Разпространение на отчет

Какво искате да направите?

• Изпращане на отчет с помощта на командата "имейл"

• Експортиране на отчет в папка или библиотека с документи на SharePoint

• Научете повече за създаването на център за отчети в SharePoint

Изпращане на отчет с помощта на командата "имейл"

Един от най-бързите начини за разпространяване на отчет е с помощта на командата "имейл". Само с няколко щраквания на мишката Access експортира отчета и след това създава ново имейл съобщение с прикачения файл.

1. В навигационния екран изберете отчета, който искате да изпратите.

2. Изберете външни данни > имейл.

3. В диалоговия прозорец Изпращане на обекта като изберете изходния формат, който искате да използвате, като например PDF, и след това щракнете върху OK.

   Забележка    Въпреки че има различни формати, които можете да изберете, обмислете дали да не използвате портативен документен формат (PDF), който е станал фактически стандарт, запазва оформлението и формата на първоначалния отчет за Access и има вградени начини за персонализиране на страниците за преглед и печат. За повече информация вижте Инсталиране на Adobe Reader и печат на PDF.

   Access отваря ново имейл съобщение в Outlook с прикачения файл.

4. Въведете имейл адресите на получателите в полетата " до " и " Як ", описание в полето тема и съобщение в областта за съобщения.

   Съвет    По подразбиране файлът, който изпращате с помощта на този метод, не се записва на вашия компютър. Ако искате да запишете копие на файла на вашия компютър, щракнете с десния бутон върху прикачения файл в прикачения прозорец и след това изберете Запиши като.

5. Изберете Изпращане.

Забележка    За да автоматизирате процеса, можете да използвате действието EMailDatabaseObject макрос. Можете например да създадете макрос с поредица от тези действия, за да изпратите по имейл различни отчети до различните потребители.

Най-горе на страницата

Експортиране на отчет в папка или библиотека с документи на SharePoint

1. В навигационния екран изберете отчета, който искате да експортирате.

2. Изберете външни данни > PDF или XPS , за да отворите диалоговия прозорец публикуване като PDF или XPS .

3. Направете едно от следните неща:

   • Намерете папката с помощта на навигационния екран.

   • Намерете сайта на SharePoint, като щракнете върху SharePoint в навигационния екран или като въведете URL адреса на сайта в адресното поле в горната част. Например:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     За повече информация вижте откриване на съдържание с началната страница на SharePoint.

4. В полето Запиши като тип се уверете, че е избран типът на PDF файла.

5. За да промените името на отчета по подразбиране, въведете ново име на файла в полето име на файл .

6. За да отворите отчета веднага след като сте го експортирали, поставете отметка в квадратчето отвори файла след публикуване .

7. Под оптимизиране занаправете едно от следните неща:

   • За да оптимизирате отчета за по-голям файл с по-висока разделителна способност (препоръчва се за печат), изберете стандартен.

   • За да оптимизирате отчета за по-малък файл с по-ниска разделителна способност (препоръчва се за публикуване онлайн), изберете минимален размер.

8. Изберете Публикувай. Access създава файла. Ако сте избрали Access да отвори файла след публикуване, Adobe Reader показва файла.

9. За да запишете стъпките на операцията, така че да можете да изпълнявате и планирате една и съща операция, щракнете върху квадратчето за отметка Запиши стъпките за експортиране :

   • Въведете име и описание за стъпките.

   • За да създадете задача на Outlook, която планира операцията за експортиране на бъдеща дата, изберете квадратчето за отметка Създай задача за Outlook .

   За повече информация вижте Записване като спецификация на подробностите за операцията за импортиране или експортиране.

   Забележка    Друг начин за автоматизиране на процеса е да използвате действието ExportWithFormatting макрос. Можете например да създадете смислено име на файл, базирано на заглавието на отчета и датата на експортирането. Това помага на потребителите да намират правилния отчет в библиотека или папка на SharePoint за много отчети. За да направите това, укажете следния израз в аргумента изходен файл:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Където RptQC5 е името на обекта на отчета, Auto_Header0 е секцията за горен колонтитул на отчета и свойството надпис е заглавието на отчета.

Най-горе на страницата

Научете повече за създаването на център за отчети в SharePoint

Обмислете създаването на специален център за отчети в библиотека с документи на SharePoint, така че потребителите да могат по-лесно да откриват и преглеждат отчетите, които са им необходими. Чрез добавяне на колони, свързване към библиотеката от Access и персонализиране на библиотеката с документи с изгледи можете да осигурите първокласна среда за вашите потребители. Следва основните стъпки, които можете да предприемете.

Създаване на библиотека с документи    Библиотеката с документи е защитено местоположение на файл, което опростява сътрудничеството. Можете да добавите колони към библиотека, като например категории, лица или групи, както и изчисляеми колони, които можете да използвате, за да създавате изгледи и филтри.

За повече информация вижте Какво представлява библиотека с документи?

Актуализиране на колони на библиотека от Access    Чрез свързване на библиотеката с Access можете да актуализирате колоните в библиотеката с документи от Access, за да помогнете на потребителите да намират отчетите, които искат, и да предоставят допълнителна информация.

За повече информация вижте Импортиране, свързване или преместене на данни в SharePoint.

Създаване на сортирани и филтрирани изгледи    Вместо да изпращате отчета от Access по имейл, изпратете връзка към съответния изглед на библиотеката с документи. Например:

• Сортирайте изгледа във възходящ ред по модифицираната колона така, че да се показва най-актуалния отчет. За повече информация вижте използване на сортиране за модифициране на изглед на SharePoint.

• Ако имате колона за избор в библиотеката, наречена JobFunction с три стойности: Lineworker, бригадир и супервайзор, създайте отделни изгледи на базата на израз за филтър за всяка роля на проект:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Когато изпратите връзка към изгледа на надзора и потребителят щракне върху нея, изгледът ще показва конкретните отчети за надзорниците. За да получите връзка към изгледа на библиотеката, покажете изгледа и след това копирайте URL адреса от адресната лента.

• Ако имате колона на човек в библиотеката, наречена OurEmployees, създайте изглед на базата на израз за филтър, който използва функцията me , за да показва само отчетите за текущия потребител:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Когато изпратите връзка към изгледа и потребителят щракне върху нея, изгледът ще покаже конкретните отчети за този потребител.

За повече информация вижте използване на филтриране за модифициране на изглед на SharePoint и Редактиране на списъчен изглед в SharePoint.

Свързване на уеб части на модерна страница   Можете също да създадете модерна страница, за да покажете файл на базата на това, което потребителят избира в библиотека с документи, като свържете уеб част за визуализатор на файлове към уеб част за библиотека с документи. Потребителите могат да преглеждат отчетите, за да намират това, което желаят.

За повече информация вижте използване на уеб части на страници на SharePoint и Свързване на уеб части в SharePoint online.

Лост Microsoft Flow    Можете да автоматизирате използването и управлението на библиотеката с помощта на Microsoft Flow. Например можете да натискате уведомления, да изпращате ежедневни напомняния, да създавате задача за Planner и да архивирате файлове с изтекъл срок в папка.

За избран елемент в SharePoint Създайте задача на Planner с връзка към елемента на SharePoint.

За повече информация вижте Създаване на поток за списък или библиотека в SharePoint Online или OneDrive за бизнеса.

Най-горе на страницата