Hromadná korespondence s obálkami

1. krok: Příprava seznamu adresátů

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

Tipy

• Pokud seznam adresátů nemáte, můžete ho vytvořit v průběhu hromadné korespondence. Shromážděte všechny seznamy adres a přidejte je do svého zdroje dat.
• Pokud používáte excelovou tabulku, naformátujte sloupec PSČ jako text, aby se zachovaly případné nuly. Více informací najdete v článku Naformátování čísel, dat a dalších hodnot pro hromadnou korespondenci v Excelu.
• Pokud chcete použít kontakty z Outlooku, ujistěte se, že je Outlook váš výchozí e-mailový program.

Krok 2: Testování rozložení obálky

Než se pustíte do procesu skutečné hromadné korespondence, můžete případně spustit malou testovací sadu obálek.

1. Přejděte na Vytvořit>nový>prázdný dokument.

2. Přejděte na Korespondenční>obálky.
   

3. Do pole Adresa příjemce zadejte vzorovou adresu a vyzkoušejte, jak bude obálka po vytištění vypadat.

4. Do pole Zpáteční adresa zadejte svou adresu.
   

5. Vyberte Možnosti>pro obálky a postupujte takto:

   • Vyberte si velikost, která odpovídá vaší obálce, nebo ji nastavte přes Vlastní velikost.
     
   • Pokud potřebujete, vyberte si u Adresy příjemce a Zpáteční adresy písmo a odsazení zleva a shora.

6. Na kartě Možnosti pro tisk ověřte, že je vybraný správný Způsob podávání, vložte obálku podle obrázku a pak zvolte OK.
   

7. Zvolte Tisk a pak výběrem možnosti Ano uložte zpáteční adresu jako výchozí.

Krok 3: Spuštění hromadné korespondence

1. Přejděte na Korespondence,> spustitobálkyhromadné korespondence>.
   
2. V dialogovém okně Možnosti obálky si zkontrolujte nastavení a klikněte na OK.
3. Pokud chcete na obálku přidat zpáteční adresu nebo logo, teď je ten správný okamžik.
4. Zvolte Uložit soubor>.

Krok 4: Propojení seznamu adresátů s hlavním dokumentem

1. Přejděte na Korespondence,>vyberte příjemce.
   
2. Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
3. Zvolte Uložit soubor>.

Pokud potřebujete upravit seznam adresátů, podívejte se na Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.

Krok 5: Přidání bloku adresy na obálku

Blok adresy je v hromadné korespondenci pole, které přidáte tam, kde chcete mít na obálce umístěnou adresu. Lépe to uvidíte, pokud stisknete CTRL+8 a zobrazíte si tak skryté znaky (¶).

1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit blok adresy.
2. Přejděte naBlok adresykorespondence> a zvolte formát. Další informace najdete v článku Vložení bloku adresy.
   
3. V dialogovém okně Vložit blok adresy zvolte formát, ve kterém se má jméno příjemce zobrazit na obálce.
4. Pokud chcete, můžete pro Další záznam nebo tlačítko Předchozí předchozí záznam a projít několik záznamů ve zdroji dat, abyste se podívali, jak vypadají.
5. Zvolte OK.
6. Přejděte na Uložit soubor> a uložte dokument hromadné korespondence.

Pokud některá část adresy chybí, podívejte se na Hromadná korespondence: Shoda polí.

Krok 6: Zobrazení náhledu a tisk obálek

Před vytištěním obálek udělejte poslední kontrolu.

1. Zvolte tlačítko Další , nebo tlačítko Předchozí několik záznamů ve zdroji dat, abyste se podívali, jak vypadají.
2. Zvolte Dokončit & sloučit>tisk dokumentů.
   

Krok 7: Uložení dokumentu obálky hromadné korespondence

Při uložení zůstane dokument obálky hromadné korespondence propojený se seznamem adresátů, takže ho můžete použít i příště.

Pokud chcete dokument obálky hromadné korespondence znovu použít, otevřete ho, a až se vás Word zeptá, jestli chcete propojení zachovat, zvolte Ano. Když chcete změnit adresy v dokumentu obálky hromadné korespondence, otevřete ho a zvolte Upravit seznam příjemců. Takto můžete řadit, filtrovat a vybírat konkrétní adresy.

1. krok: Příprava seznamu adresátů

Seznam adresátů je váš zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.

2. krok: Příprava hlavního dokumentu podle obálky

1. Přejděte na Korespondence,> spustitobálkyhromadné korespondence>.
   
2. V dialogovém okně Obálka si navolte Zpáteční adresu.
3. V dialogovém okně Obálky zvolte v části Možnosti tisku tlačítko Vzhled stránky.
4. V dialogovém okně Vzhled stránky vyberte v seznamu Velikost papíru možnost, která odpovídá rozměrům vaší obálky.
   Pokud žádná možnost nevyhovuje rozměrům vaší obálky, postupujte takto:
5. V dialogovém okně Vzhled stránky zvolte možnost OK na šířku>.
6. Tlačítkem OK dialogové okno Obálka zavřete.
7. Přejděte na Uložit soubor>.

3. krok: Propojení seznamu adresátů s hlavním dokumentem

1. Na kartě Korespondence zvolte Vybrat příjemce.
   
2. Vyberte zdroj dat. Podrobnější informace najdete v článku Zdroje dat, které můžete použít pro hromadnou korespondenci.
3. Pokud potřebujete, upravte svůj seznam příjemců. Více informací najdete v článku Hromadná korespondence: Úprava seznamu příjemců.
4. Zvolte Uložit soubor>.

Krok 4: Přidání a naformátování slučovacích polí

1. V dokumentu vyberte pole Do tohoto textového pole přetáhněte pole nebo napište text a klikněte nebo klepněte na něj, abyste ho mohli odebrat.
2. Přejděte namožnost Vložení slučovacího poleKorespondence> a zvolte pole, které chcete přidat.
   
3. Přidejte pole, která chcete mít na obálce, naformátujte je a zvolte OK.

5. krok: Zobrazení náhledu a tisk obálek

1. Přejděte na náhledvýsledkůkorespondence> a podívejte se, jak budou obálky vypadat.
   

   Poznámka

   Na kartě Korespondence jsou šipky vlevo a vpravo, které můžete použít k procházení obálek.

2. Když chcete formátování ještě změnit, znovu vyberte Náhled výsledků, abyste mohli slučovací pole ještě upravit.

3. Až to budete mít, přejděte na kartu Korespondence , zvolte Dokončit & Sloučit>tisk dokumentů a hromadnou korespondenci tak dokončete.
   

   Tip:

   Pokud chcete před tiskem zkontrolovat a aktualizovat každou obálku > zvlášť, přejděte na Korespondence,Dokončit & Sloučit>a upravit jednotlivé dokumenty. Až to budete mít hotové, přejděte na Tisk souboru> a obálky vytiskněte.