Duplicitní data často vznikají, když uživatelé přidají data do databáze současně nebo když databáze nebyla navržena tak, aby kontrolovala výskyt duplicit. Pokud chcete odstranit velké množství duplicitních dat, je jednodušší použít dotaz. Prvním krokem je nalezení duplicitních záznamů pomocí dotazu v databázi.
Poznámka
Metody popsané v tomto článku neplatí pro webové aplikace pro Access.
Před odstraněním jakýchkoliv dat
Odstranění dat nejde vrátit zpět, proto se před odstraňováním duplicitních záznamů ujistěte, že je vaše databáze připravená:
- Ujistěte se, že soubor není jen pro čtení.
- Pokud sdílíte databázi s jinými uživateli, požádejte je, aby zavřeli objekty, se kterými chcete pracovat, a předešli tak možným konfliktům dat.
- Pokud máte oprávnění otevřít databázi ve výhradním režimu: Klikněte na Otevřít soubor > a vyberte databázi. Klikněte na šipku vedle možnosti Otevřít a klikněte na Otevřít s výhradním přístupem (Open).
- A co je nejdůležitější, nezapomeňte databázi zálohovat. Jediný způsob, jak obnovit odstraněné záznamy, je obnovit je ze zálohy. Operace odstranění může odstranit taky záznamy v souvisejících tabulkách.
Poznámka
Chcete-li obnovit počítač ze zálohy, zavřete původní soubor a přejmenujte jej tak, aby záložní kopie mohla používat název původní verze. Přiřaďte název původní verze záložní kopii a otevřete ji v Accessu.
Vytvoření a spuštění odstraňovacího dotazu
- Klikněte na kartu >Vytvořit, Návrh dotazu, a poklikejte na tabulku, ze které chcete odstranit záznamy.
- Dvojitým kliknutím na hvězdičku (*) přidáte do návrháře dotazu všechna pole tabulky.
- Přidejte pole, která použijete k identifikaci záznamů určených k odstranění. Předpokládejme například, že zákazník ukončil svou činnost a vy potřebujete odstranit všechny nevyřízené objednávky tohoto zákazníka. Chcete-li najít pouze tyto záznamy, můžete do návrhové mřížky přidat pole Kód zákazníka a Datum objednávky.
- Do řádku Kritéria můžete přidat taky kritéria. Můžete například přidat ID zákazníka zákazníka, který ukončil svou činnost, a datum, po kterém jsou objednávky tohoto zákazníka neplatné.
- Zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazit u všech polí kritérií.
- Na kartě Návrh klikněte na Spustit. Ověřte, zda dotaz vrací záznamy, které chcete odstranit.
- Klikněte na Návrhové zobrazení a na kartě Návrh klikněte na Odstranit. Access změní výběrový dotaz na odstraňovací dotaz, skryje řádek Zobrazit v dolní části návrhové mřížky a přidá řádek Odstranit .
- Před spuštěním odstraňovacího dotazu je třeba ještě provést jedno ověření: Přesvědčte se, zda se ve všech sloupcích kritérií mají objevit řádkyOdstranit ve * sloupci (všechna pole) pole Od a Kde.
- Na kartě Návrh klikněte na Spustit>Ano.
Další informace najdete v tématu Porovnání dvou tabulek a vyhledání chybějících záznamů.