Автоматично прилагане или препоръчване на етикети за чувствителност към вашите файлове и имейли в Office

Office може да бъде конфигуриран да препоръчва или автоматично да прилага етикет за чувствителност към файл или имейл, ако включва поверителни корпоративни или лични данни, като например номера за социални осигуровки, номера на кредитни карти, банкови сметки и международни идентификатори. Това ще ви помогне да поддържате вашите файлове и съобщения съвместими с правилата за защита на информацията за вашата организация, дори ако не сте приложили етикет за чувствителност ръчно.

Как Office автоматично се прилага или препоръчва етикети за чувствителност

За информация за достъпността на тази функция в различни приложения на Office и платформи вижте как работят етикетите за чувствителност в приложенията на Office.

Word, Excel иPowerPoint

Ако се прилага автоматично етикет за чувствителност, се показва съвет за правила с името на етикета, който е приложен, както и незадължително съобщение от администратора. Можете да изберете OK или X , ако искате да затворите Съвета за правила.

Екранна снимка на съвет за правила за автоматично приложен етикет за чувствителност

Ако е препоръчително да се използва етикет за чувствителност, се показва съвет за правилата с името на етикета, който е препоръчван, както и незадължително съобщение от администратора. Изберете прилагане на чувствителност , за да приложите етикета, или изберете X , за да затворите Съвета за правила , без да прилагате етикета.

Екранна снимка на съвет за правила за препоръчван етикет за чувствителност

В Word чувствителното съдържание, което е предизвикало препоръката за етикет за чувствителност, е маркирано с червена подчертана и розова осветеност. Това ви дава възможност да преглеждате и премахвате чувствителното съдържание, вместо да използвате препоръчвания етикет за чувствителност.

Екранна снимка на осветено чувствително съдържание в Word

Можете да преглеждате всяко чувствително съдържание в документа наведнъж, като изберете Покажи чувствително съдържание в Съвета за правила.

Това отваря екрана на редактора, който показва общ преглед на чувствителното съдържание в документа, както и обичайните препоръки за корекция и финес. Чрез избиране на чувствителна категория съдържание, като например "номер на кредитна карта", можете да преглеждате и премахвате всички екземпляри на чувствителното съдържание с помощта на екрана на редактора или контекстното меню.

Екранна снимка на чувствително съдържание в екрана на редактора

Outlook

Ако се прилага автоматично етикет за чувствителност, се показва съвет за правила с името на етикета, който е приложен, както и незадължително съобщение от администратора. Изберете OK или X , за да затворите Съвета за правила.

Ако е препоръчително да се използва етикет за чувствителност, се показва съвет за правилата с името на етикета, който е препоръчван, както и незадължително съобщение от администратора. Изберете прилагане на чувствителност , за да приложите етикета, или изберете X , за да затворите Съвета за правила , без да прилагате етикета.

Word, Excel и PowerPoint

Ако се прилага автоматично етикет за чувствителност, се показва съвет за правила с името на етикета, който е приложен. Изберете OK или X , за да затворите Съвета за правила.

Ако е препоръчително да се използва етикет за чувствителност, се показва съвет за правилата с името на етикета, който е препоръчван. Изберете Промяна сега , за да приложите препоръчвания етикет или изберете X, за да затворите Съвета за правила , без да прилагате етикета.

Забележка: Автоматичното етикетиране и препоръки в Excel for Mac работят само ако работната книга е съхранена в OneDrive или SharePoint.

Outlook в уеб

Ако се прилага автоматично етикет за чувствителност, се показва пояснение с името на етикета, който е приложен.

Ако е препоръчително да се използва етикет за чувствителност, се показва пояснение с името на етикета, който е препоръчван. Изберете Промяна на чувствителността , за да приложите препоръчвания етикет, или изберете отхвърли , за да затворите върха, без да прилагате етикета.

Word, Excel и PowerPoint

Ако се прилага автоматично етикет за чувствителност, се показва съвет за правила с името на етикета, който е приложен. Изберете OK или X , за да затворите Съвета за правила.

Екранна снимка на съвет за правила за автоматично приложен етикет за чувствителност

Ако е препоръчително да се използва етикет за чувствителност, се показва съвет за правилата с името на етикета, който е препоръчван. Изберете Промяна сега , за да приложите препоръчвания етикет или изберете X, за да затворите Съвета за правила , без да прилагате етикета.

Екранна снимка на съвет за правила за препоръчван етикет за чувствителност

Outlook в уеб

Ако се прилага автоматично етикет за чувствителност, се показва пояснение с името на етикета, който е приложен.

Екранна снимка на съвет за автоматично приложен етикет за чувствителност

Ако е препоръчително да се използва етикет за чувствителност, се показва пояснение с името на етикета, който е препоръчван. Изберете Промяна на чувствителността , за да приложите препоръчвания етикет, или изберете отхвърли , за да затворите върха, без да прилагате етикета.

Екранна снимка на съвет относно препоръчвания етикет за чувствителност

КогаOffice не се прилага или препоръчва етикет за чувствителност

Office не прилага автоматично етикет за чувствителност, ако:

  • Към файла или имейла е приложен ръчно етикет за чувствителност.

  • Файлът или Имейлът вече имат етикет с по-голяма чувствителност, отколкото етикета, който ще бъде приложен автоматично.

Office не препоръчва етикет за чувствителност, ако:

  • Файлът или Имейлът вече имат етикет за чувствителност, който е с еднаква или по-голяма чувствителност, отколкото етикета, който е бил препоръчван.

Как Office открива чувствителна информация

  • В Word, Excel и PowerPoint, откриването се стартира автоматично, когато отворите документ и продължава във фона, докато редактирате.

  • В Outlook за Windows откриването се стартира автоматично, когато съставяте ново съобщение, или отговаряте или препращате към съществуващо съобщение.

  • В Outlook в уеб откриването се случва, когато се записва чернова на съобщение.

Забележка: Тъй като тази функция анализира вашите данни чрез услуга на Microsoft 365, е възможно да сте загрижени за защитата на данните си. Можете да прочетете свързани преживявания в Office за повече информация.

Изисквания

ЗаOffice за автоматично прилагане или препоръчване на етикет за чувствителност трябва да бъдат изпълнени следните условия:

Ограничения

  • Автоматичният и препоръчван процес на етикетиране на чувствителност вOffice не е гарантиран за изпълнение. Office не позволява на потребителите да записват или затварят файлове или да изпращат имейл съобщения, преди да бъдат открити деликатни изрази. 

    За допълнително покритие администраторите трябва да конфигурират автоматични етикети за чувствителност за съдържание в покой с помощта на Azure Protection Scanner и защита на Microsoft в облака.

  • В Excel подмножеството от съдържание в клетките на работната книга се взема под пример за оценка и може да се пропусне чувствителна информация извън тази извадка. Например в Excel за уеб, ограничението на извадката е около 2 МБ и 2000 клетки. Работим по разширяването на този размер на извадката, така че да покрие повече от една работна книга.

  • Поверителна информация, която се съдържа в някои обекти, няма да бъде открита. Например:

    • Ink (Ръкопис)

    • Вградени файлове

    • Обекти, различни от клетки, като например обобщени таблици или SmartArt (Excel )

    • Клетки с формула или изход за изчисление (Excel )

    • Коментари, горни и долни колонтитули, бележки под линия, бележки в края и текстови полета (Word за уеб)

    • Фигури и графики SmartArt (Word )

    • Бележки (PowerPoint )

  • Когато отваряте или редактирате чувствително съдържание, е възможно да има забавяне, преди да се приложи автоматично етикет или да се препоръчва. Продължителността на закъснението ще варира в зависимост от размера на съдържанието, което се изчислява, и скоростта на вашата интернет връзка и може да продължи от няколко секунди до няколко минути. Работим, за да намалим закъснението във времето.

  • В настолното приложениеWord деликатните изрази в непубликуваните коментари не се сканират (това се отнася само за новите възможности за коментари).

  • В настолното приложение наWord премахването на чувствително съдържание не премахва този израз от проследени промени или други версии на документа. 

  • ВOutlook за Windows се разглежда само съобщението, което е съставено, а не хронологията на съобщенията, в полето Scan и сюжетната линия не се включва в сканирането.

Вж. също

Известни проблеми при автоматично прилагане или препоръчване на етикети за чувствителност

Прилагане на етикети на чувствителност към вашите документи и имейл в рамките на Office

Автоматично прилагане на етикет за чувствителност към съдържанието

Как работят етикетите за чувствителност в приложенията на Office

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към Microsoft приобщени

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×