Události umožňují vedoucím pracovníkům sdílet jejich strategii a podporovat kulturu a zároveň pomáhají zaměstnancům propojovat se, vytvářet sítě kontaktů a vyměňovat si nápady. Konverzace pomáhají udržet zájem účastníků před, během i po akci. Účastníci se můžou připojit ze svého počítače nebo mobilního zařízení.
Každý uživatel může vytvářet události Engage ve svém prostoru nápadů a správci komunity mohou vytvářet události Engage pro svou komunitu. Události Engage podporují tři typy událostí: vysílání, schůzky a asynchronní události. V těchto scénářích jsme spojili superschopnosti Teams a Engage do sjednoceného prostředí událostí.
Role organizátorů a prezentujících
Organizátor je tvůrcem události. Organizátoři mají plnou kontrolu nad možnostmi úprav a odstraňování událostí.
Engage events podporuje až 10 spoluorganizátorů. Spoluorganizátoři můžou moderovat události, měnit možnosti zapojení, jako je moderování informačního kanálu událostí nebo anonymní zapojení, a aktualizovat záznamy událostí po události.
Organizátoři můžou představovat lidi jako tváře události. Vybraní uživatelé se zobrazí na úvodní stránce události. Událost se zobrazí ve struktuře obsahu vybraných uživatelů, kteří mají k události přístup.
Organizátoři a spoluorganizátoři nejsou pro účastníky na stránce události viditelní ani na kartách událostí.
Organizátoři určí prezentující , kteří budou sdílet obsah a mluvit na události. Toto nastavení je synchronizované s nastavením prezentujícího v Teams.
Prezentujícími může být kdokoli ve vaší organizaci. Během události můžou prezentovat svou obrazovku a sdílet hlas a video.
Důležité
Webové prostředí Microsoft Teams nepodporuje produkci akcí radnice. Pro přístup k této funkci pro vysílání Engage vždy používejte desktopovou aplikaci Teams.
Kde se akce konají?
Události Engage se konají na dvou místech: ve scénáři vedoucího nebo v komunitě v aplikaci Engage či Microsoft Teams.
Veřejné a soukromé události ve scénáři
Události ve scénáři umožňují řídit, jestli je vaše událost veřejná nebo soukromá. Níže je rozpis těchto dvou možností viditelnosti:
| Storyline public events |
|
|---|---|
| Storyline private events |
|
Události komunity
Komunitní události dodržují standardní nastavení ochrany osobních údajů pro hostitelskou komunitu.
- Události aplikace Engage ve veřejných komunitách jsou viditelné všem uživatelům v organizaci.
- Události Engage v soukromých komunitách jsou viditelné pouze členům komunity.
U událostí komunity platí soukromí komunity v okamžiku vytvoření. Tabulka níže přehledně popisuje chování událostí (již vytvořených – minulých a nadcházejících), když správce komunity provede změny v nastavení ochrany osobních údajů komunity:
| Typ události | Změna ochrany osobních údajů v komunitě | Uživatelské členství | Přístup ke stránce události | Zapojení informačního kanálu | Přístup s živým zobrazením | Přístup VoD |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Asynchronní | Veřejný > – soukromý | Nečlen | Ne | Ne | Ne | Ne |
| Schůzka | Veřejný > – soukromý | Nečlen | Ne | Ne | Ano | Ne |
| Vysílání | Veřejný > – soukromý | Nečlen | Ne | Ne | Ano (včetně zobrazení v rámci služby Engage) | Ne |
| Asynchronní | Soukromé > Veřejné | Nečlen | Ano | Ano | Ne | Ano |
| Schůzka | Soukromé > Veřejné | Nečlen | Ano | Ano | Ne | Ano |
| Vysílání | Soukromé > Veřejné | Nečlen | Ano | Ano | Ne (včetně sledování na Engage) | Ano |
Vytvoření nové události Engage
Novou událost v aplikaci Engage můžete vytvořit dvěma způsoby.
a. Přejděte do svého příběhu nebo komunity a vyberte kartu >UdálostiVytvořit událost. Přejděte do svého prostoru nápadů nebo komunity.
b. Pokud máte přístup k prostoru nápadů, vytvořte novou událost z nejvyšší úrovně Engage. V levém navigačním panelu vyberte Vytvořit nový a zvolte Událost.
Vyplňte název, datum a čas a další části tohoto formuláře. Počáteční a koncové datum definuje časový interval pro tuto událost.
Vyberte, jestli chcete tuto událost hostovat ve Struktuře obsahu nebo v komunitě.
Tím se určí, kdo se může události zúčastnit a kam se obsah ukládá.- Abyste mohli vytvářet události komunity , musíte být správce komunity.
- Pokud chcete vytvářet události ve scénářích , musí to být váš vlastní děj nebo můžete být delegátem vedoucího a mít přístup k ději vedoucího.
Vyberte si ze tří typů událostí: Asynchronní, Schůzka nebo Vysílání. Asynchronní je výchozí možnost.
Pokud chcete vytvořit asynchronní událost bez funkcí videa, nechejte přepínač Povolit vysílání nebo schůzku vypnutý. Další kroky najdete v tématu Async Engage události.
Zaškrtnutím přepínače Povolit vysílání nebo schůzku vyberte možnost vysílání nebo schůzky. Další kroky naleznete v tématu Schůzky v událostech Engage nebo konfiguraci vysílání naleznete v tématu Vysílání v událostech Engage.
Po vytvoření události dostanou určení organizátoři, spoluorganizátoři a prezentující pozvánku v kalendáři.
Důležité
Neupravujte událost v Outlooku ani v kalendáři Teams. Všechny úpravy událostí se musí provádět ve Viva Engage.
Moderování události Engage
Organizátoři události a spoluorganizátoři můžou během události spravovat diskuze a odpovědi.
Pokud je povolené moderování, můžou organizátoři zkontrolovat příspěvky v otázkách a diskusích před jejich publikováním všem uživatelům. Odpovědi nelze moderovat. Organizátoři můžou taky soukromě odpovídat na nepublikované otázky účastníků. Organizátor se může před zveřejněním vyjádřit k tomu, proč byla otázka zamítnuta, nebo požádat o další vysvětlení. Tyto odpovědi nejsou viditelné ostatním účastníkům, a když se konverzace publikuje, odpovědi už se nikomu nezobrazí.
Anonymní příspěvky a komentáře jsou skutečně anonymní, což znamená, že nejsou po celou dobu dodržování předpisů přidruženy k uživateli a nezobrazí se na kartě Moje příspěvky .
| Odložení nebo vypnutí otázek |
|
|---|---|
| Sledování otázek |
|
Důležité
Nezakazujte funkci Otázky&odpovědi z možností schůzky.
Pozvánky do aplikace Calendar
Když uložíte nově vytvořenou událost, organizátoři, spoluorganizátoři a prezentující automaticky dostávají pozvánky z kalendáře. Všechny aktualizace události v aplikaci Engage ze strany organizátora se projeví v této pozvánce. Mezi podrobnosti o provozu patří:
- Přijaté pozvánky by se neměly upravovat ani přeposílat z Teams ani Outlooku.
- Pokud potřebujete v události udělat nějaké změny, udělejte je na stránce události Engage. Změny pozvánky zvenčí se na události v Engage neprojeví.
Účastníci můžou rychle přidávat nebo přijímat pozvánky do kalendáře pro každou událost:
- Vytvoření nové pozvánky: organizátor vytvoří novou pozvánku s podrobnostmi a odešle ji ve zvolený čas účastníkům;
- Přidat do kalendáře: Potenciální účastníci můžou na stránce události vybrat možnost Přidat do kalendáře a přidat událost do svého kalendáře.
Důležité
Akce Přidat do kalendáře příjemce přidá do kalendáře účastníka statický .ics soubor. Budoucí aktualizace události provedené organizátorem (například datum, čas nebo popis) automaticky neaktualizují pozvánky účastníků.
Poznámka
Účastníci soukromých schůzek ve scénáři dostanou pozvánku kalendáře automaticky.
Důležité
U všech událostí nedostávají komunitní skupiny pozvánky v kalendáři, a to ani v případě, že se název komunity zobrazí v pozvánce. Pokud chcete přijímat pozvánky, můžete je přidávat jednotlivě nebo jako distribuční seznam.
Připojit se k události
Na úvodní stránce události můžou organizátoři události najít doporučené postupy pro propagaci události a začít shromažďovat otázky účastníků akce ještě předtím, než se uskuteční živá část události.
V den události, kdy je událost "živá", pozvaní vyberou Připojit se ke schůzce nebo Připojit se k vysílání z úvodní stránky události nebo z pozvánky v kalendáři události, pokud organizátor samostatně poslal pozvánky.
Můžete si nejen prohlížet události a připojovat se k nim přes web a mobilní zařízení aplikace Engage, ale také si můžete události prohlížet přímo v komunitách v Teams. Bez ohledu na to, jestli má uživatel aplikaci Engage web, Microsoft Teams, mobilní aplikaci Engage nebo Mobilní aplikaci Teams, si uživatelé můžou události Engage prohlížet a účastnit se jich.
Poznámka
Pokud zkopírujete odkaz z události v Komunitách v Teams, přesměruje tento odkaz uživatele přímo do Teams.
Správa záznamů událostí videa na vyžádání (VoD)
Pokud se po skončení části živé videoschůzky událost zaznamenala, objeví se nahrávka (video na vyžádání) v horní části úvodní stránky události, abyste k ní měli snadný přístup.
Důležité
Aby se záznam události zobrazil na stránce události, nezapomeňte událost zaznamenat. Ve výchozím nastavení je nahrávání zapnuté pro případy použití vysílání a schůzek. Organizátoři by měli předem potvrdit nastavení nahrávání videa pro každou událost prostřednictvím možností schůzky v Microsoft Teams.
Schůzky komunity a vysílané videozáznamy se automaticky ukládají na sharepointový disk hostitelské komunity. Zdědí přístupová oprávnění komunity.
- U veřejných komunitních setkání může každý v síti automaticky vidět VoD.
- U soukromých komunitních schůzek mohou všichni pozvaní účastníci automaticky vidět VoD.
Nahrávky scénářů schůzek a vysílání se ukládají na OneDrive organizátora a řídí se přístupovými oprávněními Microsoft Teams určenými seznamem chatů. Organizátor musí vybrat možnost Aktualizovat záznam, aby zajistil, že všichni pozvaní účastníci uvidí VoD pro soukromé schůzky a všichni v síti mohou vidět VoD pro veřejné schůzky.
Pokud chcete záznam schůzky aktualizovat na novou verzi, vyberte Aktualizovat záznam v záhlaví přetečení na stránce události, nahraďte odkaz a zvolte Aktualizovat. Nahrávka se aktualizuje a poskytuje přístup na základě nastavení odkazu pro nahrávání.
Po skončení události nezapomeňte zkontrolovat, jestli Teams nahrávku nerozdělil do více videí. K tomu dochází, když jsou videa dlouhá a překročí limit úložiště pro nahrávky Teams. Všechny nahrávky se nahrají do správného umístění v aplikaci Engage. U komunitních událostí na SharePoint Drivu hostitelské komunity & u událostí nápadů na One Drivu organizátora je možná potřeba je sloučit dohromady a aktualizovat odkaz na nahrávku.
Osvědčené postupy pro pořádání akcí
Pokud chcete zajistit nejlepší možnou účast na vaší akci, použijte následující osvědčené postupy plánování.
Propagujte událost alespoň 24 hodin předem. Odkaz na událost můžete sdílet prostřednictvím příspěvků, oznámení nebo pozvánek v kalendáři z Viva Engage, Microsoft Teams, Outlooku nebo SharePointu v Microsoftu 365.
V pozvánce lidem připomeňte, že se můžou připojit z libovolného zařízení nebo se na záznam můžou podívat později.
Vyberte čas, který vyhovuje největšímu počtu účastníků v různých časových pásmech.
Rozešlete připomenutí den před akcí a těsně před ní – funguje to!
Podpořte dynamiku tím, že účastníci budou týden před akcí klást otázky.
Motivujte přispěvatele tím, že je povzbudíte, aby odpovídali na otázky:
- Filtrujte nezodpovězené otázky a odpovídejte na ně.
- Označte nejlepší odpovědi výběrem ikon zaškrtnutí pod odpověďmi.
- @Mention Konkrétní osoby, které mají odpovědět na otázku.
Po skončení události pokračujte v rozhovorech s reakcemi na nezodpovězené otázky.