Тази статия се отнася за мениджърите на персонал с директен контакт.
Можете да използвате работна книга на Excel, за да пренесете графиците си в "Смени". Импортирането на графика ви от Excel в "Смени" може да ви помогне да настроите екипа си по-бързо, особено ако ръководите голям екип.
В тази статия
Стъпка 1: Изтеглете шаблона за Excel
Стъпка 2: Попълнете графика си в Excel
Стъпка 3: Качете своя файл на Excel
Преглед и коригиране на грешки при импортиране
Общ преглед
Импортирането в Excel може да извършва следните действия, които иначе бихте извършили ръчно в "Смени":
- Задайте смени и почивки за всеки член на вашия екип.
- Добавяне на отворени смени.
- Организиране на смени по групи.
- Добавяне на членове на екипа към групи.
- Добавяне на бележки за деня.
Ако предпочитате ръчно да попълвате график, вижте "Създаване на график на екипа в "Смени " и Добавяне на смени към графика в "Смени".
Забележка
- Импортирането в Excel ви позволява да добавяте информация за графика, като например смени, отпуски и отворени смени. Редактирането или изтриването на информация за графика, която вече съществува в "Смени", не е възможно чрез импортиране в Excel.
- Ако сте забранили отворените смени в настройките на "Смени" или ако нямате разрешения да добавяте групи към "Смени", няма да можете да добавяте отворени смени или да организирате смени по групи чрез импортиране в Excel.
- Не можете да импортирате график, който е с повече от две години по-рано от текущата дата.
Първо, въвеждате информацията за графика си в работна книга на Excel, а след това импортирате работната книга в "Смени", като я качвате. "Смени" включва шаблон на Excel, който можете да изтеглите и използвате, за да въведете информация за графика си.
Можете да създадете нов файл въз основа на шаблона или да добавите информация за графика си директно в него. Ако използвате шаблона, непременно изтрийте примерните данни в него, преди да качите файла.
Важно
Уверете се, че езикът, зададен на вашето устройство , и числовият формат в Excel са зададени на една и съща област. Това гарантира, че вашите формати за дата в Teams съответстват на това, което сте въвели в Excel. Teams отразява същия формат за дата и час като настройките за език, дата и час на вашето устройство.
Например, ако устройството и Excel са настроени на английски (САЩ), форматът на дата на Excel 08/11/2024 точно представя 8 ноември 2024 г. в Teams. Ако устройството ви е настроено на английски (Обединеното кралство), а Excel – на английски (САЩ), форматът за дата на Excel 08/11/2024 се интерпретира като 11 август 2024 г. в Teams.
Стъпка 1: Изтеглете шаблона за Excel
В настолната или уеб версия на "Смени", в горния десен ъгъл на графика отидете на "Още опции
> "Още опции"Импортиране на график.На страницата "График на импортиране" изберете връзката за изтегляне на шаблона , за да изтеглите шаблона за Excel.
По подразбиране файлът се записва в папката "Изтегления" на вашия компютър със следното име: ImportScheduleTemplate_<екип ИД>.xlsx.
Стъпка 2: Попълнете графика си в Excel
- Прочетете инструкциите в шаблона и вижте раздела с шаблони на Excel в тази статия за подробности как да добавите информацията за графика си.
- Попълнете графика си в Excel.
Стъпка 3: Качете своя файл на Excel
След като добавите информацията за графика си, сте готови да го импортирате в "Смени". На страницата "График на импортирането" изберете "Качване".
В диалоговия прозорец за качване на файл на Excel изберете "Качване на файл". Отидете до мястото, където сте записали работната книга на Excel, и след това изберете "Отвори".
След като качите файла, можете да проверите състоянието на качване и подробностите му в таблицата с хронология на импортирането . В колоната " Състояние " ще видите едно от следните състояния:
- Импортираните означава, че графикът ви е импортиран успешно и сега се показва в календара на "Смени".
- Грешката показва, че графикът ви съдържа грешки и не е импортиран или е импортиран частично. Ще видите връзка за изтегляне на отчет в колоната " Състояние", ако графикът ви е частично импортиран. Научете как да преглеждате и коригирате грешки при импортиране.
Важно
Таблицата показва състоянието на последните 10 качвания от вашия екип през последните 30 дни. Можете да видите качванията от вас и от други ръководители на персонал с директен контакт във вашия екип. Ако няколко ръководители на персонал с директен контакт от вашия екип импортират графици в "Смени", проверете състоянието на качването, преди да бъде премахнато от таблицата.
Забележка
- Един файл на Excel поддържа най-много 30 000 обекта на график, 10 000 от всеки обект (смени, отворени смени и отпуски). Ако трябва да импортирате повече елементи, създайте друг файл.
- Можете да планирате почивки, които са по-дълги от 24 часа. Въпреки това смени и отворени смени, по-дълги от 24 часа, не се поддържат.
Преглед и коригиране на грешки при импортиране
Ако таблицата с хронология на импортирането показва състояние на грешка , когато импортирате своя файл на Excel, следвайте тези стъпки, за да прегледате и коригирате грешките при импортиране.
Изберете "Изтегляне на отчет " в колоната " Състояние ", за да изтеглите файла за грешка на Excel.
По подразбиране файлът се записва в папката "Изтегления" на вашия компютър със следното име: ImportScheduleErrors_<екип ИД>.xls.
Отворете файла и отидете в работния лист "Грешки". Всеки ред показва местоположението на грешката и какво трябва да бъде коригирано.
Отидете в работния лист "Смени", "Отворени смени" или "Неактивно време " и коригирайте грешките. Местата за грешки са маркирани в червено.
В този пример смяната е по-дълга от 24 часа. За да коригирате грешката, променете началната или крайната дата на смяната.Когато завършите отстраняването на грешките, запишете файла и след това отново го импортирайте в "Смени".
Шаблон на Excel
Използвайте шаблона на Excel, за да определите графика си в Excel. Шаблонът съдържа следните работни листове:
- Инструкции: Указания как да въведете информацията за графика си.
- Смени, неактивно време и отворени смени: за добавяне на смени, отсъствия и отворени смени.
- Бележки за ден: за въвеждане на бележки, които съответстват на определен ден.
- Членове: списък само за четене на хората във вашия екип, за който можете да назначавате смени.
Можете също да създадете собствена работна книга на Excel, като използвате структурата, описана в работните листове "Смени", " Отпуск", "Отворени смени" и "Дневни бележки ".
Важно
- Не можете да премахвате или променяте реда на колоните в работните листове. В противен случай ще получавате грешки, когато качвате файла.
- Задължителните колони са маркирани с получер шрифт във всеки работен лист и не могат да бъдат празни.
Работен лист "Смени"
В работния лист "Смени " всяка смяна се показва като ред с 12 колони. Ето подробности за колоните и как да ги използвате.
| Колона | Свойство | Тип | Описание | Въвеждане | Пример |
|---|---|---|---|---|---|
| A | Член | По желание | Име на члена на екипа, на когото е възложена смяна. | Въведете името на члена на екипа. | Мартин Фицджералд |
| B | Служебен имейл | Задължителен | Имейл адрес на член на екипа. | Въведете имейл адреса на члена на екипа. | mfitzgerald@contoso.com |
| C | Група | Задължителен | Групата за планиране, към която принадлежи членът на екипа. | Въвеждане на текст, числа и/или специални знаци. Можете да добавите нова или съществуваща група. |
Кожени изделия |
| D | Начална дата | Задължителен | Дата, на която започва смяната. | Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг |
08/13/2024 13/08/2024 |
| E | Начален час | Задължителен | Час, в който започва смяната. | Формат: 12 часа 24 часа |
8:30 ч. 8:30 ч. 8:30 |
| F | Крайна дата | Задължителен | Дата, на която приключва смяната. | Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг |
08/13/2024 13/08/2024 |
| G | Краен час | Задължителен | Часът, в който приключва смяната. | Формат: 12 часа 24 часа |
15:45 ч. 15:45 ч. 15:45 |
| H | Цвят на тема | По желание | Цвят за категоризиране на промяната. | Въведете една от следните опции: 1. Бяло 2. Синьо 3. Зелено 4. Лилаво 5. Розово 6. Жълто 7. Сиво 8. Синьо 9. Тъмнозелено 10. Тъмнолилаво 11. Тъмно розово 12. Тъмножълто |
2. Синьо |
| I | Етикет по избор | По желание | Етикет за персонализиране на смяната. | Въвеждане на текст, числа и/или специални знаци. Максимум 23 знака. | Малки кожени изделия |
| J | Неплатена почивка (минути) | По желание | Продължителност на почивката за смяна в минути. | Въведете число (в минути), което е по-малко от продължителността на смяната. | 45 |
| "k" | Бележки | По желание | Бележки за членовете на екипа относно тази конкретна промяна. | Въвеждане на текст, числа и/или специални знаци. Максимум 500 знака. | Използвайте новата ни система, за да заявите артикулите да бъдат доставени до нашия магазин. |
| L | Споделени | Задължителен | Опция за споделяне на смяната с екипа веднага щом информацията бъде импортирана. | Изберете "Споделени" или "Несподелени". Ако решите да не споделяте, можете да споделите смената, след като е импортирана, чрез опцията "Споделяне с екип " в "Смени". |
Не е споделено |
Работен лист за неактивно време
В работния лист " Неактивно време " всеки елемент за почивка се показва като ред с 11 колони. Ето подробности за колоните и как да ги използвате.
| Колона | Свойство | Тип | Описание | Въвеждане | Пример |
|---|---|---|---|---|---|
| A | Член | По желание | Име на члена на екипа, който има отпуск. | Въведете името на члена на екипа. | Мартин Фицджералд |
| B | Служебен имейл | Задължителен | Имейл адрес на член на екипа. | Въведете имейл адреса на члена на екипа. | mfitzgerald@contoso.com |
| C | Начална дата | Задължителен | Дата, на която започва почивното време. | Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг |
08/13/2024 13/08/2024 |
| D | Начален час | Задължителен | Час, в който започва почивката. | Формат: 12 часа 24 часа |
12:00 ч. 12:00 ч. 00:00 |
| E | Крайна дата | Задължителен | Дата, на която свършва почивката. | Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг |
08/20/2024 20/08/2024 |
| F | Краен час | Задължителен | Часът, в който почивката свършва. | Формат: 12 часа 24 часа |
12:00 ч. 12:00 ч. 00:00 |
| G | Причина за отпускане | Задължителен | Причина, която оправдава свободното време. | Въведете причина за отсъствие от списъка с причини за отпуска, наличен в настройките на "Смени" за вашия екип. | Ваканция |
| H | Цвят на тема | По желание | Цвят за категоризиране на времето извън времето. | Въведете една от следните опции: 1. Бяло 2. Синьо 3. Зелено 4. Лилаво 5. Розово 6. Жълто 7. Сиво 8. Синьо 9. Тъмнозелено 10. Тъмнолилаво 11. Тъмно розово 12. Тъмножълто |
7. Сиво |
| I | Бележки | По желание | Бележки за члена на екипа относно свободното му време. | Въвеждане на текст, числа и/или специални знаци. Максимум 500 знака. | Насладете се на почивката си. |
| J | Споделени | Задължителен | Опция за споделяне на почивното време с члена на екипа веднага щом информацията бъде импортирана. | Изберете "Споделени" или "Несподелени". Ако решите да не споделяте, можете да споделите смената, след като е импортирана, чрез опцията "Споделяне с екип " в "Смени". |
Споделена |
Отворен работен лист "Смени"
В работния лист " Отворени смени " всяка отворена смяна се показва като ред с 11 колони. Ето подробности за колоните и как да ги използвате.
| Колона | Свойство | Тип | Описание | Въвеждане | Пример |
|---|---|---|---|---|---|
| A | Група | Задължителен | Група за планиране, от която може да бъде поискана отворената смяна. | Въвеждане на текст, числа и/или специални знаци. Можете да добавите нова или съществуваща група. |
Кожени изделия |
| B | Начална дата | Задължителен | Дата, на която започва отворената смяна. | Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг |
08/13/2024 13/08/2024 |
| C | Начален час | Задължителен | Час, в който започва отворената смяна. | Формат: 12 часа 24 часа |
8:30 ч. 8:30 ч. 8:30 |
| D | Крайна дата | Задължителен | Дата, на която приключва отворената смяна. | Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг |
08/13/2024 13/08/2024 |
| E | Краен час | Задължителен | Часът, в който приключва отворената смяна. | Формат: 12 часа 24 часа |
15:45 ч. 15:45 ч. 15:45 |
| F | Отваряне на слотове | Задължителен | Брой на отворените смени, които могат да поискат членовете на групата. | Въведете число от 1 до 255. | 2 |
| G | Цвят на тема | По желание | Цвят за категоризиране на отворената смяна. | Въведете една от следните опции: 1. Бяло 2. Синьо 3. Зелено 4. Лилаво 5. Розово 6. Жълто 7. Сиво 8. Синьо 9. Тъмнозелено 10. Тъмнолилаво 11. Тъмно розово 12. Тъмножълто |
6. Жълто |
| H | Етикет по избор | По желание | Етикет за персонализиране на отворената смяна. | Въвеждане на текст, числа и/или специални знаци. Максимум 23 знака. | Малки кожени изделия |
| I | Неплатена почивка (минути) | По желание | Продължителност на почивката за смяна в минути. | Въведете число (в минути), което е по-малко от продължителността на смяната. | 45 |
| J | Бележки | По желание | Бележки за членовете на екипа относно тази конкретна отворена смяна. | Въвеждане на текст, числа и/или специални знаци. Максимум 500 знака. | Използвайте новата ни система, за да заявите артикулите да бъдат доставени до нашия магазин. |
| "k" | Споделени | Задължителен | Опция за споделяне на смяната с члена на екипа веднага щом информацията бъде импортирана. | Изберете "Споделени" или "Несподелени". Ако решите да не споделяте, можете да споделите смената, след като е импортирана, чрез опцията "Споделяне с екип " в "Смени". |
Не е споделено |
Работен лист "Бележки за ден"
За всеки ден можете да добавите бележка.
| Колона | Свойство | Тип | Описание | Въвеждане | Пример |
|---|---|---|---|---|---|
| A | Дата | Задължителен | Дата, на която искате бележката да се появи в графика. | Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг |
08/13/2024 13/08/2024 |
| B | Забележка | Задължителен | Съобщение до вашия екип. | Въвеждане на текст, числа и/или специални знаци. Максимум 500 знака. | Обучение на място |
В "Смени" бележките ще се появят близо до горния край на графика, под датата.
