Třídění e-mailových zpráv vlastním způsobem v aplikaci Outlook 2010

upoutávka

Tento článek vysvětluje, jak v aplikaci Outlook 2010 pomocí pravidel třídění automaticky roztřídit velké množství e-mailových zpráv do složek.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-panic.gif

V aplikaci Outlook 2010 přijímám velké množství e-mailových zpráv, takže jsem si ve schránce doručené pošty vytvořil složky a zprávy do nich přesouvám. Je ale dost únavné neustále přesouvat zprávy myší.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-notice.gif

Pokud v aplikaci Outlook 2010 nastavíš pravidla třídění, budou přijaté zprávy automaticky zařazeny do určených složek.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-standard.gif

Páni! Netušil jsem, že aplikace Outlook 2010 nabízí tak užitečnou funkci.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-explain.gif

Pokud použiješ pravidla třídění, můžeš například nastavit, že mají být zprávy od pana A zařazeny do složky 1 a zprávy od paní B do složky 2. Odesílatele můžeš nastavit jako podmínku klasifikace. Jako podmínku můžeš nastavit i text v poli Předmět.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-question.gif

Takže když se v předmětu mluví o zaslání časopisu, bude takový e-mail zařazen do složky Odeslání časopisu, je to tak?

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-smile.gif

Přesně tak.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-wonder.gif

A jak tedy v aplikaci Outlook 2010 nastavím pravidla třídění?

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-standard.gif

Pokud chceš třídit zprávy podle odesílatele, klikni na zprávu, kterou chceš někam zařadit, klikni na kartu Domů, na možnost Pravidla a pak na položku Always Move Messages from (Vždy přesunout zprávy od).

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-say.gif

Zobrazilo se dialogové okno Pravidla a oznámení.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-smile.gif

Klikni na složku, do které chceš dané zprávy zařadit, a klikni na tlačítko OK. Teď je nastavení hotové. Zprávy od tohoto odesílatele budou automaticky ukládány do této složky. Pokud chcete vytvořit novou cílovou složku, klikni na možnost Nový.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-question.gif

To bylo jednoduché. Ještě mi poraď, jak mám třídit zprávy podle textu obsaženého v poli Předmět.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-standard.gif

Vyber zprávu, kterou chceš někam zařadit, a vyber možnosti Domů, Pravidla a pak Vytvořit pravidlo.


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-yes.gif

Tentokrát se zobrazí dialogové okno Vytvořit pravidlo.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-explain.gif

Tady můžeš nastavit pravidla a určit složky, do kterých chceš třídit zprávy. Pokud chceš jako podmínku nastavit text v poli Předmět, zaškrtni políčko Předmět obsahuje a do textového pole vpravo zadej text. Zaškrtnutím políčka Přesunout položku do složky a výběrem složky po kliknutí na položku Vybrat složku můžeš vybrat složku, do které chceš zprávy třídit. Pak nastavení dokonči kliknutím na tlačítko OK.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-say.gif

Zobrazí se zpráva s informací o vytvoření pravidla.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-smile.gif

Pokud zaškrtneš políčko Spustit toto pravidlo pro zprávy, které se již nachází v aktuální složce a klikneš na tlačítko OK, bude pravidlo použito nejen pro existující zprávy, ale také pro zprávy, které v budoucnu obdržíš.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-question.gif

Co mám dělat, pokud už některé pravidlo nepotřebuji?

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-standard.gif

V takovém případě klikni na kartě Domů na položku Pravidla a pak na možnost Rules and Manage Rules and Alerts (Správa pravidel a oznámení). Zobrazí se seznam pravidel třídění. Tady můžeš pravidla odstraňovat a upravovat.


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-smile.gif

Pokud budu v aplikaci Outlook 2010 využívat všechny možnosti pravidel třídění zpráv, bude práce se zprávami mnohem snazší.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-notice.gif

Také bych ti měla říct, že zpracovat velké množství zpráv v aplikaci Outlook 2010 ti může pomoci i funkce konverzací. V uspořádání podle konverzací jsou jednotlivé e-maily seskupeny podle předmětů zpráv, neboli podle vláken. Související zprávy jsou vizuálně hierarchicky seskupeny podle určitého tématu.

Až to uvidíš na vlastní oči, bude ti to jasné. Na kartě Zobrazit najdi položku Konverzace a zaškrtni políčko Show as conversations (Zobrazit jako konverzace).

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-standard.gif

Zobrazí se dialogové okno Show messages arranged by conversations in (Použít uspořádání zpráv podle konverzací pro).


http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-standard.gif

Jedná se o dotaz, jestli má být na tuto konkrétní složku nebo na všechny složky použito zobrazení podle konverzací. Zde klikni na možnost tuto složku.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-say.gif

Vlevo vedle zpráv se objeví malé bílé trojúhelníky.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-explain.gif

Ano, tyto trojúhelníky jsou značky vlákna. Pokud vybereš zprávu a klikneš na trojúhelník, zobrazí se všechny zprávy ve vlákně, a pokud na trojúhelník klikneš znovu, všechny zprávy se skryjí.

http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-smile.gif

Funkce zobrazení podle konverzací je užitečná hlavně v případě, že člověk dostává zprávy s mnoha různými tématy od různých skupin a osob. Určitě tuto funkci budu využívat, stejně jako pravidla třídění.
Vlastnosti

ID článku: 982834 - Poslední kontrola: 29. 10. 2014 - Revize: 1

Microsoft Outlook 2010, Microsoft Outlook 2010 with Business Contact Manager

Váš názor