Seřazení dat může hrát velkou roli při tom, aby byla sestava nebo formulář efektivní a snadno použitelný. Například katalog produktů, který produkty uvádí v abecedním pořadí nebo na základě jednotkové ceny, je mnohem jednodušší než katalog produktů, který uvádí položky v náhodném pořadí.
Toto téma popisuje řazení záznamů při prohlížení a návrhu tabulky, dotazu, formuláře nebo sestavy.
V tomto článku
Úvod
Záznamy v tabulce, dotazu, formuláři nebo sestavě můžete seřadit podle jednoho nebo více polí. S minimálním návrhem můžete vy i uživatelé formuláře nebo sestavy zvolit způsob řazení záznamů.
Například při navrhování sestavy katalogu produktů můžete zvolit, že chcete produkty seřadit v abecedním pořadí. Pořadí, které zvolíte při návrhu objektu, se stane výchozím pořadím řazení objektu. Při prohlížení dotazu nebo sestavy ale mohou všichni uživatelé záznamy seřadit tak, jak mají, například podle ceny nebo dodavatele.
Poznámka: Zobrazení je možné seřadit podle libovolného pole, které je v zobrazení zobrazeno, s výjimkou polí, která obsahují přílohy nebo objekty OLE.
Výsledky můžete vyladit řazením záznamů podle více polí. Při řazení více polí je důležité určit pole, která jsou známá jako vnější a vnitřní pole řazení. K získání výsledků, které potřebujete, je potřeba navrhnout příslušná pole jako vnitřní a vnější řazení. Předpokládejme například, že chcete seřadit tabulku Kontakty podle polí Jméno a Příjmení. Chcete-li v rámci každého příjmení seřadit knísla od A do Ž (nebo od Z do A), je jméno nejkrajnějším polem. Pokud ale chcete příjmení seřadit uvnitř každého jména, příjmení je nejkrajnější pole. Jinak řečeno, záznamy jsou seřazené nejdřív (nejkrajně) u pole Příjmení a potom (nejkrajnější) u pole Jméno.
1. Příjmení je nejkrajnější pole a jméno nejkrajnější pole.
2. Nejkrajnější pole je nejkrajnější pole a příjmení nejkrajnější pole.
Při použití pořadí řazení je důležité pamatovat na to, že čísla, text a speciální znaky jsou seřazené podle vybraného jazyka a oblasti na vašem počítači. Pokud nastavení jazyka a oblasti zadané v dialogovém okně Možnosti aplikace Access neodpovídá nastavením zadaným v Ovládacích panelech, nemusí výsledné pořadí řazení odpovídat vašemu očekávání.
Kontrola nebo změna výchozího jazyka nebo oblasti
Pokud chcete zkontrolovat nastavení jazyka v Accessu, klikněte na Možnosti >jazyce. Na kartě Obecné v části Vytváření databázízkontrolujte nebo změňte hodnotu v seznamu Pořadí řazení nové databáze. Pokud chcete použít jeden z těchto jazyků, nastavte možnost Obecné – afrikaánštinu, albánštinu, arabštinu, baskičtinu, bulharštinu, běloruštinu, katalánštinu, angličtinu, fauštinu, fauštinu, němčinu, řečtinu, hebrejštinu, hindštinu, indonéštinu, italštinu, malajštinu, portugalštinu, ruštinu, srbštinu, svahilštinu a urdštinu. Upozorňujeme, že toto nastavení má vliv jenom na nové databáze. Pokud chcete toto nastavení použít u existující databáze, nejprve si ji zkomprimovat.
Komprimovat databázi:
-
Klikněte na Databázové nástroje > zkomprimovat a opravit databázi.
Pokud chcete zkontrolovat místní nastavení počítače, podívejte se na část Změna místních nastavení Windows, abyste změnili vzhled některých datových typů.
Řazení záznamů v zobrazení
Poznámka: V Accessu se řazení sestavy mírně liší od řazení tabulky, dotazu nebo formuláře.
Seřazení tabulky, dotazu nebo formuláře
Seřazení sestavy
-
Otevřete sestavu v zobrazení rozložení nebo v návrhovém zobrazení.
-
Pokud není otevřené podokno Skupina, řazení a součet, klikněte ve skupině Souhrny pro seskupení & (na kartě Formát v zobrazení rozložení nebo na kartě Návrh v návrhovém zobrazení) na tlačítko Seskupit& řazení.
-
Udělejte jednu z těchto věcí:
-
Pokud sestava není seskupená ani seřazená, klikněte na Tlačítko Přidat skupinu v podokně Skupina, řazení a součet a potom vyberte nejkrajnější pole řazení. Klikněte na druhou šipku rozevíracího seznamu a vyberte, jak se mají hodnoty seřazené. Klikněte naDalší a potom klikněte na šipku napravo od oddílu záhlaví avyberte možnost bez oddílu záhlaví. Opakujte tento postup pro každé pole řazení, protože vnitřní pole řazení se zobrazí v dolní části.
-
Pokud už je sestava seskupená nebo seřazená, prohlédněte si stávající úrovně a pečlivě proveďte změny. Když chcete pole změnit, použijte první šipku rozevíracího seznamu. Pořadí změníte kliknutím na druhou šipku rozevíracího seznamu. Pokud chcete změnit úroveň seskupení jenom na úroveň řazení, změňte ji s částí záhlaví na bez oddílu záhlaví.
-
Tip: Pokud chcete seřadit sestavu podle jednoho pole, otevřete sestavu v zobrazení rozložení, klikněte na pole pravým tlačítkem myši a vyberte příkaz řazení, který chcete použít. Pokud například vyberete pole Věk, klikněte na Možnost Seřadit od nejmenšího k největšímu nebo Seřadit od největšího k nejmenšímu. Pokud je ale sestava seskupená nebo chcete řadit podle více polí, musíte použít podokno Skupina, řazení a součet.
Seřazení tabulky, dotazu nebo formuláře
-
Určete pole, podle kterých chcete řadit. Pokud chcete řadit podle dvou nebo více polí, určete pole, která budou fungovat jako vnitřní a vnější pole řazení.
-
Klikněte pravým tlačítkem myši na libovolné místo ve sloupci nebo ovládacím prvku, který odpovídá vnitřnímu poli, a klikněte na jeden z příkazů řazení. Příkazy se liší podle typu dat, která jsou ve vybraném poli.
Poznámka: Při řazení dat pro pole s datovým typem Ano/Ne se za vybrané považuje hodnota Ano, Pravda nebo Vypnuto a hodnota Ne, Nepravda nebo Vypnuto. Výchozí zobrazení pro tento typ pole je zaškrtávací políčko, můžete ho ale nastavit tak, aby se zobrazuje jako textové pole nebo pole se seznamem. Pokud zobrazení pro tento typ pole změníte na textové pole nebo pole se seznamem, bude se i nadále řadit jako vybrané nebo zrušené.
1. Číslo, měna, automatické číslo
2. Krátký text, Dlouhý text, Hypertextový odkaz
3. Ano/Ne
4. Datum a čas
-
Opakujte předchozí krok pro každé pole řazení končící nejkrajnějším polem řazení.
Záznamy se přeskupí tak, aby odpovídaly pořadí řazení.
Poznámka: Pokud textové pole obsahuje řetězce s nulovou délkou a null, jsou při řazení ve vzestupném pořadí uvedené nejdřív záznamy s hodnotami null, pak záznamy s řetězci nulové délky a potom záznamy s neprázdnými hodnotami.
Informace o zpracování speciálních znaků, úvodních mezer a záporných hodnot při řazení
Pokud hodnota v poli začíná speciálním znakem, například pomlčkou, závorkou nebo jiným symbolem, můžete při řazení ve vzestupném pořadí sledovat následující chování:
-
Hodnoty, které začínají znakem mezery, se zobrazí před alfanumerických hodnot.
-
Hodnoty uzavřené do uvozovek následují hodnoty, které začínají mezerou, ale před alfanumerických hodnot.
-
Hodnoty, které začínají znaménkem mínus (-) před hodnotami, které začínají znaménkem plus(+).
-
U všech ostatních symbolů je pořadí určené kódy znaků ASCII. Například kód symbolu dolaru ($) je 36 a kód znaku rovná se (=) je 61, takže hodnoty začínající znakem $ se zobrazí před hodnotami, které začínají znakem =.
Toto pořadí můžete přepsat tak, že ignorujete první znak všech hodnot v poli. Tento postup lze použít v případě, že hodnoty v poli vždy začínají jedním speciálním znakem, například znaménkem minus nebo stejným počtem speciálních znaků, takže budete vědět, kolik znaků se má ignorovat. Podrobné informace o řazení částečných hodnot najdete v článku Řazení záznamů na základě částečných hodnot v poli. Pokud se počet znaků, které se mají ignorovat, liší, můžete určit vlastní pořadí řazení. Podrobné informace najdete v článku Řazení záznamů podle vlastního pořadí.
-
Nezapomeňte, že pořadí řazení nelze odebrat pouze z jednoho pole. Pokud chcete řazení ze všech polí řazení odebrat, klikněte na kartě Domů ve skupině Filtr řazení & řazení na tlačítko Vymazat všechna řazení a potom použijte pořadí řazení,které chcete.
Další scénáře řazení
Při použití příkazů řazení se k určení pořadí záznamů použije datový typ pole a kompletní hodnoty jednotlivých polí. Co když ale chcete, aby se textové hodnoty (třeba pondělí, úterý a tak dál) seřadil podle vlastního pořadí a ne podle abecedy? Nebo chcete seřadit textové pole, které obsahuje IP adresy? Pokud příkazy pro řazení nejsou splněné pro řazení, podívejte se na následující témata:
-
Řazení záznamů podle části hodnot v poli Chcete záznamy řadit na základě několika prvních nebo posledních znaků v poli? Pokud vám jde o psaní jednoduchých výrazů, podívejte se na toto téma, které vysvětluje, jak používat výrazy k extrakci částečných hodnot.
-
Řazení záznamů s rozlišováním velkých a malých písmen Access ignoruje malá a velká písmena textových hodnot. S hodnotami Novák a Novák se například bude zacházet jako s úplně stejnými hodnotami a nemůžete řídit, která z nich se zobrazí jako první. Jestli chcete řadit s rozlišováním malých a malých písmen, podívejte se na toto téma.
-
Řazení záznamů podle číselných hodnot uložených v textovém poli Vidíte záznamy seřazené podle jednotlivých číslic a ne podle číselné hodnoty? Pokud se například záznamy s hodnotami 11 a 121 zobrazí před záznamy s hodnotami 2 nebo 25, podívejte se do tohoto článku.
-
Řazení záznamů podle vlastního pořadí Pokud chcete seřadit určité hodnoty, například názvy dnů (pondělí, úterý atd.) nebo tituly zaměstnanců (manažer, ředitel) v pořadí, které vám bude srozumitelné, podívejte se na tento článek.
-
Řazení IP adres Pole, ve které jsou uloženy IP adresy, obsahuje několik čísel a období (.), takže jednoduché textové nebo číselné řazení nebude u IP adres fungovat. V tomto tématu se dozvíte, jak seřadit IP adresy.
Odebrání pořadí řazení
-
Pokud chcete pořadí řazení z tabulky, dotazu nebo formuláře odebrat, klikněte na kartě Domů ve skupině & řazení na vymazat všechna řazení.
Tím odeberete pořadí řazení ze všech polí v zobrazení.
-
Pokud chcete ze sestavy odebrat pořadí řazení, otevřete podokno Skupina, řazení a součet kliknutím na Skupinu & Seřadit ve skupině Souhrny skupiny & (na kartě Formát v zobrazení rozložení na kartě Návrh v návrhovém zobrazení). Potom klikněte na úroveň řazení, kterou chcete odebrat, a klikněte na Odstranit. Položka odpovídající poli pro řazení bude začíná slovy Seřadit podle. Odstraňte položky, které začínají na Seskupitpodle, protože se tím změní návrh sestavy.
Uložení pořadí řazení s objektem
Naposledy použité pořadí řazení se automaticky uloží s tabulkou, dotazem, formulářem nebo sestavou. Pokud chcete, aby se objekt automaticky použil při příštím otevření objektu, zkontrolujte, jestli je vlastnost OrderByOnLoad objektu nastavená na Yes.
Vzhledem k tomu, že se čas od času změní pořadí řazení podle posledního použití, můžete definovat trvalé (nebo výchozí) pořadí řazení. Pro dotaz nebo sestavu můžete zadat výchozí pořadí řazení. Důležité je vědět, že i když výchozí pořadí řazení není přepsáno aktuálním nebo naposledy uloženým pořadím řazení, projeví se to jenom v případě, že ze zobrazení odeberete aktuální nebo naposledy uložené pořadí řazení.
-
Pokud chcete definovat výchozí pořadí řazení pro dotaz, otevřete ho v návrhovém zobrazení. Přidejte pole pro řazení do návrhové mřížky a na řádku Seřadit určete pořadí, které chcete.
-
Pokud chcete definovat výchozí pořadí řazení pro sestavu, použijte podokno Skupina, řazení a součet v návrhovém zobrazení nebo rozložení. Podrobné informace najdete v části Seřazení sestavy.
Pokud chcete záznamy seřadit ve výchozím pořadí řazení, klikněte na kartě Domů ve skupině Filtr & řazení na Vymazat všechna řazení. Tím se ze zobrazení odebere aktuální nebo naposledy uložený filtr a záznamy se budou prohlížet ve výchozím pořadí.
