Клетки

Прилагане на проверка на данни към клетки

Прилагане на проверка на данни към клетки

Използвайте проверка на данни, за да ограничите типа на данните или стойностите, които потребителите въвеждат в клетка. Едно от най-често срещаните приложения на проверката на данни е за създаване на падащ списък.

Вашият браузър не поддържа видео.

Опитайте!

  1. Изберете клетките, за които искате да създадете правило.

  2. Изберете Проверка >данни.

    Проверка на данни

  3. В раздела Настройки, под Позволиизберете опция:

    • Цяло число – за да ограничите клетката да приема само цели числа.

    • Десетично – за да ограничите клетката да приема само десетични числа.

    • Списък – за да изберете данни от падащия списък.

    • Дата – за да ограничите клетката да приема само дата.

    • Време – за да ограничите клетката да приема само време.

    • Дължина на текста – за да ограничите дължината на текста.

    • По избор – за формула по избор.

  4.  Под Данниизберете условие.

  5. Задайте другите задължителни стойности въз основа на това, което сте избрали за "Позволи" и "Данни".

  6. Изберете раздела Входно съобщение и персонализирайте съобщение, което потребителите ще виждат при въвеждане на данни.

  7. Изберете квадратчето за отметка Показвай входното съобщение, когато клетката е избрана, за да се покаже съобщението, когато потребителят избере или пресече избраните клетки.

  8. Изберете раздела Предупреждение за грешка, за да персонализирате съобщението за грешка и да изберете стил.

  9. Изберете OK.

    Сега, ако потребителят се опита да въведе стойност, която не е валидна, с вашето персонализирано съобщение се показва известие за грешка.

Изтеглете нашите примери

Изтегляне на примерна работна книга с всички примери за проверка на данни в тази статия

Ако създавате лист, който изисква от потребителите да въвеждат данни, може да искате да ограничите въвеждането до определен диапазон от дати или числа или да се уверите, че са въведени само положителни цели числа. Excel може да ограничи въвеждането на данни до определени клетки с помощта на проверка на данни, да подкани потребителите да въвеждат валидни данни, когато е избрана клетка, и да покаже съобщение за грешка, когато потребителят въведе невалидни данни.

  • Коя версия използвате?
  • По-нови версии
  • Office 2011

Ограничаване на въвеждането на данни

  1. Изберете клетките, където искате да ограничите въвеждането на данни.

  2. В раздела Данни щракнете върху Проверка на данни > проверка на данни.

    Забележка: Ако командата за проверка не е налична, листът може да е защитен или работната книга да е споделена. Не може да променяте настройките за проверка на данните, ако вашата работна книга е споделена или вашият лист е защитен. За повече информация за защитата на работна книга вижте Защита на работна книга.

  3. В полето Позволи изберете типа на данните, които искате да разрешите, и попълнете критериите и стойностите за ограничаване.

    Забележка: Полетата, в които въвеждате ограничаващи стойности, ще бъдат етикетирани въз основа на данните и критериите за ограничаване, които сте избрали. Ако например изберете Дата като тип на данните, ще можете да въвеждате стойности за ограничаване в полетата за минимална и максимална стойност, обозначени с Начална датаи Крайна дата.

Подканване на потребителите за валидни записи

Когато потребителите щракнат върху клетка, която има изисквания за въвеждане на данни, можете да покажете съобщение, което обяснява какви данни са валидни.

  1. Изберете клетките, в които искате да подканвате потребителите за валидни записи на данни.

  2. В раздела Данни щракнете върху Проверка на данни > проверка на данни.

    Забележка: Ако командата за проверка не е налична, листът може да е защитен или работната книга да е споделена. Не може да променяте настройките за проверка на данните, ако вашата работна книга е споделена или вашият лист е защитен. За повече информация за защитата на работна книга вижте Защита на работна книга.

  3. В раздела Входно съобщение поставете отметка в квадратчето Показвай входното съобщение, когато клетката е избрана.

  4. В полето Заглавие въведете заглавие за вашето съобщение.

  5. В полето Съобщение за въвеждане въведете съобщението, което искате да покажете.

Показване на съобщение за грешка при въведени невалидни данни

Ако имате въведени ограничения за данните и потребителят въведе невалидни данни в клетка, можете да покажете съобщение, което обяснява грешката.

  1. Изберете клетките, където искате да покажете съобщението за грешка.

  2. В раздела Данни щракнете върху Проверка на данни > проверка на данни.

    Забележка: Ако командата за проверка не е налична, листът може да е защитен или работната книга да е споделена. Не може да променяте настройките за проверка на данните, ако вашата работна книга е споделена или вашият лист е защитен. За повече информация за защитата на работна книга вижте Защита на работна книга.

  3. В раздела Предупреждение за грешка, в полето Заглавие въведете заглавие за вашето съобщение.

  4. В полето Съобщение за грешка въведете съобщението, което искате да покажете, ако са въведени невалидни данни.

  5. Направете едно от следните неща:

    За да

    В изскачащо меню Стил изберете

    Изискване на потребителите да коригират грешката, преди да продължат

    Stop

    Предупреждавайте потребителите, че данните са невалидни, и ги изисквайте да избират Да или Не, за да посочат дали искат да продължат

    Предупреждение

    Предупреждаване на потребителите, че данните са невалидни, но им позволете да продължат, след като са отхвърлили предупредителното съобщение

    Важно

Ограничаване на въвеждането на данни

  1. Изберете клетките, където искате да ограничите въвеждането на данни.

  2. В раздела Данни, под Инструменти щракнетевърху Проверка.

    Първи стъпки

    Забележка: Ако командата за проверка не е налична, е възможно листът да е защитен или работната книга да е споделена. Не може да променяте настройките за проверка на данните, ако вашата работна книга е споделена или вашият лист е защитен. За повече информация за защитата на работна книга вижте Защита на работна книга.

  3. В изскачащо меню Разреши изберете типа на данните, които искате да разрешите.

  4. В изскачащо меню Данни изберете типа на талони за ограничаване, които искате, и след това въведете стойности за ограничаване.

    Забележка: Полетата, в които въвеждате ограничаващи стойности, ще бъдат етикетирани въз основа на данните и критериите за ограничаване, които сте избрали. Ако например изберете Дата като тип на данните, ще можете да въвеждате стойности за ограничаване в полетата за минимална и максимална стойност, обозначени с Начална датаи Крайна дата.

Подканване на потребителите за валидни записи

Когато потребителите щракнат върху клетка, която има изисквания за въвеждане на данни, можете да покажете съобщение, което обяснява какви данни са валидни.

  1. Изберете клетките, в които искате да подканвате потребителите за валидни записи на данни.

  2. В раздела Данни, под Инструменти щракнетевърху Проверка.

    Първи стъпки

    Забележка: Ако командата за проверка не е налична, е възможно листът да е защитен или работната книга да е споделена. Не може да променяте настройките за проверка на данните, ако вашата работна книга е споделена или вашият лист е защитен. За повече информация за защитата на работна книга вижте Защита на работна книга.

  3. В раздела Входно съобщение поставете отметка в квадратчето Показвай входното съобщение, когато клетката е избрана.

  4. В полето Заглавие въведете заглавие за вашето съобщение.

  5. В полето Съобщение за въвеждане въведете съобщението, което искате да покажете.

Показване на съобщение за грешка при въведени невалидни данни

Ако имате въведени ограничения за данните и потребителят въведе невалидни данни в клетка, можете да покажете съобщение, което обяснява грешката.

  1. Изберете клетките, където искате да покажете съобщението за грешка.

  2. В раздела Данни, под Инструменти щракнетевърху Проверка.

    Първи стъпки

    Забележка: Ако командата за проверка не е налична, е възможно листът да е защитен или работната книга да е споделена. Не може да променяте настройките за проверка на данните, ако вашата работна книга е споделена или вашият лист е защитен. За повече информация за защитата на работна книга вижте Защита на работна книга.

  3. В раздела Предупреждение за грешка, в полето Заглавие въведете заглавие за вашето съобщение.

  4. В полето Съобщение за грешка въведете съобщението, което искате да покажете, ако са въведени невалидни данни.

  5. Направете едно от следните неща:

    За да

    В изскачащо меню Стил изберете

    Изискване на потребителите да коригират грешката, преди да продължат

    Stop

    Предупреждавайте потребителите, че данните са невалидни, и ги изисквайте да избират Да или Не, за да посочат дали искат да продължат

    Предупреждение

    Предупреждаване на потребителите, че данните са невалидни, но им позволете да продължат, след като са отхвърлили предупредителното съобщение

    Важно

Добавяне на проверка на данни към клетка или диапазон

Забележка: Първите две стъпки в този раздел са за добавяне на всякакъв тип проверка на данни. Стъпки от 3 до 7 са специално за създаване на падащ списък. 

  1. Изберете една или няколко клетки, които да се проверяват.

  2. В раздела Данни, в групата Инструменти за данни щракнете върху Проверка на данни.

  3. В раздела Настройки, в полето Позволи изберете Списък.

  4. В полето Източник въведете стойностите на списъка, разделени с точка и запетая. Например въведете Ниско,Средно,Високо.

  5. Проверете дали е отметнато квадратчето Списък на допустимите стойности. В противен случай няма да може да виждате стрелката за падащия списък до клетката.

  6. За да определите как искате да се обработват празни (null) стойности, отметнете или изчистете квадратчето Игнорирай празните.

  7. Изпробвайте проверката на данни, за да сте сигурни, че работи правилно. Опитайте да въведете както валидни, така и невалидни данни, за да се уверите, че настройките ви работят, както се очаква, и съобщенията ви се появяват, когато ги очаквате.

Забележки: 

  • След като създадете падащ списък, уверете се, че той работи по желания от вас начин. Например може да искате да проверите дали клетката е достатъчно широка, за да покаже всичките ви записи.

  • Премахване на проверката на данни – Изберете клетката или клетките, които съдържат проверката, която искате да изтриете, след което отидете на Проверка на данни > Данни и в диалоговия прозорец проверка на данни натиснете бутона Изчисти всички, след което щракнете върху OK.

Следващата таблица описва други типове проверка на данни и показва начини за добавянето им към работните листове.

За да направите това:

Изпълнете тези стъпки:

Ограничаване на въвеждането на данни до цели числа в определени граници.

  1. Следвайте стъпките от 1 до 2 по-горе.

  2. Изберете Цяло число от списъка Позволи.

  3. В полето Данни изберете типа на желаното ограничение. Например за да зададете горни и долни и граници, изберете между.

  4. Въведете минималната, максималната или конкретната позволена стойност.

    Можете също да въведете формула, която връща числова стойност.

    Да речем например, че проверявате данните в клетка F1. За да зададете минималната граница на умозаключенията да бъде два пъти по-голяма от броя на децата в тази клетка, изберете по-голямо или равно на в полето Данни и въведете формулата =2*F1 в полето Минимум.

Ограничаване на въведените данни до десетични числа в определени граници.

  1. Следвайте стъпките от 1 до 2 по-горе.

  2. В полето Позволи изберете Десетично.

  3. В полето Данни изберете типа на желаното ограничение. Например за да зададете горни и долни и граници, изберете между.

  4. Въведете минималната, максималната или конкретната позволена стойност.

    Можете също да въведете формула, която връща числова стойност. Например за да зададете максималната граница за комисиони и премиални да бъде 6% от заплатата на продавача в клетка E1, изберете по-малко или равно на в полето Данни и въведете формулата =E1*6% в полето Максимум.

    Забележка: За да позволите на потребител да въвежда проценти, например 20%, изберете Десетично в полето Позволи, изберете типа ограничение, което искате, в полето Данни въведете минималната, максималната или конкретната стойност като десетична, например .2и след това покажете клетката за проверка на данни като процент, като изберете клетката и щракнете върху Стил на процент Изображение на бутон в групата Число в раздела Начало.

Ограничаване на въведените данни до дата в определен диапазон от дати.

  1. Следвайте стъпките от 1 до 2 по-горе.

  2. В полето Позволи изберете Дата.

  3. В полето Данни изберете желания тип ограничение. Например за да позволите въвеждане на дати след определен ден, изберете по-голямо от.

  4. Въведете начална, крайна или конкретната позволена дата.

    Може също да въведете формула, която връща дата. Например за да зададете времева рамка между днешната дата и три дни след днешната дата, изберете между в полето Данни, въведете =TODAY() в полето Начална дата и въведете =TODAY()+3 в полето Крайна дата.

Ограничаване на въведените данни до час в определен интервал от време.

  1. Следвайте стъпките от 1 до 2 по-горе.

  2. В полето Позволи изберете Час.

  3. В полето Данни изберете желания тип ограничение. Например за да позволите въвеждане на часове преди определен час на деня, изберете по-малко от.

  4. Въведете началния, крайния или конкретен позволен час. Можете също да въведете формула, която връща час.

    Например ако сте въвели начален час в клетка E2 (8:00 ч.) и краен час в клетка F2 (17:00 ч.) и искате да ограничите часовете за събрания между тези два часа, трябва да изберете между в полето Данни, да въведете = E2 в полето Начален час и след това да въведете = F2 в полето Краен час.

Ограничаване на въведените данни до текст с определена дължина.

  1. Следвайте стъпките от 1 до 2 по-горе.

  2. В полето Позволи изберете Дължината на текста.

  3. В полето Данни изберете типа на желаното ограничение. Например за да позволите до определен брой знаци, изберете по-малко или равно на.

  4. В този случай искаме да ограничим въвеждането до 25 знака, така че изберете по-малко или равно на в полето Данни и въведете 25 в полето Максимум.

Изчисляване на ограничения на базата на съдържанието на друга клетка.

  1. Следвайте стъпките от 1 до 2 по-горе.

  2. В полето Позволи изберете типа на желаните данни.

  3. В полето Данни изберете типа на желаното ограничение.

  4. В полето или полетата под полето Данни щракнете върху клетката, която искате да използвате за задаване на ограниченията.

    Например за да позволите въвеждане в една сметка само ако резултатът няма да превиши бюджета в клетка E1, изберете Разреши >Цяло число, Данни, по-малко или равно на, и Максимум >= =E1.

Забележки: 

  • Следващият пример използва опцията "По избор", при която пишете формули, за да зададете своите условия. Не е нужно да се притеснявате за това, което се показва в полето за данни, тъй като то е забранено с опцията "По избор".

  • Екранните снимки в тази статия са направени в Excel 2016; но функционалността е същата в Excel за уеб.

За да гарантирате, че

Въведете тази формула

Клетката, съдържаща ИД на продукт (C2), винаги започва със стандартния префикс "ID" и е с дължина от поне 10 знака (над 9).

=AND(LEFT(C2;3)="ID-";LEN(C2)>9)

Пример 6: Формули при проверка на данни

Клетката, съдържаща име на продукт (D2), съдържа само текст.

=ISTEXT(D2)

Пример 2: Формули при проверка на данни

Клетката, съдържаща нечий рожден ден – (B6) – е с по-голяма стойност от броя на годините, зададени в клетка B4.

=IF(B6<=(TODAY()-(365*B4));TRUE;FALSE)

Пример за проверка на данни за ограничаване на въвежданите данни до минимална възраст

Всички данни в диапазона от клетки A2:A10 съдържат уникални стойности.

=COUNTIF($A$2:$A$10;A2)=1

Пример 4: Формули при проверка на данни

Забележка: Трябва първо да въведете формула за проверка на данните за клетка A2, след това да копирате A2 в A3:A10 така, че вторият аргумент за функцията COUNTIF да съвпада с текущата клетка. Тоест частта A2)=1 да се промени на A3)=1; A4)=1 и така нататък.

За повече информация

Проверка, че записът на имейл адрес в клетка B4 съдържа символа @.

=ISNUMBER(FIND("@";B4))

Пример за проверка на данни, който гарантира, че имейл адрес съдържа символа @

Искате още информация?

Повече информация за проверката на данни

Добавяне и премахване на елементи от падащ списък

Премахване на падащ списък

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×