Управление на срещи, планове, бюджети – лесно е с Microsoft 365.

Създаване на колона "Управлявани метаданни"

Колоната управляваните метаданни е нов тип колона, които могат да бъдат добавяни към списъци, библиотеки или типове съдържание, за да разрешите на потребителите на сайта да избират стойности от определен набор от изрази за управлявани изрази и да прилагат тези стойности към тяхното съдържание. Можете да създадете и конфигурирате колона с управлявани метаданни, за да съпоставите съществуващ набор от изрази или израз, или можете да създадете нов набор от изрази, специално за колона с управлявани метаданни.

Колоните с управлявани метаданни повишават последващо използване на метаданни между сайтовете, защото предоставят на потребителите списък с изрази, които могат да прилагат към тяхното съдържание. Тези условия идват от набор от изрази, който се управлява централно в инструмента за управление на хранилище за изрази чрез администратор на хранилище за изрази или други лица с разрешения за управление на изрази.

Тъй като този набор от изрази се актуализира и управлява отделно от самата колона, не е необходимо да актуализирате колоната (или типовете съдържание, списъците или библиотеките, свързани с нея), за да направите актуализираните думи достъпни за потребителите. Всеки път, когато наборът от изрази, към който са обвързани определени колони с управлявани метаданни, се актуализира, актуализираните условия автоматично ще стават достъпни за потребители, където и да е налична тази колона "управлявани метаданни". Това прави колоната "управлявани метаданни" много по-различна от колоната за избор, която би трябвало да се актуализира всеки път, когато искате да промените списъка с стойности за избор, които потребителят може да избере.

Колоните на управляваните метаданни имат и няколко уникални функции и характеристики, които помагат на потребителите да избират и прилагат изрази за съдържание, като например поддръжка за "тип-напред", както и поддръжка за пояснение на термини, описания, синоними и многоезични стойности.

Когато потребителят започне да въвежда стойност в поле за управлявани метаданни, той показва всички изрази в свързания набор от изрази, които започват със знаците, които потребителят е въвел. Името на набора от изрази и позицията на термина в йерархията може да се посочи заедно с термина, който може да помогне на потребителите да изберат подходящия израз.

Когато започнете да въвеждате, ви се предлагат изрази.

Потребителите могат да преместват показалеца над предложени изрази, за да видят описателен текст, за да им помогне да вземат подходящи решения.

Обяснителен текст помага на потребителите да изберат правилния израз.

Ако за термин са зададени синоними, потребителите могат да въвеждат тези и ще бъде присвоен правилният израз.

Когато потребителите актуализират колона с управлявани метаданни, могат да въведат стойността, която желаят, или да щракнат върху иконата с етикети, която се показва до полето за управляваните метаданни, за да се отвори диалоговият прозорец Избор на срок, който те могат да използват, за да изберат стойност от йерархията на набора от изрази. Това е полезно за потребителите, които е възможно да не са запознати с наличните думи. Ако наборът от изрази е конфигуриран за отваряне и колоната управляваните метаданни за това позволява стойности за запълване, потребителите може да имат опцията да добавят нов израз в набора от изрази. Можете просто да имате възможност да изпратите обратна връзка до посочения контакт за набора от изрази.

Можете да избирате управлявани изрази от дървовидната контрола за избор.

Колони с метаданни

Колоната управляваните метаданни ви позволява да управлявате информацията, която хората могат да въвеждат в дадена колона. Потребителите избират изразите или фразите, които те въвеждат в колоната, от предварително дефиниран набор от управлявани изрази.

Забележка: Трябва да сте администратор на колекцията от сайтове, за да създавате или конфигурирате колони на сайта. Трябва да имате ниво на разрешение управление на списъци, за да създавате колони за списъци или библиотеки. Собствениците на сайта имат това разрешение по подразбиране.

Можете да нанесете колона "управлявани метаданни" към набор от изрази или към отделен израз, който представя подмножество на набора от изрази (нещо, което може да е полезно за йерархични набори от изрази). Ако съпоставите колоната в набор от изрази, той ще покаже всички налични изрази под този набор от изрази. Ако нанасяте колоната на отделен израз в набор от изрази, тогава колоната ще показва този израз и всякакви изрази под нея в йерархията.

Как и къде създавате колони с управлявани метаданни, трябва да се превърнат във вашата организация за управляваните метаданни, типовете съдържание, управлението на документи и управлението на сайта.

Създаване на колона "Управлявани метаданни"

Можете да създадете колона с управлявани метаданни, която съпоставя със съществуващ набор от изрази или израз на всяко ниво на сайт (например колона на сайт или като колона, която е местна за конкретен списък или библиотека). Ако обаче искате колоната "управлявани метаданни" да може да се използва многократно и е от голяма полза за други хора, които може да създават нови типове съдържание на сайт или да конфигурират списъци и библиотеки, можете да го създадете като колона на сайта.

За да създадете нова колона на сайт за управлявани метаданни, която се съпоставя със съществуващ набор от изрази, направете следното:

За да създадете нова колона с управлявани метаданни за списък или библиотека, която съпоставя съществуващ набор от изрази, направете следното:

  1. В настройки Бутон "Настройки" на SharePoint 2016 в заглавната лента. или менюто действия за сайта щракнете върху Настройки на сайта.

  2. Под галерии или галериина Web Designer щракнете върху колони на сайта.

  3. В колоните на сайта щракнете върху Създаване.

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където искате да създадете нова колона с управлявани метаданни.

  2. В раздела списък или библиотека на лентата щракнете върху настройки на списък или Настройки на библиотеката, ако е необходимо.

  3. В секцията колони щракнете върху Създаване на колонаM

  1. На страницата " нова колона на сайт " или " Създаване на колона " (в зависимост от типа на колоната, която създавате) в секцията име и тип въведете името, което искате да има колоната.

  2. Под Типът информация в тази колона ещракнете върху управлявани метаданни.

  3. В раздела Група изберете или създайте групата, в която искате да организирате колоната.

  4. В секцията допълнителни настройки на колона въведете описание и укажете дали искате да изисквате потребителите да предоставят стойност за тази колона. Можете също да укажете дали искате да наложите уникални стойности за колоната.

  5. Ако добавяте колона към списък или библиотека, може да сте в състояние да укажете дали искате да добавите тази нова колона с управлявани метаданни към всички типове съдържание за списъка или библиотеката (ако са разрешени много типове съдържание за библиотеката). Можете също да укажете дали искате да добавите тази колона към изгледа по подразбиране за списъка или библиотеката.

  6. В секцията поле с множество стойности Задайте дали искате да разрешавате повече от една стойност в колоната. Ако разрешите множество стойности, потребителите няма да могат да сортират по тази колона в списъчни изгледи.

  7. В секцията формат на показване Задайте дали искате колоната да показва само етикет за израз, или изразът и пълния му път в йерархията на набора от изрази.
    Може да е полезно да покажете пълния йерархичен път в ситуации, при които контекстът на израза може да не е ясен.

  8. В секцията Настройки на набор от изрази изберете използване на управляван набор от изразии след това направете едно от следните неща:

    • За да потърсите набор от изрази, съдържащ термините, които искате да използвате, въведете името на термин и щракнете върху бутона търсене . Можете да изберете набора от изрази или израза, който искате, от резултатите, които се показват в полето. Ако искате да извършите търсене отново, щракнете върху бутона Начално състояние .

      За да потърсите набора от изрази или израза, който искате да съпоставите към тази колона, щракнете върху стрелката отляво на приложението за услуга за управлявани метаданни, което се показва в полето, за да го разгънете и да потърсите желания набор от изрази. Продължете да разгъвате възлите, докато не намерите набора от изрази или израза, който искате. Щракнете върху него, за да изберете набора от изрази или израза.

  9. В секцията Разрешаване на запълване Задайте дали искате да позволите на потребителите да добавят нови стойности към набора от изрази. Ако наборът от изрази, който изберете, е затворен, няма да можете да позволите попълване.

  10. В секцията стойност по подразбиране можете по желание да зададете термина, който искате да използвате като стойност по подразбиране за колоната. Можете да въведете термина или да щракнете върху иконата етикети, за да потърсите термина с помощта на функцията за избор на изрази.

  11. Щракнете върху OK.

Ако няма съществуващ набор от изрази, който искате да използвате, можете също да създадете нов набор от изрази за нова колона с управлявани метаданни. Наборът от изрази, който създавате, ще бъде локален набор от изрази, който може да се използва само в рамките на колекцията от сайтове, където сте я създали. Всички изрази, които добавяте към даден локален набор от изрази, няма да се предлагат като предложения в колони за корпоративни ключови думи (за разлика от изразите в глобалните набори от изрази).

Трябва да сте администратор на колекцията от сайтове, за да създавате или конфигурирате колони на сайта. Трябва да имате ниво на разрешение управление на списъци, за да създавате колони за списъци или библиотеки. Собствениците на сайта имат това разрешение по подразбиране.

За да създадете нова колона на сайт за управлявани метаданни, която се съпоставя със съществуващ набор от изрази, направете следното:

За да създадете нова колона с управлявани метаданни за списък или библиотека, която съпоставя съществуващ набор от изрази, направете следното:

  1. В настройки Бутон "Настройки" на SharePoint 2016 в заглавната лента. или менюто действия за сайта щракнете върху Настройки на сайта.

  2. Под галерии или галериина Web Designer щракнете върху колони на сайта.

  3. В колоните на сайта щракнете върху Създаване.

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където искате да създадете нова колона с управлявани метаданни.

  2. В раздела списък или библиотека на лентата щракнете върху настройки на списък или Настройки на библиотеката, ако е необходимо.

  3. В секцията колони щракнете върху Създаване на колона.

  1. На страницата " нова колона на сайт " или " Създаване на колона " (в зависимост от типа на колоната, която създавате) в секцията име и тип въведете името, което искате да има колоната.

  2. Под Типът информация в тази колона ещракнете върху управлявани метаданни .

  3. В секцията допълнителни настройки на колона въведете описание за колоната и задайте дали искате да изисквате потребителите да въвеждат стойност за колоната. Можете също да укажете дали искате да наложите уникални стойности за колоната.

  4. Ако добавяте колона към списък или библиотека, може също да можете да укажете дали искате да добавите тази нова колона с управлявани метаданни към всички типове съдържание за списъка или библиотеката (ако са разрешени много типове съдържание за библиотеката). Можете също да укажете дали искате да добавите тази колона към изгледа по подразбиране за списъка или библиотеката.

  5. В секцията поле с множество стойности Задайте дали искате да разрешавате повече от една стойност в колоната. Ако разрешите множество стойности, потребителите няма да могат да сортират по тази колона в списъчни изгледи.

  6. В секцията формат на показване Задайте дали искате колоната да показва само етикет за израз, или изразът и пълния му път в йерархията на набора от изрази.
    Може да е полезно да покажете пълния йерархичен път в ситуации, при които контекстът на израза може да не е ясен.

  7. В секцията Настройки на набор от изрази изберете Персонализиране на вашия набор от изразии след това въведете описание за набора от изрази.

  8. Щракнете върху Редактиране с помощта на диспечера на набор от изразии след това щракнете върху OK , когато получите подкана да запишете промените.

  9. Следвайте стъпките в раздела Създаване и конфигуриране на нов набор от изрази , за да настроите набора от изрази.

  1. В екрана " свойства " на инструмента за управление на хранилище за изрази Задайте следната информация за новия набор от изрази:
     

В това поле

Направете следното:

Име на набор от изрази

Въведете име за набора от изрази. Това поле би трябвало вече да е попълнено с името на колоната, но можете да я актуализирате или да я промените

Описание

Въведете описание, което ще помогне на потребителите да разберат как трябва да използват тези условия.

Собственик

Ако искате собственикът на набора от изрази да бъде различен от вас, можете да го промените на друго лице или група. Можете да въведете само един елемент.

Контакт

Въведете имейл адрес, ако искате потребителите на сайта да могат да предоставят обратна информация за набора от изрази, когато актуализират стойността за колона с управлявани метаданни.

Заинтересовани лица

Добавете имената на потребителите или групите, които трябва да бъдат уведомени, преди да бъдат направени основни промени в набора от изрази.

Правила за подаване

Задайте дали искате наборът от изрази да бъде затворен или отворен.

Ако наборът от изрази е затворен, тогава потребителите не могат да добавят нови изрази към него, когато актуализират стойността за колона с управлявани метаданни, обвързана с този набор от изрази, и наборът от изрази може да се актуализира само от лица, които имат разрешение да актуализират управляваните метаданни. Ако наборът от изрази е отворен, потребителите могат да добавят нови изрази към набора от изрази, ако колоната е конфигурирана така, че да позволява опции за запълване.

Налично за маркиране

Изберете квадратчето за отметка, за да направите изразите в набора от изрази, които са налични за маркиране. Ако изчистите отметката от квадратчето, този набор от изрази няма да е видим за повечето потребители.

Ако наборът от изрази е все още в развитие или иначе не е готов за използване, може да поискате да изчистите отметката от квадратчето.

  1. Щракнете върху Запиши , за да запишете актуализациите на свойството.

  2. За да добавяте изрази към набора от изрази, посочете набора от изрази в контролата дърво отляво, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това щракнете върху Създаване на изрази след това въведете желаното име за вашия израз.

  3. В екрана свойства Задайте следната информация за новия израз:

В това поле:

Направете следното:

Налично за маркиране

Изберете квадратчето за отметка, за да направите този термин достъпен за маркиране. Ако изчистите отметката от квадратчето, този израз ще бъде видим, но дезактивиран в инструментите за маркиране.

Language

Изберете езика за този етикет за израза.

Описание

Въведете описание, за да помогнете на потребителите да разберат как да прилагат този израз или да го различават от подобни изрази.

Етикети по подразбиране

Въведете думата или фразата, която искате да използвате като етикет по подразбиране за израза на този език.

Други етикети

Указване на синоними за този израз. Можете да направите това, ако искате няколко думи или фрази със същото значение да се третират като един субект за целите на управлението на метаданни. За да добавите множество синоними, въведете дума и след това натиснете клавиша ENTER, за да създадете допълнителни линии.

Например, ако създавате термин за цвета "син" и "син" е етикетът по подразбиране за израза, можете да добавите "Azure," "сапфир," "Индиго" и "кобалт" като синоними.

Член на

Описва име, описание, собственик и друга информация за родителски набор от изрази.

  1. Щракнете върху Запиши.

  2. Повторете стъпки 3 -5, за да добавите нови думи.

  3. За да създадете подусловия под изрази, посочете отделен израз, под който искате да вложите друг израз, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това щракнете върху Създаване на изрази въведете желаното име за израза.

  4. Повторете стъпки 4 и 5, за да укажете свойствата на вашите подточки (изберете термина, който искате да актуализирате първо).

  5. По подразбиране изразите в набора от изрази се показват в реда на сортиране по подразбиране за езика. Ако искате да зададете ред на сортиране по избор, така че изразите да се показват последователно, независимо от езика или промените в етикетите за изрази, можете да направите това, като изберете набора от изрази в контролата дърво и след това щракнете върху раздела сортиране по избор отдясно. Щракнете върху използване на ред на сортиране по избори след това използвайте полетата за списъци, за да подредите изразите в желания цифров ред.

Колоната управляваните метаданни ви позволява да управлявате информацията, която хората могат да въвеждат в дадена колона. Потребителите избират изразите или фразите, които те въвеждат в колоната, от предварително дефиниран набор от управлявани изрази.

Следващият пример показва как работи това.

Библиотеката с документи на илюстрацията по-горе съдържа колона с управлявани метаданни, наречена "откриване на ECM". За да въведете стойности в колоната, потребителят редактира свойствата за даден елемент в библиотеката (в този случай елементът е електронна таблица).

Името на колоната "управлявани метаданни", Discover ECM, е етикетът за поле на страницата "Свойства". За да видите списък с изрази, потребителите просто изберете иконата "етикети".

Когато настройвате колона с управлявани метаданни, можете да използвате съществуващ набор от изрази или да добавите набор от изрази специално за тази цел. За да научите как да добавите нов набор от изрази, вижте Настройване на нов набор от изрази.

Можете да създадете колона за списъци и библиотеки или можете да създадете колона на сайт. 

Създаване на колона на сайт за управлявани метаданни

  1. В началната страница изберете съдържание на сайта.

  2. На страницата "съдържание на сайта" изберете настройки Бутон "Настройки" на SharePoint 2016 в заглавната лента. .

  3. Под галерии на уеб дизайнеризберете колони на сайта.

  4. В страницата " колона на сайт " изберете " Създай".

  5. В страницата " нова колона на сайт ", в секцията име и тип въведете името на колоната.

  6. Преминете към стъпка 5 в следващата процедура.

Създаване на колона за списък или библиотека за управлявани метаданни

  1. Отидете в списъка или библиотеката, където искате да създадете колоната.

  2. В раздела списък или библиотека на лентата изберете Настройки на списък или настройки на библиотеката.

  3. В раздела колони изберете Създаване на колона.

  4. На страницата Създаване на колона , в секцията име и тип въведете името на колоната.

  5. В секцията Типът информация в тази колона е изберете управлявани метаданни.

  6. В секцията Група изберете група за колоната или Създайте група за нея.

  7. В секцията допълнителни настройки на колона въведете описание и задайте дали стойността е задължителна. Можете също да укажете дали искате да наложите уникални стойности за колоната.

  8. В секцията поле с множество стойности Задайте дали искате да разрешавате повече от една стойност в колоната.

    1. Ако разрешите множество стойности в колоната, потребителите няма да могат да сортират по тази колона.

  9. В секцията формат на показване Задайте дали да се показва само етикетът на израза, или да се показва терминът и неговия пълен път в йерархията на набора от изрази.

  10. В секцията Настройки на набор от изрази направете едно от следните неща:

    1. За да използвате съществуващ набор от изрази, изберете Използвайте набор от управлявани изразии след това потърсете името на набора от изрази. След като изберете името на набора от изрази, можете да укажете дали да позволявате на потребителите да попълват стойности, и да зададете стойност по подразбиране за колоната.

    2. За да създадете набор от изрази за тази колона, изберете Персонализиране на вашия набор от изрази, а след това въведете описание за набора от изрази. След това изберете Редактиране с помощта на диспечера на набор от изразии следвайте стъпките в Настройване на нов набор от изрази.

  11. Изберете OK.

Съвет: За да управлявате колона с метаданни, изпълнете една от стъпките по-долу, за да стигнете до страницата колони на сайта, библиотеката или колоната на вашия списък. На тази страница превъртете през определените колони и изберете тази, която искате да промените. След това ще се върнете в страницата за редактиране, където можете да промените или актуализирате настройките

Свързани задачи

Най-горе на страницата

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×