Преминаване към основното съдържание
Поддръжка
Влизане с Microsoft
Влезте или създайте акаунт.
Здравейте,
Изберете друг акаунт.
Имате няколко акаунта
Изберете акаунта, с който искате да влезете.

Тази статия се отнася за диспечерите на frontline.

Можете да използвате работна книга на Excel, за да пренесете графиците си в "Смени". Импортирането на графика ви от Excel в "Смени" може да ви помогне да настроите екипа си по-бързо, особено ако управлявате голям екип.  

В тази статия

Общ преглед

Импортиране на графика в "Смени"

Преглед и коригиране на грешки при импортиране

Примерна работна книга на Excel

Общ преглед

Импортирането в Excel може да извърши следните действия, които в противен случай бихте извършили ръчно в "Смени":

  • Задавайте смени и изключвания за всеки член на екипа.

  • Добавяне на отворени смени. 

  • Организиране на смени по групи.

  • Добавяне на членове на екипа към групи. 

  • Добавете бележки за деня.

Ако предпочитате ръчно да попълните график, вижте Попълване на график в Смени.

Забележки: 

  • Импортирането на Excel ви позволява да добавяте информация за графика, като например смени, време на изчакване и отворени смени. Редактирането или изтриването на информация за разписанието, която вече съществува в "Смени", не е възможно чрез импортиране на Excel.

  • Ако сте забранили отворените смени в настройките на "Смени" или ако нямате разрешения да добавяте групи към "Смени", няма да можете да добавяте отворени смени или да организирате смени по групи чрез импортиране в Excel.

Първо, въвеждате информацията за графика си в работна книга на Excel и след това импортирате работната книга в "Смени". "Смени" включва примерна работна книга на Excel, която можете да използвате, за да въведете информацията за графика си.

Можете или да създадете нов файл въз основа на примерната работна книга, или да добавите информацията за графика директно в нея. Ако използвате примерната работна книга, трябва да изтриете примерните данни, преди да качите файла.  

Импортиране на графика в "Смени"

  1. В уеб или настолна версия на Shifts отидете на Още опции Икона за още опции на Teamsв горния десен ъгъл, след което изберете Импортиране на график.

  2. Изберете Качване на файл. Ако е необходимо,  изберете връзката Изтегляне на пример, за да получите примерната работна книга на Excel.

  3. Прочетете инструкциите в примерната работна книга или вижте примерната работна книга на Excel в тази статия за подробности как да добавите информацията за графика. 

  4. Попълнете графика си в Excel.

  5. След като добавите информацията за графика, сте готови да я импортирате в Shifts. Изберете Качване на файл, отидете до мястото, където сте записали работната книга на Excel, и след това изберете Отвори.

  6. Когато процесът на импортиране приключи, ще видите едно от следните съобщения:

  • Съобщение "Импортирането е успешно". Информацията за графика ви се импортира и показва в календара "Смени".

  • Съобщение "Импортиране с грешки" заедно с връзка към файл за грешка, което можете да използвате, за да коригирате грешките.

Забележки: 

  • Един файл на Excel поддържа най-много 30 000 обекта за планиране, 10 000 от всеки обект (смени, отворени смени и време на изчакване). Ако трябва да импортирате още елементи, създайте друг файл.

  • Можете да планирате отпуска, която е по-дълга от 24 часа. Въпреки това смени и отворени смени, по-дълги от 24 часа, не се поддържат.

Преглед и коригиране на грешки при импортиране

  1. Изберете Изтегляне на файл , за да изтеглите файла с грешка на Excel. Файлът се записва в папката "Изтегляния" на вашия компютър със следното име: TEAM_<ИД на екипа> грешка.

  2. Отворете файла и отидете в работния лист Грешки . Всеки ред показва местоположението на грешката и какво трябва да бъде коригирано.

    Съобщение за грешка в листа за грешки

  3. Отидете на работните листове Shifts, Open shifts или Time off и коригирайте грешките. Местоположенията на грешките са осветени в червено.


    Грешка в червено в лист "Смени" В този пример смяната е по-дълга от 24 часа. За да коригирате грешката, променете началната или крайната дата на shift.

  4. Когато приключите с отстраняването на грешките, запишете файла и след това го импортирайте отново в "Смени".

Примерна работна книга на Excel

Можете да използвате нашата примерна работна книга, която да ви помогне да поставите графика си в Excel. Нашата примерна работна книга съдържа следните работни листове:

  • Инструкции: Указания как да въведете информацията за графика.

  • Shifts, Time Off и Open Shifts: За добавяне на смени, изключване на времето и отворени смени.

  • Бележки за деня: За въвеждане на бележки, които съответстват на определен ден. 

  • Членове: Списък само за четене на хората във вашия екип, за които можете да назначавате смени. 

В противен случай създайте своя собствена работна книга на Excel, като използвате структурата, описана в работните листове "Смени", "Време на изключване", "Отворени смени" и "Бележки за деня ".

Важно: 

  • Не можете да премахвате или променяте реда на колоните в работните листове. В противен случай ще получите грешки, когато импортирате файла.

  • Задължителните колони са маркирани с получер шрифт във всеки работен лист и не могат да бъдат празни.

Работен лист "Смени"

В работния лист Смени всяка смяна се показва като ред с 12 колони. Ето подробности за колоните и как да ги използвате. 

Колона

Свойство

Тип

Описание

Въвеждане

Пример

A

Член

По желание

Име на член на екипа, назначен за смяна.

Въведете името на члена на екипа.

Мартин Фицджералд

B

Служебен имейл

Задължително

Имейл адрес на член на екипа.

Въведете имейл адреса на члена на екипа.

mfitzgerald@contoso.com

C

Групиране

Задължително

Планиране на група, към която принадлежи членът на екипа.

Въведете текст, цифри и/или специални знаци.
Можете да добавите нова или съществуваща група.

Кожени изделия

D

Начална дата на Shift

Задължително

Дата, на която започва смяната.

Формат: мм/дд/гггг
дд/мм/гггг

13.08.2024
г. 13/08/2024

E

Начален час на Shift

Задължително

Часът, в който започва смяната.

Формат:
12:00 ч.
24 ч. 24 ч.

8:30 ч. сутринта
8:30 преди обяд
8:30

F

Крайна дата на shift

Задължително

Дата, на която свършва смяната.

Формат: мм/дд/гггг
дд/мм/гггг

13.08.2024
г. 13/08/2024

G

Краен час на Shift

Задължително

Час, в който смяната приключва.

Формат:
12:00 ч.
24 ч. 24 ч.

15:45
15:45 след обяд
15:45

H

Цвят на тема

По желание

Оцветете, за да категоризирате изместването.

Въведете една от следните опции:
1. Бял
2. Синьо
3. Зелен
4. Лилаво
5. Розово
6. Жълто
7. Сив
8. Синьо
9. Тъмнозелено
10. Тъмно пурпурно
11. Тъмнокачено
12. Тъмножълто

2. Синьо

I

Етикет по избор

По желание

Етикет, за да персонализирате смяната.

Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Най-много 23 знака.

Малки кожени изделия

J

Неплатен край

По желание

Времетраене на прекъсването на смяната в минути.

Въведете число. Максимум 450 минути.

45

"k"

Бележки

По желание

Бележки за членовете на екипа относно тази конкретна смяна.

Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Максимум 500 знака.

Използвайте нашата нова система, за да поискате елементите да бъдат доставени в нашия магазин.

L

Споделена

Задължително

Опция за споделяне на смяната с екипа веднага след импортирането на информацията.

Изберете Споделени или Несметни.

Ако изберете да не споделяте, можете да споделите смяната, след като е импортирана чрез опцията Споделяне с екипа на Смени.

Не е споделен

Time Off worksheet

В работния лист Време на изключване всеки отделен елемент се показва като ред с 11 колони. Ето подробности за колоните и как да ги използвате.  

Колона

Свойство

Тип

Описание

Въвеждане

Пример

A

Член

По желание

Име на члена на екипа, който има изтекло време.

Въведете името на члена на екипа.

Мартин Фицджералд

B

Служебен имейл

Задължително

Имейл адрес на член на екипа.

Въведете имейл адреса на члена на екипа.

mfitzgerald@contoso.com

C

Начална дата

Задължително

Дата, на която започва разстоянието.

Формат:
mm/dd/yyyy
дд/мм/гггг

13.08.2024
г. 13/08/2024

D

Начален час

Задължително

Часът, в който започва отпуската.

Формат:
12:00 ч.
24 ч. 24 ч.

00:00 ч
. 12:00 ч.
00:00

E

Крайна дата

Задължително

Дата, на която свършва почивният час.

Формат:
mm/dd/yyyy
дд/мм/гггг

20.08.2024
г. 20/08/2024

F

Краен час

Задължително

Час, в който свършва отпуската.

Формат:
12:00 ч.
24 ч. 24 ч.

00:00 ч
. 12:00 ч.
00:00

G

Причина за изключване на времето

Задължително

Причина, която оправдава отпуската.

Въведете причина за изключване от списъка с причини, свързани с прекъсването, които са налични в настройките на "Смени" за вашия екип. 

Ваканция

H

Бележки

По желание

Бележки за члена на екипа за времето, в което е извън работа.

Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Максимум 500 знака.

Насладете се на почивката си. 

I

Цвят на тема

По желание

Оцветете, за да категоризирате времето, което е изключено.

Въведете една от следните опции:
1. Бял
2. Синьо
3. Зелен
4. Лилаво
5. Розово
6. Жълто
7. Сив
8. Синьо
9. Тъмнозелено
10. Тъмно пурпурно
11. Тъмнокачено
12. Тъмножълто

7. Сив

J

Споделена

Задължително

Опция за споделяне на времето на изчакване с члена на екипа веднага след импортирането на информацията.

Изберете Споделени или Несметни.

Ако решите да не споделяте, можете да споделите смяната, след като е импортирана чрез опцията Споделяне с екипа на Смени.

Споделена

Отваряне на работен лист "Смени"

В работния лист Отвори смени всяка отворена смяна се показва като ред с 11 колони. Ето подробности за колоните и как да ги използвате.  

Колона

Свойство

Тип

Описание

Въвеждане

Пример

A

Групиране

Задължително

Планиране на група, от която може да бъде поискана отворената смяна.

Въведете текст, цифри и/или специални знаци.
Можете да добавите нова или съществуваща група.

Кожени изделия

B

Начална дата

Задължително

Дата, на която започва отворената смяна.

Формат:
mm/dd/yyyy
дд/мм/гггг

13.08.2024
г. 13/08/2024

C

Начален час

Задължително

Час, в който започва отворената смяна.

Формат:
12:00 ч.
24 ч. 24 ч.

8:30 ч. сутринта
8:30 преди обяд
8:30

D

Крайна дата

Задължително

Дата, на която свършва отворената смяна.

Формат:
mm/dd/yyyy
дд/мм/гггг

13.08.2024
г. 13/08/2024

E

Краен час

Задължително

Час, в който свършва отворената смяна.

Формат:
12:00 ч.
24 ч. 24 ч.

15:45
15:45 след обяд
15:45

G

Отворени слотове

Задължително

Брой на отворените смени, които могат да се поискат от членовете на групата.

Въведете число от 1 до 255. 

2

H

Цвят на тема

По желание

Оцветете, за да категоризирате отворената смяна.

Въведете една от следните опции:
1. Бял
2. Синьо
3. Зелен
4. Лилаво
5. Розово
6. Жълто
7. Сив
8. Синьо
9. Тъмнозелено
10. Тъмно пурпурно
11. Тъмнокачено
12. Тъмножълто

6. Жълто

I

Етикет по избор

По желание

Етикет, за да персонализирате отворената смяна.

Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Най-много 23 знака.

Малки кожени изделия

J

Неплатен край

По желание

Времетраене на прекъсването на смяната в минути.

Въведете число. Максимум 450 минути.

45

"k"

Бележки

По желание

Бележки за членовете на екипа относно тази конкретна отворена смяна.

Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Максимум 500 знака.

Използвайте нашата нова система, за да поискате елементите да бъдат доставени в нашия магазин.

L

Споделена

Задължително

Опция за споделяне на смяната с члена на екипа веднага след импортирането на информацията.

Изберете Споделени или Несметни.

Ако изберете да не споделяте, можете да споделите смяната, след като е импортирана чрез опцията Споделяне с екипа на Смени.

Не е споделен

Работен лист "Бележки за деня"

За всеки ден можете да добавите бележка. 

Колона

Свойство

Тип

Описание

Въвеждане

Пример

A

Дата

Задължително

Дата, на която искате бележката да се показва в графика.

Формат:
mm/dd/yyyy
дд/мм/гггг

13.08.2024
г. 13/08/2024

B

Забележка

Задължително

Съобщение до вашия екип.

Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Максимум 500 знака.

Обучение на място

В "Смени" бележките ще се появят близо до горния край на графика под датата.

Местоположение на бележките за деня в график на смени

Желаете ли повече информация?

Прочетете повече за "Смени"

За ИТ администратори

Управление на приложението "Смени" за вашата организация

Нуждаете ли се от още помощ?

Искате ли още опции?

Разгледайте ползите от абонамента, прегледайте курсовете за обучение, научете как да защитите устройството си и още.

Общностите ви помагат да задавате и отговаряте на въпроси, да давате обратна връзка и да получавате информация от експерти с богати знания.

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на езика?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?
Като натиснете „Подаване“, вашата обратна връзка ще се използва за подобряване на продуктите и услугите на Microsoft. Вашият ИТ администратор ще може да събира тези данни. Декларация за поверителност.

Благодарим ви за обратната връзка!

×