Nastavení ukládání a sdílení souborů v Microsoftu 365

  • Článek

Podívejte se na veškerý náš obsah pro malé firmy na Nápověda a vzdělávání pro malé firmy.

Jedním z nejlepších způsobů, jak nastavit ukládání a sdílení souborů pro vaši firmu, je používat OneDrive a týmový web společně. Toto řešení je ideální, pokud máte malou firmu s několika zaměstnanci.

Přehrát: Kam ukládat soubory v Microsoftu 365

Pokud bylo pro vás toto video užitečné, můžete se podívat na kompletní sérii školení určených pro malé firmy a pro firmy, které se s Microsoftem 365 teprve seznamují.

Úložiště a správa dokumentů Microsoftu 365

  • OneDrive je navržený pro individuální použití s občasným sdílením souborů.

  • Týmový web je určený ke sdílení souborů a pravidelné spolupráci na souborech. Týmový web je ideální pro ukládání souborů se sdíleným vlastnictvím, kde soubory vlastní několik lidí a může na nich spolupracovat. Vytvořte tým Microsoft Pro přidání týmového webu. Další informace najdete v článku Vytvoření týmu v Microsoft Teams.

OneDrive i týmové weby poskytují vám i vašim zaměstnancům přístup odkudkoli.

Diagram znázorňující, jak můžou produkty Microsoft 365 používat OneDrive nebo týmové weby

Tady jsou doporučení, co uložit do jednotlivých umístění, když používáte OneDrive a týmové weby společně:

Dočasné úložiště K čemu je to? Co byste sem měli ukládat
OneDrive Ukládání obsahu na OneDrive je jako ukládání souborů do počítače. nikdo jiný k nim nemá snadný přístup.
Další informace najdete v článku Co je OneDrive pro práci nebo školu?
Firemní soubory, na kterých nemusí ostatní členové týmu spolupracovat nebo k nim pravidelně přistupovat.
Týmové weby SharePointu
Spolupráci. Když vytvoříte skupinu Microsoft 365 (například v Centrum pro správu Microsoftu 365, v Outlooku nebo vytvořením týmu v Microsoft Teams), vytvoří se pro tuto skupinu týmový web SharePointu. Podobně když vytvoříte nový týmový web SharePointu z domovské stránky SharePointu nebo z Centra pro správu SharePointu, vytvoří se také skupina Microsoft 365. Další informace najdete v tématech Co je týmový web SharePointu? a Vytvoření týmového webu na SharePointu.
Soubory, které mají sdílené vlastnictví. Pro každou jednotku práce ve vaší organizaci doporučujeme samostatné týmové weby. Pokud chcete například zachovat osobní a finanční dokumenty pro malý tým, vytvořte samostatný týmový web.

Poznámka

SharePoint má také další typy webů, které můžete použít pro svoji firmu. Komunikační weby v intranetu můžete použít k publikování informací pro širokou cílovou skupinu. K propojení webů v intranetu můžete použít centrální weby .

Doporučené postupy pro ukládání a sdílení souborů

Tady je několik tipů, jak na maximum pracovat s OneDrivem nebo týmovým webem SharePointu.

Doporučení k ukládání souborů a spolupráci na souborech pro jiné typy menších firem

  • Výhradní vlastníky: Pomocí OneDrivu můžete ukládat vlastní soubory a sdílet je se zákazníky případ od případu.

  • Spoluvlastnictví: Oba vlastníci používají OneDrive a sdílejí soubory tam a zpět.

  • Firmy s externími klienty nebo partnery, kteří potřebují přístup k souborům: Vytvořte nový týmový web pro ukládání a sdílení dokumentů určených pro konkrétního zákazníka. Nastavte web tak, aby umožňoval přístup jenom danému zákazníkovi. Pak se nemusíte obávat, že jeden zákazník omylem získá přístup k informacím určeným pro jiného zákazníka.

Ochrana soukromí u soukromých souborů

Když soubor uložíte na OneDrive, je přístupný jenom pro vás, pokud ho nesdílíte s ostatními. Když sdílíte soubory, můžete vytvořit odkaz, který se dá přeposlat, nebo sdílet jenom s konkrétními lidmi. Na OneDrivu můžete taky vytvořit samostatné složky k různým účelům, třeba veřejné složky, osobní složky nebo složky pro jednotlivé projekty. Každou složku je možné sdílet s jinou osobou nebo skupinou nebo s někým jiným.

Další informace o sdílení najdete v článku Sdílení souborů a složek s Microsoftem 365.

Sledování zbývajícího místa

Pokud chcete zjistit, kolik úložného prostoru vám na OneDrivu zbývá, přečtěte si téma Správa úložiště OneDrivu pro práci nebo školu.

Jaké soubory se dají uložit na OneDrive nebo na sharepointový týmový web?

I když můžete nahrát téměř všechny typy souborů, některé názvy souborů a znaky v názvech souborů nejsou povolené. Další informace najdete v tématu Omezení a omezení na OneDrivu a SharePointu.

Povolení nebo zakázání služeb úložiště třetích stran

V Microsoftu 365 můžete uživatelům povolit úložiště třetích stran, aby mohli kromě OneDrivu a týmových webů ukládat a sdílet dokumenty pomocí služeb, jako je Dropbox. To může být skvělý způsob, jak uživatelům poskytnout služby, které už možná používají nebo které pro své pracovní projekty upřednostňují. Pokud nechcete, aby lidé ve vaší organizaci používali Microsoft 365, aby otevírali soubory ve službě jiného výrobce, vypněte ho následujícím postupem.

Důležité

Úložiště třetích stran je ve výchozím nastavení povolené, takže pokud nechcete, aby bylo dostupné uživatelům, musíte tyto kroky provést okamžitě.

  1. Přihlaste se k Centru pro správu.

  2. Přejděte na stránku Nastavení>organizace .

  3. Na kartě Služby vyberte Microsoft 365 na webu.

  4. Zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políčka umožníte uživatelům otevírat soubory uložené ve službách úložiště třetích stran v Microsoftu 365 na webu, a pak vyberte Uložit.

Další kroky

Související obsah

Přidání prostoru úložiště pro vaše předplatné (článek)
Sdílení souborů a složek v Microsoftu 365 Business (video)
Nahrávání a ukládání souborů a složek na OneDrive (článek)
Nahrání souborů a složek na týmový web SharePointu (video)
Přizpůsobení týmového webu pro ukládání a sdílení souborů (článek)