Jak vytvořit adresní štítky pomocí funkce hromadné korespondence v aplikaci Word

Microsoft Word 7.0 a dřívější verzi tohoto článku naleznete v tématu
141992 .

Souhrn

Tento podrobný článek popisuje vytvoření štítků pomocí funkce hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word.

Jak vytvořit adresní štítky pomocí funkce hromadné korespondence

Hromadné korespondence zahrnuje sloučení hlavního dokumentu se zdrojem dat. Hlavní dokument obsahuje text a další položky, které zůstávají stejné v každém štítku. Zdroj dat obsahuje informace, které změní v každém štítku, například jméno a adresu každého příjemce.

Slučovací pole, které vložíte do hlavního dokumentu Word pokyn kde na informace o tisku z datového zdroje. Při provádění hromadné korespondence aplikace Word nahradí informace ze zdroje dat. slučovací pole v hlavním dokumentu. Každý řádek (nebo záznamu) ve zdroji dat vznikne jednotlivého štítku.

Následující postup ukazuje, jak provádět hromadné korespondence k vytvoření štítků.


Krok 1: Hlavní dokument

Spustit nový dokument vytvořit nový popisek nebo otevřete existující dokument, který byl dříve použit ke sloučení popisky.
  1. Otevřete dokument v aplikaci Word. V nabídce Nástroje na příkaz Hromadná korespondence.

    Zobrazí se dialogové okno Pomocník hromadné korespondence .
  2. Ve skupinovém rámečku 1. Hlavní dokument, klepněte na tlačítko vytvořita potom klepněte na tlačítko Poštovní štítky.
  3. Klepněte na tlačítko aktivního okna.

    Aktivní dokument se stane hlavním dokumentu hromadné korespondence.

    Word vrátí Pomocník hromadné korespondence.

Krok 2: Zdroj dat

Zdroj dat obsahuje informace, které se mohou lišit v každém štítku. Při otevření existujícího zdroje dat vytvořené v aplikaci Word, nebo můžete vytvořit nový zdroj dat a vyplňte informace adresáta.

POZNÁMKA: zdroj dat lze vytvořit také v jiné aplikaci, například Microsoft Excel nebo Microsoft Access nebo můžete použít osobní adresář vytvořené v Microsoft Exchange Server nebo Schedule+ nebo můžete použít textový soubor ASCII nebo jiný soubor s oddělovači.
  1. Pod 2. Zdroj dat, klepněte na tlačítko Načíst Data.
  2. Možnosti jsou vytvořit nový zdroj dat, otevření existujícího zdroje dat, možnosti záhlaví a použít adresář. Použijte příslušnou metodu pro typ zdroje dat, který chcete použít.
Metoda 1: Vytvořit nový zdroj dat

  1. Zobrazí se dialogové okno Vytvořit zdroj dat obsahující seznam běžně používané v formulářové dopisy, adresní štítky a obálky názvy polí. Můžete pole přejmenovat a odebrat pole, které již nepotřebujete. Chcete-li přidat názvy polí, zadejte název do pole Název pole a potom klepněte na tlačítko Přidat název pole. Až budete hotovi, klepněte na tlačítko OK .

    Aplikace Word zobrazí výzvu k uložení zdroje dat.
  2. Do pole název souboru zadejte název souboru a klepněte na tlačítko OK.

    Aplikace Word zobrazí zprávu s možností Upravit zdroj dat a Nastavit hlavní dokument.
  3. Klepněte na tlačítko Upravit zdroj dat.
  4. Zobrazí se dialogové okno Datový formulář pro zadávání informací o adresátovi. Pokud nejsou k dispozici žádné informace pro určité pole, ponechejte pole prázdné.

    Sada informací v každém formuláři tvoří jeden datový záznam.

    Po zadání informace o záznamu, klepněte na tlačítko Přidat nový Chcete-li přesunout na další záznam. Po přidání všech dat, klepněte na tlačítko
    OK.
  5. V nabídce Nástroje na příkaz Hromadná korespondence.

    Zobrazí se dialogové okno Pomocník hromadné korespondence .
  6. Přejděte Krok 3: Upravit hlavní dokument oddílu dále v tomto článku.
Metoda 2: Otevření existujícího zdroje dat

  1. V dialogovém okně Pomocník hromadné korespondence klepněte na tlačítko Načíst Data.
  2. Klepněte na tlačítko Otevřít zdroj dat.
  3. V seznamu souborů v dialogovém okně Otevřít zdroj dat vyberte zdroj dat, který chcete použít a klepněte na tlačítko Otevřít.

    Pokud není požadovaný zdroj dat v seznamu soubory, klepněte na příslušnou jednotku a složku. Vyberte příslušnou možnost v rozevíracím seznamu soubory typu .

    Aplikace Word zobrazí zprávu nastavit hlavní dokument.
  4. Klepněte na tlačítko nastavit hlavní dokument.
  5. Přejděte Krok 3: Upravit hlavní dokument oddílu dále v tomto článku.
Metoda 3: Použití adresáře

  1. V dialogovém okně Pomocník hromadné korespondence klepněte na tlačítko Načíst Dataa potom vyberte Použít adresář.

    Zobrazí se dialogové okno Použít adresář s dostupné adresáře uvedené pod Vybrat adresář.
  2. Vyberte adresář, který chcete použít jako zdroj dat.

    Aplikace Word může zobrazit výzvu k potvrzení zdroje dat, pokud Potvrzení převodu je vybrána možnost.

    Používáte-li seznam adres knihu nebo kontakt z aplikace Schedule+, aplikace Word vás vyzve k přihlášení k aplikaci Schedule+ a v případě potřeby zadat heslo.

    Pokud používáte adresář z Exchange Server, aplikace Word zobrazí výzvu k přihlášení do služby serveru Exchange.


    Aplikace Word zobrazí zprávu nastavit hlavní dokument.
  3. Klepněte na tlačítko nastavit hlavní dokument.
  4. Přejděte Krok 3: Upravit hlavní dokument oddílu dále v tomto článku.

Krok 3: Upravit hlavní dokument

  1. Pokud není spuštěn Pomocník hromadné korespondence, klepněte na tlačítko hromadné korespondence v nabídce Nástroje . V Pomocník hromadné korespondence klepněte na Nastavení 1. Hlavní dokument.
  2. Aplikace Word zobrazí dialogové okno Možnosti štítku . Klepněte na typ tiskárny (Jehličková nebo laserové), typ štítku produktu (například Avery) a číslo produktu. Pokud používáte vlastní štítek, klepněte na tlačítko Podrobnostia zadejte velikost štítku. Klepněte na tlačítko OK

    Aplikace Word zobrazí dialogové okno Vytvořit popisek . V rozevíracím seznamu ve skupinovém rámečku Ukázka štítkuje blikající kurzor. Je to, kam vložit slučovací pole a představují kde na štítku Word měli vytisknout informace ze zdroje dat.
  3. Klepněte na tlačítko Vložit slučovací pole v dialogovém okně Vytvořit popisek . Klepněte na odpovídající slučovací pole.

    Ujistěte se, že zadáte požadované mezery či interpunkci, který chcete mezi dvěma slučovací pole, nebo po slučovací pole.
  4. Po dokončení uvádění na etiketě vzorku slučovacích polí klepněte na tlačítko OK.

    Tento krok fokus vrátí Pomocník hromadné korespondence.

Krok 4: Sloučení

  1. V 3. Sloučit data s dokumentem, klepněte na tlačítko Sloučit.

    Aplikace Word zobrazí dialogové okno Sloučit . (Pokud klepnete na tlačítko Možnosti dotaz namísto korespondence, máte možnost vybrat určité záznamy dat účastnit hromadné korespondence nebo řadit záznamy ve zdroji dat..)
  2. V části Sloučit doklepněte na tlačítko Nový dokument na obrazovce zobrazit sloučený dokument. Umožňuje zobrazit popisky před tiskem je. (Vyberte tiskárny štítky odeslat přímo do tiskárny.)
  3. S vybranou v Sloučit do Nového dokumentu klepněte na tlačítko Sloučit.
  4. Po sloučeného dokumentu se zobrazí na obrazovce, můžete ji uložit jako samostatný dokument sloučený dokument můžete vytisknout klepnutím na Tisk v nabídce soubor nebo lze provést oboje.

Odkazy

Další informace o tom, jak vytvořit formulářový dopis pomocí hromadné korespondence klepněte na následující číslo článku databáze Microsoft Knowledge Base:
212329 jak používat hromadnou korespondenci k vytvoření formulářového dopisu v aplikaci Word 2000

Další informace o hromadné korespondence klepněte na tlačítko Nápověda pro Microsoft Word v nabídce Nápověda , zadejte hromadné korespondence v Pomocníkovi Office nebo v Průvodci odpověďmi a klepnutím na tlačítko Hledat zobrazíte příslušné téma.


Vlastnosti

ID článku: 212034 - Poslední kontrola: 10. 1. 2017 - Revize: 1

Váš názor