В хибридното работно място може да е необходимо да се оцени ритъмът на бизнеса на вашия екип и организации – както по какъв начин и кога да свършите работата си заедно стратегически, за да гарантирате цялостната продуктивност на екипа. Това може да означава да решите кои дни са най-добри за събранията на живо и какъв вид работа може да се свърши отдалечено. Също така е важно да обмислите как вашата организация трябва да планира работата си по месечни, тримесечни или полугодишни цели и цели.
За да настроите екипа си за успех, обмислете да направите стъпка назад, за да видите по-голямата картина и да отговорите на следните въпроси:
-
Как можем да проектираме графици за събрания около конкретни цели и/или контролни точки?
-
Кога ще са необходими събрания (лично или отдалечено) ? И кога са незадължителни?
-
Как ще разберем кога сме планирали твърде много събрания?
След това прегледайте примерите за измислени сценарии за екипа, за да станете вдъхновени от това как да използвате инструментите на Microsoft 365, за да планирате и проектирате графика на събранията на екипа си и официалните канали за сътрудничество.
Как маркетингов екип се настройва за успех
В този измислен пример маркетингов екип проектира графика за събранието на екипа около планираните издания на продукти през цялата година. Екипът решава какъв тип инструменти и канали за сътрудничество най-добре ще съответстват на организационните цели.
Първо, екипът документира известните нужди и цели
Фактори, които влияят върху начина, по който екипът планира събранията на екипа:
-
Продуктите се издават на тримесечна база
-
Изданията на продукти са по целия свят, и международни графици се считат
-
Целите на маркетинговия екип се докладват два пъти в годината
-
Екипът предпочита да работи 2 дни в седмицата от офиса и 3 дни от отдалечено местоположение
Фактори, които влияят върху инструментите и каналите за комуникация, които се използват:
-
Екипът работи с няколко външни партньори от различни организации
-
Маркетинговите активи ще бъдат достъпни от настолни и мобилни приложения
-
Екипът отговаря за съобщаването на състоянието на проекта и маркетинговите новини
-
Екипът се нуждае от помощ за защитено съхранение и споделяне на файлове в рамките на организацията
След това екипът настройва сайтове на SharePoint и канали на Microsoft Teams
Екипът приоритизира три сценария за сътрудничество и изгражда комбинация от екипни сайтове и сайтове за сътрудничество на SharePoint, които поддържат различни маркетингови функции, описани по-горе.
|
Сътрудничество в екип |
Организационно сътрудничество |
Външно сътрудничество |
|
|
|
След това екипът планира и планира събрания
Екипът реши, че повтарящите се събрания на екипа са най-ценни лично и трябва да се провеждат всяка седмица. Другите събрания на екипа са специфични за продуктите и се провеждат само водейки до стартирането на продукта.
Пример за график на тримесечно събрание на екип:
Месец 1
|
Понеделник |
Вторник |
Сряда |
Четвъртък |
Петък |
|
Събрание на екипа |
Product A meeting |
|||
|
Product A meeting |
Product A meeting |
|||
|
Събрание на екипа |
Product A meeting |
Стартиране на продукт |
||
Месец 2
|
Понеделник |
Вторник |
Сряда |
Четвъртък |
Петък |
|
Събрание на продукт Б |
Събрание на продукт Б |
|||
|
Събрание на екипа |
||||
|
Събрание на продукт Б |
Събрание на продукт Б |
Стартиране на продукт B |
||
|
Събрание на екипа |
||||
Месец 3
|
Понеделник |
Вторник |
Сряда |
Четвъртък |
Петък |
|
Събрание на екипа |
||||
|
Събрание на Product C |
||||
|
Събрание на екипа |
Събрание на Product C |
Събрание на Product C |
||
|
Събрание на Product C |
Стартиране на продукт C |
