Сортиране на записи върху стойности на текст, числа или дати

Сортирането на данните може да изпълни голяма роля при създаването на отчет или формуляр, който е ефективен и лесен за използване. Например продуктов каталог, който изброява продуктите по азбучен ред или на базата на единична цена, е много по-лесен за използване от този, който изброява елементите в произволен ред.

Тази тема обяснява как да сортирате записи, когато преглеждате и проектирате таблица, заявка, формуляр или отчет.

В тази статия

Въведение

Можете да сортирате записите в таблица, заявка, формуляр или отчет в едно или повече полета. С минималната проектантска работа Вие и потребителите на вашия формуляр или отчет можете да изберете как да се сортират записите.

Например когато проектирате отчета за продуктовия каталог, можете да изберете да се изброят продуктите по азбучен ред. Редът, който изберете, когато проектирате обект, става ред за сортиране по подразбиране на обекта. Но когато преглеждате заявката или отчета, всеки от вашите потребители може да сортира записите по желания от вас начин, като например по цена или по доставчик.

Забележка: Изгледът може да се сортира върху всяко поле, което се показва в изгледа, с изключение на полета, които съдържат прикачени файлове или OLE обекти.

Можете да прецизирате резултатите си, като сортирате записи на повече от едно поле. Когато сортирате по няколко полета, е важно да определите какво е известно като най-отдалечените и най-съкровените полета за сортиране. Определянето на подходящите полета като вътрешни и външни полета за сортиране е необходимо, за да получите желаните резултати. Например, Представете си, че искате да сортирате таблицата "Контакти" в полетата собствено и фамилно име. Ако искате първите имена, сортирани от а до я (или от я до а) в рамките на всяко фамилно име, име е най-съкровеното поле. От друга страна, ако искате последните имена, сортирани в рамките на всяко собствено име, фамилия е най-съкровеното поле. Казано по друг начин, записите се сортират първо (най-отдалечени) в полето фамилия и след това напред (най-съкровените) в полето Име.

Най-вътрешно и най-външно поле за сортиране

1. фамилия е най-отдалеченото поле и собствено име е най-съкровеното поле

2. собствено име е най-отдалеченото поле, а фамилия е най-съкровеното поле

Едно нещо, което трябва да помните, когато прилагате поръчки за сортиране, е че числа, текст и специални знаци се сортират в зависимост от избрания език и регионални настройки на вашия компютър. Ако езикът и регионалните настройки, зададени в диалоговия прозорец Опции на Access , не съвпадат с тези, зададени в контролния панел, получените поръчки за сортиране може да не съответстват на очакванията ви.

Преглед или промяна на езика или региона по подразбиране

За да прегледате езиковите настройки в Access, щракнете върху Опцииза > на файл . В раздела Общи под Създаване на бази даннипрегледайте или променете стойността в списъчното поле нов ред за сортиране на базата данни . Можете да зададете опцията за Общи , ако искате да използвате един от тези езици – африкаанс, Албански, арабски, баски (баски), български език, беларуски, каталунски, нидерландски, английски, Фарьорски, фарси, немски – стандартен, гръцки, иврит, хинди, Индонезийски, италиански, Малайски, португалски, руски, Сръбски, суахили и урду. Забележете, че тази настройка засяга само новите бази данни. За да приложите тази настройка към съществуваща база данни, първо уплътнете базата данни.

За да уплътните базата данни:

  • Щракнете върху инструменти за бази данни > компактен и поправи базата данни.

За да прегледате регионалните настройки за вашия компютър, вижте Промяна на регионалните настройки на Windows, за да промените облика на някои типове данни.

Най-горе на страницата

Сортиране на записите в изглед

Забележка: В Access сортирането на отчета е малко по-различно от сортирането на таблица, заявка или формуляр.

Сортиране на отчет

Сортиране на таблица, заявка или формуляр

Сортиране на отчет

  1. Отворете отчета в изглед на оформление или изглед за проектиране.

  2. Ако екранът групиране, сортиране и обща сума не е отворен, в групата групиране на & общи суми (в раздела формат в изглед на оформление или в раздела проектиране в изглед за проектиране) щракнете върху Група & сортиране.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако отчетът не е нито групиран, нито сортиран, щракнете върху Добавяне на група в екрана групиране, сортиране и обща сума и след това изберете най-отдалеченото поле за сортиране. Щракнете върху втората падаща стрелка и изберете как да бъдат подредени стойностите. Щракнете върху ощеи след това щракнете върху стрелката отдясно на със заглавна секцияи изберете без секция горен колонтитул. Повторете тези стъпки за всяко поле за сортиране, като най-вътрешното поле за сортиране, което се появява в долната част.

    • Ако отчетът вече е групиран или сортиран, прегледайте съществуващите нива и направете промените внимателно. За да промените поле, използвайте първата падаща стрелка. За да промените реда, щракнете върху втората падаща стрелка. За да промените ниво на групиране само на ниво на сортиране, променете със секция горен колонтитулбез секция горен колонтитул.

Съвет: За да сортирате отчет в едно поле, Отворете отчета в изглед на оформление, щракнете с десния бутон върху полето и изберете желаната от вас опция за сортиране. Например, ако изберете полето възраст, щракнете върху сортиране от най-малкото към най- голямото или сортиране от най-голямо към най-малко. Но ако отчетът е групиран или искате да сортирате по няколко полета, трябва да използвате екрана групиране, сортиране и обща сума .

Сортиране на таблица, заявка или формуляр

  1. Определете полетата, по които искате да сортирате. За да сортирате по две или повече полета, Идентифицирайте полетата, които ще действат като най-съкровените и най-отдалечените полета за сортиране.

  2. Щракнете с десния бутон някъде в колоната или контролата, съответстващи на най-съкровените полета, и щракнете върху една от командите за сортиране. Командите са различни в зависимост от типа на данните, които са в избраното поле.

    Забележка: Когато сортирате данни за поле, което е от тип "да/не", стойността на "да", "TRUE" или "вкл." се смята за "избрана" и стойността на "не", "FALSE" или "изкл." се смята за "изчистена". Показване по подразбиране за този тип поле е квадратче за отметка, но можете да го настроите така, че да се показва като текстово поле или разгъващ се списък. Ако промените показването за този тип поле на текстово поле или разгъващ се списък, той все още се сортира като "избран" или "Изчисти".

    Опции за сортиране

    1. "число", "валута", "автономериране"

    2. къс текст (текст), дълъг текст (паметна бележка), хипервръзка

    3. да/не

    4. дата и час

  3. Повторете предишната стъпка за всяко поле за сортиране, като завършвате с най-отдалеченото поле за сортиране.

    Записите се преподреждат така, че да съответстват на реда на сортиране.

    Забележка: Ако текстово поле съдържа низове с нулева и нулева дължина, когато са сортирани във възходящ ред, записите с нулеви стойности се показват първо, а след това записите с низове с нулева дължина и след това записите с непразни стойности.

    Научете как се обработват специални знаци, водещи интервали и отрицателни стойности по време на сортирането

    Ако дадена стойност в поле започва със специален знак, като например тире, кръгли скоби или друг символ, ще наблюдавате следното поведение при сортиране във възходящ ред:

    • Стойностите, които започват със знак за интервал, ще се показват преди буквено-цифрови стойности.

    • Стойностите, оградени в кавички, следват стойности, които започват с интервал, но предшестват буквено-цифрови стойности.

    • Стойностите, които започват със знака минус (-) предшестват стойности, които започват със знака "плюс" (+).

    • За всички други символи редът се определя чрез преглеждане на кодовете на ASCII знаците на знаците. Например кодът за символа за долар ($) е 36 и кодът за знака за равенство (=) е 61, така че стойности, започващи с $, ще се показват преди стойности, започващи с =.

      За да отмените този ред, можете да изберете да игнорирате първия знак на всички стойности в полето. Тази техника действа, ако стойностите в полето винаги започват с един специален знак, като например знак минус или със същия брой специални знаци – по този начин знаете колко знака да игнорирате. За информация "стъпка по стъпка" как да сортирате частични стойности, вижте статията сортиране на записи въз основа на частични стойности в едно поле. Ако броят на знаците за игнориране е различен, можете да зададете ред на сортиране по избор. За информация "стъпка по стъпка" Вижте статията сортиране на записи в ред по избор.

Не забравяйте, че не можете да премахнете реда на сортиране само от едно поле. За да премахнете сортиране от всички полета за сортиране, в раздела Начало , в групата сортиране & филтър щракнете върху Изчисти всички сортиранияи след това приложете желаните поръчки за сортиране.

Допълнителни сценарии за сортиране    

Когато използвате командите за сортиране, типът данни на полето и пълните стойности на всяко поле се използват, за да се определи редът на записите. Но какво да направите, ако искате текстови стойности, като например понеделник, вторник и т. н., сортирани по ред по поръчка, а не по азбучен ред? Или искате да сортирате текстово поле, което съдържа IP адреси? Вижте следните теми, ако вашите нужди за сортиране не са изпълнени от командите за сортиране:

Най-горе на страницата

Премахване на ред на сортиране

  • За да премахнете реда на сортиране от таблица, заявка или формуляр, в раздела Начало , в групата сортиране & филтър щракнете върху Изчисти всички сортирания.

    Това ще премахне реда на сортиране от всички полета в изгледа.

  • За да премахнете реда на сортиране от отчет, отворете екрана групиране, сортиране и обща сума , като щракнете върху Група & сортиране в групата групиране на & общи суми (в раздела формат в изглед на оформление, в раздела проектиране в изглед за проектиране). След това щракнете върху нивото на сортиране, което искате да премахнете, и щракнете върху Изтрий. Запис, който отговаря на поле за сортиране, ще започва с думи, сортирани по. Избягвайте да изтривате записи, които започват с Group by, защото това ще промени структурата на отчета.

Най-горе на страницата

Записване на ред на сортиране с обект

Редът за сортиране, който се прилага последно, се записва автоматично със таблицата, заявката, формуляра или отчета. Ако искате да се приложи автоматично следващия път, когато отворите обекта, се уверете, че свойството OrderByOnLoad на обекта е настроено на да.

Тъй като редът на сортиране за последен път ще се променя от време на време, може да искате да дефинирате постоянен (или default) ред на сортиране. Можете да зададете ред на сортиране по подразбиране за заявка или отчет. Важно е да се отбележи, че въпреки че редът на сортиране по подразбиране не е заместен от текущия или последно записания ред за сортиране, той влиза в сила само когато текущият или последно Запазеният ред за сортиране е премахнат от изгледа.

  • За да дефинирате ред на сортиране по подразбиране за заявка, отворете я в изглед за проектиране. Добавете полетата за сортиране в мрежата за проектиране и в реда Сортирай Задайте желаната поръчка.

  • За да дефинирате ред на сортиране по подразбиране за отчет, използвайте екрана групиране, сортиране и обща сума в изглед оформление или дизайн. За информация "стъпка по стъпка" Вижте раздела Сортирай отчета.

За да видите записите, сортирани в реда на сортиране по подразбиране, в раздела Начало , в групата сортиране на & филтър щракнете върху Изчисти всички сортирания. Това премахва текущия или последно записания филтър от изгледа и ви позволява да преглеждате записите по подразбиране.

Най-горе на страницата

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×