Aspekty návrhu při aktualizaci dat

Dobře navržená databáze nejen pomáhá zajistit integritu dat, ale snadněji se udržuje a aktualizuje. Accessová databáze není soubor ve stejném smyslu jako dokument Microsoft Wordu nebo prezentace Microsoft PowerPointu. Je to kolekce objektů (tabulek, formulářů, sestav, dotazů atd.), které musí správně fungovat.

Uživatelé zadávat data především prostřednictvím ovládacích prvků. To, co můžete s daným ovládacím prvku dělat, závisí na datovém typu nastaveném pro pole podkladové tabulky, na vlastnostech nastavených pro dané pole a na vlastnostech daného ovládacího prvku. Nakonec zvažte použití dalších technik databáze, jako je ověřování, výchozí hodnoty, seznamy a vyhledávání a kaskádové aktualizace. 

Další informace o aktualizaci dat ze zobrazení uživatele najdete v tématu Způsoby přidávání, úprav a odstraňování záznamů.

V tomto článku

Vliv návrhu databáze na zadávání dat

Informace uložené v databázi jsou uložené v tabulkách, které obsahují data o konkrétním předmětu, například o majetku nebo kontaktech. Každý záznam v tabulce obsahuje informace o jedné položce, například konkrétní kontakt. Záznam se sečte z polí,jako je jméno, adresa a telefonní číslo. Záznam se běžně nazývá řádek a pole se běžně nazývá sloupec. Tyto objekty musí dodržovat sadu principů návrhu, jinak budou databáze pracovat špatně nebo úplně selhat. Tyto principy návrhu zase ovlivňují způsob zadávání dat. Zvažte toto:

  • Tabulky    Access ukládá všechna data do jedné nebo více tabulek. Počet tabulek, které použijete, závisí na návrhu a složitosti databáze. Data sice můžete zobrazit ve formuláři, sestavě nebo ve výsledcích vrácených dotazem, ale aplikace Access je uloží pouze do tabulek a ostatní objekty v databázi jsou na těchto tabulkách vytvořeny. Každá tabulka by měla být založená na jednom předmětu. Například tabulka s obchodními kontaktními informacemi by neměla obsahovat údaje o prodeji. Pokud ano, vyhledání a úprava správných informací může být obtížné, pokud ne nemožné.

  • Datové typy:    Každé pole v tabulce obvykle přijímá jenom jeden typ dat. Poznámky například nelze uložit do pole, které je nastaveno pro příjem čísel. Pokud se pokusíte do takového pole zadat text, Access zobrazí chybovou zprávu. To ale není těžké a rychlé pravidlo. Do pole s datovým typem Krátký text můžete například ukládat čísla (například PSČ), ale nemůžete s těmito daty provádět výpočty, protože je Access považuje za část textu.

    Pole v záznamu by měla mít s některými výjimkami jenom jednu hodnotu. Do pole adresy například nemůžete zadat víc než jednu adresu. Tento problém je proti Microsoft Excelu, který umožňuje zadat libovolný počet jmen, adres nebo obrázků do jedné buňky, pokud jste u této buňky nenastavíte přijímání omezených typů dat. 

  • Pole s více hodnotami:    Access nabízí funkci, která se nazývá pole s více hodnotami a připojuje k jednomu záznamu několik datových částí, a umožňuje vytvořit seznamy s více hodnotami. Seznam s více hodnotami můžete vždy identifikovat podle toho, že Access zobrazí vedle každé položky seznamu zaškrtávací políčko. K záznamu v databázi můžete například připojit balíček snímků Microsoft PowerPointu a libovolný počet obrázků. Můžete také vytvořit seznam jmen a podle potřeby vybrat tolik názvů. Může se zdát, že použití polí s více hodnotami porušovat pravidla návrhu databáze, protože na pole tabulky můžete uložit více než jeden záznam. Access ale vynucuje pravidla "na pozadí" tím, že data uloží ve speciálních skrytých tabulkách.

  • Použití formulářů    Formuláře se obvykle vytvářejí, pokud chcete usnadnit používání databáze a zajistit, aby uživatelé zadávat data přesně. Způsob použití formuláře k úpravám dat závisí na návrhu formuláře. Formuláře mohou obsahovat libovolný počet ovládacích prvků, jako jsou seznamy, textová pole, tlačítka a dokonce i datové listy. Každý ovládací prvek, který je ve formuláři, buď čte data z pole podkladové tabulky, nebo je do něj zapisuje.

Další informace najdete v části Základy návrhu databáze a Vytvoření tabulky a přidání polí.

Začátek stránky

Nastavení výchozí hodnoty pole nebo ovládacího prvku

Pokud má velký počet záznamů stejnou hodnotu pro dané pole, například město nebo zemi/oblast, můžete ušetřit čas nastavením výchozí hodnoty ovládacího prvku vázaného na toto pole nebo samotné pole. Když otevřete formulář nebo tabulku a vytvoříte nový záznam, zobrazí se v tomto ovládacím prvku nebo poli výchozí hodnota.

V tabulce

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. Nahoře v zobrazení vyberte pole.

  3. V dolní části zobrazení vyberte kartu Obecné.

  4. Nastavte vlastnost Výchozí hodnota na hodnotu, kterou chcete.

Ve formuláři

  1. Otevřete formulář v rozložení nebo v návrhovém zobrazení.

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na ovládací prvek, se který chcete použít, a potom klikněte na Vlastnosti.

  3. Na kartě Data nastavte vlastnost Výchozí hodnota na hodnotu, kterou chcete.

Začátek stránky

Použití ověřovacích pravidel k omezení dat

Data v desktopových databázích Accessu můžete při jejich zadávání ověřovat pomocí ověřovacích pravidel. Ověřovací pravidla je možné nastavit v návrhu tabulky nebo v zobrazení datového listu tabulky. V Accessu jsou tři typy ověřovacích pravidel:

  • Ověřovací pravidlo pole:    Ověřovací pravidlo pole lze použít k určení kritéria, které musí splňovat všechny platné hodnoty pole. Aktuální pole by nemělo být nutné zadávat jako součást pravidla, pokud ho nepoužíváte ve funkci. Omezení typů znaků, které se mají zadat do pole může být jednodušší, když se použije Vstupní maska. Pro pole data může například platit ověřovací pravidlo, které nepovoluje hodnoty v minulosti.

  • Ověřovací pravidlo záznamu     Ověřovací pravidlo záznamu můžete použít k určení podmínky, kterou musí splňovat všechny platné záznamy. Pomocí ověřovacího pravidla záznamu můžete porovnat hodnoty v různých polích. Záznam se dvěma kalendářními poli může například vyžadovat, aby hodnoty jednoho pole vždy předcházely hodnotám druhého pole (například datum Zahájení předchází datu DatumUkončí).

  • Ověřování ve formuláři:    Vlastnost Ověřovací pravidlo ovládacího prvku ve formuláři je možné použít k určení kritéria, které musí splňovat všechny hodnoty zadané do tohoto ovládacího prvku. Vlastnost ovládacího prvku Ověřovací pravidlo funguje jako ověřovací pravidlo pole. Ověřovací pravidlo formuláře se používá místo ověřovacího pravidla pole, pokud bylo pravidlo specifické jenom pro daný formulář a nikoli pro tabulku, bez ohledu na to, kde se použilo.

Další informace najdete v tématu Omezení zadávání dat pomocí ověřovacích pravidel.

Začátek stránky

Práce se seznamy hodnot a vyhledávacími poli

V Accessu jsou k dispozici dva typy dat seznamu:

  • Seznamy hodnot    Tyto sady obsahují ručně zadánou sadu hodnot. Hodnoty se nacházejí ve vlastnosti Zdroj řádků pole.

  • Vyhledávací pole:    Pomocí dotazu můžete načíst hodnoty z jiné tabulky. Vlastnost Zdroj řádků pole obsahuje dotaz, nikoli seznam hodnot s pevným kódem. Dotaz načte hodnoty z jedné nebo více tabulek v databázi. Ve výchozím nastavení vyhledávací pole zobrazí tyto hodnoty ve formě seznamu. Podle toho, jak vyhledávací pole nastavíte, můžete z tohoto seznamu vybrat jednu nebo více položek.

    Poznámka:    Vyhledávací pole mohou zaměňovat nové uživatele Accessu, protože seznam položek se zobrazuje na jednom místě (seznam, který Access vytvoří z dat ve vyhledávacím poli), ale data mohou být uložena v jiném umístění (tabulka obsahující data).

Access ve výchozím nastavení zobrazuje data seznamu v ovládacím prvku pole se seznamem, i když je možné určit ovládací prvek Seznam. Otevře se pole se seznamem, ve které se zobrazí seznam, a až něco vyberte, zavře se. Naproti tomu seznam zůstává po celou dobu otevřený.

Pokud chcete upravit seznamy, můžete taky spustit příkaz Upravit položky seznamu nebo upravit data přímo ve vlastnosti Zdroj řádků zdrojové tabulky. Při aktualizaci dat ve vyhledávacím poli aktualizujete zdrojovou tabulku.

Pokud je vlastnost Typ zdroje řádků vašeho seznamu nebo pole se seznamem nastavená na Seznam hodnot,můžete upravit seznam hodnot v době, kdy je formulář otevřený ve formulářovém zobrazení. Vyhnete se tak přepnutí do návrhového zobrazení nebo zobrazení rozložení, otevření seznamu vlastností a úpravě vlastnosti Zdroj řádků pro ovládací prvek pokaždé, když budete potřebovat provést změnu v seznamu. Pokud chcete upravit seznam hodnot, musí být vlastnost Povolit seznam hodnot pro seznam nebo pole se seznamem nastavená na Ano.

Další informace najdete v článku Vytvoření seznamu voleb pomocí seznamu nebo pole se seznamem.

Zabránění úpravám seznamu hodnot ve formulářovém zobrazení

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na formulář v navigačním podokně a potom klikněte na návrhové zobrazení nebo zobrazení rozložení.

  2. Kliknutím vyberte ovládací prvek a stisknutím klávesy F4 zobrazte seznam vlastností.

  3. Na kartě Data v seznamu vlastností nastavte vlastnost Povolit úpravy seznamu hodnot na Ne.

  4. Klikněte na Soubor a potom klikněte na Uložitnebo stiskněte Ctrl+S Obrázek tlačítka .

Zadání jiného formuláře pro úpravy seznamu hodnot

Aplikace Access nabízí ve výchozím nastavení předdefinované formuláře pro úpravy seznamu hodnot. Pokud máte jiný formulář, který byste pro tento účel chtěli použít, můžete jeho název zadat do vlastnosti List Items Edit Form (Formulář úprav položek seznamu):

  1. Klikněte pravým tlačítkem myši na formulář v navigačním podokně a potom v místní nabídce klikněte na návrhové zobrazení nebo zobrazení rozložení.

  2. Kliknutím vyberte ovládací prvek a stisknutím klávesy F4 zobrazte seznam vlastností.

  3. Na kartě Data v seznamu vlastností klikněte na šipku rozevíracího seznamu v poli vlastnosti Formulář pro úpravy položek seznamu.

  4. Klikněte na formulář, který chcete použít pro úpravy seznamu hodnot.

  5. Klikněte na Soubor a potom klikněte na Uložitnebo stiskněte Ctrl+S Obrázek tlačítka .

Kontrola vyhledávacího pole ve formuláři

  1. Otevřete formulář v rozložení nebo v návrhovém zobrazení.

  2. Klikněte pravým tlačítkem myši na ovládací prvek seznamu nebo pole se seznamem a klikněte na Vlastnosti.

  3. V seznamu vlastností klikněte na kartu Vše a vyhledejte vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků. Vlastnost Typ zdroje řádků by měla obsahovat buď Seznam hodnot, nebo Tabulku/dotaza vlastnost Zdroj řádků by měla obsahovat buď seznam položek oddělených středníky, nebo dotaz. Pokud chcete zvětšit místo, klikněte pravým tlačítkem myši na vlastnost a vyberte Lupa nebo stiskněte Shift+F2.

    Seznamy hodnot obvykle používají základní syntaxi: "položka ";" položka";" položka"

    V tomto případě je seznam sada položek obarčená dvojitými uvozovkami a oddělená středníky.

    U výběrových dotazů se používá tato základní syntaxe: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    V tomto případě obsahuje dotaz dvě klauzule (SELECT a FROM). První klauzule odkazuje na tabulku nebo dotaz a pole v této tabulce nebo dotazu. Druhá klauzule odkazuje jenom na tabulku nebo dotaz. Tady je klíčový bod, který je třeba si zapamatovat: Klauzule SELECT nemusí obsahovat název tabulky nebo dotazu, doporučuje se ale a musí obsahovat název aspoň jednoho pole. Všechny klauzule FROM ale musí odkazovat na tabulku nebo dotaz. Proto můžete vždy najít zdrojovou tabulku nebo zdrojový dotaz pro vyhledávací pole čtením klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud používáte seznam hodnot, upravte položky v seznamu. Nezapomeňte každou položku ohraničovat uvozovkami a každou položku oddělte středníkem.

    • Pokud dotaz ve vyhledávacím seznamu odkazuje na jiný dotaz, otevřete tento druhý dotaz v návrhovém zobrazení (klikněte pravým tlačítkem myši na dotaz v navigačním podokně a klikněte na návrhové zobrazení). Poznamenejte si název tabulky, která se zobrazuje v horní části návrháře dotazu, a přejděte k dalšímu kroku.

      Jinak pokud dotaz v poli Vyhledávání odkazuje na tabulku, poznamenejte si název tabulky a přejděte k dalšímu kroku.

  5. Otevřete tabulku v zobrazení Datovýlist a podle potřeby upravte položky seznamu.

Kontrola vyhledávacího pole v tabulce

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky dotazu klikněte ve sloupci Datový typ na libovolné pole Text, Číslo nebo Ano/Ne nebo na něj klikněte jinak.

  3. V dolní části návrhové mřížky tabulky klikněte na kartu Vyhledávání a pak se podívejte na vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků.

    Vlastnost Typ zdroje řádků musí číst Seznam hodnot nebo Tabulka/Dotaz. Vlastnost Zdroj řádků musí obsahovat seznam hodnot nebo dotaz.

    V seznamech hodnot se používá tato základní syntaxe: "položka ";" položka";" položka"

    V tomto případě je seznam sada položek obarčená dvojitými uvozovkami a oddělená středníky.

    U výběrových dotazů se obvykle používá tato základní syntaxe: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    V tomto případě obsahuje dotaz dvě klauzule (SELECT a FROM). První klauzule odkazuje na tabulku nebo dotaz a pole v této tabulce nebo dotazu. Druhá klauzule odkazuje jenom na tabulku nebo dotaz. Tady je klíčový bod, který je třeba si zapamatovat: Klauzule SELECT nemusí obsahovat název tabulky nebo dotazu, doporučuje se ale a musí obsahovat název aspoň jednoho pole. Všechny klauzule FROM ale musí odkazovat na tabulku nebo dotaz. Proto můžete vždy najít zdrojovou tabulku nebo zdrojový dotaz pro vyhledávací pole čtením klauzule FROM.

  4. Proveďte jeden z následujících kroků:

    • Pokud používáte seznam hodnot, upravte položky v seznamu. Nezapomeňte každou položku ohraničovat uvozovkami a každou položku oddělte středníkem.

    • Pokud dotaz v poli Vyhledávání odkazuje na jiný dotaz, otevřete tento druhý dotaz v navigačním podokně v návrhovém zobrazení (klikněte pravým tlačítkem myši na dotaz a klikněte na návrhové zobrazení). Poznamenejte si název tabulky, která se zobrazuje v horní části návrháře dotazu, a přejděte k dalšímu kroku.

      Jinak pokud dotaz v poli Vyhledávání odkazuje na tabulku, poznamenejte si název tabulky a přejděte k dalšímu kroku.

  5. Otevřete tabulku v zobrazení Datovýlist a podle potřeby upravte položky seznamu.

Začátek stránky

Odstranění dat ze seznamu hodnot nebo vyhledávacího pole

Položky seznamu hodnot jsou umístěné ve stejné tabulce jako ostatní hodnoty v záznamu. Data ve vyhledávacím poli jsou naopak uložená v jedné nebo více dalších tabulkách. Pokud chcete odebrat data ze seznamu hodnot, otevřete tabulku a upravte položky.

Odebrání dat z vyhledávacího seznamu vyžaduje další kroky, které se liší podle toho, jestli dotaz pro tento seznam získává data z tabulky, nebo z jiného dotazu. Pokud je dotaz pro vyhledávací seznam založený na tabulce, je potřeba určit tuto tabulku a pole obsahující data, která se zobrazují v seznamu. Potom zdrojovou tabulku otevřete a upravte data v tomto poli. Pokud je dotaz pro vyhledávací seznam založený na jiném dotazu, musíte otevřít tento druhý dotaz, najít zdrojovou tabulku a pole, ze kterého druhý dotaz získává data, a upravit hodnoty v této tabulce.

Odebrání dat ze seznamu hodnot

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky vyberte pole tabulky obsahující seznam hodnot.

  3. V dolní části mřížky klikněte na kartu Vyhledávání a vyhledejte vlastnost Zdroj řádků.

    Ve výchozím nastavení jsou položky v seznamu hodnot ohraničené dvojitými uvozovkami a navzájem oddělené středníky: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Podle potřeby odeberte položky ze seznamu. Nezapomeňte také odstranit uvozovky u jednotlivých odstraněných položek. Nenechejte v seznamu ani počáteční středník nebo dvojité středníky (;;), a pokud odstraníte poslední položku v seznamu, odstraňte i závěrečný středník.

    Důležité    Když odstraníte položku ze seznamu hodnot, kterou už používají záznamy v tabulce, zůstane tato položka součástí záznamů, dokud je nezměníte. Předpokládejme například, že vaše společnost má sklad ve městě A, ale pak tuto budovu prodá. Když položku „Město A“ odeberete ze seznamu skladů, bude se vám dál zobrazovat v tabulce, dokud tyto hodnoty nezměníte.

Odebrání dat z vyhledávacího pole

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. V horní části návrhové mřížky vyberte vyhledávací pole.

  3. V dolní části mřížky klikněte na kartu Vyhledávání a vyhledejte vlastnosti Typ zdroje řádků a Zdroj řádků.

    Vlastnost Typ zdroje řádků by měla mít hodnotu Tabulka nebo dotaz a vlastnost Zdroj řádků musí obsahovat dotaz odkazující na tabulku nebo jiný dotaz. Dotazy na vyhledávací pole vždycky začínají slovem SELECT.

    Obvykle (ale ne nutně) se u nich používá tato základní syntaxe: SELECT [název_tabulky_nebo_dotazu].[název_pole] FROM [název_tabulky_nebo_dotazu].

    V tomto případě obsahuje dotaz dvě klauzule (SELECT a FROM). První z nich odkazuje na tabulku a pole v této tabulce, druhá klauzule naopak jenom na tabulku. Zapamatujte si: Z klauzule FROM vždy poznáte název zdrojové tabulky nebo dotazu. Klauzule SELECT nemusí vždy obsahovat název tabulky nebo dotazu, pokaždé nicméně zahrnují název aspoň jednoho pole. Všechny klauzule FROM ale musí odkazovat na tabulku nebo dotaz.

  4. Proveďte jednu z následujících akcí:

    • Pokud dotaz v poli Vyhledávání odkazuje na jiný dotaz, klikněte na tlačítko Tvůrce dotazů (na kartě Data v seznamu vlastností klikněte na Tlačítko Tvůrce další) a otevřete dotaz v návrhovém zobrazení. Poznamenejte si název tabulky, který se zobrazuje v horní části Návrháře dotazů, a přejděte ke kroku 5.

    • Pokud dotaz v poli Vyhledávání odkazuje na tabulku, poznamenejte si její název a přejděte ke kroku 5.

  5. Otevřete zdrojovou tabulku v zobrazení Datový list.

  6. Vyhledejte pole obsahující data použitá ve vyhledávacím seznamu a podle potřeby je upravte.

Začátek stránky

Vliv datových typů na způsob zadávání dat

Při návrhu databázové tabulky vyberete datový typ každého pole v tabulce, což je proces, který zajišťuje přesnější zadávání dat.

Zobrazení datových typů

Udělejte jednu z těchto věcí:

Použití zobrazení Datový list

  1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu.

  2. Na kartě Pole ve skupině Formátování se podívejte na hodnotu v seznamu Datový typ. Hodnota se změní, když umístíte kurzor do různých polí v tabulce:

    Seznam Datový typ

Použití návrhového zobrazení

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. Podívejte se na návrhovou mřížku. V horní části mřížky se zobrazuje název a datový typ jednotlivých polí tabulky.

    Pole v návrhovém zobrazení

Vliv datových typů na zadávání dat

Datový typ, který nastavíte pro každé pole tabulky, poskytuje první úroveň řízení toho, jaký typ dat je do pole povolený. V některých případech, například v poli dlouhého textu, můžete zadat data, která chcete. V jiných případech, například u pole Typu Automatické číslo, vám nastavení datového typu zabrání v zadávání jakýchkoli informací. Následující tabulka uvádí datové typy, které Access, a popisuje jejich vliv na zadávání dat.

Další informace najdete v tématu Datové typy pro desktopové databáze Accessu a Změna nebo změna nastavení datového typu pole.

Datový typ

Vliv na zadávání dat

Krátký text

Poznámka: Od Accessu 2013 se datové typy Text nazývají Krátký text.

Pole typu Krátký text přijímají textové nebo číselné znaky včetně seznamů položek s oddělovači. Textové pole přijímá menší počet znaků než pole Dlouhý text – od 0 do 255 znaků. V některých případech můžete použít převodní funkce k provádění výpočtů s daty v poli typu Krátký text.

Dlouhý text

Poznámka: Od Accessu 2013 se datové typy Memo přejmenovány na Dlouhý text.

Do tohoto typu pole můžete zadat velké množství textu a číselná data až do 64 000 znaků. U pole také můžete nastavit podporu formátování textu a můžete použít typy formátování, které obvykle najdete v aplikacích pro zpracování textu, například ve Wordu. Můžete například u určitých znaků textu použít různá písma a velikosti písma, nastavit je jako tučné písmo, kurzívu a tak dále. K datům můžete jazyk HTML přidat značky HTML. Další informace najdete v tématu Vložení nebo přidání pole s formátem RTF.

Pole s dlouhým textem mají navíc vlastnost s názvem Pouze přidat. Když tuto vlastnost povolíte, můžete nová data připojit k poli dlouhého textu, ale nemůžete měnit existující data. Tato funkce je určená pro aplikace, jako je třeba databáze pro sledování problémů, ve kterých může být potřeba zachovat trvalý záznam, který zůstane beze změny. Když umístíte kurzor do pole dlouhého textu s povolenou vlastností Pouze přidat, text v poli ve výchozím nastavení zmizí. U textu nemůžete použít žádné formátování ani jiné změny.

Podobně jako pole typu Krátký text můžete taky s daty v poli typu Dlouhý text spustit převod funkcí.

Číslo

Do tohoto typu pole můžete zadat jenom čísla a můžete s hodnotami v poli Číslo provádět výpočty.

Velké číslo

Upozorňujeme, že datové typy Velké číslo jsou dostupné jenom ve Microsoft 365 Accessu v rámci předplatného.

Do tohoto typu pole můžete zadat jenom čísla a můžete s hodnotami v poli Velké číslo provádět výpočty.

Další informace najdete v článku Použití datového typu Velké číslo.

Datum a čas

Do tohoto typu pole lze zadat pouze data a časy. 

Můžete nastavit vstupní masku pole (řadu literálů a zástupných znaků, které se zobrazí při výběru pole), je nutné zadat data do mezer a do formátu, který poskytuje maska. Pokud například vidíte masku MMM_DD_YYYY, musíte do uvedených mezer zadat 11. října 2017. Nelze zadat úplný název měsíce ani hodnotu roku s dvěma číslicemi. Další informace najdete v tématu Řízení formátů zadávání dat pomocí vstupních masek.

Pokud vstupní masku nevytváříte, můžete hodnotu zadat v libovolném platném formátu data nebo času. Můžete například zadat 11. října 2017, 11.10.2017, 11. října 2017 atd.

U pole můžete také použít formát zobrazení. V takovém případě, není-li zobrazena žádná vstupní maska, je možné zadat hodnotu téměř v libovolném formátu, ale aplikace Access zobrazí data podle formátu zobrazení. Můžete například zadat datum 11. 10. 2017, ale formát zobrazení může být nastavený tak, aby se v ní hodnota zobrazuje jako 11. října 2017.

Další informace najdete v článku Vložení dnešního data.

Měna

Do tohoto typu pole můžete zadat jenom hodnoty měny. Nemusíte taky ručně zadávat symbol měny. Access ve výchozím nastavení použije symbol měny (¥, £, $, atd.) zadaný v místních nastaveních Windows. Tento symbol měny můžete v případě potřeby změnit tak, aby odrážel jinou měnu.

Automatické číslo

Data v tomto typu pole nemůžete zadávat ani měnit. Access zvýší hodnoty v poli typu Automatické číslo po každém přidání nového záznamu do tabulky.

Počítané

Data v tomto typu pole nemůžete zadávat ani měnit. Výsledky tohoto pole jsou určené výrazem, který definujete. Access hodnoty v počítaných polích aktualizuje při každém přidání nebo úpravě nového záznamu do tabulky.

Ano/Ne

Po kliknutí na pole, které je nastavené na tento datový typ, zobrazí Access v závislosti na způsobu formátování pole buď zaškrtávací políčko, nebo rozevírací seznam. Pokud naformátujete pole tak, aby se vám seznam zobrazovat, můžete v závislosti na formátu použitém u pole znovu vybrat Ano nebo Ne, Pravda nebo Nepravda, Nebo Za vypnuto. Hodnoty v seznamu nelze zadávat ani měnit přímo ve formuláři nebo tabulce.

Objekt OLE

Tento typ pole použijte, když chcete zobrazit data ze souboru vytvořeného v jiném programu. V poli objekt OLE můžete třeba zobrazit textový soubor, excelový graf nebo powerpointovou prezentaci.

Přílohy poskytují rychlejší, jednodušší a flexibilnější způsob zobrazení dat z jiných programů.

Hypertextový odkaz

Do tohoto typu pole můžete zadat jakákoli data a Access je zalomí ve webové adrese. Pokud například do pole napíšete hodnotu, aplikace Access text obklopí http://www.your_text.com. Pokud zadáte platnou webovou adresu, bude odkaz fungovat. V opačném případě se v odkazu zobrazí chybová zpráva.

Úpravy existujících hypertextových odkazů mohou být obtížné, protože kliknutím na pole hypertextového odkazu spustíte prohlížeč a převedete se na web zadaný v odkazu. Pokud chcete upravit pole hypertextového odkazu, vyberte sousedící pole, pomocí klávesy TAB nebo kláves se šipkami přesuňte fokus na pole hypertextového odkazu a stisknutím klávesy F2 povolte úpravy.

Příloha

K tomuto typu pole můžete připojit data z jiných programů, ale nemůžete zadávat nebo jinak zadávat textová nebo číselná data.

Další informace najdete v článku Připojení souborů a grafiky k záznamům v databázi.

Průvodce vyhledáváním

Průvodce vyhledáváním není datový typ. Místo toho pomocí průvodce vytvoříte dva typy rozevíracích seznamů: seznamy hodnot a vyhledávací pole. Seznam hodnot obsahuje seznam položek s oddělovači, který zadáte ručně při použití Průvodce vyhledáváním. Tyto hodnoty mohou být nezávislé na jiných datech nebo objektech v databázi.

Naproti tomu vyhledávací pole používá dotaz k načtení dat z jedné nebo více ostatních tabulek v databázi. Vyhledávací pole pak zobrazí data v rozevíracím seznamu. Ve výchozím nastavení Průvodce vyhledáváním nastaví pole tabulky na datový typ Číslo.

S vyhledávacími poli můžete pracovat přímo v tabulkách a také ve formulářích a sestavách. Ve výchozím nastavení se hodnoty ve vyhledávacím poli zobrazují v typu ovládacího prvku seznamu, který se nazývá pole se seznamem – seznam se šipkou rozevíracího seznamu:

Prázdný seznam se šipkou

Můžete také použít seznam, který zobrazuje několik položek s posuvníkem, a zobrazit tak další položky:

Základní ovládací prvek seznam ve formuláři

Podle toho, jak vyhledávací pole a pole se seznamem nastavíte, můžete upravit položky v seznamu a přidávat do seznamu položky vypnutím vlastnosti Omezit na seznam u vyhledávacího pole.

Pokud nemůžete hodnoty v seznamu přímo upravovat, musíte přidat nebo změnit data v předdefinovaném seznamu hodnot nebo v tabulce, která slouží jako zdroj pro vyhledávací pole.

A konečně, když vytvoříte vyhledávací pole, můžete ho volitelně nastavit tak, aby podporovalo více hodnot. Když to tak je, zobrazí se ve výsledném seznamu vedle každé položky seznamu zaškrtávací políčko a podle potřeby můžete vybrat nebo vymazat počet položek. Tento obrázek znázorňuje typický seznam s více hodnotami:

Seznam se zaškrtávacími políčky

Informace o vytváření vyhledávacích polí s více hodnotami a použití výsledných seznamů najdete v tématu Vytvoření nebo odstranění pole s více hodnotami.

Začátek stránky

Vliv vlastností pole tabulky na způsob zadávání dat

Kromě principů návrhu, které řídí strukturu databáze, a datových typů, které řídí, co je možné zadat do daného pole, může několik vlastností polí ovlivnit způsob zadávání dat do databáze Accessu.

Zobrazení vlastností pole tabulky

Vlastnosti pole tabulky lze v aplikaci Access zobrazit dvěma způsoby.

V zobrazení Datový list

  1. Otevřete tabulku v zobrazení datového listu.

  2. Klikněte na kartu Pole a pomocí ovládacích prvků ve skupině Formátování zobrazte vlastnosti jednotlivých polí tabulky.

V návrhovém zobrazení

  1. Otevřete tabulku v návrhovém zobrazení.

  2. V dolní části mřížky klikněte na kartu Obecné (pokud ještě není vybraná).

  3. Pokud chcete zobrazit vlastnosti vyhledávacího pole, klikněte na kartu Vyhledávání.

Vliv vlastností na zadávání dat

Následující tabulka uvádí vlastnosti, které mají největší vliv na zadávání dat, a vysvětluje jejich vliv na zadávání dat.

Vlastnost

Umístění v návrhové mřížce tabulky

Možné hodnoty

Chování při pokusu o zadání dat

Velikost pole

Karta Obecné

0-255

Limit počtu znaků se vztahuje jenom na pole nastavená na datový typ Text. Pokud se pokusíte zadat více než zadaný počet znaků, pole je zkrátí.

Povinný

Karta Obecné

Ano/Ne

Pokud je tato vlastnost zapnutá, nutí vás zadat hodnotu do pole a Access vám neu umožní ukládat nová data, dokud nedokoníte požadované pole. Pokud je toto pole vypnuté, může pole přijímat hodnoty Null, což znamená, že pole může zůstat prázdné.

Hodnota null není totéž jako nulová hodnota. Nula je číslice a hodnota Null je chybějící, nedefinovaná nebo neznámá hodnota.

Povolit řetězce nulové délky

Karta Obecné

Ano/Ne

Pokud je tato funkce zapnutá, můžete zadat řetězce nulové délky – řetězce, které neobsahují žádné znaky. Pokud chcete vytvořit řetězec nulové délky, zadejte do pole dvojici uvozovek ("").

Indexované

Karta Obecné

Ano/Ne

Při indexování pole tabulky zabrání Access přidávání duplicitních hodnot. Index můžete vytvořit i z více polí. Pokud to tak je, můžete duplikovat hodnoty v jednom poli, ale ne v obou polích.

Vstupní maska

Karta Obecné

Předdefinované nebo vlastní sady literálů a zástupných znaků

Vstupní maska vás nutí zadat data v předdefinovaném formátu. Masky se zobrazí, když vyberete pole v tabulce nebo na ovládacím prvku ve formuláři. Předpokládejme například, že kliknete na pole Datum a zobrazíte tuto sadu znaků: MMM-DD-RRRR. To je vstupní maska. Nutí vás zadat hodnoty měsíců jako zkratky se třemi písmeny, jako je například OCT, a hodnota roku jako čtyři číslice – například OCT-15-2017.

Vstupní masky řídí jenom způsob zadávání dat, ne způsob, jakým Access tato data ukládá nebo zobrazuje.

Další informace najdete v tématu Řízení formátů zadávání dat pomocí vstupních masek a Formátování pole data a času.

Omezit na seznam

Karta Vyhledávání

Ano/Ne

Povolí nebo zakáže změny položek ve vyhledávacím poli. Uživatelé se někdy pokusí položky ve vyhledávacím poli změnit ručně. Pokud access zabrání změně položek v poli, je tato vlastnost nastavena na hodnotu Ano. Pokud je tato vlastnost povolená a potřebujete změnit položky v seznamu, musíte otevřít seznam (pokud chcete upravit seznam hodnot) nebo tabulku obsahující zdrojová data pro seznam (pokud chcete upravit vyhledávací pole) a změnit hodnoty v tomto seznamu.

Povolit úpravy seznamu hodnot

Karta Vyhledávání

Ano/Ne

Povolí nebo zakáže příkaz Upravit položky seznamu pro seznamy hodnot, ale ne pro vyhledávací pole. Pokud chcete povolit tento příkaz pro vyhledávací pole, zadejte platný název formuláře do vlastnosti Formulář pro úpravy položek seznamu. Příkaz Povolit úpravy seznamu hodnot se zobrazí v místní nabídce, která se otevře po kliknutí pravým tlačítkem myši na seznam nebo ovládací prvek pole se seznamem. Po spuštění příkazu se zobrazí dialogové okno Upravit položky seznamu. Pokud zadáte název formuláře ve vlastnosti Formulář pro úpravy položek seznamu, Access tento formulář spustí místo zobrazení dialogového okna.

Příkaz Upravit položky seznamu můžete spustit ze seznamu a ovládacích prvků pole se seznamem umístěných ve formulářích a z ovládacích prvků pole se seznamem umístěných v tabulkách a sadách výsledků dotazu. Formuláře musí být otevřené v návrhovém zobrazení nebo v zobrazení Procházet. Tabulky a sady výsledků dotazu musí být otevřené v zobrazení Datový list.

Formulář pro úpravu položek seznamu

Karta Vyhledávání

Název formuláře pro zadávání dat

Pokud zadáte název formuláře pro zadávání dat jako hodnotu v této vlastnosti tabulky, otevře se tento formulář, když uživatel spustí příkaz Upravit položky seznamu. V opačném případě se při spuštění příkazu uživateli zobrazí dialogové okno Upravit položky seznamu.

Začátek stránky

Změna hodnot primárního a cizího klíče pomocí kaskádových aktualizací

Občas může být potřeba aktualizovat hodnotu primárního klíče. Pokud tento primární klíč použijete jako cizí klíč, můžete automaticky aktualizovat změny prostřednictvím všech podřízených instancí cizího klíče.

Jako připomenutí je primární klíč hodnota, která jedinečně identifikuje každý řádek (záznam) v databázové tabulce. Cizí klíč je sloupec, který odpovídá primárnímu klíči. Obvykle se cizí klíče nacházejí v jiných tabulkách a umožňují vytvořit relaci (propojení) mezi daty v tabulkách.

Předpokládejme například, že používáte číslo ID produktu jako primární klíč. Jedno idové číslo jedinečně identifikuje jeden produkt. Toto ID můžete použít také jako cizí klíč v tabulce dat objednávek. Tímto způsobem můžete vyhledat všechny objednávky, které zahrnují jednotlivé produkty, protože vždy, když někdo umístí objednávku na tento produkt, stane se id součástí objednávky.

Někdy se čísla ID (nebo jiné typy primárních klíčů) změní. V tom případě můžete hodnotu primárního klíče změnit a nastavit tak, aby se tato změna automaticky kaskádovitá mezi všemi souvisejícími podřízenými záznamy. Toto chování povolíte zapnutím referenční integrity a kaskádovým aktualizacím mezi oběma tabulkami.

Zapamatovat si tato důležitá pravidla:

  • Kaskádové aktualizace lze povolit pouze pro pole primárního klíče nastavená na datové typy Text nebo Číslo. Pro pole nastavená na datový typ Automatické číslo nelze použít kaskádové aktualizace.

  • Kaskádové aktualizace je možné povolit pouze mezi tabulkami s relaci 1:N.

Další informace o vytváření relací Podívejte se na průvodce relacemi tabulek a vytvoření, úprava nebo odstranění relace.

Následující postupy jsou dostupné ručně a vysvětlují, jak nejdřív vytvořit relaci a pak povolit kaskádové aktualizace této relace.

Vytvoření relace

  1. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Zobrazit či skrýt na Relace.

  2. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Relace na Přidat tabulky(zobrazit tabulku v Access 2013 ).

  3. Vyberte kartu Tabulky, vyberte tabulky, které chcete změnit, klikněte na Přidata potom klikněte na Zavřít.

    Můžete stisknout klávesu SHIFT a vybrat víc tabulek, nebo můžete přidat každou tabulku zvlášť. Vyberte pouze tabulky na stranách 1 a N relace.

  4. V okně Relace přetáhněte primární klíč z tabulky na straně 1 relace a táhněte ho na pole cizího klíče tabulky na straně N relace.

    Zobrazí se dialogové okno Upravit relace. Následující obrázek znázorňuje toto dialogové okno:

    Dialogové okno Upravit relace s existující relací

  5. Zaškrtněte políčko Zajistit referenční integritu a klikněte na Vytvořit.

Povolení kaskádových aktualizací v primárních klíčích

  1. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Zobrazit či skrýt na Relace.

  2. Zobrazí se okno Relace a zobrazí spojení (znázorněná jako spojovací čáry) mezi tabulkami v databázi. Na následujícím obrázku je znázorněna typická relace:

  3. Klikněte pravým tlačítkem myši na čáru spojení mezi nadřazenou a podřízený tabulkou a klikněte na Příkaz Upravit relaci.

    Relace mezi dvěma tabulkami

    Zobrazí se dialogové okno Upravit relace. Následující obrázek znázorňuje toto dialogové okno:

    Dialogové okno Upravit relace

  4. Zaškrtněte políčko Kaskádováaktualizace souvisejících polí, přesvědčte se, zda je zaškrtnuto políčko Zajistit referenční integritu, a klikněte na tlačítko OK.

Začátek stránky

Proč se někdy zdá, že ID vynechá číslo

Když vytvoříte pole, které je nastavené na datový typ Automatické číslo, Access automaticky vygeneruje hodnotu tohoto pole v každém novém záznamu. Hodnota se ve výchozím nastavení zvyšuje, takže každý nový záznam získá další dostupné pořadové číslo. Účelem datového typu Automatické číslo je zadat hodnotu, která je vhodná pro použití jako primární klíč. Další informace najdete v tématu Přidání, nastavení, změna nebo odebrání primárního klíče.

Když odstraníte řádek z tabulky, která obsahuje pole nastavené na datový typ Automatické číslo, hodnota v poli Typu Automatické číslo pro tento řádek se ne vždy automaticky znovu použije. To znamená, že číslo, které Access vygeneruje, nemusí být číslo, které očekáváte, a mezery se mohou zobrazovat v pořadí čísel ID – to je nutné z návrhu. Měli byste spoléhat pouze na jedinečnost hodnot v poli typu Automatické číslo, nikoli na jejich posloupnosti.

Začátek stránky

Hromadná aktualizace dat pomocí dotazů

Přidávací, aktualizační a odstraňovací dotazy jsou výkonné způsoby, jak přidávat, měnit nebo odebírat záznamy hromadně. Hromadné aktualizace jsou navíc jednodušší a efektivnější při používání dobrých principů návrhu databáze. Použití přidávacího, aktualizačního nebo odstraňovacího dotazu může ušetřit čas, protože dotaz můžete pokaždé znovu použít.

Důležité    Před použitím těchto dotazů si za zálohujte data. Když budete mít zálohu po ruce, můžete rychle opravit případné chyby, které můžete nechtěně udělat.

Připojení dotazů    Slouží k přidání mnoha záznamů do jedné nebo více tabulek. Jedním z nejčastějších použití přidávacího dotazu je přidání skupiny záznamů z jedné nebo více tabulek ve zdrojové databázi do jedné nebo více tabulek v cílové databázi. Předpokládejme například, že získáte některé nové zákazníky a databázi obsahující tabulku informací o těchto zákaznících. Abyste se vyhnuli ručnímu zadávání nových dat, můžete je připojit k příslušné tabulce nebo tabulkám v databázi. Další informace najdete v článku Přidání záznamů do tabulky pomocí přidávacího dotazu.

Aktualizační dotazy    Umožňuje přidat, změnit nebo odstranit část (ale ne všechny) mnoha existujících záznamů. Aktualizační dotaz si můžete představit jako účinnou variantu dialogového okna Najít a nahradit. Zadejte výběrové kritérium (hrubý ekvivalent hledaního řetězce) a kritérium aktualizace (hrubý ekvivalent náhradního řetězce). Na rozdíl od tohoto dialogového okna mohou aktualizační dotazy přijímat více kritérií, umožnit aktualizaci velkého počtu záznamů v jednom průchodu a umožnit měnit záznamy ve více tabulkách. Další informace najdete v tématu Vytvoření a spuštění aktualizačního dotazu.

Odstranění dotazů    Pokud chcete rychle odstranit velké množství dat nebo pravidelně odstranit sadu dat, odstranění je užitečné, protože dotazy umožní zadat kritéria pro rychlé nalezení a odstranění dat. Další informace najdete v tématu Způsoby přidávání, úprava odstraňování záznamů.

Začátek stránky

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×