Cíl při řízení projektů: Přidání lidí a jejich přiřazení k úkolům

Tipy k řízení projektů před tím, než začnete...

Pokud ještě nejste v řízení projektů úplně zběhlí: Pokud je to jeden z prvních projektů, které řídíte, brzo vám začne docházet, že řídit projekt, to není jenom to, že budete muset do projektu přidat úkoly nebo rozhodnout, kolik lidí na nich má pracovat, jak se postavit ke schvalování dovolených během projektu nebo jak a kam ukládat osobních údaje lidí, jako telefonní čísla, e-mailové adresy nebo informace o platech.

Máme pro vás pár tipů, abyste se do všeho dokázali rychle dostat.

• Zjistěte, jaké typy zdrojů můžete na úkoly přiřazovat:    Až budete mít všechny informace o projektových úkolech, které budete potřebovat, popřemýšlejte o tom, jaké typy zdrojů budete potřebovat.

  • Lidské zdroje:    Když mluvíme o práci na úkolech, mluvíme většinou právě o těchto zdrojích. Projektoví manažeři jim taky někdy říkají pracovní zdroje, aby bylo jasné, že nemluví o materiálu ani o vybavení.

  • Zdroje organizace:    Jedná se o pracovní zdroje řízené a sdílené v rámci organizace. Zdroje organizace se používají v Projectu Professional.

  • Materiálové zdroje:    Sem patří počítače nebo různé stroje, které se používají při práci na úkolech.

  • Obecné zdroje    Tyto zdroje určují požadavky na personální obsazení pro úkoly a ne pro určité jednotlivce, jako jsou tesaři nebo vývojáři.

• Zvážení, jak počet zdrojů změní dobu trvání Když na úkol umístíte víc zdrojů, očekává se zkrátit dobu trvání úkolu. V mnoha případech ale Přidání lidí do úkolu může mít opačný efekt. Může přidat další náklady, další komunikaci a další neefektivitu. Například návrh nového mostu za spojení sítí pravděpodobně nefunguje rychleji, pokud v projektu zdvojnásobete počet architektů. Project umožňuje určit, co se stane s dobou trvání úkolů po přidání do úkolů.

• Zvážení vlivu funkce osoby na dobu trvání úkolů Funkce osoby může mít vliv na dobu trvání úkolu. Můžete očekávat, že člověk s pěti lety bude chtít úkol dokončit rychleji než někdo se dvěma.

Pokud jste zkušený projektový manažer: U větších projektů se musí myslet na daleko víc věcí. Budete například muset zorganizovat využívání zdrojů z jiných oddělení, zajistit dodavatele, sledovat práce desítek nebo stovek lidí a taky dělat zprávy a sestavy pro vedení a spoustu dalších docela složitých věcí, které vás dřív možná ani nenapadly. V Microsoft Projectu naštěstí najdete všechny nástroje, které budete při takových odborných organizačních věcech potřebovat.

Máme pro vás pár tipů, jak se v řízení projektů zlepšit a mít všechno pod kontrolou.

• Zkontrolujte a upřesněte odhady doby trvání:    Pomocí informací, které shromáždíte o současném projektu a podobných projektech, upřesněte odhady doby trvání. Přesnost toho, jak odhadnete požadavky na zdroje (což se nakonec promítne do projektových nákladů), závisí hodně na tom, jak přesně odhadnete dobu trvání úkolů.

• Sledujte průběžně, jak si zdroje na projektu vedou:    Zajistěte si, aby vám lidé na projektu pravidelně posílali informace o stavu prací na úkolech. Různá zobrazení a taky zprávy a sestavy v Microsoft Projectu vám pomůžou mít pořád přehled o tom, co každý dělá.

• Identifikace problémů s přetížením zdrojů    Project vám může pomoct zjistit, jestli lidé pracují na příliš mnoha úkolech najednou.

• Sledujte směrné plány:    Směrné plány vám poskytují snímek projektu, takže můžete porovnat současný průběh s průběhem, který jste naplánovali na začátku.

• Rozdělte práci vyrovnáním zdrojů:    Když lidé pracují na moc úkolech najednou, může Project upravit přiřazení zdrojů tak, aby jejich vytížení bylo trochu reálnější. Vyrovnání přiřazení zdrojů je jeden ze způsobů, jak vyrovnat zatížení.

• Export dat projektu do Excelu pro další analýzu Excel vám může pomoct, když potřebujete další analýzu informací o projektu. Můžete například exportovat informace o úkolech a zdrojích do Excelu pro rozšířené sestavy vytvořené hodnoty a pak zobrazit informace pomocí minigrafů a zjistit, jak se náklady stráví relativně k množství dokončené práce.
  
  te
  
  zaměstnance vlaku s novými dovednostmi    , které investují do času a peněz k proškolování svých zaměstnanců za účelem nových dovedností a pro práci v různých prostředích. Školení: aktuální zaměstnanci mohou být finančně efektivní způsob zlepšení výkonu, než se přinášejí novým lidem.