Създаване и изпълнение на заявка за изтриване

Създаване и изпълнение на заявка за изтриване

Когато искате бързо да изтриете много данни или да изтриете набор от данни на регулярна основа в настолна база данни на Access, може да е полезна заявка за изтриване или актуализиране, тъй като заявките позволяват да зададете критерии за бързо намиране и изтриване на данните. Използването на заявка може да бъде и timesaver, тъй като можете да използвате повторно записана заявка.

Забележка: Преди да изтриете данни или да изпълните заявка за изтриване, се уверете, че имате архивно копие на вашата настолна база данни на Access.

Ако искате да изтриете само няколко записа, не ви трябва заявка. Просто отворете таблицата в изглед на лист с данни, изберете полетата (колоните) или записите (редовете), които искате да изтриете, и след това натиснете клавиша DELETE.

Важно:  Информацията в тази статия е предназначена да се използва само с настолни бази данни. Не можете да използвате заявки за изтриване или актуализиране в уеб приложения на Access.

В тази статия

Избиране на тип на заявка

Използване на заявка за изтриване

Използване на заявка за актуализиране

Допълнителна информация

Съвети за отстраняване на неизправности

Избиране на тип на заявка

Можете да използвате заявка за актуализиране или заявка за изтриване, за да изтриете данни от вашата база данни. Изберете заявка на базата на подробностите в таблицата по-долу:

Тип заявка

Кога да се използва

Резултати

Използване на заявка за изтриване

За да премахнете целия запис (редове) от таблица или едновременно от две свързани таблици.

Забележка:  Ако записите се намират от страната "един" на релация "един към много", може да се наложи да промените релацията, преди да изпълните заявката за изтриване. Вижте раздела за Изтриване на данни от свързани таблици.

Заявките за изтриване премахват всички данни във всяко поле, включително стойността на ключа, която прави един запис уникален

Използване на заявка за актуализиране

За да изтриете отделни стойности на полета от таблица.

Улеснява изтриването на стойности чрез актуализиране на съществуващите стойности за нулева стойност (т. е. няма данни) или низ с нулева дължина (двойка двойни кавички без интервал между тях).

Най-горе на страницата

Неща, които трябва да проверите, преди да използвате заявка за изтриване на данни

  • Уверете се, че файлът не е файл само за четене:

    1. Щракнете с десния бутон върху Старт и след това щракнете върху Отваряне на Windows Explorer.

    2. Щракнете с десния бутон върху файла на базата данни и щракнете върху свойства.

    3. Вижте дали е избран атрибутът само за четене .

  • Уверете се, че имате необходимите разрешения, за да изтривате записи от базата данни. Ако не сте сигурни, обърнете се към своя системен администратор или конструктора на базата данни.

  • Уверете се, че сте разрешили съдържание в базата данни. По подразбиране Access блокира всички заявки за действие (заявки за изтриване, актуализиране и създаване на таблица), освен ако не се доверите първо на базата данни. За информация относно надеждността на база данни вж.

  • Помолете другите потребители на базата данни да затворят всички таблици, формуляри, заявки и отчети, които използват данните, които искате да изтриете. Това помага за избягване на нарушения при заключване.

  • Преди да редактирате или да изтриете записи, създаването на архивно копие на базата данни е добра идея, в случай че искате да отмените промените.

Съвет:  Ако голям брой потребители се свързват с базата данни, може да се наложи да затворите базата данни и след това да я отворите отново в монополен режим.

За да отворите база данни в монополен режим

  1. Щракнете върху раздела " файл ", за > отворите.

  2. Отидете до и посочете избиране на базата данни, щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори в монополенрежим.

    Отваряне на файл в монополен режим

Архивиране на базата данни

  1. Щракнете върху раздела файл , посочете Запиши като.

  2. Щракнете върху Запиши базата данни като, щракнете върху архивиране на базата данни. Access затваря първоначалния файл, създава архивно копие и след това отваря отново първоначалния файл.

  3. Щракнете върху Запиши като и Задайте име и местоположение за архивното копие и щракнете върху Запиши.

Забележка:  Ако използвате само за четене или база данни, създадена в предишната версия на Access, може да получите съобщение, че не е възможно да се създаде архивиране на базата данни.

За да възстановите архивно копие, затворете и преименувайте първоначалния файл, така че архивното копие да може да използва името на първоначалната версия. Дайте на архивното копие името на първоначалната версия и отворете преименуваното архивно копие в Access.

Използване на заявка за изтриване

За да създадете заявка за изтриване, щракнете върху раздела Създаване , в групата заявки щракнете върху проектиране на заявки. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху всяка таблица, от която искате да изтриете записи, и след това щракнете върху Затвори.

Таблицата се показва като прозорец в горната част на мрежата за проектиране на заявки. От списъка с полета щракнете двукратно върху звездичката (*), за да добавите всички полета в таблицата към мрежата за проектиране.

Използване на конкретни критерии в заявка за изтриване

Важно: Използвайте критерии, за да върнете само записите, които искате да изтриете. В противен случай заявката за изтриване премахва всеки запис в таблицата.

Щракнете двукратно върху полето, което искате да зададете като критерии за изтриване, въведете един критерий в реда критерии на конструктора на заявки и след това изчистете отметката от квадратчето Показвай за всяко поле за критерии.

Например кога можете да искате да използвате тази опция: да предположим, че искате да премахнете всички висящи поръчки за клиент. За да намерите точно тези записи, трябва да добавите полетата ИД на клиент и дата на поръчка към мрежата на заявката за проектиране и след това да въведете ИДЕНТИФИКАЦИОННИя номер на клиента и датата, на която поръчките за този клиент са невалидни.

  1. В раздела Проектиране щракнете върху Изглед > Изглед на лист с данни.

  2. Проверете дали заявката връща записите, които искате да изтриете, и след това натиснете CTRL + S, за да запишете заявката.

  3. За да изпълните заявката, щракнете двукратно върху заявката в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Използване на заявка за актуализиране

Забележка:  Не можете да използвате опцията за заявка за актуализиране в уеб приложение на Access.

Тази секция обяснява как да използвате заявка за актуализиране, за да изтриете отделни полета от таблиците. Не забравяйте, че изпълнението на заявка за актуализиране, за да изтриете данните, ще промени съществуващите стойности за НУЛЕВ или низ с нулева дължина (двойка двойни кавички без интервал между) в зависимост от зададените от вас критерии.

  1. Щракнете върху раздела Създаване и в групата заявки щракнете върху проектиране на заявки.

  2. Изберете таблицата, съдържаща данните, които искате да изтриете (ако таблицата е свързана, изберете таблицата в страната "един" на релацията), щракнете върху Добавии след това щракнете върху Затвори.

    Таблицата се показва като прозорец в горната част на мрежата за проектиране на заявки. Прозорецът показва всички полета на избраната таблица.

  3. Щракнете двукратно върху звездичката (*), за да добавите всички полета в таблицата към мрежата за проектиране. Добавянето на всички полета в таблицата позволява на заявката за изтриване да премахне цели записи (редове) от таблицата.

    Ако желаете, можете да въведете критерии за едно или повече полета в реда за критерии на проектанта и след това да изчистите отметката от квадратчето Показвай за всяко поле за критерии. За повече информация относно използването на критерии вижте примерните критерии за таблица за избиране на заявки .

    Забележка:  Можете да използвате критерии, за да върнете само записите, които искате да промените. В противен случай заявката за актуализиране задава NULL всеки запис във всяко от полетата във вашата заявка.

  4. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед на лист с данни.

  5. Проверете дали заявката връща записите, които искате да зададете NULL, или низ с нулева дължина (двойка двойни кавички без интервал между тях ("").

  6. Ако е необходимо, повторете стъпки от 3 до 5 и променете полетата или критериите, докато заявката не върне само данните, които искате да изтриете, и след това натиснете CTRL + S, за да запишете заявката.

  7. За да изпълните заявката, щракнете двукратно върху заявката в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Допълнителна информация

Изтриване на данни от свързани таблици

Ако искате да изтриете данни от няколко свързани таблици, трябва да разрешите настройките за цялостност и каскадно изтриване на свързаните записи за всяка релация. Това позволява на вашата заявка да изтрива данни от таблиците в страните "един" и "много" на релацията. Подготовка за изтриване на свързани данни изисква проверка на следното:

  • Определяне кои записи да се намират в страната "един" на релацията и кои се намират в страната "много".

  • Ако трябва да изтриете записи от страната "един" на релацията и свързаните записи в страната "много", можете да разрешите набор от правила, наречени цялост на връзките, и разрешете каскадните изтривания. Стъпките в този раздел обясняват целостта на справочния и как да изпълнявате и двете задачи.

  • Ако трябва да изтриете записи само от страната "един" на релацията, първо изтрийте тази релация и след това изтрийте данните.

Ако трябва да премахнете данни само от страната "много" на релацията, можете да създадете и изпълните вашата заявка за изтриване, без да е необходимо да променяте релацията.

За да разберете кои записи се намират в страната "един" и "много" на релацията, в раздела инструменти за бази данни , в групата релации щракнете върху релации. Разделът ' ' релации ' ' показва таблиците във вашата база данни и релациите. Всяка релация е представена като линия, която свързва таблиците между полетата.

Следната фигура показва типична релация. Повечето, ако не всички, на релациите в база данни имат страна "един" и "много". Диаграмата на релациите обозначава страна "един" с числото един (1) и "много" страна с символа Infinity ().

Релация между две таблици

Когато изтриете записи от страната "един" на релацията, можете също да изтриете всички свързани записи от страната "много" на релацията. Когато обаче изтривате записи в страната "много" на релация, обикновено не изтривате записи в страната "един".

Освен това Access автоматично налага набор от правила, наречени цялост на справките. Тези правила гарантират, че чуждите ключове в база данни съдържат правилните стойности. Външният ключ е колона, чиито стойности отговарят на стойностите в колоната първичен ключ на друга таблица.

Редактиране на релацията

Следвайте тези стъпки само когато трябва да изтриете данни от страните "един" и "много" на релация.

  1. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Релации щракнете върху Релации.

  2. Щракнете с десния бутон върху релацията (линията), свързваща таблиците, включени в операцията за изтриване, и след това щракнете върху Редактиране на релация в контекстното меню.

  3. В диалоговия прозорец Редактиране на релации се уверете, че квадратчето за отметка Поддържай целостта на връзките е отметнато.

  4. Изберете квадратчето за отметка Изтривай каскадно свързаните записи .

    Забележка:  Докато отново забраните това свойство, изтриването на запис от страната "един" на релацията ще изтрие всички свързани записи от страната "много" на релацията.

  5. Щракнете върху OK, затворете екрана релации и преминете към следващия набор от стъпки.

Изтриване на релация

  1. Ако все още не сте го направили, отворете екрана релации .

  2. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Релации щракнете върху Релации.

    Създайте бележка за полетата, включени в релацията, така че да можете да възстановите релацията, след като изтриете данните си.

  3. Щракнете с десния бутон върху релацията (линията), свързваща таблиците, включени в операцията за изтриване , и след това щракнете върху Изтрий в контекстното меню.

Забележка:  За да възстановите релацията, следвайте стъпките по-долу, за да отворите екрана " релации " и след това да плъзнете полето за първичен ключ от таблицата "един" и да го пуснете в полето за външни ключове на таблицата "много". Показва се диалоговият прозорец Редактиране на релации . Ако старата релация е с наложена цялост на връзките, изберете прилагане на целосттана връзката и след това щракнете върху Създай. В противен случай просто щракнете върху Създай.

Най-горе на страницата

Примерни критерии за заявки за избиране

Таблицата по-долу показва някои примерни критерии, които можете да използвате в заявките за избиране, когато искате да сте сигурни, че ще изтриете само данните, които искате да бъдат изтрити. Някои от тези примери използват заместващи символи.

Критерии

Ефект

> 234

Връща всички числа, по-големи от 234. За да намерите всички числа, по-малки от 234, използвайте < 234.

>= "Тодоров"

Връща всички записи от Тодоров до края на азбуката.

Между #2/2/2010 # и #12/1/2010 #

Връща дати от 2-фев-2010 до 1-Dec-2010 (ANSI-89). Ако вашата база данни използва заместващи символи ANSI-92, използвайте единични кавички (') вместо знака за диез (#). Пример: между "2/2/2010" и "12/1/2010".

Not "Германия"

Намира всички записи, където точното съдържание на полето не е точно равно на "Германия". Критерият ще върне записи, които съдържат знаците в допълнение към "Германия", като например "Германия (евро)" или "Europe (Германия)".

Not "T*"

Намира всички данни, освен тези, които започват с T. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

Not "*т"

Намира всички данни, освен тези, които завършват на "т". Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

In(Канада,САЩ)

В списък намира всички данни, съдържащи "Канада" или "САЩ".

Like "[А-Й]*"

В текстово поле намира всички записи, които започват с буквите от а до д. Ако вашата база данни използва набора със заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%). вместо звездичка (*).

Like "*ар*"

Намира всички данни, които съдържат поредицата от букви "ар". Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

Like "Maison Dewe?"

Намира всички данни, които започват с "Maison" и съдържат друг 5-буквен низ, в който първите 4 букви са "Dewe", а последната буква е неизвестна. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте долна черта (_) вместо въпросителен знак (?).

#2/2/2010 #

Намира всички записи за 2 февруари 2016 2010 г. Ако вашата база данни използва набора със заместващи символи ANSI-92, оградете датата с единични кавички вместо знаците за паунд ("2/2/2010").

< Date() - 30

Използва функцията Date, за да върне всички записи, по-ранни от датата преди 30 дни.

Date()

Използва функцията Date, за да върне всички записи, съдържащи текущата дата.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Използва функциите Date и DateAdd , за да върне всички записи между днешната дата и три месеца след днешната дата.

Is Null

Връща всички записи, които съдържат Null (празна или неопределена стойност).

Is Not Null

Връща всички записи, които съдържат стойност (които не са NULL).

""

Връща всички записи, които съдържат низ с нулева дължина. Можете да използвате низове с нулева дължина, когато трябва да добавите стойност към задължително поле, но все още не знаете какво представлява действителната стойност. Например едно поле може да изисква номер на факс, но някои от вашите клиенти може да нямат факсове. В този случай, вместо да въвеждате число, въвеждате двойка двойни кавички без интервал между тях ("").

Най-горе на страницата

Съвети за отстраняване на неизправности

Защо виждам това съобщение за грешка и как да коригирам грешката?

Ако създавате заявка за изтриване с помощта на няколко таблици и свойството уникални записи на заявката е зададено на не, Access показва съобщение за грешка; Не можа да се изтрие от зададените таблици , когато стартирате заявката.

За да коригирате този проблем, настройте свойството Уникални записи на заявката на Да.

  1. Отворете заявката за изтриване в режим на проектиране.

  2. Ако списъкът на свойствата на заявката не е отворен, натиснете F4, за да го отворите.

  3. Щракнете върху конструктора на заявки, за да покажете свойствата на заявката (а не свойствата на полетата).

  4. В списъка на свойствата на заявката намерете свойството Уникални записи и го настройте на Да.

Отменяне на блокиране на заявка в дезактивиран режим

По подразбиране, ако отворите настолна база данни, на която не сте избрали да се доверите или която не се намира в надеждно местоположение, Access блокира всички заявки за действия.

Ако се опитате да изпълните заявка за действие и видите, че нищо не се случва, проверете в лентата на състоянието на Access за следното съобщение:

Действието или събитието е блокирано от дезактивиран режим.

Когато видите това съобщение, изпълнете следната стъпка, за да разрешите блокираното съдържание:

  • В лентата за съобщения Предупреждение относно защитата щракнете върху Разрешаване на съдържаниеи изпълнете вашата заявка отново.

Най-горе на страницата

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Абонамент, с който да извлечете максимума от времето си

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×