Úvod do seznamů

Seznam je kolekce dat, která můžete sdílet se členy týmu a s lidmi, kterým jste zajišťuje přístup. Najdete tady řadu předchyceně připravených šablon, které vám poskytují dobrý výchozí bod pro uspořádání položek seznamu. Další informace najdete v šablonách seznamu v Microsoftu 365.

Tento článek vysvětluje principy vytváření a používání seznamů. Seznamy můžete vytvářet v Microsoft SharePointu, v aplikaci Seznamy v Microsoftu 365 nebo v Teams. Zjistěte, jak začít pracovat se seznamy v Microsoft Teams.

Informace o seznamech najdete v následujících tématech:

Poznámka: Upozorňujeme, že to, jaké informace a typy seznamů budete používat, závisíSharePoint používáte. Pokud nevíte, kterou verzi používá, obraťte se na správce, help desku nebo manažera nebo se podívejte, jakou verzi SharePointu používám?

Organizace obvykle používají mnoho typů seznamů, včetně odkazů, oznámení, kontaktů, sledování problémů a průzkumů.

Seznamy mohou také zahrnovat úkoly, které můžete používat jako ústřední bod týmové spolupráce nebo obchodního řešení. V mnoha případech poskytují seznamy s malými úpravami nebo i bez úprav rychlá a efektivní řešení.

Můžete například použít:

  • Úkoly: Můžete zahrnout sledování vlastnictví a průběhu a také časovou osu na stránce pro atraktivní vizuální prezentaci obsahu seznamu.

  • Sledování problémů – zahrnuje ukládání verzí a historie verzí pro hlubší analýzu projektů pracovní skupiny a běžných pracovních úloh.

Seznamy jsou flexibilní a nabízejí spoustu flexibilních funkcí, které umožňují robustní ukládání a sdílení dat a práci s daty.

Můžete třeba:

  • Vytvořte seznam se sloupci nejrůznějších druhů, například Text, Číslo, Volba, Měna, Datum a čas, Vyhledávání, Ano/Ne a Počítané. K položce seznamu můžete taky připojit jeden nebo víc souborů a zadat další podrobnosti, třeba tabulku s podpůrnými čísly nebo dokument obsahující základní informace.

  • Vytvářet zobrazení seznamu pro uspořádání, řazení a filtrování dat různými a konkrétními způsoby; změnit metadata, například přidat a odstranit sloupce nebo změnit ověřovací pravidla; a používat seznamy konzistentně na různých webech s typy obsahu, sloupci webu a šablonami. Můžete třeba zobrazit jenom aktuální události z kalendáře na domovské stránce a vytvořit vizuální zobrazení – podobně jako u kalendáře zeď – na jiné stránce.

  • Vytvářejte relace mezi seznamy pomocí kombinace jedinečných sloupců, vyhledávacích sloupců a vynucováním relací (kaskádové odstranění a zakázání odstranění). To všechno vylepšuje vaši schopnost vytvářet mnohem propracovanější obchodní řešení a zachovat integritu dat.

  • Můžete vytvořit vlastní seznamy, zobrazit data ve webových částech a na stránkách webových částí, importovat a exportovat data a odkazovat na ně z jiných programů, jako je třeba Excel a Access.

  • Můžete sledovat verze a podrobnou historii, vyžadovat schválení k úpravě dat, používat zabezpečení na úrovni položek a složek, vracet položky se změnami a rezervovat je a automaticky mít stále aktuální informace o změnách díky upozorněním (upozorněním obecně nebo upozorněním prostřednictvím informačních kanálů RSS).

  • Můžete uspořádat obsah v jediném seznamu do složek pro větší pohodlí a lepší výkon a zlepšit celkový výkon u velkých seznamů pomocí indexování.

Tady je několik způsobů, jak se seznamy můžou pracovat a které vám pomůžou spravovat informace pro vaši skupinu.

Sledování verzí a podrobná historie    - Sledování verzí položekseznamu, takže můžete zjistit, které položky se změnily z verze na verzi a kdo změnil položky seznamu. Pokud dojde k chybám v novější verzi, můžete obnovit předchozí verzi položky. Sledování historie seznamu je zvlášť důležité, pokud vaše organizace potřebuje sledovat vývoj seznamu.

Vyžadovat schválení    - Určete, že schválení položky seznamu se vyžaduje, aby ji všichni mohli zobrazit. Položky zůstanou v nevyřízeném stavu, dokud je neschválí nebo neodmítne někdo, kdo má oprávnění je schválit. Skupiny uživatelů můžete před schválením položky seznamu zobrazit.

Přizpůsobení oprávnění    - Určete, jestli budou účastníci vašeho seznamu moci číst a upravovat jenom položky, které vytvořil, nebo všechny položky v seznamu. Lidé, kteří mají oprávnění spravovat seznamy, mohou číst a upravovat všechny položky seznamu. U jedné položky seznamu můžete taky použít konkrétní úrovně oprávnění, třeba když položka obsahuje důvěrné informace.

Vytváření a správa zobrazení    – Vytvořte různá zobrazenístejného seznamu. Obsah skutečného seznamu se nezmění, ale položky jsou uspořádané nebo filtrované tak, aby lidé podle svých potřeb našli nejdůležitější nebo zajímavé informace.

Aktualizace seznamů    – Bez ohledu na typ seznamu, který aktualizujete, se tento proces podobá přidávání, úpravám a odstraňování položek seznamu.

Existují dva způsoby přidání nebo úpravy položek seznamu:

  • Ve formuláři, který je výchozí metodou.

  • Vložené – to znamená, že položku přidáte přímo na stránku seznamu.

Pokud je seznam nastavený pro sledování verzí, vytvoří se nová verze položky seznamu při každé úpravě položky seznamu. Pokud v novější verzi dojde k chybě, můžete zobrazit historii změn položky seznamu a obnovit předchozí verzi.

Použití vzorců a počítaných hodnot    - Používejte vzorce a počítané hodnoty k dynamickému vygenerování informací ve sloupcích seznamu. Tyto operace mohou obsahovat informace o jiných sloupcích v seznamu a také systémové funkce, jako je [dnes] označující aktuální datum. Můžete například zadat výchozí termín splatnosti, který je sedm dní od aktuálního data.

Mějte stále informace o změnách    - Seznamy a zobrazení mohou používat informační kanály RSS, aby členové vaší pracovní skupiny mohli automaticky přijímat aktualizace. RSS je technologie, která umožňuje uživatelům přijímat a prohlížet aktualizace nebo informační kanály RSS s novinkou a informacemi na sloučeném místě. Můžete taky vytvořit e-mailová upozornění, která vás upozorní na změny seznamů nebo přidání nových položek. Upozornění jsou pohodlný způsob, jak sledovat změny, které jsou pro vás důležité.

Vytvoření relací mezi seznamy    - Vytvořte relaci mezi dvěma seznamy a ve zdrojovém seznamu vytvoříte vyhledávací sloupec, který načte (nebo vyhledá) jednu nebo více hodnot z cílového seznamu, pokud tyto hodnoty odpovídají hodnotě ve vyhledávacím sloupci ve zdrojovém seznamu. Pokud chcete, můžete do zdrojového seznamu dál přidávat další sloupce z cílového seznamu. Při vytváření vyhledávacího sloupce se také můžete rozhodnout vynutit chování relace nastavením kaskádového odstranění nebo zakázáním možnosti odstranění, která pomáhá zachovat platnost dat a pomáhá zabránit nekonziferenci, které by mohly způsobit problémy během cesty.

Sdílení informací o seznamu pomocí databázového programu    Pokud máte nainstalovaný databázový program, například Access, můžete exportovat a importovat data na web a ze svého webu a také propojit tabulku z databáze se seznamem. Při práci s daty seznamu v accessové databázi můžete také vytvářet dotazy, formuláře a sestavy. Viz Import dat do databáze Accessu.

Konzistentní používání seznamů na různých webech    Pokud vaše skupina pracuje s několika typy seznamů, můžete přidat konzistenci mezi seznamy s typy obsahu, sloupci webu a šablonami. Tyto funkce umožňují efektivně používat nastavení a strukturu seznamu. Můžete například vytvořit typ obsahu pro problém se službou zákazníkům, který určuje určité sloupce (například kontakt zákazníka) a obchodní procesy pro typ obsahu. Dalším příkladem je vytvoření sloupce webu pro názvy oddělení s rozevíracím seznamem oddělení. Sloupec ve více seznamech můžete opakovaně použít, abyste zajistili, že se názvy budou v každém seznamu zobrazovat stejně.

Práce s položkami seznamu z e-mailového programu    - Používejte e-mailový program, který je kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete si s ním vzít důležité informace ze seznamu. S Outlookem můžete například v Outlooku zobrazit a aktualizovat úkoly, kontakty a diskusní vývěsky. Další informace najdete v tématu Připojení externího seznamu k Outlooku.

Nastavení cílení na obsah    –     Povolení cílení na cílovou skupinu pro filtrování položek podle skupin

Typ seznamu, který používáte, závisí na typu informací, které sdílíte.

Oznámení    - Sdílejte novinky a stav a upomínky. Oznámení podporují vylepšené formátování pomocí obrázků, hypertextových odkazů a formátovaného textu.

Kontakty    - Ukládejte informace o lidech nebo skupinách, se které pracujete. Pokud používáte e-mail nebo program pro správu kontaktů kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete zobrazit a aktualizovat kontakty ze svého webu v jiném programu. Můžete například aktualizovat seznam všech dodavatelů vaší organizace z e-mailového programu kompatibilního s technologiemi Microsoftu, jako je třeba Outlook. Seznam kontaktů ve skutečnosti nespravuje členy vašeho webu, ale může se používat k ukládání a sdílení kontaktů pro vaši organizaci, například seznam externích dodavatelů.

Diskusní vývěsky    - Poskytuje centrální místo pro zaznamenávání a ukládání týmových diskusí, které jsou podobné formátu diskusních skupin. Pokud váš správce povolil přijímání e-mailových zpráv u seznamů na webu, mohou diskusní vývěsky ukládat e-mailové diskuze z nejběžnějších e-mailových programů. Můžete třeba vytvořit diskusní vývěsku pro novou verzi produktu vaší organizace.

Odkazy    - Poskytuje centrální umístění pro odkazy na internet, intranet vaší společnosti a další zdroje informací. Můžete například vytvořit seznam odkazů na weby zákazníků.

Propagované odkazy    - Ve vizuálním rozložení můžete zobrazit sadu akcí odkazu.

Kalendář    - Úložiště událostí vašeho týmu nebo pro konkrétní situace, jako jsou svátky společnosti Kalendář nabízí vizuální zobrazení, podobně jako stolní nebo nástěnný kalendář týmových událostí, včetně schůzek, společenských akcí a celodenních událostí. Můžete taky sledovat milníky týmu, například termíny ukončení projektu nebo data uvolnění produktů, které se netýkaly určitého časového intervalu. Pokud používáte e-mailový nebo kalendářový program, který je kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete při práci v jiné aplikaci zobrazit a aktualizovat kalendář ze svého webu. Můžete třeba porovnat a aktualizovat kalendář na webu s daty z kalendáře Outlooku , a to zobrazením obou kalendářů vedle sebe nebo v pře levé části Outlooku. 

Úkoly    – Můžete sledovat informace o projektech a jiných událostech sledných dění ve skupině. Úkoly můžete přiřazovat lidem, stejně jako sledovat stav a procento dokončení, jak se úkol posunuje směrem k dokončení. Pokud používáte e-mail nebo program pro správu úkolů, který je kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete zobrazit a aktualizovat úkoly ze svého webu v jiném programu. Můžete například vytvořit seznam úkolů pro rozpočet vaší organizace a potom ho společně s dalšími úkoly zobrazit a aktualizovat v Outlooku. Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu.

Úkoly projektu    - Ukládání informací o úkolu pomocí Zobrazení Ganttova diagramu a indikátorů průběhu Stav a procento dokončení můžete sledovat s pohybem úkolu směrem k dokončení. Pokud používáte e-mail nebo program pro správu úkolů, který je kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete zobrazit a aktualizovat úkoly projektu ze svého webu v jiném programu. Můžete třeba vytvořit seznam úkolů projektu na svém webu a identifikovat a přiřadit práci pro vytvoření školicích příručky a pak můžete sledovat průběh organizace z Projectu. Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu.

Sledování problémů    - Ukládejte informace o konkrétních problémech, jako je podpora problémů, a sledujte jejich průběh. Můžete přiřazovat problémy, zařazovat je do kategorií a vzájemně mezi sebou související problémy souviset. Můžete například vytvořit seznam pro sledování problémů a řešení zákaznických služeb. Problémy můžete taky okomentovat při každé úpravě a vytvořit historii komentářů, aniž byste změnili původní popis problému. Zástupce oddělení služeb zákazníkům může například zaznamenat každý krok provedený při řešení problému a výsledků. Můžete taky použít seznam sledování problémů s tří stavový pracovní postup, který vaší organizaci pomáhá spravovat problémy nebo sledování projektů. Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu.

Survey    - Shromažďovat a sestavovat zpětnou vazbu, jako je průzkum spokojenosti zaměstnanců nebo kvíz. Otázky a odpovědi můžete navrhnout několika různými způsoby a zobrazit přehled zpětné vazby. Pokud máte nainstalovaný tabulkový kalkulátor nebo databázový program kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete výsledky exportovat a analyzovat je ještě víc. Další informace najdete v části Vytvoření průzkumu.

Vlastní    - Začít seznam od začátku. Pokud máte tabulkový procesor kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete také vytvořit vlastní seznam založený na tabulce. Můžete například importovat seznam z aplikace Excel, který jste vytvořili k ukládání a správě smluv s dodavateli. Další informace najdete v článku Vytvoření seznamu na základě tabulky.

Externí seznamy    - Práce s daty, která jsou uložená mimo seznam, ale můžete číst a psát v rámci Microsoftu 365. Zdroj dat pro externí seznam se nazývá typ externího obsahu. Na rozdíl od nativního seznamu Microsoft 365 používá externí seznam službu Podnikové připojení pro přístup k datům přímo z externího systému (například SAP, Siebel a Microsoft SQL Server), ať už se jedná o databázi, webovou službu nebo obchodní systém.

Vlastní seznam v zobrazení    Datový list – vytvoření prázdného seznamu, který se podobá vlastnímu seznamu, ale ve výchozím nastavení se v zobrazení Datový list zobrazí. Zobrazení Datový list obsahuje datovou mřížku pro zobrazení a úpravy dat ve formátu řádků a sloupců. Můžete přidávat nebo upravovat řádky a sloupce, aplikovat filtry a pořadí řazení, zobrazovat počítané hodnoty a součty a pohodlně upravovat data v buňkách mřížky. Zobrazení Datový list vyžaduje, aby byl Office nainstalovaný na 32bitovém klientském počítači a v prohlížeči, který podporuje ovládací prvky ActiveX.

Seznam stavů    - Zobrazení a sledování cílů projektu. Seznam obsahuje sadu barevných ikon, ve kterých můžete informovat o tom, v jaké míře jsou cíle splněné.

Mikšci    - Posílejte členům týmu informace včetně potvrzovacího razítka.

Seznam slovníků pro program Microsoft IME    - Použít data v seznamu jako slovník programu Microsoft IME. Položky ve sloupci čtení můžete převést na zobrazení pomocí programu Microsoft IME a zobrazit obsah v komentáři v okně Komentář v rozhraní IME. Data je možné propojit s konkrétní adresou URL.

Seznam obsahu PerformancePoint    - Ukládání položek řídicích panelů, jako jsou přehledy výkonnostních metrik, sestavy, filtry, stránky řídicích panelů a další položky řídicích panelů, které vytvoříte pomocí Návrháře řídicích panelů PerformancePoint

Jazyky a překladače    - Používá se s pracovním postupem Správa překladu v knihovně správy překladů. Pracovní postup používá tento seznam k přiřazení překladatelských úkolů překladače zadanému v seznamu pro každý jazyk. Tento seznam můžete vytvořit ručně nebo můžete nastavit, aby se tento seznam vytvořil automaticky při přidání pracovního postupu správa překladu do knihovny Správa překladu.

Seznam klíčových ukazatelů výkonu    - Sledovat klíčové ukazatele výkonu, které umožňují rychle vyhodnotit pokrok provedený v oblasti měřitelných cílů. Seznamy klíčových ukazatelů výkonu můžete nastavit pro sledování výkonu pomocí jednoho ze čtyř zdrojů dat: ručně zadaná data, data v seznamu Microsoft 365, data v excelových sešitech nebo data ze služby Analysis Services – součást Microsoft SQL Server. Po vytvoření seznamu klíčových ukazatelů výkonu ho můžete použít k zobrazení stavu indikátoru na stránce řídicího panelu.

Import tabulky     - Použijte sloupce a data z existující tabulky. Import tabulky vyžaduje Microsoft Excel nebo jiný kompatibilní program.

  1. V části Weby klikněte na nastavení Nastavení: aktualizace profilu, instalace softwaru a připojení ke cloudu a potom klikněte na Obsah webu.

  2. Klikněte na ikonu Přidat aplikaci.

    Ikona Přidat aplikaci v dialogovém okně Obsah webu
  3. Projděte si aplikaci, kterou chcete použít, a klikněte na ji. Může to být víc stránek.

  4. Dejte aplikaci jedinečný název, abyste si ji později mohli na stránce vzpomenout, a klikněte na Vytvořit.

  5. Po návratu na obrazovku Obsah webu můžete udělat tři věci:

    • Zavřete okno a vraťte se na stránku. Na stránku přidejte novou aplikaci pomocí vložení webových částí.

    • Klikněte na aplikaci a začněte zadávat data.

    • Klikněte na tři tečky ... a potom na Změnit nastavení. Tady můžete přidávat sloupce, měnit názvy a dělat další úkoly.

Přestože funkce seznamů můžete používat různými způsoby, jejich použití závisí na velikosti a počtu seznamů, které máte, a na potřebách vaší organizace.

Uložení mnoha položek do jednoho seznamu

Můžete chtít, aby jeden rozsáhlý seznam sloužil rozmanitých potřeb. Ke sledování v celé organizaci můžete mít například velký počet technických problémů a tyto problémy se můžou vztahovat na víc projektů a skupin.

Použít jeden seznam v případě:

  • Skupina potřebuje zobrazit souhrnné informace o položkách seznamu nebo různých zobrazeních stejné sady položek. Manažer může třeba chtít zobrazit průběh všech technických problémů v organizaci nebo zobrazit všechny problémy, které byly ve stejném časovém období vyřešeny.

  • Lidé chtějí procházet nebo hledat problémy na webu ve stejném umístění.

  • Chcete použít stejná nastavení na položky seznamu, například sledování verzí nebo požadování schválení.

  • Skupiny pracující na seznamu mají podobné vlastnosti, například stejné úrovně oprávnění. Jedinečná oprávnění je možné použít u konkrétních položek seznamu, ale pokud se úrovně oprávnění výrazně liší, zvažte více seznamů.

  • Chcete analyzovat informace o seznamu nebo dostávat sloučené aktualizace seznamu. Upozornění můžete dostávat při změně položek seznamu nebo při zobrazení změn v seznamu pomocí technologie RSS. Informační kanály RSS umožňují členům vaší pracovní skupiny zobrazit sloučený seznam změněných informací.

Můžete chtít používat více seznamů, pokud jsou mezi položkami, které chcete spravovat, nebo mezi skupinami lidí, kteří s nimi pracují, odlišné rozdíly.

Použití více seznamů v těchto případě:

  • Neočekáváte, že by lidé potřebovali souhrny položek společně.

  • Skupiny lidí, kteří s informacemi pracují, jsou odlišné a mají různé úrovně oprávnění.

  • U více sad položek musíte použít různá nastavení, jako je třeba verze nebo schválení.

  • Tyto položky nepotřebujete analyzovat společně ani dostávat sloučené aktualizace seznamu.

Tady jsou některé ze způsobů uspořádání seznamů a položek seznamů:

Přidání sloupců    - Pomozte své skupině připnout položky, které jsou nejdůležitější, můžete si do seznamu přidat sloupce. Můžete třeba přidat sloupec Projectu do seznamu, aby si lidé pracující na konkrétních projektech snadněji prohlíželi své položky a mohli s ním pracovat. Další sloupce můžete přidat taky v případě, že chcete shromáždit další informace pro každou položku seznamu, například jméno oddělení nebo jméno zaměstnance.

Pokud máte v seznamu více položek, můžete zvážit indexování určitých sloupců, abyste zlepšili výkon při prohlížení několika položek nebo přepínání zobrazení. Tato funkce nezmění způsob uspořádání položek, ale může organizaci umožnit, aby snadněji ukládaly velký počet položek v seznamu. Indexování ale může za trvat víc místa v databázi. Viz Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Vytvoření zobrazení    - Tuto možnost použijte, pokud lidé ve vaší skupině často potřebují vidět data určitým způsobem. Zobrazení používají sloupce k řazení, seskupování, filtrování a zobrazení dat. Můžete také vybrat, kolik položek se má v každém zobrazení zobrazit najednou. Lidé mohou například procházet seznam sad 25 nebo 100 položek seznamu na stránku podle toho, co mají nastavit a jak rychlé je připojení.

Zobrazení poskytují flexibilitu pro ukládání velkého počtu položek v seznamu, ale jenom dílčí sady, které chcete v určitou dobu, třeba jenom problémy, které byly publikovány tento rok, nebo jenom aktuální události v kalendáři. Můžete vytvářet osobní zobrazení, která jsou dostupná jenom vám, a pokud máte oprávnění měnit seznam, můžete vytvářet veřejná zobrazení, která budou dostupná všem. Viz Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Vytváření složek    - Přidávání složek do většiny typů seznamů, pokud vlastník seznamu umožnil vytváření složek. To je zvlášť užitečné, pokud je možné položky seznamu rozdělit konkrétním způsobem, například podle projektu nebo skupiny. Složky pomáhají lidem snadněji prohlížet a spravovat položky seznamu. Technologie Microsoftu poskytují stromové zobrazení, které umožňuje uživatelům procházet weby a složky podobným způsobem, jakým pracují se složkami na svém pevném disku. Každé oddělení může mít třeba svoji vlastní složku. Viz Vytvoření složky v seznamu.

Viz také

Přidání, úprava nebo odstranění položek seznamu

Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu

Vytvoření složky v seznamu

Odstranění složky ze seznamu

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×