Jak zjistit, kam chcete publikovat vlastní formuláře aplikace Outlook

Aplikace Microsoft Outlook 97 verzi tohoto článku naleznete v 264117 .

Aplikaci Microsoft Outlook 98 verzi tohoto článku naleznete 264118 .

Aplikaci Microsoft Outlook 2000 verzi tohoto článku naleznete 257796 .

Souhrn

Tento článek popisuje některé aspekty vzít v úvahu, pokud se pokoušíte rozhodněte, kam chcete publikovat vlastní formulář aplikace Outlook.



Další informace

V aplikaci Outlook vlastní formuláře jsou obvykle publikovány knihovna formulářů tak, aby pouze jednu kopii formuláře je uložena v počítači. Jednotlivé položky obsahují pole Třída zprávy, která označuje, který formulář použít k zobrazení dat obsažených v položce. Při publikování vlastních formulářů do knihovny formulářů, počítače se systémem Microsoft Exchange Server a aplikace Outlook použít výrazně méně prostředků a šířky pásma protože samotný nemusí být uloženy v rámci každé jednotlivé položky.

Řešení formulářů aplikace Outlook se může významně měnit především, protože aplikace Outlook má několik různých typů standardních formulářů. Je často obtížné určit nejvhodnější místo pro publikování formuláře a existuje mnoho faktorů, vzít v úvahu při provádění rozhodnutí.

Pokud můžete publikovat formuláře

Formuláře lze publikovat na třech místech. Následující tabulka popisuje těchto umístění.


UmístěníPopis
Složka (nebo knihovna formulářů složky)Řešení založené složky formulářů publikujte formulář do složky tak, aby byla k dispozici vždy, když někdo používá složku. Jestliže ve veřejné složce publikovat formulář, formulář je k dispozici všem uživatelům přístup ke složce. Je-li publikovat formulář do jednoho z osobních složek je k dispozici pouze při použití této složky. Kontakt, Post, úloh a deníku formuláře jsou příklady typů formulářů, které jsou obvykle přidruženy složky. Jedna z výhod publikování formuláře do složky je formulář je k dispozici v nabídce Akce , pokud jsou ve složce.
Knihovna organizačních formulářůPokud chcete formulář zpřístupnit všem uživatelům v organizaci, jako je například formulář vykazovat čas dovolené, publikujte formulář do této knihovny. Tuto knihovnu se často používá pro e-mailové zprávy formuláře, protože nejsou obvykle založena na konkrétní složky. Můžete publikovat formuláře Knihovna organizačních formulářů, při použití stejného vlastního formuláře ve více než jedné složky. Když toto provedete, můžete udržovat pouze jediný publikovaný formulář. Formuláře, které jsou publikovány do této knihovny jsou přístupné všem uživatelům v organizaci, dokud nezískají oprávnění ke knihovně správcem. Knihovny jsou uloženy v počítači se systémem Microsoft Exchange Server. Správce musí udělit oprávnění k publikování do knihovny organizačních formulářů. Toto oprávnění je obvykle uveden pouze několika jednotlivcům nebo oddělení, které spravuje počítače se systémem Exchange Server.
Knihovna osobních formulářůFormuláře, které jsou uloženy v této knihovně jsou přístupné pro vás pouze. Při publikování formuláře Knihovna osobních formulářů, formuláře jsou uloženy jako skryté položky v kořenové složce poštovní schránky nebo soubor osobních složek (PST), podle toho, která je výchozím umístěním pro doručování pošty. Podobně jako formuláře, které jsou uloženy v Knihovna organizačních formulářů lze tyto formuláře otevřít pomocí příkazu Zvolit formulář . Při vytváření formuláře pro vlastní osobní potřebu, jako jsou standardní e-mailové zprávy formuláře, který je předběžně adresovány příjemcům uložte formulář do této knihovny.

Je také možné uložit formulář aplikace Outlook jako soubor v systému souborů nebo jako položka ve složce aplikace Outlook. Společnost Microsoft doporučuje vyhýbat se oba tyto přístupy však vzhledem k tomu, že formulář bude jednorázový formulář. Další informace o jednorázové formuláře klepněte na následující číslo článku znalostní báze Microsoft Knowledge Base:

290657 popis definice formuláře a jednorázové formuláře v aplikaci Outlook 2002
Pomocí formuláře aplikace Outlook do systému souborů můžete uložit jako soubor aplikace Outlook šablony (oft). To umožňuje připojit formuláře k e-mailové zprávy a poté odeslání formuláře někomu jinému. Můžete použít také souboru OFT jako záložní formuláře. Uložit formulář do souboru OFT:

  1. V nabídce soubor klepněte na příkaz Uložit jako.
  2. Do pole název souboru zadejte název formuláře.
  3. V poli Uložit jako typ klepněte na položku Šablona aplikace Outlooka potom klepněte na tlačítko Uložit.
Formulář můžete také uložit jako položku v aktuální složce. Společnost Microsoft však nedoporučuje používat z následujících důvodů:
  • Je snadné neúmyslně odstraníte formulář.
  • Má tendenci rozostření rozdíl mezi formulářů a položek a typický výsledek je složka, která je plná různých položek, které obsahují různé verze téhož formuláře. Toto není obecně vhodné při návrhu formulářů aplikace Outlook.
  • Položky, které jsou obvykle uloženy ve složce mít data spojená s nimi a obvykle nechcete dat přidružené k formuláři. Společnost Microsoft proto doporučuje, že není otevření položky ve složce a potom zadejte návrhovém režimu; otevření nové instance formuláře a potom zadejte návrhovém režimu.
  • Formuláře, které jsou uloženy jako položky jsou "jednorázové" formuláře a mít nežádoucí vedlejší účinky.
Chcete-li uložit formuláře v aktuální složce, klepněte na tlačítko Uložit v nabídce soubor .

Důležité informace při výběru umístění pro publikování formuláře

Existuje mnoho otázek vzít v úvahu při výběru umístění pro publikování formuláře:

  • Formulář je založen na řešení složky nebo je formulář zprávy e-mailu, který je určen k odeslána příjemcům?
  • Používáte v počítači se systémem Exchange Server? Pokud používáte v počítači se systémem Exchange Server, je možné publikovat formuláře Knihovna organizačních formulářů nebo má organizaci umístit omezení na jaké typy formulářů, které mohou být uloženy zde?
  • Kolik lidí potřebují přístup k formuláři?
  • Bude formulář aktualizovat často, takže je důležité mít pouze jednu kopii formuláře, které jsou nasazeny centrálně?
  • Potřebujete formulář je k dispozici offline?
  • Pokud e-mailový formulář zpráva, bude ji použít pouze uvnitř organizace nebo ji odešle ostatním příjemcům mimo organizaci?
  • Jak bude otevřen nový formulář?

Výběr místa pro publikování formuláře založené na složku

Při vytváření řešení založené na složku kde je primární fokus formuláře k zobrazení položek v jediné složky obvykle publikujte formulář do složky samotné. Při publikování formuláře do složky do složky je samostatná entita a formulář je k dispozici v nabídce Akce .

Existují však scénáře, kde nechcete publikovat typické formulář založený na složce do složky. Pokud pomocí formuláře do více než jedné složky a jednotlivé složky vždy používá stejnou verzi formuláře, zvažte publikování formuláře do Knihovna organizačních formulářů nebo Knihovna osobních formulářů. Když toto provedete, existuje pouze jedna kopie publikovaný formulář a je snazší její aktualizace, pokud potřebujete provést změny. Pokud jste jediná osoba, která potřebuje přístup k tomuto formuláři, publikujte formulář do knihovny osobních formulářů. Pokud ostatní potřebují přístup k formuláři a formulář je typické ve veřejné složce v počítači se systémem Exchange Server, zjistěte, zda je možné publikovat formuláře Knihovna organizačních formulářů. Jeden potenciální nevýhodou tohoto přístupu je, že formuláře nebudou k dispozici v nabídce Akce , není-li publikován do složky. Nicméně je výchozí formulář pro složku, jako je tomu obvykle, to nebude-li příliš velký rozdíl protože vy nebo uživatelé pomocí tlačítka na panelu nástrojů otevřete nové položky.

Výběr místa pro publikování formuláře založené na zprávu

Pokud je formulář založen na e-mailové zprávy a je používán a pouze několik jiných uživatelů, publikujte formulář do knihovny osobních formulářů pro všechny uživatele. Nicméně pokud chcete vytvořit nové položky na základě tohoto formuláře, můžete ji publikovat do složky Doručená pošta, aby přístup v nabídce Akce . Pokud formulář má být používá mnoho uživatelů v organizaci, ji publikujte do knihovny organizačních formulářů tak, že existuje pouze jedna kopie formuláře udržovat a všichni uživatelé k němu mají přístup. Tento přístup však může ztížit formulář otevřít.

Důležité informace a možnosti pro otevírání formulářů

Následující tabulka popisuje, jak uživatelé obvykle otevírat formuláře aplikace Outlook v závislosti na tom, kde jsou uloženy formuláře:

Typ formulářePokud chcete otevřít
Složky formulářůPokud otevřete složku, která obsahuje formuláře, formuláře jsou k dispozici v nabídce Akce .
Knihovna organizačních formulářů

- a -

Knihovna osobních formulářů
Formuláře, které jsou uloženy v Knihovna organizačních formulářů a Knihovna osobních formulářů jsou navrženy pro přístupný pomocí dialogovém okně Zvolte formulář . Chcete-li získat přístup k tyto formuláře, v nabídce soubor přejděte na příkaz Nový a potom klepněte na tlačítko Zvolit formulář.

Následující metody slouží k zpřístupnění formulářů více uživatelům.

Na panel nástrojů přidat příkaz "Zvolit formulář"

Aplikace Outlook 2007 a Outlook 2003

Aplikace Outlook 2007 a Outlook 2003

Outlook 2013 a Outlook 2010

Outlook 2013 a Outlook 2010

Otevřete formulář pomocí programu Visual Basic for Applications nebo doplňku modelu COM

Další informace o použití jazyka Visual Basic for Applications k otevření formuláře z panelu nástrojů nebo nabídky klepněte na níže uvedené číslo článku znalostní báze Microsoft Knowledge Base:

290803 OL2002: jak otevřít formulář pomocí tlačítka panelu nástrojů

Publikujte formulář do složky

Knihovna osobních formulářů nebo knihovna organizačních formulářů je publikován formulář, můžete zvážit publikování formuláře do složky, takže se zobrazí v nabídce Akce . Však pokud formuláře aktualizována, ujistěte se, že formulář je znovu zavedena, aby se problémy s mezipamětí formulářů aplikace Outlook nelze vytvořit. Další informace o mezipaměti formulářů klepněte na následující čísla článků v článcích znalostní báze společnosti Microsoft:

Mezipaměť formulářů aplikace Outlook 2002 popis 290806

Uložení souboru .oft na ploše nebo v nabídce Start

Přestože společnost Microsoft nedoporučuje obvykle ukládání souboru .oft na plochu nebo do nabídky Start , můžete uložit soubor aplikace Outlook šablony (oft) do obou umístění. Položky vytvořené tímto způsobem obsahovat "jednorázové" formulářů obvykle způsobit nežádoucí vedlejší účinky v závislosti na návrhu formuláře a jak používá.

Další informace o jednorázové formuláře klepněte na následující číslo článku znalostní báze Microsoft Knowledge Base:

290657 popis definice formuláře a jednorázové formuláře v aplikaci Outlook 2002

Odkazy

Další informace o dostupných prostředcích a odpovědi na nejčastější dotazy týkající se řešení aplikace Microsoft Outlook klepněte na následující číslo článku znalostní báze Microsoft Knowledge Base:

287530 často kladené dotazy týkající se vlastních formulářů a řešení aplikace Outlook
Vlastnosti

ID článku: 290802 - Poslední kontrola: 23. 1. 2017 - Revize: 1

Váš názor