Създаване и споделяне на табло с Excel и Microsoft Groups

Таблото е визуално представяне на ключовите метрики, които ви позволяват бързо да преглеждате и анализирате данните си на едно и съща позиция. Таблата не само предоставят изгледи на консолидирани данни, но и възможност за самостоятелно бизнес разузнаване, където потребителите могат да филтрират данните, за да показват точно това, което е важно за тях. В миналото отчитането на Excel често ви изисква да генерирате множество отчети за различни хора или отдели в зависимост от техните нужди.

Пример за табло на Excel с сегментатори и Timline

Общ преглед

В тази тема ще разгледаме как да използваме множество обобщени таблици, обобщени диаграми и инструменти за обобщена таблица, за да създадем динамично табло. След това ще дадем на потребителите възможност бързо да филтрират данните по желания от вас начин с сегментаторите и времевата линия, които позволяват вашите обобщени таблици и диаграми да се разгъват и свиват автоматично, за да показват само информацията, която потребителите желаят да видят. Освен това можете бързо да обновите таблото, когато добавяте или актуализирате данни. Това го прави много удобен, защото трябва само да създадете отчета за таблото само веднъж.

За този пример ще създадем четири обобщени таблици и диаграми от един източник на данни.

След създаването на вашето табло ще ви покажем как да го споделите с други хора, като създадете група на Microsoft. Имаме и интерактивна работна книга на Excel, която можете да изтеглите и да следвате тези стъпки сами.

Изтегляне на работната книга на табло на Excel за начинаещи.

Получаване на данни

  1. Можете да копирате и поставяте данни директно в Excel или можете да настроите заявка от източник на данни. За тази тема използвахме заявката за анализ на продажбите от шаблона за Northwind Traders за Microsoft Access. Ако искате да го използвате, можете да отворите Access и да отидете на файл > нов > за търсене на "Northwind" и да създадете базата данни за шаблони. След като направите това, ще имате достъп до всеки от заявките, включени в шаблона. Вече въведохме тези данни в работната книга на Excel вместо вас, така че няма нужда да се притеснявате, ако нямате достъп.

  2. Проверете дали вашите данни са структурирани правилно, без липсващи редове или колони. Всеки ред трябва да представлява отделен запис или елемент. За помощ при настройването на заявка или ако вашите данни трябва да бъдат манипулирани, вижте получаване на & трансформиране в Excel.

    Примерни данни в таблица на Excel, които да се използват като източник на данни в обобщена таблица
  3. Ако все още не е, форматирайте данните си като таблица на Excel. Когато импортирате от Access, данните ще се импортират автоматично в таблица.

Създаване на обобщени таблици

  1. Изберете произволна клетка в диапазона от данни и отидете на вмъкване > обобщена таблица > нов работен лист. Вижте Създаване на обобщена таблица за анализиране на данни в работен лист за повече информация.

  2. Добавете желаните от вас полета на обобщената таблица, след което форматирайте. Тази обобщена таблица ще бъде основата за други хора, така че трябва да отделите известно време, за да направите необходимите промени в стила, оформлението на отчета и общото форматиране, така че да не е нужно да го правите няколко пъти. За повече информация вижте: проектиране на оформлението и формата на обобщена таблица.

    В този случай създадохме обобщение на най-горно ниво на продажбите по категория продукти и сортирано по полето Sales в низходящ ред.

    Примерна обобщена таблица по категории, продажби &% от общото

    Вижте сортиране на данни в обобщена таблица или обобщена диаграма за повече информация.

  3. След като сте създали своята главна обобщена таблица, изберете я и след това я копирайте и поставете толкова пъти, колкото е необходимо, за да изпразните зоните в работния лист. За наш пример тези обобщени таблици могат да променят редове, но не и колони, така че да ги поставим на един и същ ред с празна колона между всеки от тях. Може обаче да установите, че трябва да направите своите обобщени таблици под един друг, ако те могат да разширят колони.

    Важно: Обобщените таблици не могат да се застъпват една с друга, така че се уверете, че проектът ви ще позволи достатъчно място между тях, за да позволите на потребителите да разширят и да сключат договор като стойности филтрирани, добавени или премахнати.

    В този момент може да поискате да дадете на своите обобщени таблици смислени имена, така че да знаете какво правят. В противен случай, Excel ще ги наименува на PivotTable1, PivotTable2 и т. н. Можете да изберете всеки от тях, след което да отидете на инструменти за обобщена таблица > анализирате > въведете ново име в полето име на обобщена таблица . Това ще бъде важно, когато дойде време за свързване на обобщените таблици към сегментатори и контроли на времеви линии.

    Преименуване на обобщена таблица от инструменти за обобщена таблица > анализиране > име на таблица

Създаване на обобщени диаграми

  1. Щракнете върху произволно място в първата обобщена таблица и отидете на инструменти за обобщена таблица , за > анализирате > > на обобщена диаграма Избрахме Комбинирана диаграма с продажби като колонна диаграма с клъстери и% Total като линейна диаграма, начертана на вторичната ос.

    Диалогов прозорец "seelction" за комбинирана диаграма с колонна диаграма с клъстери
  2. Изберете диаграмата, след това размер и формат по желание от раздела инструменти за обобщена диаграма . За повече информация вижте серията ни за Форматиране на диаграми.

  3. Повторете за всяка от останалите обобщени таблици.

  4. Сега е подходящ момент да преименувате своя обобщени диаграми. Отидете на инструменти за обобщена диаграма , за > анализирате > въведете ново име в полето име на диаграма .

Добавяне на сегментатори и времева линия

Сегментаторите и времевите линии ви позволяват бързо да филтрирате вашите обобщени таблици и обобщени диаграми, така че да можете да виждате само информацията, която е от значение за вас.

Изглед с отживяло изображение на сегментатори и контрола на времева линия в табло
  1. Изберете произволна обобщена таблица и отидете на инструменти за обобщена таблица , за > анализирате > филтър > вмъкнете сегментатор, след което отметнете всеки елемент, който искате да използвате за сегментатор. За това табло избрахме категория, име на продукт, служител и име на клиент. Когато щракнете върху OK, сегментаторите ще бъдат добавени към средата на екрана, подредени един върху друг, така че ще трябва да ги подреждате и преоразмерявате, ако е необходимо.

    Опцията "Вмъкване на сегментатор" от "инструменти за обобщена таблица" > анализира > филтър
  2. Опции за сегментатор – Ако щракнете върху произволен сегментатор, можете да отидете на инструменти за сегментатор > Опции и да изберете различни опции, като например стил и колко колони да се показват. Можете да подравняване на няколко сегментатора, като ги изберете с Ctrl + щракване с левия бутон, след което използвайте инструменти за подравняване в раздела инструменти за сегментатор.

  3. Връзки на сегментатори – сегментаторите ще бъдат свързани само към обобщената таблица, която сте използвали, за да ги създадете, така че трябва да изберете всеки сегментатор, а след това да отидете на инструменти за сегментатори , за > Опции , за > да проверите кои обобщени таблици искате да се свържат с всеки от тях. Сегментаторите и времевите линии могат да управляват обобщени таблици във всеки работен лист, дори ако работният лист е скрит.

    Връзки към отчет на сегментатор от инструменти на сегментатор > опции
  4. Добавяне на времева линия – изберете произволна обобщена таблица и отидете на инструменти за обобщена таблица > анализирате > филтър > вмъкнете времева линия, след което отметнете всеки елемент, който искате да използвате. За това табло избрахме дата на поръчката.

  5. Опции за времеви линии – щракнете върху времевата линия и отидете на инструменти за времеви линии > Опции и изберете опции като стил, Горен колонтитул и надписи. Изберете опцията връзки на отчети , за да свържете времевата линия към обобщените таблици по ваш избор.

Научете повече за сегментатори и контроли на времеви линии .

Следващи стъпки

Таблото ви сега е функционално завършено, но вероятно все още трябва да го подредите по желания от вас начин и да извършите окончателни корекции. Например може да искате да добавите заглавие на отчета или фон. За нашето табло добавихме фигури около обобщените таблици и изключихме заглавията и линиите на мрежата от раздела "изглед".

Уверете се, че сте изпробвали всеки от сегментаторите и времевите линии, за да сте сигурни, че вашите обобщени таблици и обобщени диаграми се държат по подходящ начин. Можете да намерите ситуации, при които определени опции причиняват проблеми, ако една обобщена таблица иска да се настрои и да се припокрива с друга, което не може да се извърши и ще покаже съобщение за грешка. Тези проблеми трябва да бъдат коригирани, преди да разпространите таблото.

След като приключите с настройването на вашето табло, можете да щракнете върху раздела "споделяне на табло" в горния край на тази тема, за да научите как да го разпространите.

Поздравления за създаването на табло! В тази стъпка ще ви покажем как да настроите Microsoft Group за споделяне на вашето табло. Това, което ще направим, е да закачите своето табло към горната част на библиотеката с документи на вашата група в SharePoint, за да могат вашите потребители да имат лесен достъп до тях по всяко време.

Забележка: Ако все още не сте настроили група вижте Създаване на група в Outlook

Съхраняване на таблото в групата

Ако все още не сте записали своята работна книга на табло в групата, ще искате да я прехвърлите там. Ако вече е в библиотеката "файлове" на групата, можете да пропуснете тази стъпка.

  1. Отидете в групата си в Outlook 2016 или Outlook в уеб.

  2. Щракнете върху " файлове " в лентата, за да получите достъп до библиотеката с документи на групата.

  3. Щракнете върху бутона качване в лентата и качете своята работна книга на таблото в библиотеката с документи.

Добави го към екипния сайт на SharePoint Online на вашата група

  1. Ако сте влезли в библиотеката с документи от Outlook 2016, щракнете върху Начало в навигационния екран вляво. Ако сте влезли в библиотеката с документи от Outlook в уеб, щракнете върху още > сайт от десния край на лентата.

  2. Щракнете върху документи от навигационния екран вляво.

  3. Намерете своята работна книга на таблото и щракнете върху кръга на селекцията точно отляво на името й.

  4. Когато сте избрали работната книга на таблото, изберете Закачи към горната част на лентата.

Изберете файла и щракнете върху Закачи към началото, за да го направите лесно acessible във вашата библиотека с документи

Сега, когато вашите потребители стигат до страницата с документи на вашия екипен сайт на SharePoint Online, в горния край на работния лист на таблото ви ще бъде точно там. Те могат да щракнат върху нея и да имат лесен достъп до текущата версия на таблото.

Съвет: Вашите потребители могат също да имат достъп до вашата библиотека с документи на група, включително работната книга на таблото, чрез мобилното приложение Outlook Groups.

Вж. също

Имате въпроси, на които не сме отговорили тук?

Посетете Общността за отговори от Microsoft.

Слушаме ви!

Тази статия е последно прегледана от Бен и Chris на 16 март 2017 като резултат от вашата обратна връзка. Ако сте намерили това за полезно, и особено ако не сте, използвайте контролите за обратна връзка по-долу и ни Оставете малко конструктивна обратна връзка, за да можем да продължим да го направим по-добре. Благодарим ви!

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×