Изготвяне на имейл съобщение в Copilot for Sales приложение

Когато съставяте нов имейл или отговаряте на клиентите си по имейл, Copilot for Sales използвате AI, за да предложите съдържание, което ви спестява време и усилия при съставянето на перфектното съобщение, за да придвижите сделката напред. Изберете от предварително дефинирани категории за отговор или въведете свой собствен текст и AI генерира предложеното съдържание. Можете да използвате предложеното съдържание във вида, в който е, или да го промените, за да отговаря на вашите нужди.

Изисквания за лиценз

Възможностите, споменати в тази статия, са достъпни само за потребители със стандартния Copilot for Sales лиценз. Ако имате Copilot for Sales премиум лиценз, можете да видите интегрираното преживяване вътре Microsoft Outlook. За повече информация вижте Изготвяне на имейл съобщение с помощта на информация за продажби в Outlook.

Анатомия на предложеното съдържание

Поддържани езици

За да видите списък с поддържаните езици, вижте поддържани езици.

Имейлът и подканата по избор трябва да са на един от поддържаните езици, за да се генерира предложеното съдържание.

Създаване на имейл отговор с помощта на предварително зададени категории

Можете да получите предложени отговори, когато отговаряте на имейл на клиент или докато четете такъв.

1. В Outlook:

   • Отворете имейл на клиент и изберете Отговор. В банерното съобщение в горната част на черновата на имейла изберете Използвай Copilot сега.

   • Когато четете имейл, отворете Copilot for Sales екрана.

2. В информационната карта за имейл Key изберете стрелката надолу до бутона Чертане на имейл и след това изберете предварително зададена категория.

   

3. Прегледайте предложеното съдържание.

   За да генерирате друго предложение, изберете Още опции и след това изберете Опитай отново.

   Можете също да възстановите предложеното съдържание до предишната версия или, ако е необходимо, да прецизирате предложеното съдържание.

4. Изберете Добавяне към имейл , за да поставите съдържанието в основния текст на имейла.

   Бележка

   Съществуващото съдържание в тялото на имейла не се замества. Предложеното съдържание се предхожда от всяко съществуващо съдържание в тялото на имейла.

   

5. Редактирайте съдържанието на имейла, както се изисква, и след това го изпратете.

Създаване на имейл съобщение с помощта на подкана по избор

Ако предварително дефинираните категории за отговор не отговарят на вашите изисквания, можете да въведете подкана по избор, за да генерирате предложено съдържание.

Можете да получите предложено съдържание на имейл, когато отговаряте на имейл на клиент, четете имейл или съставяте нов имейл.

1. В Outlook:

   • Когато отговаряте на имейл на клиент или съставяте нов имейл, изберете Използвай Copilot сега в банерното съобщение в горната част на черновата на имейла.

   • Когато четете имейл, отворете Copilot for Sales екрана.

2. В информационната карта Ключ за имейл изберете Изготвяне на имейл.

   

   Бележка

   Предварително дефинирани категории за отговор не са налични при съставянето на нов имейл. Можете да въведете само подкана по избор или да създадете имейл, за да обобщите вашето събрание за продажби.

3. В текстовото поле въведете фраза, за да опишете вида на отговора, който искате да изпратите.

4. За да използвате предложена подкана, изберете и след това изберете подкана. Повече информация: Използвайте предложените подкани

5. За да използвате записана подкана, изберете и след това изберете подканата, която искате да използвате. Повече информация: Запазване и повторно използване на потребителски подкани

   

6. Изберете Създаване на чернова.

7. Прегледайте предложеното съдържание.

   За да генерирате друго предложение, изберете Още опции и след това изберете Опитай отново.

   Можете също да възстановите предложеното съдържание до предишната версия или, ако е необходимо, да прецизирате предложеното съдържание.

8. Изберете Добавяне към имейл , за да поставите съдържанието в основния текст на имейла.

   Бележка

   Съществуващото съдържание в тялото на имейла не се замества. Предложеното съдържание се предхожда от всяко съществуващо съдържание в тялото на имейла.

9. Редактирайте съдържанието на имейла, както се изисква, и след това го изпратете.

Най-добри практики за подкана по избор

Ето някои най-добри практики за писане на подкана по избор:

• Бъдете кратки: Въпреки че AI двигателят може да се справи с по-дълги подкани, по-кратките подкани са по-лесни за използване и могат да ви помогнат да получите целеви отговори.

• Бъдете конкретни: Колкото по-конкретни сте в подканата си, толкова по-целенасочен е отговорът. Например, вместо да питате "Коя е любимата ви храна?", можете да попитате "Кой е любимият ви вид мексиканска храна?"

• Използвайте контекст: За да помогнете на AI да разбере по-добре какво питате, не забравяйте да включите подходящ контекст в подканите си.

• Избягвайте да използвате лични местоимения: Не включвайте лични местоимения (например "аз", "мен", "моя") в подканите си.

• Поддържайте го подходящо: AI използва езиков модел с общо предназначение и може да генерира отговори на голямо разнообразие от подкани. Винаги е добра идея да поддържате подканите си подходящи за широката аудитория.

Използване на предложени подкани

Когато въведете подкана по избор, предложените подкани се генерират въз основа на контекста на вашия имейл. Можете да изберете предложена подкана, за да я добавите към текстовото поле на подканата по избор. Можете също да добавите повече подробности или други подкани.

1. Отворете Copilot for Sales и изберете Изготвяне на имейл.

2. Изберете , за да видите подканите предложения.

3. Изберете подканата, която искате да използвате.

   

4. Добавете повече подробности или добавете други подкани.

5. Изберете Създаване на чернова.

Записване и повторно използване на потребителски подкани

Когато създавате имейл съобщение с помощта на подкана по избор, можете да запишете подканата за бъдеща употреба. Това ви помага да спестите време и усилия, когато трябва да изпращате подобни съобщения до множество получатели. Можете да запазите до три подкани и да ги използвате повторно, както и когато е необходимо.

Записване на подкана по избор

1. Генериране на предложено съдържание с помощта на подкана по избор.

2. В горната част на предложеното съдържание посочете подканата и след това изберете иконата със звезда.

   

   Подканата се записва и показва под "Предпочитани", когато създавате ново имейл съобщение с помощта на подкана по избор.

   

Използване на записана подкана

1. Отворете Copilot for Sales и изберете Изготвяне на имейл.

2. Изберете и след това изберете подканата, която искате да използвате.

   

Премахване на записана подкана

Можете да запишете най-много три подкани. Ако искате да запишете още подкани, трябва да премахнете съществуваща подкана.

1. Отворете Copilot for Sales и изберете Изготвяне на имейл.

2. Под секцията Предпочитани изберете иконата със звезда за подканата, която искате да премахнете.

   Като алтернатива можете да генерирате предложено съдържание с помощта на записаната подкана и след това да изберете иконата със звезда до подканата.

   

Подобряване на предложеното съдържание с друга възможност

Ако използвате категория за отговор (Направете предложение или Адресирайте проблем), която използва запис на възможност за генериране на предложеното съдържание, се показва съобщение, което показва, че генерираното съдържание се основава на възможността. Ако има няколко възможности, свързани с контакта, получавате опция да изберете друга възможност за регенериране на съдържанието.

Ако има множество възможности, свързани с контакта, AI избира най-подходящата възможност. Можете да изберете друга възможност, ако предварително избраната възможност не е правилна, и след това да генерирате отново предложеното съдържание.

Ако няма повече отворени възможности, идентифицирани от AI модела, не се показва опция за избор на възможност.

1. Генерирайте предложения отговор, като използвате подходяща категория за отговор. В съобщението в долната част на предложения отговор изберете Промяна.

   

2. Под Подходяща възможност изберете възможността, към която искате да препраща генерираното съдържание.

   

   Бележка

   • Copilot for Sales Показва възможности, които са свързани с контактите в имейла.

   • Информацията, показана под възможностите, се показва като персонализирана от вашия администратор. Повече информация: Изберете ключови полета за мини изгледа

3. Изберете Създаване на нова чернова.

   Въз основа на избраната възможност се генерира нов отговор.

Преглед на източник на данни в предложеното съдържание

Преглед на информацията за данните, изтеглени от CRM и Office 365, като например контакт, възможности, акаунт и имейл в предложеното съдържание.

CRM данните, използвани в предложеното съдържание, се показват в син цвят. Изберете съдържанието, за да видите информация за CRM данните. Можете също да отворите запис в CRM, за да видите пълните му подробности, като изберете на картата на записа на CRM.

Имейл данните, използвани в предложеното съдържание, се показват с номера на цитати. Изберете номера на цитата, за да видите информация за използваното съдържание на имейла.

В предложеното съдържание се показва следната информация:

• От CRM:

  • Контакт

  • Акаунт

  • Възможност

  • Продукт

  • Дейност

• От Office 365:

  • Наличност

  • Имейл адрес

Прецизиране на предложеното съдържание

След като генерирате предложеното съдържание, можете да прецизирате резултатите допълнително, като предоставите нова подкана, която се основава на предишното предложение. Това ви позволява да прецизирате отговорите си по имейл според вашите нужди и предпочитания. Например, направете го официално, направете го по-кратко или предложете среща следващата седмица.

1. Генерирайте предложения отговор, като използвате подходяща категория за отговор.

2. Изберете Настройка на чернова.

3. Под Добавяне на подробни данни въведете промените, които искате да бъдат направени в съдържанието, и след това изберете Актуализиране. Например, осигурете 10% отстъпка при следваща покупка.

4. Прегледайте предложеното съдържание.

   За да генерирате друго предложение, изберете Още опции и след това изберете Опитай отново.

   Можете също да възстановите предложеното съдържание до предишната версия или, ако е необходимо, да прецизирате предложеното съдържание.

5. Изберете Добавяне към имейл , за да поставите съдържанието в основния текст на имейла.

   Бележка

   Съществуващото съдържание в тялото на имейла не се замества. Предложеното съдържание се предхожда от всяко съществуващо съдържание в тялото на имейла.

6. Редактирайте съдържанието на имейла, както се изисква, и след това го изпратете.

Задаване на дължина на предложеното съдържание

Можете да зададете дължината на предложеното съдържание да бъде кратка, средна или дълга. Дължината по подразбиране е средна.

1. Генерирайте предложения отговор, като използвате подходяща категория за отговор.

2. Изберете Настройка на чернова.

3. Под Дължина изберете дължината на съдържанието, което искате да използвате, и след това изберете Актуализиране.

4. Прегледайте предложеното съдържание.

   За да генерирате друго предложение, изберете Още опции и след това изберете Опитай отново.

   Можете също да възстановите предложеното съдържание до предишната версия или, ако е необходимо, да прецизирате предложеното съдържание.

5. Изберете Добавяне към имейл , за да поставите съдържанието в основния текст на имейла, или Копиране на съдържание , когато четете имейл.

   Съществуващото съдържание в основния текст на имейла не се замества. Предложеното съдържание се предхожда от всяко съществуващо съдържание в тялото на имейла.

6. Редактирайте съдържанието на имейла, както е необходимо, и след това го изпратете.

Регулиране на тона на предложеното съдържание

След като генерирате предложеното съдържание, можете да регулирате тона на съдържанието според връзката с клиента или каквото се чувства удобно. Тя ви помага да бъдете по-продуктивни и да пишете по-добри имейли. Например, можете да промените тона от професионален на формален.

1. Генерирайте предложения отговор, като използвате подходяща категория за отговор.

2. Изберете Настройка на чернова.

3. Под Регулиране на тона изберете тона, който искате да използвате, и след това изберете Актуализиране.

4. Прегледайте предложеното съдържание.

   За да генерирате друго предложение, изберете Още опции и след това изберете Опитай отново.

   Можете също да възстановите предложеното съдържание до предишната версия или, ако е необходимо, да прецизирате предложеното съдържание.

5. Изберете Добавяне към имейл , за да поставите съдържанието в основния текст на имейла, или Копиране на съдържание , когато четете имейл.

   Бележка

   Съществуващото съдържание в тялото на имейла не се замества. Предложеното съдържание се предхожда от всяко съществуващо съдържание в тялото на имейла.

6. Редактирайте съдържанието на имейла, както се изисква, и след това го изпратете.

Възстановяване на предложено съдържание

Можете да възстановите предложеното съдържание до предишната версия, когато генерирате ново предложено съдържание, като изберете "Опитай отново" или го прецизирате.

Не можете да възстановите предложеното съдържание към предишната версия в следните сценарии:

• Променяте възможността и създавате нова чернова.

• Променяте събранието и създавате нова чернова.

• Когато се генерира само първата чернова.

Можете да възстановите само предишната чернова. Например, можете да възстановите чернова #2 от чернова #3, но не и да чернова #1.

За да възстановите предложеното съдържание до предишната му версия, изберете Още опции и след това изберете Възстановяване на последната версия.

Добавяне или премахване на предложения за събрания

По подразбиране часът на събранието не е включен в предложеното съдържание. Ако клиент поиска събрание в определено време и спомене същото в имейл, времето за събрание се включва в предложеното съдържание. Часът на събранието, показан в предложеното съдържание, е във вашата часова зона.

Добавяне на предложение за време на събрание

Ако искате да имате събрание с клиент, можете да включите време за събрание в предложеното съдържание. Въз основа на вашия календар се предлагат първите три налични времеви слота за събранието. Можете да изберете един или повече времеви интервали за събрание, които да включите в предложеното съдържание.

1. Генерирайте предложеното съдържание, като използвате подходяща категория за отговор.

2. Изберете Настройка на чернова.

3. Под Предлагане на час на събрание изберете часа на събранието, който искате да включите в предложеното съдържание.

   

4. Изберете Актуализация.

Премахване на предложението за час на събранието

1. Генерирайте предложеното съдържание, като използвате подходяща категория за отговор.

2. Изберете Настройка на чернова.

3. Под Предлагане на час за събрание изчистете избрания час на събранието.

4. Изберете Актуализация.

Задаване на език на предложеното съдържание

Езикът на предложеното съдържание се определя, както следва:

• Ако отговаряте на имейл, езикът на предложеното съдържание е същият като езика на имейла.
• Ако съставяте нов имейл и използвате подкана по избор, за да генерирате предложеното съдържание, езикът на предложеното съдържание е същият като езика на подканата по избор.

В някои случаи може да искате да генерирате предложеното съдържание на друг език. Например, може да искате да генерирате предложеното съдържание на езика на клиента.

Можете да зададете езика на предложеното съдържание да бъде един от поддържаните езици. Езикът по подразбиране е зададен на английски.

1. Генерирайте предложения отговор, като използвате подходяща категория за отговор.

2. Изберете Настройка на чернова.

3. Под Език за чернова изберете езика, който искате да използвате, и след това изберете Актуализиране.

4. Прегледайте предложеното съдържание.

   За да генерирате друго предложение, изберете Още опции и след това изберете Опитай отново.

   Можете също да възстановите предложеното съдържание до предишната версия или, ако е необходимо, да прецизирате предложеното съдържание.

5. Изберете Добавяне към имейл , за да поставите съдържанието в основния текст на имейла, или Копиране на съдържание , когато четете имейл.

   Съществуващото съдържание в основния текст на имейла не се замества. Предложеното съдържание се предхожда от всяко съществуващо съдържание в тялото на имейла.

6. Редактирайте съдържанието на имейла, както се изисква, и след това го изпратете.

Създаване на обобщен имейл за събрание за продажби

След като се срещнете с клиентите си, често изпращате имейл с резюме на вашето взаимодействие, съответните елементи на действие или следващи стъпки и дата на проследяване. Ръчното създаване на резюме на събранието и съставянето на всички бележки и елементи за действие, предприети по време на събранието, отнема известно време и често се пропуска.

С Copilot for Sales можете да обобщите най-скорошното си транскрибирано събрание на Teams с вашите контакти за продажби и да го изпращате по имейл, когато съставяте нов имейл или отговаряте на имейла на клиента си.

1. В Outlook:

   • Отворете събранието в Outlook и изберете Участници в контакт Отговаряйте на всички с имейл>под раздела Събрания. В съобщението в горната част на черновата на имейла изберете Използвай Copilot сега.

   • Когато съставяте нов имейл, отворете Copilot for Sales екрана или изберете Използвай Copilot сега в банерното съобщение в горната част на имейла.

2. В информационната карта Ключ за имейл изберете Изготвяне на имейл.

   Под секцията Още опции изберете Обобщаване на събрание за продажби. Пет наскоро транскрибирани събрания са показани в списъка. Изберете събранието, което искате да обобщите.

   Съвет

   Можете да задържите курсора на мишката върху събрание и да изберете да отворите резюмето на събранието в Teams.

   

3. Прегледайте предложеното съдържание.

   За да генерирате друго предложение, изберете Още опции и след това изберете Опитай отново.

   Ако е необходимо, променете събранието, което се използва за създаване на резюмето.

4. Изберете Добавяне към имейл , за да поставите съдържанието в основния текст на имейла.

   

   Бележка

   Съществуващото съдържание в тялото на имейла не се замества. Предложеното съдържание се предхожда от всяко съществуващо съдържание в тялото на имейла.

5. Редактирайте съдържанието на имейла, както се изисква, и след това го изпратете.

Промяна на събранието, използвано за създаване на резюме

Можете да избирате от последните записани събрания на Teams, които сте имали с контакти за продажби в имейл.

1. В съобщението в долната част на предложеното съдържание изберете Промяна.

   

2. Под Изберете събрание за обобщаване изберете събранието, което искате да обобщите в генерираното съдържание.

   Съвет

   Можете да задържите курсора на мишката върху събрание и да изберете да отворите резюмето на събранието в Teams.

   

3. Изберете Създаване на нова чернова.

   Ново съдържание се генерира въз основа на избраното събрание.

Споделяне на обратна връзка

Ако имате обратна връзка за предложеното съдържание, можете да го споделите, като изберете подходящата икона в долната част на всяко предложение. Вашата обратна връзка е ценна и ние я използваме, за да подобрим функционалността.

1. В долната част на предложеното съдържание изберете или .

   След като изберете икона, ще получите връзка Кажете ни повече .

2. Изберете връзката, за да отворите формуляра за обратна връзка.

3. Въведете отговорите си във формуляра за обратна връзка и след това изберете Изпрати.

Модериране на текст

Модерирането на текст използва машинно подпомагана класификация, за да ви помогне да откриете потенциално неподходящо съдържание и да го отхвърлите, когато използвате подкана по избор за генерирано предложено съдържание или прецизирате вече генерираното предложено съдържание. Той предава вероятността за всяка категория. Функцията използва обучен модел за идентифициране на възможен обиден, унизителен или дискриминационен език. Това включва жаргон, съкратени думи, обидни и умишлено сгрешени думи.

Ако въведете текст, който съдържа нежелано или неподходящо съдържание (потенциално наличие на език, който може да се счита за сексуално явен, предполагащ, възрастен или обиден), предложеното съдържание не се генерира и се показва съобщение за грешка.

Как се генерира предложеното съдържание?

Copilot for Sales използва AI за генериране на предложено съдържание за електронна поща. Обучен на огромен брой текстови проби от интернет, Copilot генерира ново съдържание, което изглежда и звучи така, сякаш е написано от човек.

Оригиналното съдържание се генерира всеки път, но не винаги е фактологично. В допълнение, основната технология използва AI, който е обучен на широк спектър от интернет източници. Някои предложения може да включват съмнително или неподходящо съдържание. Ваша отговорност е да редактирате генерираните предложения, така че отговорът ви да е точен и подходящ.

Какви данни се събират, за да се предложат отговори по имейл?

Когато отворите Copilot for Sales екрана, докато четете или отговаряте на имейл, AI взема предвид следната информация, за да генерира отговор:

• Контактите, темата и тялото на имейла

• CRM данни, свързани чрез Copilot for Sales

• Избраната от вас категория за отговор или подкана по избор, която сте въвели

Ако имейл контактът не съвпада с контакт в CRM, не се изпращат CRM данни до AI двигателя.