Cíl pro uživatele – plánování projektu

Plánování je vhodné začít, ještě než otevřete Microsoft Project.

To, co vás napadne v souvislosti s projektovými cíli, si můžete poznamenat do Wordu, Excelu, OneNotu nebo Outlooku.

Pokud všichni s vašimi nápady souhlasí, můžete začít plánovat v Projectu.

Vraťte se zpátky na Průvodce projektem, kde najdete další články o řízení projektů.

Tipy pro řízení projektů před zahájením . . .

  • Musí se jednat o projekt:    Ujistěte se, že to, co máte na mysli, je skutečný projekt. Projekt má tři charakteristiky:

    • Je dočasný a jedinečný.    Návrh továrny na výrobu aut je projekt, protože je to jednorázová činnost. Výroba aut v továrně je opakovaná série činností, a projekt to tedy není.

    • Má jasně definované dodávky    Zaměření a cíl projektu se stanoví podle předpokládaných výsledků. Účastníci nebudou mít pocit, že jejich investice mají smysl, pokud nebude jasně určené, jaké mají být výsledky.

    • Má začátek a konec.    Bez koncového data si účastníci ani investoři nebudou moct užít dobrý pocit z výstupu projektu a přínosů, které umožnily jejich investice.

      Několik příkladů, které vám pomůžou rozhodnout, jestli se jedná o projekt:

Činnosti, které nejsou projekty

Jasně definované projekty

Výroba automobilů

  • Projekt inovace výrobního podniku ke zvýšení efektivity

  • Projekt na umístění závodu na údržbu v blízkosti výrobních zařízení

Snížení rizika, které představují konkurenční firmy

  • Projekt nahrazení softwaru zabezpečení

  • Projekt náboru odborníků na rizika z příbuzných odvětví

  • Identifikace omezení projektu    Omezení jsou faktory, které limitují možnosti projektových manažerů při návrhu a řízení projektu. Většina projektů má tři omezení:

    • Omezené časové období:    Celkovou délku projektu obvykle určují termíny pro dosažení hlavních výsledků.

    • Omezené lidské a další zdroje:    K provedení práce mají projektoví manažeři obvykle omezený počet lidí nebo omezený rozpočet.

    • Omezené možnosti:    Projekt obvykle omezuje to, kolik toho zvládne tým. Pokud má mít projekt příliš mnoho výsledků nebo se v něm má zajistit splnění velkého množství hlavních bodů, nemusí být v rámci plánu dost času k dokončení všech z nich.

Změna jednoho omezení má obvykle vliv na ostatní dvě a může mít vliv na celkovou kvalitu. Například zkrácení doby trvání projektu nutí projektové manažery, aby přijali rozhodnutí v otázkách počtu pracovníků potřebných k dosažení výsledků v rámci projektu. Pokud nemají dost pracovníků, může mít zkrácení doby projektu negativní dopad, například se můžou omezit jeho možnosti.

  • Identifikace účastníků v počáteční fázi:    Nic tak neuškodí projektu, jako to, když nedokážete hned ze začátku identifikovat hlavní účastníky a nejvhodnější způsob komunikace s nimi. Pokud se vám nepodaří identifikovat hlavní účastníky po zahájení projektu, může se projekt v důsledku navrhování nových cílů a metod provedení projektu zastavit nebo můžete překročit rozpočet.

Krok 1: Poznačte si všechno, co vás na začátku napadne

Zachytávání prvních myšlenek ve OneNotu

Během přemýšlení o projektu a o tom, čeho chcete dosáhnout, si dělejte poznámky v OneNotu. Poznámky můžou obsahovat e-maily, odkazy na weby, videa nebo prvotní specifikace.

Import excelových dat do Projectu

Projekty někdy začínají jako jednoduché seznamy v Excelu. Když se ale rozrostou, naimportujte je do Projectu, kde můžete úkoly efektivněji uspořádávat a plánovat.

Použití Microsoftu 365 na libovolném počítači k zachycení poznámek k projektu kdekoli

Práce s dřívějšími specifikacemi projektů pomocí Microsoft 365. Pokud pracujete na počítači s připojením k internetu, můžete s dokumenty pracovat v plných verzích Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu – jsou k dispozici kdekoli na vyžádání jako služba.

Práce s Office Online ve webovém prohlížeči

Pracujte s Office pro web bez Microsoft 365. Pokud máte účet Microsoft, můžete využívat webové verze Wordu, Excelu, PowerPointu nebo OneNotu a poznamenávat si prvotní nápady k projektu.

Začátek stránky

Krok 2: Spojte se s účastníky

Vykazování stavu projektu od úplného začátku

Bez ohledu na to, v jaké fázi plánování projektu se nacházíte, vám dobře prezentovaná zpráva umožní získat souhlas účastníků s očekávanými výsledky.

Připojení k online schůzce

Pokud se účastníci nemůžou osobně zúčastnit, spojte se s nimi prostřednictvím online schůzek. V rámci diskuse o počátečních projektových plánech se s nimi podělte o snímky v PowerPointu, excelové sešity nebo poznámky v OneNotu. Lidé se můžou účastnit online schůzek v Microsoft Teams ve své kanceláři, na cestách nebo na mobilním zařízení.

Chat s členem projektového týmu

Když se při práci na plánu projektu objeví otázky, chatujte s nimi online pomocí Teams.

Začátek stránky

Krok 3: Zahajte projekt

Kopírování z Wordu, Outlooku nebo PowerPointu do Projectu

Zkopírujte seznam úkolů ve Wordu, Outlooku nebo PowerPointu a vložte ho do Projectu, abyste mohli rychle začít plán. Project zachová strukturu osnovy a formátování (jenom v Projectu 2013 a novějších verzích).

Vytvoření nového projektu z jiného projektu nebo ze šablony

Vytvořte nový projekt pomocí šablony s předem dosazenými úkoly z projektů podobných tomu vašemu. Řadu těchto projektů, které vám mají pomoct do začátku, vytvořili odborníci na daná odvětví.

Import excelových dat do Projectu

Přesuňte seznam úkolů, který jste začali psát v Excelu, do Projectu. Project zachová strukturu osnovy a formátování.

Import seznamu úkolů v SharePointu jako počátečního projektového plánu

Projekty někdy začínají jako seznamy úkolů v SharePointu pro sdílení s lidmi bez Projectu. Když tento seznam úkolů dosáhne určité velikosti, přesuňte ho do Projectu a v práci pokračujte v něm.

Cíl při řízení projektů: Vytvoření nového plánu projektu

Po zahájení projektu v Projectu můžete začít přidávat úkoly, organizovat je, vzájemně je propojit, přidávat lidi atd.

Zpátky do Průvodce řízením projektů

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své znalosti a dovednosti
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojit se systém Microsoft Office insiderům

Byly tyto informace užitečné?

Jak jste spokojeni s kvalitou jazyka?
Co ovlivnilo váš názor?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

×