Проследяване на промените в споделена работна книга

Важно: Тази статия обяснява по-стар метод за проследяване на промените с помощта на "Споделена работна книга". Функцията "Споделена работна книга" има много ограничения и е заместена от съавторство. Съавторство не предоставя възможност за проследяване на промените. Ако обаче вие и други хора сте отворили файла едновременно, можете да виждате селекциите и промените на другия, докато се случват. Освен това, ако файлът се съхранява в облака, е възможно да видите миналите версии, така че да можете да виждате промените на всеки човек. Научете повече за съавторството.

  1. Преди да продължите, се уверете, че искате да използвате този метод. Споделените работни книги имат ограничения, а една по-конкретно е невъзможността за редактиране с помощта на Excel за уеб. Затова настоятелно препоръчваме съавторство, което е заместването на споделени работни книги.

  2. Щракнете върху Преглед > Споделяне на работна книга.

    Имайте предвид, че в по-новите версии на Excel бутонът "Споделяне на работна книга" е скрит. Ето как да го покажете.

  3. В диалоговия прозорец Споделяне на работна книга, в раздела Редактиране отметнете квадратчето Разреши промени от няколко потребители едновременно.

  4. Щракнете върху раздела Разширени.

  5. Под Проследяване на промените щракнете върху Съхранявай хронологията на промените и в полето Дни въведете броя дни, през които искате да се пази хронологията на промените. По подразбиране Excel пази хронологията на промените 30 дни и изтрива окончателно всяка хронология на промените, която е по-стара от този период. За да запазите хронологията на промените за по-дълъг период от 30 дни, въведете по-голямо число.

  6. Щракнете върху OK и ако получите подкана да запишете файла, щракнете върху OK, за да запишете работната книга.

  1. Щракнете върху Преглед > проследяване на променитеи след това щракнете върху Приеми или Отхвърли промените.

    Имайте предвид, че в по-новите версии на Excel бутонът "Проследяване на промени" е скрит. Ето как да го покажете.

  2. Ако получите подкана да запишете работната книга, щракнете върху OK.

  3. В диалоговия прозорец Избор на промени за приемане или отхвърляне направете следното:

    • За да приемете или отхвърлите промените, които са направени след определена дата, отметнете квадратчето Кога, щракнете върху От датата в списъка Кога и след това въведете най-ранната дата, за която искате да прегледате промените.

    • За да приемете или отхвърлите промените, направени от друг потребител, отметнете квадратчето Who и след това в списъка Who щракнете върху потребителя, чиито промени искате да прегледате.

    • За приемане или отхвърляне на промените, направени от всички потребители, изчистете отметката от квадратчето Кой.

    • За приемане или отхвърляне на промените, направени в определен диапазон, отметнете квадратчето Къде и въведете препратка към диапазона от клетки в работния лист.

    • За приемане или отхвърляне на промените, направени в цялата работна книга, изчистете отметката от квадратчето Къде.

  4. Щракнете върху OK и след това прегледайте информацията за всяка промяна в диалоговия прозорец Приемане или отхвърляне на промените.

  5. За приемане или отхвърляне на всяка промяна щракнете върху Приеми или Отхвърли.

  6. Ако получите подкана да изберете стойност за някоя клетка, щракнете върху желаната стойност и след това щракнете върху Приеми.

Забележки: 

  • Трябва да приемете или отхвърлите всяка от промените, преди да можете да продължите със следващата промяна.

  • Можете да приемете или отхвърлите всички останали промени едновременно, като щракнете върху Приеми всички или Отхвърли всички.

  1. Щракнете върху Преглед > проследяване на променитеи след това щракнете върху Осветяване на промените.

    Имайте предвид, че в по-новите версии на Excel бутонът "Проследяване на промени" е скрит. Ето как да го покажете.

  2. За да изберете промените, които искате да видите, направете следното:

    • За да видите всички промени, които са проследени, отметнете квадратчето Когато щракнете върху Всички в списъка Когато и след това изчистете квадратчетата Whoи Къде.

    • За да видите промените, които са направени след определена дата, отметнете квадратчето Кога, щракнете върху От датата в списъка Кога и след това въведете най-ранната дата, за която искате да видите промените.

    • За да видите промените, направени от конкретен потребител, отметнете квадратчето Who и след това в списъка Who щракнете върху потребителя, чиито промени искате да прегледате.

    • За да видите промените в определен диапазон от клетки, отметнете квадратчето Къде и въведете препратка към диапазона от клетки в работния лист.

  3. За да зададете начина, по който искате да показвате промените, направете следното:

    • За да осветявате промените в работния лист, отметнете квадратчето Осветявай промените на екрана.

    • За да създадете списък на промените в отделен работен лист, отметнете квадратчето Нанасяй промените в нов лист, за да се покаже работният лист с хронологията.

      Забележка: Това квадратче е налично само след като сте включили проследяване на промените и сте записали файла с поне една проследима промяна.

Изключването на проследяването на промените изтрива хронологията на промените. За да запазите копие на тази информация, направете следното, за да отпечатате работния лист с хронология или да го копирате в друга работна книга:

  1. Щракнете върху Преглед > Проследяване на промени > Осветяване на промените.

    Имайте предвид, че в по-новите версии на Excel бутонът "Проследяване на промени" е скрит. Ето как да го покажете.

  2. Под Осветявай промените от отметнете квадратчето Кога и след това в списъка Кога щракнете върху Всички.

  3. Изчистете отметките от квадратчетата Кой и Къде.

  4. Отметнете квадратчето Нанасяй промените в нов лист.

  5. Щракнете върху OK.

  6. Сега можете да отпечатате или копирате хронологията в друга работна книга.

При осветяване на промените по време на работа Excel отбелязва всички корекции (като промени, вмъкнати и изтрити елементи) с цвят за осветяване.

  1. Щракнете върху Преглед > проследяване на променитеи след това щракнете върху Осветяване на промените.

    Имайте предвид, че в по-новите версии на Excel бутонът "Проследяване на промени" е скрит. Ето как да го покажете.

  2. В диалоговия прозорец Осветяване на промените отметнете квадратчето Проследявай промените по време на редактиране. Избирането на това квадратче за отметка споделя вашата работна книга и осветява направените от вас или другите потребители промени.

  3. Под Осветяване на променитеотметнете квадратчето Когато и след това в списъка Кога щракнете върху желаната опция.

  4. За да зададете потребителите, за които искате да маркирате промените, отметнете квадратчето Who и след това в списъка Who щракнете върху желаната опция.

  5. За да зададете областта на работния лист, където искате да бъдат осветени промените, отметнато е квадратчето Къде и след това в полето Къде въведете препратката към клетка на диапазона на работния лист.

  6. Проверете дали квадратчето Осветявай промените на екрана е отметнато.

  7. Щракнете върху OK. При подкана запишете работната книга

  8. В работния лист направете желаните промени. Обърнете внимание, че някои промени, като например форматиране, не се проследяват и следователно не се маркират с цвят за осветяване.

Когато не искате повече да осветявате промените, можете да изключите осветяването.

  1. Щракнете върху Преглед > проследяване на променитеи след това щракнете върху Осветяване на промените.

    Имайте предвид, че в по-новите версии на Excel бутонът "Проследяване на промени" е скрит. Ето как да го покажете.

  2. В диалоговия прозорец Осветяване на промените изчистете отметката от квадратчето Проследявай промените по време на редактиране.

  1. Щракнете върху Преглед > Проследяване на промени > Осветяване на промените.

    Имайте предвид, че в по-новите версии на Excel бутонът "Проследяване на промени" е скрит. Ето как да го покажете.

  2. Под Осветяване на променитеотметнете квадратчето Когато и след това в списъка Кога щракнете върху Всички.

  3. Изчистете отметките от квадратчетата Кой и Къде.

  4. Отметнете квадратчето Нанасяй промените в нов лист.

  5. Щракнете върху OK.

  6. В работния лист с хронологията, щракнете върху стрелките за филтриране до етикетите на колоните, за да намерите необходимата информация.

Забележка: Записването на работната книга скрива работния лист с хронологията. За да го видите след записване, трябва да го покажете отново, като отметнете квадратчето Нанасяй промените в нов лист в диалоговия прозорец Осветяване на промените.

С помощта на функцията Проследяване на промените в Excel for Mac можете да проследявате, поддържате и показвате информация за промените, които са направени в споделена работна книга.

Важно: 

  • Бутонът Проследяване на промените вече не е наличен в лентата в по-новите версии на Excel for Mac. За да използвате тази функция, първо ще трябва да добавите Проследяване на промените обратно към лентата. За повече информация вижте Добавяне на бутона Проследяване на промените към лентата.

  • Проследяването на промени е налично само за споделени работни книги. Всъщност, когато включите проследяването на промени, работната книга автоматично става споделена. Макар че една споделена работна книга обикновено се съхранява на местоположение, до което други потребители имат достъп, можете да проследявате промени на локално копие на споделената работна книга.

Добавяне на бутона "Проследяване на промените" към лентата

За да добавите бутона Проследяване на промените в лентата, ще трябва да създадете група по избор и след това да добавите бутона към групата.

  1. Щракнете върху Excel > предпочитания > лентата & лентата с инструменти.

    Предпочитания за лентата с инструменти на Лентата на Office2016 for Mac
  2. Под Персонализиране на лентата, под Основни разделиизберете Преглед.

  3. Под списъка Основни раздели щракнете върху Бутон за добавяне на лентата за персонализиране на Office2016 for Mac и изберете Нова група.

  4. Сега можете да преименувате тази група по избор. Просто изберете Нова група (по избор), щракнете върху Office2016_for_Mac_Customize_Ribbon_Settings > Преименуване > въведете име в полето Показвано име и щракнете върху Запиши.

  5. Под Избор накоманди от изберете Основни раздели и след това в списъка изберете Преглед > Промени > Проследяване на промени (Наследени)и след това щракнете върху > (Стрелка за добавяне), за да преместите елемента под групата по избор, която сте създали.

    Щракнете върху Проследяване на промените (стари) и след това щракнете върху >, за да преместите опцията под раздела Преглед

  6. Щракнете върху Запиши и затворете Excel "Предпочитания".

    Би трябвало да видите опцията Проследяване на промените (наследени) в раздела Преглед на лентата.

    Опцията Проследяване на промените (наследени) на лентата

  1. В раздела Преглед щракнете върху Проследяване на промени ислед това щракнете върху Осветяване на промените.

  2. Изберете или изчистете проследяването на промените по време на редактиране. Това също споделя вашата работна книга .

    Избирането на това квадратче за отметка споделя вашата работна книга и осветява направените от вас или другите потребители промени. Ако изчистите квадратчето за отметка, ще получите съобщение, че това действие ще премахне работната книга от споделена употреба.

Когато осветявате промените, докато работите, Excel очертава всички редакции (например промени, вмъквания и изтривания) с цвят на осветяване.

  1. В раздела Преглед щракнете върху Проследяване на промени ислед това щракнете върху Осветяване на промените.

  2. Изберете проследяването на промените по време на редактиране. Това също споделя вашата работна книга .

  3. Под Осветяване на променитеотметнете квадратчето Когато и след това в падащия списък щракнете върху желаната опция.

  4. Направете някое от следните неща:

    За да зададете

    Направете следното

    Потребителите, за които искате да маркирате промените

    Отметнете квадратчето Who и след това в Who щракнете върху желаната опция.

    Областта на листа, където искате да бъдат осветени промените

    Поставете отметка в квадратчето Къде и след това в полето Къде въведете препратката към клетката на диапазона на листа.

    Съвет: Можете също да щракнете върху иконата Свий диалоговия прозорец в десния край на полето Къде и след това да изберете диапазона, който искате да използвате в листа. След като приключите, щракнете отново върху Свий диалоговия прозорец, за да се покаже целият диалогов прозорец.

  5. Уверете се, че квадратчето за отметка Осветяване на промените на екрана е избрано.

  6. Щракнете върху OK.

    Ако получите подкана да запишете работната книга, щракнете върху OK.

  7. В листа направете ованите, които искате.

    Забележка: Някои промени, като например форматиране, не се проследяват и следователно не се маркират с цвят за осветяване.

Когато вече не искате промените да бъдат осветени, можете да спрете да ги осветявате.

  1. В раздела Преглед щракнете върху Проследяване на промени ислед това щракнете върху Осветяване на промените.

  2. Изчистете отметката от квадратчето Осветяване на промените на екрана.

  1. В раздела Преглед щракнете върху Проследяване на промени ислед това щракнете върху Осветяване на промените.

    Забележка: Ако проследяването се промени по време на редактиране. Това също споделя вашата работна книга не е избрана, Excel не е записала хронология на промените за работната книга.

  2. За да изберете промените, които искате да видите, направете едно от следните неща:

    За да прегледате

    Направете следното

    Всички промени, които са проследени

    Поставете отметка в квадратчето Когато изберете Всички от изскачащо меню Кога и след това изчистете квадратчетата Whoи Къде.

    Промени, които са направени след определена дата

    Отметнете квадратчето Когато щракнете върху От дата от списъка Кога и след това въведете най-ранната дата, за която искате да видите промените.

    Промени, направени от конкретен потребител

    Поставете отметка в Who и след това в списъка Who щракнете върху потребителя, чиито промени искате да прегледате.

    Промени в определен диапазон от клетки

    Поставете отметка в квадратчето Къде и след това въведете препратката към клетката на диапазона на листа.

  3. Можете също да щракнете върху Свий диалоговия прозорец в десния край на полето Къде и след това да изберете диапазона, който искате да използвате в листа. След като приключите, щракнете отново върху Свий диалоговия прозорец, за да се покаже целият диалогов прозорец.

  4. За да зададете как искате да видите промените, направете едно от следните неща:

    За да

    Направете следното

    Осветяване на промените в листа

    Поставете отметка в квадратчето Осветяване на промените на екрана.

    Това ви позволява да видите подробните данни за дадена промяна, като починете показалеца над осветена клетка.

    Създаване на списък с промени в отделен лист

    Поставете отметка в квадратчето Списък на промените в нов лист, за да покажете листа с хронология.

    Това квадратче е налично само след като сте включили проследяване на промените и сте записали файла с поне една проследима промяна.

  1. В раздела Преглед щракнете върху Проследяване на промени ислед това щракнете върху Приеми или Отхвърли промените. .

    Ако получите подкана да запишете работната книга, щракнете върху OK.

  2. В диалоговия прозорец Избор на промени в приемане или отхвърляне направете едно от следните неща:

    За да приемете или отхвърлите

    Направете следното

    Промени, които са направени след определена дата

    Отметнете квадратчето Когато щракнете върху От датата от списъка Кога и след това въведете най-ранната дата, след която искате да прегледате промените.

    Промени, които са направени от друг потребител

    Поставете отметка в Who и след това в списъка Who щракнете върху потребителя, чиито промени искате да прегледате.

    Промени, които са направени от всички потребители

    Изчистете отметката Who квадратчето.

    Промени, които са направени в определена област

    Поставете отметка в квадратчето Къде и след това въведете препратката към клетката на диапазона на листа.

    Можете също да щракнете върху Свий диалоговия прозорец в десния край на полето Къде и след това да изберете диапазона, който искате да използвате в листа. След като приключите, щракнете отново върху Свий диалоговия прозорец, за да се покаже целият диалогов прозорец.

    Промени в цялата работна книга

    Изчистете отметката от квадратчето Къде.

  3. Щракнете върху OK и след това прегледайте информацията за всяка промяна в диалоговия прозорец Приемане или отхвърляне на промените.

    Информацията включва други промени, които са засегнати от промените, които правите. При необходимост можете да прелиствате, за да видите цялата информация.

  4. За всяка промяна щракнете върху Приеми или Отхвърли.

    Забележки: 

    • Ако получите подкана да изберете стойност за клетка, щракнете върху стойността, която искате, и след това щракнете върху Приеми.

    • Трябва да приемете или отхвърлите всяка от промените, преди да можете да продължите със следващата промяна.

    • Можете да приемете или отхвърлите всички останали промени едновременно, като щракнете върху Приеми всички или Отхвърли всички.

    • Всички промени трябва да бъдат записани, преди да могат да бъдат изброени в листа с хронология.

    • Когато отхвърлите промяна, листът с хронология записва отхвърлянето с "Отмени" или "Резултат от отхвърлено действие" в колоната Тип действие. За да видите листа с хронология, вижте Преглед на листа с хронология за повече информация.

  1. В раздела Преглед щракнете върху Проследяване на промени ислед това щракнете върху Осветяване на промените.

    Забележка: Ако проследяването се промени по време на редактиране. Това също споделя вашата работна книга квадратчето за отметка не е избрано, Excel не е записало хронология на промените за работната книга.

  2. Под Осветяване на променитеотметнете квадратчето Когато и след това в изскачащо меню Когато щракнете върху Всички.

  3. Изчистете отметките от квадратчетата Кой и Къде.

  4. Отметнете квадратчето Нанасяй промените в нов лист и щракнете върху OK.

  5. Щракнете върху OK.

    Показва се листът с хронология.

  6. В листа с хронология щракнете върху стрелките за филтриране до етикетите на колоните, за да намерите информацията, която искате.

    Забележка: Записването на работната книга скрива листа с хронология. За да видите листа с хронологията след записването, трябва да го покажете отново, като отметне квадратчето Списък на промените в нов лист в диалоговия прозорец Осветяване на промените.

Тъй като хронологията на промените се изтрива, когато изключите проследяването на промените, може да искате да запишете копие на хронологията. Можете да отпечатате листа с хронология или да го копирате в друга работна книга.

  1. В раздела Преглед щракнете върху Проследяване на промени ислед това щракнете върху Осветяване на промените.

  2. Под Осветяване на променитеотметнете квадратчето Когато и след това в списъка Кога щракнете върху Всички.

  3. Изчистете отметките от квадратчетата Кой и Къде.

  4. Отметнете квадратчето Нанасяй промените в нов лист.

  5. Щракнете върху OK.

    Съвети: 

    • За да отпечатате листа с хронология, щракнете върху Печат в менюто Файл, изберете опциите за печат, които искате, и след това щракнете върху Печат.

    • За да копирате листа с хронология в друга работна книга, изпълнете следните стъпки:

    • Задръжте натиснат клавиша CONTROL и щракнете върху раздела Хронология в долната част на листа с хронология и след това щракнете върху Премести или Копирай.

    • В областта За книга щракнете върху името на работната книга, в която искате да преместите листа, или щракнете върху (нова книга).

    • Поставете отметка в квадратчето Създаване на копие и след това щракнете върху OK.

    • Запишете работната книга, съдържаща копирания лист с хронология.

Можете да използвате проследяване на промените, за да регистрирате подробни данни за промените в работната книга всеки път, когато записвате работна книга. Тази хронология на промените може да ви помогне да идентифицирате всички промени, направени в данните в работната книга, и след това можете да приемете или отхвърлите тези промени.

Проследяването на промени е особено полезно, когато няколко потребители редактират една работна книга. Също така е полезно, когато подадете работна книга на проверяващи за коментари и след това искате да обедините входната информация, която получавате, в едно копие на тази работна книга, включвайки промените и коментарите, които искате да запазите.

Когато се правят промени в споделената работна книга, можете да прегледате хронологията на промените директно в листа или в отделен лист с хронология. И по двата начина можете незабавно да прегледате подробна информация за всяка промяна. Можете например да видите кой е направил промяната, какъв тип промяна е направена, кога е направена, кои клетки са засегнати и какви данни са добавени или изтрити.

Когато използвате проследяване на промените, имайте предвид следното:

  • Проследяването на промените се различава от операцията за отмяна и не създава архивно копие    

    Може да очаквате, че проследяването на промените създава архивно копие на работната книга, преди да бъдат направени промените, или че можете да отмените всяка от тези промени. За съжаление, не можете да използвате хронологията на промените, за да върнете промените, като ги отмените или като възстановите по-стара версия на работната книга. Обаче листът с хронология включва запис на всички изтрити данни, така че да можете да копирате тези данни обратно в първоначалните клетки в споделената работна книга.

    Тъй като проследяването на промените не е предназначено да ви помага да връщате по-старите версии на работната книга, трябва да продължите да архивирате работните книги, в които е активирано проследяването на промените.

  • Някои типове промени не се проследяват    

    Промените, които правите в съдържанието на клетките, се проследяват, но други промени, като например промени във форматирането, не се проследяват. Някои Excel функции не са налични в споделени работни книги и следователно не могат да бъдат проследени.

  • Хронологията на промените се запазва само за определен интервал    

    По подразбиране, когато включите проследяването на промените, хронологията на промените се запазва в продължение на 30 дни, за да се запази размерът на работната книга управляем. Можете обаче да увеличите или намалите броя на дните в хронологията на промените, които искате да запазите. За да запазите хронологията на промените за неопределено време, можете да зададете голям брой дни. Освен това периодично можете да правите копия на информацията от хронологията.

  • Най-старата част от хронологията на промените се изтрива периодично    

    Excel определя коя част от хронологията на промените да се съхранява, като брои назад от текущата дата. Всеки път, когато затворите работната книга, Excel изтрива всяка част от хронологията на промените, която е по-стара от броя на зададените дни, след като работната книга е била записана за последен път.

    Ако например пазите хронологията на промените 30 дни и отворите една работна книга за първи път от два месеца, ще можете да разгледате хронологията отпреди два месеца. Когато обаче затворите тази работна книга, хронологията от предишните 30 дни (преди 31 до 60 дни) се изтрива.

Важно: Ако изключите проследяването на промените или прекратите споделянето на работната книга, цялата хронология на промените се изтрива окончателно.

Excel предоставя следните начини за достъп и използване на съхранената хронология на промените.

  • Осветяване на екрана    

    Excel може да отбележи променените области в различен цвят за всеки потребител и да покаже основните подробности като коментар, когато поставите показалеца на мишката върху някоя променена клетка. Осветяването на екрана е полезно, когато една работна книга няма много промени или когато искате да видите с един поглед какво се е променило.

  • Проследяване на хронологията     

    Excel да покажете отделен лист с хронология, който предоставя списък с подробни данни за промените, върху който можете да филтрирате, за да намерите промените, които ви интересуват. Листът с хронология е полезен, когато работната книга има много промени или когато искате да проучите какво се е случило в поредица от промени.

  • Промяна на преглеждането    

    Excel може да ви преведе стъпка по стъпка през направените промени, за да можете да решите дали да приемете, или да отхвърлите всяка една промяна. Този метод е полезен, когато оценявате коментарите от други потребители.

Имате нужда от още помощ?

Винаги можете да попитате експерт в техническата общност на excel или да получите поддръжка в Общността за отговори от.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×