Структуриране (групиране) на данни в работен лист

Ако имате списък с данни, които искате да групирате и обобщавате, можете да създадете резюме на до осем нива. Всяко вътрешно ниво, представено с по-голямо число в символи на структура, показва подробни данни за предишното външно ниво, представяно с по-малко число в символите за структуриране. Използвайте структура за бързо показване на обобщени редове или колони или за да покажете подробните данни за всяка една група. Можете да създадете структура от редове (както е показано в примера по-долу), структура от колони или структура и от редове, и от колони.

Данни с план на три нива

1.  За да покажете редовете за дадено ниво, щракнете върху подходящите символи едно две три на структурата.

2.  Ниво 1 съдържа общата сума на продажбите за всички подробни редове.

3.  Ниво 2 съдържа общата сума на продажбите за всеки месец във всеки регион.

4. Level 3 съдържа подробни редове – в този случай редовете от 17 до 20.

5. за да разгънете или свиете данни във вашата линия, щракнете върху символите за плюс и минус за структуриране, или натиснете ALT + SHIFT + = , за да разгънете и ALT + SHIFT +- to Свий.

  1. Уверете се, че всяка колона от данните, които искате да структурирате, има етикет в първия ред (например регион), съдържа еднакви факти във всяка колона и че диапазонът, който искате да структурирате, няма празни редове или колони.

  2. Ако искате, вашите групирани подробни редове могат да имат съответен сумарен ред – междинна сума. За да създадете такива, направете едно от следните неща:

    • Вмъкване на редове с помощта на командата Междинна сума    

      Използвайте командата междинна сума , която вмъква ФУНКЦИЯТА за междинни суми непосредствено под или над всяка група от подробни редове и автоматично създава очертанията вместо вас. За повече информация относно използването на функцията за междинни суми вижте функция за междинни суми.

    • Вмъкване на ваши собствени обобщени редове    

      Вмъкнете свои собствени сумарни редове с формули под или над всяка група от подробни редове. Например под (или над) редовете на данните за продажби за март и април, използвайте SUM функция за формиране на междинна сума на продажбите за тези месеци. Таблицата по-нататък в тази тема показва пример за това.

  3. По подразбиране Excel търси сумарни редове под подробностите, които обобщава, но е възможно да ги създадете над подробните редове. Ако сте създали сумарните редове под подробностите, преминете към следващата стъпка (стъпка 4). Ако сте създали своите сумарни редове над подробните редове, в раздела данни , в групата структуриране щракнете върху иконата за стартиране на диалогов прозорец.

    В групата ''Структура'' щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец

    Отваря се диалоговият прозорец Настройки.

    Диалогов прозорец ' ' Настройки ' ' за контурите

    След това в диалоговия прозорец "Настройки" изчистете отметката от квадратчето сумарните редове под подробни данни и след това щракнете върху OK.

  4. Структуриране на данните. Направете едно от следните неща:

    Автоматично структуриране на данните

    1. Изберете клетка в диапазона от клетки, които искате да структурирате.

    2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху стрелката под Група, след което щракнете върху Автоструктура.

      Щракнете върху стрелката под ''Група'' и след това щракнете върху ''Автоструктура''

    Ръчно структуриране на данните

    Важно: Когато групирате ръчно нивата на структуриране, най-добре е да са показани всички данни, за да избегнете неправилно групиране на редовете.

    1. За да структурирате външната група (ниво 1), изберете всички редове, които ще съдържат външните групи (т. е. Подробните редове и ако сте ги добавили, техните сумарни редове).

      Подбор на данни, готов за създаване на външна група

      1. първият ред съдържа етикети и не е избран.

      2. тъй като това е външната група, изберете всички редове с междинни суми и подробни данни.

      3. не избирайте общата сума.

    2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Група. След това в диалоговия прозорец група щракнете върху редовеи след това щракнете върху OK.

      Съвет: Ако изберете цели редове вместо само клетки, Excel автоматично групира по ред – диалоговият прозорец "група" дори не се отваря.

      Щракнете върху ''Редове'' след това щракнете върху OK

      Структурните символи се появяват покрай групата на екрана.

    3. По желание структурирайте вътрешна вложена група – подробните редове за дадена секция от данните.

      Забележка: Ако не е необходимо да създавате вътрешни групи, преминете към стъпка f по-долу.

      За всяка вътрешна, вложена група, изберете подробните редове, които са съседни на реда, съдържащ обобщения ред.

      Данни, избрани за групиране на ниво 2 в йерархия.

      1. можете да създавате множество групи на всяко вътрешно ниво. Ето две секции, които вече са групирани на ниво 2.

      2. тази секция е избрана и е готова за групиране.

      3. не избирайте сумарния ред за данните, които групирате.

    4. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Група.

      Щракнете върху "Група" в раздела "Данни"

      След това в диалоговия прозорец група щракнете върху редовеи след това щракнете върху OK. Символите на структурата се появяват покрай групата на екрана.

      Съвет: Ако изберете цели редове вместо само клетки, Excel автоматично групира по ред – диалоговият прозорец "група" дори не се отваря.

    5. Продължете да избирате и групирате вътрешните редове, докато създадете всички нива, които искате да има в структурата.

    6. Ако искате да разгрупирате редове, изберете редовете и след това в раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Разгрупиране.

      Можете също да разгрупирате секции от структуриране, без да премахвате цялото ниво. Задръжте натиснат клавиша SHIFT, докато щракватевърху Поле "плюс" или Поле "Минус" за групата, и след това в раздела данни , в групата структуриране щракнете върху Разгрупиране.

      Важно: Ако разгрупирате структура, докато подробните данни са скрити, подробните редове може да останат скрити. За да покажете данните, плъзнете през видимите номера на редове, съседни на скритите редове. След това в раздела Начало , в групата клетки щракнете върху формат, посочете Скрий &показване и след това щракнете върху Покажи редовете.

  1. Уверете се, че всеки ред с данни, който искате да групирате за обобщен отчет, има етикет в първата колона, че във всеки ред се съдържат сходни данни и че диапазонът няма празни редове или колони.

  2. Вмъкнете ваша собствена обобщена колона с формули непосредствено отдясно или отляво на всяка група подробни колони. Таблицата, описана по-долу в стъпка 4, ви показва пример.

    Забележка:  За да структурирате данни по колони, трябва да имате обобщени колони, съдържащи формули, които адресират клетки във всяка една от подробните колони за тази група.

  3. Ако колоната за обобщение е отляво на подробните колони, в раздела данни , в групата структуриране щракнете върху иконата за стартиране на диалогов прозорец.

    В групата ''Структура'' щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец

    Отваря се диалоговият прозорец Настройки.

    Диалогов прозорец ' ' Настройки ' ' за контурите

    След това в диалоговия прозорец "Настройки" изчистете отметката от квадратчето Сумарни колони вдясно от подробните и щракнете върху OK.

  4. За да структурирате данните, направете едно от следните неща:

    Автоматично структуриране на данните

    1. Изберете клетка в диапазона.

    2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху стрелката под Група и щракнете върху Автоструктура.

    Ръчно структуриране на данните

    Важно: Когато групирате ръчно нивата на структуриране, най-добре е да са показани всички данни, за да избегнете неправилно групиране на колони.

    1. За да структурирате външната група (ниво 1), изберете всички подчинени обобщени колони, както и техните свързани подробни данни.

      Данни, подредени в колони, които трябва да бъдат групирани

      1. колоната A съдържа етикети.

      2. Изберете всички колони за подробности и междинни суми. Имайте предвид, че ако не изберете цели колони, когато щракнете върху " групиране " (в раздела " данни " в групата " структуриране "), ще се отвори диалоговият прозорец "група", за да изберете редове или колони.

      3. не избирайте колоната "обща сума".

    2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Група.

      Щракнете върху "Група" в раздела "Данни"

      Символът за структуриране се показва над групата.

    3. За да структурирате вътрешна вложена група от подробни колони (ниво 2 или по-нова), изберете подробните колони, които са съседни на колоната, съдържаща обобщената колона.

      Данни, групирани в колони

      1. можете да създавате множество групи на всяко вътрешно ниво. Ето две секции, които вече са групирани на ниво 2.

      2. тези колони са избрани и готови за групиране. Имайте предвид, че ако не изберете цели колони, когато щракнете върху " групиране " (в раздела " данни " в групата " структуриране "), ще се отвори диалоговият прозорец "група", за да изберете редове или колони.

      3. не избирайте сумарната колона за данните, които групирате.

    4. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Група.

      Щракнете върху "Група" в раздела "Данни"

      Символите на структурата се появяват покрай групата на екрана.

  5. Продължете да избирате и групирате вътрешните колони, докато създадете всички нива, които искате да има в структурата.

  6. Ако искате да разгрупирате колони, изберете колоните и след това в раздела Данни, в групата Структуриране щракнете върху Разгрупиране.

В раздела "Данни" щракнете върху "Разгрупиране"

Можете също да разгрупирате секции от структуриране, без да премахвате цялото ниво. Задръжте натиснат клавиша SHIFT, докато щракватевърху Поле "плюс" или Поле "Минус" за групата, и след това в раздела данни , в групата структуриране щракнете върху Разгрупиране.

Ако разгрупирате структура, докато подробните данни са скрити, подробните колони може да останат скрити. За да покажете данните, плъзнете през видимите номера на колоните, съседни на скритите колони. В раздела Начало, в групата Клетки щракнете върху Формат, посочете Скриване и показване, а след това щракнете върху Показване на колоните.

  1. Ако не виждате символите за структуриране едно две три , плюс и минус , отидете на Опции за файл >> Разширении след това под секцията Покажи опциите за този работен лист отметнете квадратчето Показвай символите за структуриране, ако е приложено такова , и след това щракнете върху OK.

  2. Направете едно или няколко от следните неща:

    • Показване или скриване на подробните данни за група    

      За да покажете подробните данни в група, щракнете върху бутона плюс за групата или натиснете ALT + SHIFT + =.

    • За да скриете подробните данни за група, щракнете върху бутона минус за групата или натиснете ALT + SHIFT +-.

    • Разгъване или свиване на цялата структура до определено ниво    

      В едно две три символите за структуриране щракнете върху желания от вас размер. Подробните данни за по-ниските нива се скриват.

      Ако например една структура има четири нива, можете да скриете четвъртото ниво и да покажете останалите, като щракнете върху три .

    • Показване или скриване на всички подробни данни от структурата    

      За да покажете всички подробни данни, щракнете върху най-ниското ниво в символите на структурата едно две три . Ако например има три нива, щракнете върху три .

    • За да скриете всички подробни данни, щракнете върху едно .

За структурирани редове Microsoft Excel използва стилове, като RowLevel_1 и RowLevel_2. За структурираните колони Excel използва стилове като ColLevel_1 и ColLevel_2. Тези стилове използват получер, курсивен и други текстови формати, за да откроят обобщените редове и колони в данните. Като променяте начина, по който е дефиниран всеки от тези стилове, можете да приложите различни формати за текст и клетка, за да персонализирате облика на вашата структура. Можете да приложите стил към структура или когато създавате структурата, или след създаването й.

Направете едно или няколко от следните неща:

Автоматично прилагане на стил към нови сумарни редове или колони    

  1. В раздела данни , в групата структуриране щракнете върху иконата за стартиране на диалогов прозорец.

    В групата ''Структура'' щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец

    Отваря се диалоговият прозорец Настройки.

    Диалогов прозорец ' ' Настройки ' ' за контурите

  2. Изберете квадратчето Автоматично прилагане на стиловете.

Прилагане на стил към съществуващ обобщен ред или колона    

  1. Изберете клетките, към които искате да приложите стил.

  2. В раздела данни , в групата структуриране щракнете върху иконата за стартиране на диалогов прозорец.

    В групата ''Структура'' щракнете върху иконата за стартиране на диалоговия прозорец

    Отваря се диалоговият прозорец Настройки.

    Диалогов прозорец ' ' Настройки ' ' за контурите

  3. Изберете квадратчето за отметка автоматични стилове и след това щракнете върху прилагане на стилове.

    Диалогов прозорец "Настройки" с избрано "автоматични стилове"

Можете също да използвате автоформатиране, за да форматирате структурирани данни.

  1. Ако не виждате символите за структуриране едно две три , плюс и минус , отидете на Опции за файл >> Разширении след това под секцията Покажи опциите за този работен лист отметнете квадратчето Показвай символите за структуриране, ако е приложено такова .

  2. Използвайте символите на структурата едно две три , минус и плюс , за да скриете подробните данни, които не искате да се копират.

    За повече информация вижте раздела Показване и скриване на структурирани данни.

  3. Изберете диапазона на обобщените редове.

  4. В раздела Начало, в групата Редактиране щракнете върху Намиране и избор, а след това върху Отиване на.

    Щракнете върху ''Търсене и избор'', а после щракнете върху ''Отиване на''.

  5. Щракнете върху Специален избор на клетки.

  6. Щракнете върху Само видими клетки.

  7. Щракнете върху OK и след това копирайте данните.

Забележка: Когато скривате или премахвате структура, не се изтриват никакви данни.

Скриване на структура

  • Отидете на опции за > на файл> Разширении след това под секцията Покажи опциите за този работен лист изчистете отметката от квадратчето Показвай символите за структуриране, ако е приложено такова .

Премахване на структура

  1. Щракнете върху работния лист.

  2. В раздела Данни, в групата Структура щракнете върху Разгрупиране и щракнете върху Премахни структурата.

    Щракнете върху ''Разгрупиране'' и след това щракнете върху ''Премахни структурата''

    Важно: Ако премахвате структура докато подробните данни са скрити, подробните редове или колони може да останат скрити. За да покажете данните, плъзнете през видимите номера на редовете или колоните, съседни на скритите редове и колони. В раздела Начало, в групата Клетки щракнете върху Формат, посочете Скриване и показване, а след това щракнете върху Разкрий редовете или Показване на колоните.

Представете си, че искате да създадете обобщен отчет за вашите данни, който показва само общи суми, придружен от диаграма на тези общи суми. В общия случай можете да направите следното:

  1. Създаване на обобщен отчет

    1. Структуриране на данните ви.

      За повече информация вижте секциите Създаване на структура от редове или Създаване на структура от колони.

    2. Скрийте подробностите чрез щракване върху символите за структуриране едно две три , плюс и минус , за да покажете само общите суми, както е показано в следващия пример за структуриране на редове:

      Структуриран списък с показване само на редовете с общи суми

    3. За повече информация вижте раздела Показване и скриване на структурирани данни.

  2. Изчертаване на обобщения отчет

    1. Изберете обобщените данни, които искате да начертаете.

      Например за да начертаете само сумите за Димитров и Даволио, но не и общите суми, изберете клетките от a1 до В19, както е показано в горния пример.

    2. Щракнете върху вмъкване > диаграми > Препоръчителни диаграми, след което щракнете върху раздела всички диаграми и изберете типа на диаграмата.

      Диалогов прозорец "Вмъкване на диаграма"

      Например ако сте избрали опцията колонна с клъстери, диаграмата ви ще изглежда по следния начин:

      Диаграма, съставена от междинни суми

      Ако покажете или скриете подробностите в структурирания списък от данни, диаграмата също се актуализира, за да покаже или скрие данните.

Можете да групирате (или структурирате) редове и колони в Excel за уеб.

Забележка: Въпреки че можете да добавите сумарни редове или колони към вашите данни (с помощта на функции като SUM или МЕЖДИННАСУМА), не можете да прилагате стилове или да зададете позиция за сумарни редове и колони в Excel за уеб.

Създаване на структуриране на редове или колони

Структуриране на редове в Excel online

Структуриране на колони в Excel online

Структуриране на редове в Excel online

  1. Първата колона съдържа етикети.

  2. Подробните редове и сумарните редове са групирани в структурите.

  3. Общата сума не е групирана в плана.

Структуриране на колони в Excel online

  1. Първият ред съдържа етикети.

  2. Колоните с подробни данни и сумарните колони са групирани в структурите.

  3. Общата сума не е групирана в плана.

  1. Уверете се, че всяка колона (или ред) от данните, които искате да структурирате има етикет в първия ред (или колона), съдържа подобни факти във всяка колона (или ред) и че диапазонът няма празни редове или колони.

  2. Изберете данните (включително сумарните редове или колони).

  3. В раздела данни , в групата структуриране щракнете върху групиране > редове или колонина групи.

  4. Ако искате да структурирате вътрешна вложена група, изберете редовете или колоните в структурирания диапазон от данни и повторете стъпка 3.

  5. Продължете да избирате и групирате вътрешните редове или колони, докато създадете всички нива, които искате да се поберат в структурите.

Разгрупиране на редове или колони

  • За Разгрупиране изберете редовете или колоните и след това в раздела данни , в групата структуриранещракнете върху Разгрупиране и изберете разгрупиране на редове или разгрупиране на колони.

Показване и скриване на структурирани данни

Направете едно или няколко от следните неща:

Показване или скриване на подробните данни за група    

  • За да покажете подробните данни в група, щракнете върху плюс за групата или натиснете ALT + SHIFT + =.

  • За да скриете подробните данни за група, щракнете върху минус за групата или натиснете ALT + SHIFT +-.

Разгъване или свиване на цялата структура до определено ниво    

  • В едно две три символите за структуриране щракнете върху желания от вас размер. Подробните данни за по-ниските нива се скриват.

  • Ако например една структура има четири нива, можете да скриете четвъртото ниво и да покажете останалите, като щракнете върху три .

Показване или скриване на всички подробни данни от структурата    

  • За да покажете всички подробни данни, щракнете върху най-ниското ниво в символите на структурата едно две три . Ако например има три нива, щракнете върху три .

  • За да скриете всички подробни данни, щракнете върху едно .

Имате нужда от още помощ?

Винаги можете да попитате експерт в техническата общност на Excel, да получите поддръжка в общността за отговори или да предложите нова функция или подобрение на User Voice за Excel.

Вж. също

Групиране и разгрупиране на данни в обобщена таблица

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×