Popis funkce automatické archivace v Outlooku

Původní číslo KB: 830119

Další informace

Vaše poštovní schránka Outlooku roste s tím, jak se položky vytvářejí stejným způsobem, jakým se na stole hromadí papíry. V papírovém světě můžete občas procházet dokumenty a ukládat ty, které jsou důležité, ale zřídka používané. Dokumenty, které jsou méně důležité, jako jsou noviny a časopisy, můžete na základě jejich věku zahodit.

Stejný proces můžete rychle dokončit v aplikaci Outlook 2003 a novějších verzích. Staré položky můžete do souboru úložiště přenést ručně tak, že v nabídce Souborvyberete Archivovat. Nebo můžete nechat převést staré položky automaticky pomocí funkce automatická archivace. Položky se považují za staré, když dosáhnou zadaného věku. Pomocí funkce Automatické archivace můžete staré položky odstranit nebo přesunout. Outlook může archivovat všechny druhy položek, ale může najít jenom soubory, které jsou uložené v e-mailové složce, například v tabulce Microsoft Excelu nebo v dokumentu Microsoft Word, který je připojený k e-mailové zprávě. Soubor, který není uložený v e-mailové složce, nejde archivovat.

Funkce automatické archivace má dvoustupňový proces. Nejprve zapnete funkci automatické archivace. Za druhé nastavíte vlastnosti funkce automatické archivace pro každou složku, kterou chcete archivovat.

Na úrovni složky můžete určit, které položky se mají archivovat a jak často se archivují. Můžete automaticky archivovat jednotlivé složky nebo můžete nakonfigurovat výchozí nastavení automatické archivace pro všechny složky. Pak nakonfigurujte nastavení automatické archivace pro jednotlivé složky, které nechcete používat výchozí nastavení automatické archivace. Funkce Automatická archivace se spustí automaticky při každém spuštění Aplikace Outlook. Outlook zkontroluje vlastnosti automatické archivace jednotlivých složek podle data a přesune staré položky do archivního souboru. Položky přesunuté do složky Odstraněná pošta se odstraní.

Aplikace Outlook 2003 a Outlook 2007

Ve výchozím nastavení je několik složek Outlooku nastaveno se zapnutou funkcí Automatická archivace. Následující seznam obsahuje složky, u kterých je zapnutá funkce automatické archivace, a pro výchozí období splatnosti jednotlivých složek:

• Složka Kalendář (šest měsíců)
• Složka Úkoly (šest měsíců)
• Složka Deník (šest měsíců)
• Složka Odeslaná pošta (dva měsíce)
• Složka Odstraněná pošta (dva měsíce)

Složky Doručená pošta, Poznámky, Kontakty a Koncepty nemají automaticky zapnutou funkci Automatická archivace. Funkci Automatické archivace nemůžete použít se složkou Kontakty, protože složka Kontakty nemá vlastnost archivu.

Outlook 2010 a novější verze

Ve výchozím nastavení je funkce automatické archivace v Outlooku 2010 a novějších verzích vypnutá. Funkce Automatická archivace je ve výchozím nastavení povolená v aplikacích Outlook 2003 a Outlook 2007. Pokud nezakážete funkci automatické archivace v Outlooku 2003 nebo Outlooku 2007 a upgradujete na Outlook 2010 nebo novější verze, zůstane funkce Automatická archivace povolená.

Rozdíl mezi archivací a exportem položek

Když archivujete položky, můžete je archivovat jenom do souboru osobních složek (PST). Při exportu položek můžete položky exportovat do mnoha různých typů souborů, včetně souborů .pst a textových souborů s oddělovači. Stávající struktura složek se zachová v novém archivačním souboru. Pokud je nad složkou, kterou jste archivovali, nadřazená složka se vytvoří v archivačním souboru. Položky, které jsou v nadřazené složce, ale nejsou archivovány. Tímto způsobem existuje stejná struktura složek mezi archivačním souborem a vaší poštovní schránkou. Složky zůstanou po archivaci na místě, i když jsou prázdné. Archivovat můžete jenom jeden typ souboru, a to soubor .pst.

Při exportu položek se původní položky zkopírují do souboru exportu, ale neodeberou se z aktuální složky.

Zapnutí funkce automatické archivace

Outlook 2010 a novější verze:

1. Vyberte kartu Soubor a pak v nabídce Soubor vyberte kartu Možnosti.
2. Vyberte kartu Upřesnit.
3. Vyberte Nastavení automatické archivace.
4. Zaškrtněte políčko Automaticky archivace vždy . Zadejte číslo do pole Dny a určete, jak často se má proces automatické archivace spouštět.
5. Pokud chcete dostávat oznámení před archivací položek, zaškrtněte políčko Zobrazit výzvu před automatickou archivací .
6. Do pole Výchozí soubor archivu zadejte název souboru archivovaných položek, do které chcete přenést, nebo vyberte Procházet a vyberte soubor ze seznamu.
7. Dvakrát klikněte na OK.

Outlook 2007 a Outlook 2003:

1. V nabídce Nástroje vyberte Možnosti a pak vyberte kartu Další .
2. Vyberte Automatická archivace.
3. Zaškrtněte políčko Automaticky archivace Každý a pak určete, jak často se má proces automatické archivace spouštět zadáním čísla do pole dnů .
4. Pokud chcete dostávat oznámení před archivací položek, zaškrtněte políčko Zobrazit výzvu před automatickou archivací .
5. Do pole Výchozí soubor archivu zadejte název souboru archivovaných položek, do které chcete přenést, nebo vyberte Procházet a vyberte soubor ze seznamu.
6. Dvakrát klikněte na OK.

Teď, když jste zapnuli funkci automatické archivace, musíte pro každou složku nastavit vlastnosti Automatické archivace.

Nastavení vlastností automatické archivace složky

Outlook 2010 a novější verze:

Metoda 1:

1. Vyberte složku, kterou chcete automaticky archivaci provést.
2. Vyberte kartu Složka a pak vyberte Nastavení automatické archivace.

Metoda 2:

1. Klikněte pravým tlačítkem na složku, kterou chcete automaticky archivaci, a pak vyberte Vlastnosti.
2. Vyberte kartu Automatická archivace .
3. Chcete-li nastavit vlastnosti automatické archivace pro tuto složku, zaškrtněte políčko Vyčistit položky starší než .
4. Pokud chcete určit, kdy se mají položky automaticky přenést do archivního souboru, zadejte číslo do pole Měsíce .
5. Pokud chcete zadat soubor pro archivované položky, do které se mají přenést, vyberte Přesunout staré položky do.
6. Do pole Přesunout staré položky do zadejte název souboru pro archivované položky. Nebo vyberte Procházet a vyberte ze seznamu a pak vyberte OK.

Outlook 2007 a Outlook 2003:

1. V seznamu složek klikněte pravým tlačítkem na složku, kterou chcete automaticky archivaci, a pak vyberte Vlastnosti.
2. Vyberte kartu Automatická archivace .
3. Pokud chcete nastavit vlastnosti automatické archivace pro tuto složku, vyberte možnost Vyčistit položky starší než.
4. Pokud chcete určit, kdy se mají položky automaticky přenést do archivního souboru, zadejte číslo do pole Měsíce .
5. Pokud chcete zadat soubor pro archivované položky, do které se mají přenést, vyberte Přesunout staré položky do.
6. Do pole Přesunout staré položky do zadejte název souboru pro archivované položky. Nebo vyberte Procházet a vyberte ze seznamu a pak vyberte OK.