споделили с екипа, ето няколко неща, които трябва да запомните:

    • Ако промените броя на наличните слотове, ще трябва да изберете Споделяне. Не можете да запишете промените и да ги споделите по-късно.

    • Ако промените началния или крайния час на смяната, всички чакащи искания за тази смяна ще бъдат отхвърлени автоматично, когато го споделите отново с екипа.

Споделяне на график с вашия екип

Когато правите промени в графика, можете да изберете кога да споделите тези промени с екипа. Можете да придвижвате нещата в графика, докато не направите всичко правилно. Всички промени, които правите, ще бъдат отбелязани със звездичка (*)– има и астерикс на бутона Споделяне с екип, само за да ви напомня да споделите актуализациите с колеги.

За да споделите графика:

  1. Щракнете върху Споделяне с екип.

    Споделяне на график на екипа в Microsoft Teams смени

  2. Уверете се, че избраният времеви период е това, което искате да споделите.

  3. Решете дали искате да уведомите целия екип или само хората, засегнати от промените.

  4. Щракнете върху Споделяне.

Отваряне на друг график

Ето как да отворите различен график, ако сте в повече от един екип:

  1. В горния ляв ъгъл на Shifts изберете Бутон "Още" Меню.

  2. Изберете екипа, който искате да започнете да работите по другия график.

Копиране на график

  1. Изберете Копиране на график в горния десен ъгъл на приложението.

  2. Изберете началната и крайната дата за времевия период, който искате да копирате.

  3. Изберете Shift notes, Time off, Activitiesили Open shifts, ако искате да ги включите.

  4. Изберете Копирайи дублиран график ще се появи под копирания график.

Желаете ли повече информация?

Прочетете повече за "Смени"

За ИТ администратори

Управление на приложението Shifts за вашата организация

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×