Popis archivace a funkce automatické archivace v aplikaci Outlook

Aplikace Microsoft Outlook 2003 verzi tohoto článku naleznete v tématu
830119 .
Aplikace Microsoft Outlook 2000 verzi tohoto článku naleznete v tématu
239652 .

Souhrn

Tento článek popisuje funkci automatické archivace v aplikaci Outlook a vysvětluje, jak ji používat.

Další informace

Poštovní schránky aplikace Outlook zvětšuje položek jsou vytvořeny stejným způsobem vrší papíry na stole. Ve světě papírových můžete občas probrat dokumentů a ukládání ty, které jsou důležité, ale málokdy používané. Méně důležité dokumenty, například noviny a časopisy, můžete zrušit podle jejich věku.

Můžete rychle provést stejný proces v aplikaci Outlook. Staré položky souboru úložiště můžete přenést ručně klepnutím na tlačítko Archivovat v nabídce soubor nebo může mít staré položky automaticky převedeny pomocí automatické archivace. Položky jsou považovány za staré, jakmile dosáhnou zadaného stáří. Pomocí automatické archivace můžete odstranit nebo přesunout staré položky. Aplikace Outlook může archivovat všechny druhy položek, ale dokáže najít pouze soubory uložené ve složce elektronické pošty, například tabulky aplikace Microsoft Excel nebo dokument aplikace Microsoft Word, který je připojen k e-mailové zprávy. Soubor, který není uložen ve složce elektronické pošty nelze archivovat.

Automatické archivace je dvoustupňový proces. Za prvé zapnutí automatické archivace. Za druhé nastavit vlastnosti automatické archivace pro každou složku, kterou chcete archivovat.

Na úrovni složky můžete určit, které položky budou archivovány a jak často jsou archivovány. Můžete automaticky archivovat jednotlivé složky nebo můžete nakonfigurovat výchozí nastavení automatické archivace pro všechny složky a potom nakonfigurovat nastavení automatické archivace pro jednotlivé složky, které nechcete použít výchozí nastavení automatické archivace. Proces automatické archivace se spustí automaticky při každém spuštění aplikace Outlook. Aplikace Outlook zkontroluje vlastnosti automatické archivace pro každou složku podle data a přesune staré položky do souboru archivu. Položky ve složce Odstraněná pošta jsou odstraněny.

Několik složek aplikace Outlook se nastavují se zapnutou automatickou archivací. Tyto složky a jejich výchozí doba stárnutí jsou Kalendář (6 měsíců), úkoly (6 měsíců), Deník (6 měsíců), Odeslaná pošta (2 měsíce) a Odstraněná pošta (2 měsíce). Složky Doručená pošta, poznámky, kontakty a koncepty nemají archivace automaticky aktivována. Složka Kontakty nelze nastavit na automatické archivace a nemá vlastnost archivu.

Archivaci a export

Při archivaci, můžete pouze archivovat do souboru osobních složek (soubor PST). Při exportu, můžete exportovat mnoho různých typů souborů, včetně souborů PST a textových souborů s oddělovači. V novém souboru archivu je zachována stávající struktura složek. Pokud existuje nadřazená složka nad složkou, kterou jste archivovali, nadřízená složka vytvořena v souboru archivu, ale položky v nadřazené složce nejsou archivovány. Tímto způsobem je stejná struktura složek existuje mezi souboru archivu a poštovní schránky. Složky jsou ponechány na místě po archivaci, i když jsou prázdné. Archivovat lze pouze jeden typ souboru, souboru osobních složek.

Při exportu jsou původní položky zkopírovány do exportovaného souboru, ale nejsou odebrány z aktuální složky. Kromě toho lze archivovat pouze jeden typ souboru, souboru osobních složek, ale můžete exportovat celou řadu typů souborů.

Při exportu se změní data v záznamech. Toto je obzvláště důležité v případech, kde e-mailové položky byly odeslaná data obnovit datum exportu.

Zapnutí automatické archivace

  1. V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Možnostia potom na kartu jiné .
  2. Klepněte na tlačítko automaticky archivovat.
  3. Klepnutím vyberte automaticky archivovat každých zaškrtněte políčko a zadejte, jak často bude automatická archivace zadáním čísla do pole dny .
  4. Pokud chcete být upozorněni položky, klepnutím zaškrtněte políčko Vyzvat před automatickou archivaci .
  5. V poli výchozí soubor archivu zadejte název souboru archivovaných položek, které byly převedeny do nebo klepněte na tlačítko Procházet vyberte ze seznamu.
  6. Klepněte na tlačítko OKa potom klepněte na tlačítko OK zavřete Možnosti.
Nyní, když jste zapnuli automatické archivace, musíte nastavit vlastnosti automatické archivace pro každou složku.

Jak nastavit vlastnosti automatické archivace pro složku

  1. V Seznamu složekklepněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete automaticky archivovat a potom klepněte na příkaz Vlastnosti.
  2. Klepněte na kartu Automatická archivace .
  3. Chcete-li nastavit automatické archivace pro tuto složku, klepnutím vyberte
    Uklidit položky starší než.
  4. Chcete-li určit, kdy má být zboží automaticky převedeno do souboru archivu, zadejte číslo do pole měsíců .
  5. Archivované položky do souboru, klepněte na přepínač Přesunout staré položky do.
  6. V dialogovém okně Přesunout staré položky do zadejte název souboru archivovaných položek nebo klepněte na tlačítko Procházet vyberte ze seznamu a klepněte na tlačítko OK.
Poznámka: nejprve je nutné aktivovat automatické archivace. Další informace naleznete v části "Jak k zapnutí na archivace" tohoto článku.
Vlastnosti

ID článku: 290847 - Poslední kontrola: 23. 1. 2017 - Revize: 1

Váš názor