Файловият формат указва как се съхраняват данните за конкретно приложение. Например .docx файл е документ на Microsoft Word във формат Open XML. Не всички приложения могат да четат всички файлови формати; А в някои случаи приложението може да може да чете само части от файла. Например дадено приложение може да успее да чете текста, но не и форматирането на файл, който използва формат, различен от неговия собствен.
Форматът OpenDocument (ODF) първоначално е разработен да поддържа функциите и поведението на пакети за продуктивност, базирани на OpenOffice, а Open XML първоначално е разработен да поддържа функциите и поведението на Microsoft Office.
Сега Microsoft Office предвижда поддръжка за ODF и дава на хората, използващи Microsoft Office, шанса да записват файловете на Office във формат ODF. Въпреки това тъй като функциите на Microsoft Office и OpenOffice не са абсолютно еднакви или не са реализирани по един и същ начин, хората, които използват неподдържани функции и записват файлове на Office във формат ODF, може да изпитат промяна в начина, по който може да се работи с файла, и понякога да изпитат загуба на съдържание.
Форматът Open XML (.docx/.xlsx/.pptx) е форматът по подразбиране във всички поддържани версии на Microsoft Office и освен ако нямате конкретна причина да използвате различен формат, това е форматът, който препоръчваме да използвате за вашите файлове на Office.
За да научите повече за формата Open Document Format (ODF) като цяло, вижте OASIS Формат на отворен документ за приложения на Office.