Popis funkce automatické archivace v aplikaci Outlook

Aplikaci Microsoft Outlook 2000 verzi tohoto článku v tématu 239652 .

Aplikaci Microsoft Outlook 2002 verzi tohoto článku v tématu 290847 .

Souhrn

Tento článek popisuje funkci automatické archivace ve verzích aplikace Microsoft Outlook, které jsou uvedeny v části "Platí pro".

Další informace

Poštovní schránka aplikace Microsoft Outlook zvětšuje položek jsou vytvořeny stejným způsobem vrší papíry na stole. Ve světě papírových můžete občas probrat dokumentů a ukládání ty, které jsou důležité, ale málokdy používané. Můžete zrušit dokumenty, které jsou méně důležité, jako jsou noviny a časopisy, v závislosti na jejich stáří.

Můžete snadno aplikovat stejný postup v aplikaci Outlook 2003 a novějších verzích. Staré položky souboru úložiště můžete přenést ručně klepnutím na tlačítko Archivovat v nabídce soubor nebo může mít staré položky automaticky převedeny pomocí funkce automatické archivace. Položky jsou považovány za staré, jakmile dosáhnou zadaného stáří. Funkce automatické archivace můžete odstranit nebo přesunout staré položky. Aplikace Outlook může archivovat všechny druhy položek, ale dokáže najít pouze soubory, které jsou uloženy ve složce e-mailů, například tabulku aplikace Microsoft Excel nebo dokument aplikace Microsoft Word, který je připojen k e-mailové zprávy. Soubor, který není uložen ve složce elektronické pošty nelze archivovat.

Funkce automatické archivace je dvoustupňový proces. První můžete zapnout funkci automatické archivace. Za druhé nastavit vlastnosti pro funkci automatické archivace pro každou složku, kterou chcete archivovat.

Na úrovni složky můžete určit položky, které budou archivovány a jak často jsou archivovány. Můžete automaticky archivovat jednotlivé složky nebo můžete nakonfigurovat výchozí nastavení automatické archivace pro všechny složky a potom nakonfigurovat nastavení automatické archivace pro jednotlivé složky, které nechcete použít výchozí nastavení automatické archivace. Funkce automatické archivace se spustí automaticky při každém spuštění aplikace Outlook. Aplikace Outlook zkontroluje vlastnosti automatické archivace pro každou složku podle data a přesune staré položky do souboru archivu. Položky, které jsou přesunuty do složky Odstraněná pošta jsou odstraněny.

Aplikace Outlook 2003 a Outlook 2007
Ve výchozím nastavení několik složek aplikace Outlook nastavení funkce automatické archivace zapnutá. Následuje seznam složek, které mají funkci automatické archivace zapnutá a každá složka výchozí délkou periody:
 
Kalendář (6 měsíců)
Složku Úkoly (6 měsíců)
Deník (6 měsíců)
Složka Odeslaná pošta (2 měsíce)
Složka Odstraněná pošta (2 měsíce)

Ve složce Doručená pošta, poznámky, kontakty a složky Koncepty nemají automaticky zapnuta funkce automatické archivace. Nelze použít funkci automatické archivace se složkou Kontakty ve složce Kontakty nemá vlastnost archivu.

Outlook 2010 a novější verze
Podle výchozího nastavení je funkce automatické archivace v aplikaci Outlook 2010 a novější verze vypnuto. Však ve výchozím nastavení, je povolena funkce automatické archivace v aplikaci Outlook 2003 a Outlook 2007. Proto pokud není zakázat funkci automatické archivace v aplikaci Outlook 2003 nebo Outlook 2007 a upgrade na aplikaci Outlook 2010 nebo novější verze, funkci automatické archivace zůstane povolen.

Rozdíl mezi archivací a exportem položek

Při archivaci položek můžete pouze archivovat položky do souboru osobních složek (PST). Při exportu položek můžete položky exportovat do mnoha různých typů souborů, včetně souborů PST a textových souborů s oddělovači. V novém souboru archivu je zachována stávající struktura složek. Pokud existuje nadřazená složka nad složkou, kterou jste archivovali, nadřízená složka vytvořena v souboru archivu, ale položky, které jsou v nadřazené složce nejsou archivovány. Tímto způsobem stejnou strukturu složek existuje mezi souboru archivu a poštovní schránky. Složky jsou ponechány na místě po archivaci, i když jsou prázdné. Archivovat lze pouze jeden typ souboru, soubor PST.

Při exportu položek jsou původní položky zkopírovány do exportovaného souboru, ale nejsou odebrány z aktuální složky.

Jak zapnout funkci automatické archivace

Pro aplikaci Outlook 2010 a novější verze:
  1. Klikněte na kartu soubor a potom klepněte na kartu Možnosti v nabídce soubor .
  2. Klepněte na kartu Upřesnit .
  3. Klepněte na tlačítko Nastavení automatické archivace.
  4. Zaškrtněte automaticky archivovat každých zaškrtněte políčko a zadejte hodnotu v poli dny Chcete-li určit, jak často bude automatická archivace se spustí.
  5. Pokud chcete být upozorněni položky, klepnutím zaškrtněte políčko Vyzvat před automatickou archivaci .
  6. V poli výchozí soubor archivu zadejte název souboru archivovaných položek, které byly převedeny do nebo klepněte na tlačítko Procházet vyberte ze seznamu.
  7. Klepněte dvakrát na tlačítko OK .
Pro aplikaci Outlook 2007 a Outlook 2003:
  1. V nabídce Nástroje klepněte na tlačítko
    Možnostia potom na kartu jiné .
  2. Klepněte na tlačítko automaticky archivovat.
  3. Klepnutím vyberte automaticky archivovat každýchzaškrtněte políčko a zadejte, jak často bude automatická archivace zadáním čísla do pole dny .
  4. Pokud chcete být upozorněni položky, klepnutím zaškrtněte políčko Vyzvat před automatickou archivaci .
  5. V poli výchozí soubor archivu zadejte název souboru archivovaných položek předány nebo klepnutím na tlačítko
    Procházet a vyberte ze seznamu.
  6. Klepněte dvakrát na tlačítko OK .
Teď jste zapnuli funkci automatické archivace, musíte nastavit vlastnosti automatické archivace pro každou složku.

Důležité: Data aplikace Outlook (PST) souboru, který vyberete jako výchozí soubor archivu musí být umístěn v místním počítači. Použití souborů PST v síti je podporována pouze v aplikaci Outlook 2010 a za velmi specifických podmínek. Další informace o omezení použití souborů PST v síti klepněte na následující číslo článku databáze Microsoft Knowledge Base.

297019 omezení použití souborů osobních složek (PST) na linkách LAN a WAN

Jak nastavit vlastnosti automatické archivace pro složku

Pro aplikaci Outlook 2010 a novější verze:

Metoda 1:
  1. Vyberte složku, kterou chcete automaticky archivovat.
  2. Klepněte na kartu složky a potom klepněte na tlačítko Nastavení automatické archivace.
Metoda 2:
  1. Klepněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete automaticky archivovat a potom klepněte na příkaz Vlastnosti.
  2. Klepněte na kartu Automatická archivace .
  3. Chcete-li nastavit vlastnosti automatické archivace pro tuto složku, klepnutím zaškrtněte políčko Uklidit položky starší než .
  4. Chcete-li určit, kdy položky automaticky přesunuty do souboru archivu, zadejte číslo do pole měsíců .
  5. Archivované položky do souboru, klepněte na přepínač Přesunout staré položky do.
  6. V dialogovém okně Přesunout staré položky do zadejte název souboru archivovaných položek nebo klepněte na tlačítko Procházet vyberte ze seznamu a klepněte na tlačítko OK.
Pro aplikaci Outlook 2007 a Outlook 2003:
  1. V Seznamu složekklepněte pravým tlačítkem myši na složku, kterou chcete automaticky archivovat a potom klepněte na tlačítko
    Vlastnosti.
  2. Klepněte na kartu Automatická archivace .
  3. Chcete-li nastavit vlastnosti automatické archivace pro tuto složku, klepnutím vyberte Uklidit položky starší než.
  4. Chcete-li určit, kdy položky automaticky přesunuty do souboru archivu, zadejte číslo do pole měsíců.
  5. Archivované položky do souboru, klepněte na přepínač Přesunout staré položky do.
  6. V dialogovém okně Přesunout staré položky do zadejte název souboru archivovaných položek nebo klepněte na tlačítko Procházet vyberte ze seznamu a klepněte na tlačítko OK.
Vlastnosti

ID článku: 830119 - Poslední kontrola: 16. 1. 2017 - Revize: 1

Váš názor