Реализиране на управление на записи

Можете да управлявате записите "на място", което означава, че можете да оставите документ в текущото му местоположение в сайт или да съхранявате записи в конкретен Архив, като например сайт на център за записи.

Преди да реализирате управление на записи, се препоръчва първо да създадете план за управление на записи за вашата организация. За да ви помогне да изберете правилната система за управление на записи за вашата организация, вижте Изберете как да съхранявате и управлявате записите.

Забележка: В SharePoint online въведохме използването на етикети за съхранение, за да декларираме съдържание като записи, което ефективно замества необходимостта да се използва Центърът за записи. Ако използвате център за записи, можете да продължите да го използвате заедно с етикети за съхранение. Но за да се придвижвате напред, за целите на управление на записи, ви препоръчваме да използвате етикети за съхранение вместо центъра за записи.

Създаване и конфигуриране на сайт "център за записи"

Този раздел предоставя общ преглед на основните стъпки, които трябва да изпълните, за да създадете и конфигурирате сайт "център за записи". Щракнете върху връзките, за да видите конкретни указания за всяка стъпка.

  1. Създаване на сайта "център за записи " с помощта на шаблона за сайт "център за записи".

  2. Създавате библиотеки със записи или списъци , за да управлявате и съхранявате всеки тип запис, който е указан във вашия план за файлове (Def: файл) описва типовете документи или елементи, които организацията потвърждава като официални бизнес записи. Той указва къде се съхраняват тези записи и предоставя информация, която различава един тип запис от друг).

  3. Добавете асоцииран тип съдържание към вашите библиотеки и списъци.

  4. Създаване и добавяне на колони на сайт към подходящите типове съдържание, които да съдържат и показват метаданните за всеки тип запис, който е указан във вашия план за файлове.

  5. Добавете правила за управление на информацията към тип съдържание в сайта на центъра за записи.

  6. Конфигуриране на организатора на съдържание да маршрутизира всеки тип запис към правилното местоположение.

Най-горе на страницата

Създаване на сайт "център за записи"

Препоръчваме да създадете център за записи като колекция от сайтове от най-горно ниво, а не като подсайт. За да създадете колекция от сайтове, трябва да сте член на групата на SharePoint за администратори на сървъри на компютъра, на който се изпълнява уеб сайтът за централно администриране на SharePoint.

В SharePoint Online можете да създадете сайт "център за записи" от вашия сайт на SharePoint Top Level. Щракнете върху + Създаване на сайт, след което започнете от стъпка 4 по-долу.

  1. Стартирайте централното администриране на SharePoint 2013 или 2016.

    • За Windows Server 2008 R2:

      • Щракнете върху Старт, щракнете върху продукти на Microsoft SharePoint 2013 или Microsoft SharePoint 2013 продуктии след това щракнете върху централното администриране на SharePoint 2013 или централното администриране на SharePoint 2016.

    • За Windows Server 2012:

      • В стартовия екран щракнете върху централното администриране на SharePoint 2013 или централното администриране на SharePoint 2016.

        Ако централното администриране на sharepoint 2013 или централното администриране на SharePoint 2016 не е в началния екран:

      • Щракнете с десния бутон върху компютър, щракнете върху всички приложенияи след това щракнете върху централно администриране на SharePoint 2013 или централно администриране на SharePoint 2016.

  2. В уеб сайта на централното администриране, в секцията управление на приложения щракнете върху Създаване на колекции от сайтове.

  3. На страницата Създаване на колекция от сайтове , в секцията уеб приложение , ако уеб приложението, в което искате да създадете колекция от сайтове, не е избрано, щракнете върху стрелката надолу. В менюто уеб приложение щракнете върху Промяна на уеб приложение, след което щракнете върху уеб приложението, в което искате да създадете колекцията от сайтове.

  4. В раздела заглавие и описание въведете заглавие и описание за колекцията от сайтове.

  5. В секцията адрес на уеб сайт изберете пътя, който да използвате за вашия URL адрес (например път за включване на заместващ символ, като например/Sites/, или главния указател (/).

    Ако изберете път за включване на заместващ символ, трябва също да въведете името на сайта, което да използвате в URL адреса на вашия сайт.

  6. В секцията избор на шаблон , в списъка избор на версия на опит изберете версията за опит на SharePoint на шаблоните, които искате да използвате.

    Изберете версията за опит, ако искате колекцията от сайтове да изглежда и да се изпълнява като колекция от сайтове в SharePoint Server. Колекция от сайтове, която използва по-стара версия на опит, се изпълнява в по-късна версия на SharePoint, но потребителският интерфейс и потребителският опит на колекцията от сайтове ще отразяват предишната версия. Колекция от сайтове, които могат да бъдат надстроени по всяко време към най-новата версия за работа.

  7. В секцията избор на шаблон изберете раздела корпоративен и след това щракнете върху център за записи.

  8. В секцията основен администратор на колекцията от сайтове въведете потребителското име (във формуляра домейн \ потребителскоиме) за потребителя, който ще бъде администратор на колекцията от сайтове.

  9. Във вторичната секция администратор на колекцията от сайтове въведете потребителското име за вторичния администратор на колекцията от сайтове. Определянето на втори администратор на колекцията от сайтове е най-добра практика да се гарантира, че някой може да управлява колекцията от сайтове, когато не присъства основен администратор на колекцията от сайтове.

  10. Ако използвате квоти за управление на място за съхранение за колекции от сайтове, в секцията шаблон за квота щракнете върху шаблон в списъка избор на шаблон за квота .

  11. Щракнете върху OK.

Създаване на библиотеки или списъци за управление на записи

Библиотеките и списъците са важни елементи в управлението на записи. Те служат като шкафове за файлове за всеки тип запис, който искате да съхранявате или управлявате. Свързването на типове съдържание (обяснение по-късно) в библиотеки и списъци допълнително помага да се категоризират вашите записи. Препоръчваме да създадете една библиотека с документи или списък за всеки тип съдържание в плана си за записи.

Добавяне на съществуващ тип съдържание към списък или библиотека

Когато добавите тип съдържание към списък или библиотека, можете да го направите достъпен за този списък или библиотека, за да съдържа елементи от този тип. Когато записите се подават в центъра за записи, те се маршрутизират към съответния списък или библиотека на базата на типа съдържание на документа.

Най-горе на страницата

Създаване и добавяне на колони на сайт към списъци, библиотеки или типове съдържание

Колоните ви помагат да групирате, категоризирате и проследявате записи или други елементи. Колоната на сайта дефинира елемент от метаданни, които могат да бъдат свързани с тип съдържание, списък или библиотека. Например може да искате да добавите колони на сайта, за да дефинирате "автор" или "дата на завършване." Добавяне на колона на сайт към тип съдържание за записи или за съхраняване на елементи от метаданни, които са подадени с запис, или за добавяне на метаданни, за да се управлява записът.

Създаване на колона на сайт

  1. В сайта "център за записи" щракнете върху настройки Бутон за настройки на Office 365 , след което щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint, свързан с група, щракнете върху Настройки, щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху настройки на сайта.

  2. В страницата "Настройки на сайта", под галерии на Web Designerщракнете върху колони на сайта.

  3. На страницата колони на сайта щракнете върху Създаване.

  4. В страницата "нова колона на сайт", в раздела име и тип , в полето име на колона въведете желаното име.

  5. Изберете типа на информацията, която искате да съхраните в колоната – например валута, дата и час или текст.

  6. В раздела Група изберете съществуващата група, в която да съхранявате колоната нова страница или изберете нова група , за да създадете нова група, за да съхраните колоната. Групите предоставят начин за организиране на колони и по-лесното им намиране.

В секцията допълнителни настройки на колона изберете настройките за допълнителни колони, които искате. Опциите, които са налични в този раздел, са различни в зависимост от типа на колоната, която сте избрали в секцията име и тип . Например ако типът информация, която трябва да се съхранява в колона, е избор, можете да дефинирате възможностите за избор за изброяване в секцията допълнителни настройки на колона .

  1. Щракнете върху OK.

Добавяне на колона на сайт към тип съдържание за записи

  1. От началната страница на сайта "център за записи" щракнете върху настройки, а след това щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint, свързан с група, щракнете върху Настройки, щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху настройки на сайта.

  2. В секцията галерии на Web Designer щракнете върху типове съдържание на сайта.

  3. В страницата "типове съдържание на сайта" щракнете върху типа съдържание на сайта, който искате да конфигурирате.

  4. След като сте избрали тип съдържание на сайт от родителския сайт или сте създали нов тип съдържание на сайт, на страницата избрани типове съдържание на сайт, в раздела колони щракнете върху Добавяне от съществуващи колони на сайт.

  5. На страницата Добавяне на колони към тип съдържание, в секцията избор на колони изберете групата, в която искате да филтрирате, от списъка избор на колони от .

  6. Изберете колоната, която искате да добавите, от списъка Налични колони и след това щракнете върху Добави.

  7. В секцията Актуализирай списъците и типовете съдържание на сайта Задайте дали дъщерните типове съдържание на сайт, които наследяват от този тип съдържание на сайт, ще се актуализират с промените ви.

  8. След като приключите с добавянето на колоните, които искате, щракнете върху OK.

Забележка: Ако типът съдържание, който искате да изберете, не се показва като връзка (сив) на тази страница, типът съдържание принадлежи на родителски сайт на сайта на центъра за записи и следователно трябва да бъде избран и конфигуриран от родителския сайт. Можете да направите това, като щракнете върху връзката под колоната източник до сив тип съдържание на сайт под колоната тип съдържание на сайта .

Най-горе на страницата

Създаване на правила за управление на информацията за записи

Правилата за управление на информацията са набор от правила за тип съдържание. Правилата за управление на информацията разрешават на организациите да контролират и проследяват неща като това колко дълго се съхранява съдържанието или какви действия могат да предприемат потребителите с това съдържание.

Забележка: За да изпълните тази задача, трябва да сте член на групата "собственици" за сайта "център за записи".

Добавяне на правила за управление на информацията към тип съдържание

Забележка: Не можете да указвате правила за управление на информацията за основен тип съдържание. Основните типове съдържание се инсталират при създаването на колекция от сайтове. Трябва да създадете тип съдържание, който е получен от основен тип съдържание и да приложите правила за управление на информацията към производния тип съдържание.

  1. В сайта щракнете върху настройки Бутон за настройки на Office 365 , след което щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint, свързан с група, щракнете върху Настройки, щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху настройки на сайта.

  2. В страницата "Настройки на сайта", в секцията галерии на Web Designer щракнете върху типове съдържание на сайта.

  3. В страницата "типове съдържание на сайта" щракнете върху типа съдържание, към който искате да добавите правила за управление на информацията.

  4. В страницата "тип съдържание" щракнете върху Настройки на правила за управление на информацията.

  5. На страницата "Редактиране на правила" въведете описание за правилата и след това напишете кратко изявление за правилата, обясняващо на потребителите за какво е правилото. Инструкцията за правилата може да бъде до 512 знака.

  6. След това трябва да добавите една или повече функции за правила към правилата за управление на информацията. При разрешаване на функциите ще бъдат представени допълнителни настройки.

Добавяне на функции за правила към правилата за управление на информацията

Функциите за правила, които можете да добавите към политика за информация, са етикети, проверка, изтичане на срок и щрихкодове.

Добавяне на функция за правила за съхранение към правила за управление на информацията policy

  1. В страницата "Редактиране на правила" поставете отметка в квадратчето Разреши съхранението .

  2. Щракнете върху Добавяне на етап на съхранение и изберете една от следните опции за период на съхранение, за да укажете кога изтичат документите: за да зададете датата на изтичане на срока на базата на свойство на дата, изберете този етап се базира на свойство за дата върху елемента и след това изберете действието (създадено или изменено) и периодът от време (дни, месеци или години).

  3. Въведете стойност в полето между списъците, за да зададете периода от време.

  4. Изберете действието, което трябва да възникне, когато изтече срокът на документа.

  5. Ако искате избраното действие да се повтори, изберете квадратчето за отметка в секцията повторяемост и след това изберете периода за повторение.

  6. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Добавяне на функция за правила за проверка към правилата за управление на информацията

  1. В страницата "Редактиране на правила", в секцията проверка изберете Разрешаване на проверкаи след това поставете отметки в квадратчетата до събитията, за които искате да запазите следа от проверка.

  2. Щракнете върху OK.

    Забележка: За да видите регистрационните файлове за проверка, в страницата "Настройки на колекция от сайтове" щракнете върху отчети на регистрационни файлове за проверкаи след това изберете отчета за преглед.

Добавяне на функция за правила за щрихкод към правила за управление на информацията

  1. В страницата "Редактиране на правила", в секцията щрихкодове изберете Разрешаване на щрихкодове.

  2. Изберете подканите потребители, за да вмъкнете щрихкод... квадратчето за отметка, ако искате клиентските приложения на Office да изискват от потребителите да вмъкват щрихкод в своите документи.

Добавяне на функция за правила за етикети към правилата за управление на информацията

  1. В страницата "Редактиране на правила", в раздела етикети Поставете отметка в квадратчето Разреши етикетите .

  2. За да изисквате потребителите да вмъкнат етикет преди записване или отпечатване на документ, изберете Подканвай потребителите да вмъкнат етикет преди записването или отпечатването.

  3. За да забраните променянето на етикетите след добавянето им, изберете предотвратяване на промени в етикетите, след като са добавени.

  4. В полето формат на етикета въведете текста, който искате да се показва върху етикета. Можете да използвате всяка комбинация от фиксирани текст или свойства на документ, с изключение на изчисляеми или вградени свойства, като например глобален Еднозначен идентификатор (GUID) или създаден от. За да започнете нов ред, използвайте последователността на знаците \n .

  5. Изберете шрифт, размер на шрифта, стил на шрифта и обосновка за текста на етикета.

  6. Въведете височина на етикета в инчове в полето височина и ширина на етикета в инчове в полето ширина .

  7. Щракнете върху Обнови , за да прегледате промените.

  8. Щракнете върху OK.

Конфигуриране на управлението на записи на места

Когато използвате центъра за записи, работите в заключено хранилище и можете да използвате операция "Изпрати до", за да получите записи в това хранилище. Но всеки сайт може да бъде разрешен за управление на записи на място може да бъде конфигуриран като система за управление на записи. В този тип система, за разлика от центъра за записи, можете да съхранявате записи заедно с активните документи в пространство за съвместна работа. Някои допълнителни предимства на използването на система за управление на записи на места са:

  • Записите могат да съществуват и да бъдат управлявани в множество сайтове.

  • При разрешени версии нови допълнителни версии на записи може да се създават автоматично.

  • търсенето за откриване на електронни данни може да се изпълнява едновременно и за записи, и за активни документи.

  • По-широк контрол върху това какво е записът във вашата организация и кой може да създава запис.

Има три основни стъпки за конфигуриране на управлението на записи на място:

  1. Активиране на управление на записи на място на ниво колекция от сайтове.

  2. Конфигуриране на настройки за деклариране на записи на ниво колекция от сайтове.

  3. Конфигуриране на настройки за деклариране на записи на ниво списък или библиотека.

    Забележка: За да декларирате ръчно елементи като записи, трябва да сте сътрудник или администратор на списък.

Най-горе на страницата

Активиране на управление на записи на място на ниво колекция от сайтове

Първата стъпка в конфигуриране на система за управление на записи на място е да активирате функцията на ниво колекция от сайтове. Активирането на функцията разрешава командата за деклариране/недеклариране на запис на лентата.

Забележка: За да изпълните тази задача, трябва да сте администратор на колекцията от сайтове.

  1. В най-горното ниво на сайта щракнете върху настройки Бутон за настройки на Office 365 , след което щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint, свързан с група, щракнете върху Настройки, щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху настройки на сайта.

  2. Под администриране на колекция от сайтовещракнете върху функции на колекцията от сайтове.

  3. До управление на записи на позициящракнете върху Активирай.

Конфигуриране на настройки за деклариране на записи на ниво колекция от сайтове

  1. В най-горното ниво на сайта щракнете върху настройки Бутон за настройки на Office 365 , след което щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint, свързан с група, щракнете върху Настройки, щракнете върху съдържание на сайтаи след това щракнете върху настройки на сайта.

  2. Под администриране на колекция от сайтовещракнете върху Настройки на декларации за записи.

  3. На страницата Настройки на декларация за запис, ако искате да поставите ограничение за това какво може да бъде направено за елементи, които са декларирани като записи, изберете една от опциите в секцията ограничения за записи .

  4. В секцията достъпност на деклариране на записи изберете дали ръчната декларация за записи трябва да е налична в списъците и библиотеките по подразбиране. Ако изберете опцията не е налична във всички местоположения по подразбиране , записите могат да бъдат декларирани само чрез правилата или работния поток.

  5. В раздела роли на деклариране изберете ролите, които могат ръчно да декларират и отменят деклариране на записи.

  6. Изберете OK.

Конфигуриране на настройки за деклариране на записи на ниво списък или библиотека

Можете да имате повече контрол върху мястото, където елементите могат да бъдат декларирани като записи, чрез конфигуриране на декларации за записи за списък или библиотека. Когато конфигурирате списък или библиотека за деклариране на записи, можете да зададете елементите да бъдат декларирани автоматично като записи, когато бъдат добавени към списъка или библиотеката.

  1. От списъка или библиотеката, където искате да конфигурирате настройките за деклариране на записи, щракнете върху раздела библиотека или списък на лентата, а след това щракнете върху Настройки на библиотеката или настройки на списък.

    В SharePoint online щракнете върху настройки Бутон за настройки на Office 365 след което щракнете върху Настройки на списък или настройки на библиотеката.

  2. Под страницата "Настройки на библиотеката/списъка", под разрешения и управлениещракнете върху Настройки на декларации за записи.

  3. В раздела достъпност на ръчно деклариране на записи изберете:

  4. Дали искате списъкът или библиотеката да използва настройките по подразбиране за деклариране на записи, използвани от колекцията от сайтове,

  5. дали потребителите трябва винаги да могат да декларират ръчно елементи като записи за списъка или библиотеката или

  6. дали потребителите да не могат никога да декларират ръчно записи в списъка или библиотеката.

  7. В секцията Автоматична декларация Поставете отметка в квадратчето, ако искате всички елементи, които са добавени към списъка или библиотеката, да бъдат автоматично декларирани като записи.

  8. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×