Най-добри практики за събрание на Lync

Има различни опции, които можете да използвате, когато настройвате, присъединявате се към и представяте Lync събрание. Тези най-добри практики ви помагат да се възползвате от услугите, които правят работата ви по-лесна и осигуряват по-приятно провеждане на събранието.

Съвет: За интерактивно ръководство за често срещани задачи за представящ вижте Планиране и подготовка на събрание на Lync и Управление на вашето събрание на Lync.

Настройване на събрание на Lync

Планиране на събранието

За малко и неофициално събрание с хора от вашата фирма, използвайте опциите по подразбиране на събранието и пропуснете променянето на настройките. Помнете, че опциите по подразбиране позволяват на всеки да представя и директно да се присъединява към събранието.
Ако имате конкретно изискване за събрание, например по-голяма аудитория, защитени данни или външни клиенти, непременно променете опциите за събранието, така че да отговарят на изискването. За информация вж. Задаване на опции за събрания на Lync.
Ако имате и участници на живо, и онлайн участници, можете да проведете вашето Lync Събрание в конферентна зала. Щракнете върху Търсене на стаи в Outlook, за да намерите и добавите стая за конференции в желаната сграда. Можете да ангажирате залата отделно и да добавите информацията за нея в полето Местоположение в искането за събрание.

Определяне на резервен представящ

Изберете резервен представящ, в случай че не можете да се присъедините или закъснявате. Резервният представящ може също да започне да записва, да помага и да управлява аудиторията или да следи въпросите, подадени в събранието, за да можете да се концентрирате над представянето си. Това е особено важно, ако имате голямо събрание или събитие.

Запомняне на персоналния идентификационен номер (ПИН)

В повечето случаи не ви трябва ПИН, когато се обаждате на събранието по телефона. Вие се свързвате директно и вашият телефонен номер се вижда в списъка на участниците. Ако обаче искате да се обадите като водещ или като удостоверен повикващ, ще получите подкана за вашия ПИН и/или служебен номер или вътрешен номер.

Набирането като удостоверен повикващ просто значи, че събранието е защитено и трябва да бъдете идентифицирани, преди да се присъедините към събранието.

Добре е да имате вашия ПИН под ръка, ако ви потрябва. Ако не помните вашия ПИН, щракнете върху Забравили сте си ПИН кода за набиране? в искането за събрание и следвайте инструкциите за нулиране на страницата.

Включване на документ или връзка за обучение в искането за събрание

Ако каните участници, които не са запознати с Lync, включете документ за обучение "Как да" или връзка към Lync обучение в искането за събрание, за да им помогнете с функциите за събрание, преди да се присъединят.

Добавяне на бележки към искането за събрание

Когато планирате събранието, можете да добавяте лични или споделени бележки с помощта на OneNote. Поканените могат след това да преглеждат и редактират споделените бележки преди събранието, ако имат подходящо разрешение. Просто щракнете върху Бележки от събрание в лентата на поканата и добавете споделени бележки за исканията за събрание или свои собствени бележки (невидими за другите).

Присъединяване към събрание на Lync

Съвет: За интерактивно ръководство за присъединяване към събрание на Lync – включително съвети за отстраняване на неизправности – вижте Присъединяване към събрание на Lync.

Влезте в събранието 10 до 15 минути по-рано, за да се приготвите и да имате време за отстраняване на неизправности, ако се наложи.
Преди събранието решете дали ще използвате аудиото на компютъра (Lync интегрирано аудио и видео), или телефон за аудио частта на събранието.
Ако използвате аудиото на компютъра, настройте вашите аудио- и видеоустройства и проверете качеството. Можете да използвате микрофона и тонколоните на компютъра си или да включите слушалки. За повече информация вж . Настройване и тестване на аудиото на Lync и Настройване и отстраняване на неизправности на видео в Lync.
Ако използвате телефон за аудио на събранието, се възползвайте от функцията LyncПовикване от сървъра. В прозореца Присъединяване към аудиото на събранието изберете Повикване на: и въведете телефонния номер, на който искате да ви се обадят.

Когато използвате тази услуга, няма да има нужда да въвеждате ИД на събранието или ПИН. Натиснете *1, за да чуете описание на достъпните команди за конференции.

Ако е възможно използвайте слушалки вместо микрофона и тонколоните на компютъра за по-високо качество на аудиото.
Качеството на аудиото зависи в голяма степен от състоянието на мрежата. Използвайте кабелна връзка и непременно изключете безжичната връзка на вашия компютър.
След като се присъедините към събрание, изключете микрофона си, ако не говорите. Вижте Използване на аудио в събрание на Lync.

Представяне в събрание на Lync

Помолете колега да влезе в събранието с вас, за да проверите качеството на аудиото и визуализацията на събранието.
Проверете опциите в събранието, за да се подсигурите, че сте настроили правилно функциите на аудиторията, като разрешения за присъстващите, преглед на съдържание или разрешение за анотация.
Ако използвате PowerPoint:

Поддържайте броя на слайдовете до 15 с по-големи шрифтове (над 30 пункта) и прост фон, за да избегнете отвличане на вниманието.
Качете презентацията си предварително и се упражнете да премествате слайдовете или да анотирате с контролите. Например можете да наблегнете на важни точки, като използвате лазерната показалка или щемпели.
Използвайте бележките на представящия, за да запомните точките на речта си.

Вж. Представяне на слайдове на PowerPoint в събрание на Lync за повече информация.
Ако сте споделили работния си плот или програма:
1. Имайте предвид, че когато споделяте програма, само програмите и документите, които споделяте, са видими за присъстващите. Ако отидете в други програми, те няма да се виждат в събранието.
2. Използвайте споделяне на работен плот, ако имате нужда да превключвате между различните програми.
3. Щракнете върху Визуализация в Lync събрание, за да видите какво виждат участниците, когато споделяте работен плот или програма.
4. Покажете на аудиторията си, че могат да увеличат видимата си площ, като отидат на режим на цял екран.
  
  За повече информация вж. Споделяне на вашия работен плот или програми в събрание на Lync.
Оставете достатъчно време за въпроси и покажете на аудиторията, че могат да въведат въпросите или коментарите си в секцията за незабавни съобщения на събранието.
Изключвайте си звука, когато не говорите, и се уверете, че знаете как да изключвате или пускате звука на участниците, ако е необходимо, като използвате Lync и тоновите команди на телефона, ако използвате телефон (натиснете *1 на клавиатурата за набиране на телефона, за да чуете командите).
Напомнете на участниците как да си включват и изключват микрофоните в началото на събранието.
В края на събранието щракнете върху Още опции(…) и после щракнете върху Край на събранието. Щракнете върху OK при запитването, за да продължите. Тази опция затваря прозореца и прекъсва връзката на всеки със събранието, включително на тези участници, които са се включили по телефона.

Ако само искате да излезете от събранието, а останалите да останат свързани, просто затворете прозореца на събранието.

Екранна снимка на ''Още опции'' в събрание на Lync

Протичане на събрание в конферентна зала

Добра идея е да си дадете време да подготвите стаята, преди събранието да започне, за да сте сигурни, че Lync е настроен за работа с аудио- и видеоустройствата в залата.

Свържете преносимия си компютър към проектора и телефона на залата на конференцията, ако е необходимо.
Ако има ехо, изключете звука на микрофона и тонколоните на компютъра ви. Помолете други хора в стаята също да заглушават микрофона и тонколоните си, ако са влезли в Lync.
Можете да свържете телефона в залата към компютъра си или да използвате телефона, за да наберете аудиото на събранието.
Ако използвате проектора на стаята, свържете кабела към компютъра си и изберете правилния дисплей.

Клавиш Windows + P започва показване и можете да изберете една от следните опции:
Дублиране – показва работния плот както на монитора на компютъра, така и на проектора в залата.
Разширяване – разширява работния плот от монитора на компютъра и проектора в залата.
Само проектор – показва работния плот само на проектора в залата.

Препоръчваме избирането на Дублиране, така че да можете да виждате събранието и на монитора си, и на дисплея на залата.

Най-горе на страницата