Сравняване на основни задачи в електронна таблица

Да речем, че имате две работни книги на Excel или може би две версии на една и съща работна книга, които искате да сравните. А може би искате да намерите потенциални проблеми, като например ръчно въведени (вместо изчислени) сумарни стойности или повредени формули. Ако имате Microsoft Office Professional Plus 2013, можете да използвате Microsoft електронна таблица сравнение, за да изпълните отчет за разликите и проблемите, които намира.

Важно:  Сравняването на електронни таблици е налично само за Office Professional Plus 2013 или Приложения на Microsoft 365 за предприятия.

Отваряне на сравнение на електронна таблица

В Windows 7    В менюто " Старт " на Windows, под Office инструменти за 2013щракнете върху сравнение на електронна таблица.

В Windows 8    В стартовия екран щракнете върху сравнение на електронна таблица. Ако не виждате плочка сравнение , започнете да въвеждате сравнение на таблицитес думи и след това изберете плочката.

В допълнение към сравнението между таблиците ще намерите и програмата Companion за Access – Сравняване на база данни на Microsoft. Изисква се също Office Professional Plus 2013. (В Windows 8 въведете сравнение на база данни , за да го намерите.)

Сравняване на две работни книги на Excel

  1. Щракнете върху Начало > сравняване на файлове.

    Област "Настройки за макроси" в центъра за сигурност

    Появява се диалоговият прозорец Сравняване на файлове .

  2. Щракнете върху иконата синя папка до полето Сравняване , за да отидете до местоположението на по-ранната версия на вашата работна книга. В допълнение към файловете, записани на вашия компютър или в мрежа, можете да въведете уеб адрес към сайт, където са записани вашите работни книги.

Compare Files command

  1. Щракнете върху иконата на Зелената папка до полето до , за да отидете до местоположението на работната книга, която искате да сравните с по-старата версия, и след това щракнете върху OK.

    Съвет:  Можете да сравните два файла с едно и също име, ако те са записани в различни папки.

  2. В левия екран изберете опциите, които искате да видите в резултатите от сравнението на работната книга, като отметнете или махнете отметката от опциите, като например формули, макросиили формат на клетка. Или просто изберете Избери всички.

В раздела ''Начало'' щракнете върху ''Пренасяне на текста''

  1. Щракнете върху OK , за да изпълните сравнението.

Ако получите съобщение "не може да се отвори работната книга", това може да означава, че една от работните книги е защитена с парола. Щракнете върху OK и след това въведете паролата за работната книга. Научете повече за това как паролите и Spreadsheet Compare работят заедно.

Резултати от сравнението се показват в мрежата с два екрана. Работната книга отляво отговаря на файла "сравняване" (обикновено по-стар), който сте избрали, и работната книга отдясно отговаря на файла "to" (обикновено по-нови). Подробни данни се показват в екрана под двете мрежи. Промените се осветяват по цвят в зависимост от вида на промяната.

Разбиране на резултатите

  • В мрежата "един до друг" един работен лист за всеки файл се сравнява с работния лист в другия файл. Ако има множество работни листове, те са достъпни, като щракнете върху бутоните напред и назад в хоризонталната лента за превъртане.

    Забележка: Дори ако един работен лист е скрит, той все още се сравнява и се показва в резултатите.

  • Разликите са маркирани с цвят за запълване на клетка или цвят на шрифта за текст, в зависимост от типа на разликата. Например клетките с "въведени стойности" (клетки без формули) са форматирани със зелен цвят на запълване в мрежата "един до друг", както и със зелен шрифт в списъка с резултати от екрана. Най-долният ляв екран е легенда, която показва какво означават цветовете.

Щракване върху ''Още уеб части''

В примера, показан тук, резултатите за Q4 в по-ранната версия не бяха окончателни. Най-новата версия на работната книга съдържа последните числа в колоната E за Q4.

В сравнителните резултати клетки Е2: E5 и в двете версии имат зелено запълване, което означава, че въведена стойност е променена. Тъй като тези стойности са променени, изчислените резултати в колоната YTD също са променени – клетки F2: F4 и E6: F6 имат синьо-зелено запълване, което означава, че изчисляемата стойност е променена.

Изчисленият резултат в клетка F5 също се промени, но по-важната причина е, че в по-ранната версия формулата му е неправилна (сумира се само B5: D5, като се пропусне стойността за Q4). Когато работната книга е била актуализирана, формулата в F5 е коригирана, така че да е сега = SUM (B5: E5).

  • Ако клетките са твърде тесни, за да покажат съдържанието на клетката, щракнете върху Преоразмери клетките, за да се поберат.

Оформление на SmartArt графика

Добавка за INQUIRE за Excel

В допълнение към сравнението на функциите за електронна таблица Сравнете, Excel 2013 има добавка INQUIRE, която можете да включите, което позволява да се използва разделът INQUIRE. От раздела INQUIRE можете да анализирате работна книга, да виждате взаимовръзки между клетки, работни листове и други работни книги, както и да изчиствате излишното форматиране от работен лист. Ако имате две работни книги, които са отворени в Excel, които искате да сравните, можете да изпълнявате електронна таблица сравнение с помощта на командата сравняване на файлове.

Ако не виждате раздела INQUIRE в Excel 2013, вижте включване на добавката INQUIRE. За да научите повече за инструментите в добавката INQUIRE, вижте Какво можете да правите с електронната таблица INQUIRE.

Следващи стъпки

Ако имате работни книги на Excel или бази данни на Access във вашата организация, помислете за инсталиране на инструментите за електронна таблица и управление на бази данни на Microsoft. Сървърът за управление на Microsoft за контролите и контрола предоставя мощни функции за управление на промени за Excel и файлове на Access и е допълнен от сървър за откриване на Microsoft и оценка на риска, който предоставя функции за инвентаризация и анализ, които целят да ви помогнат да намалите рисковете, свързани с използването на инструменти, разработени от крайни потребители в Excel и Access.

Също така вижте Обзор на електронната таблица сравнение.

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×