Odebrání skrytých dat a osobních údajů kontrolou dokumentů, prezentací nebo sešitů

Informace, které Kontrola metadat v dokumentech Wordu najde a odebere

Funkce Kontrola metadat zobrazuje několik různých kontrol, které umožňují před sdílením v Word dokumentech najít skrytá data a osobní údaje a odstranit je.

Rychlé hledání a odstraňování dat a informací:

1. V nástroji Kontrola metadat zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí níže popsaných možností, které chcete odebrat nebo uložit. 
2. Vyberte Zkontrolovat.
3. Zkontrolujte výsledky kontroly a vyberte možnost Odebrat vše u všech položek, které chcete odstranit.
   Upozornění a informace o odebrání informací najdete v tématu Použití Kontroly metadat.
4. Vyberte možnost Znovu zkontrolovat nebo Zavřít.

Typy skrytých dat a osobních údajů

Dokumenty aplikace Word můžou obsahovat následující typy skrytých dat a osobních informací:

• Komentáře, značky revizí ze sledovaných změn, verze a rukopisné poznámky: Pokud jste na vytváření dokumentu spolupracovali s jinými uživateli, může dokument obsahovat položky, jako jsou značky revizí ze sledovaných změn, komentáře, rukopisné poznámky nebo verze. Tyto informace můžou ostatním uživatelům zpřístupnit jména osob, které pracovaly na dokumentu, komentáře recenzentů a změny provedené v dokumentu, tedy položky, které asi nebudete chtít sdílet mimo váš tým.
• Vlastnosti dokumentu a osobní údaje Vlastnosti dokumentu (metadata) obsahují podrobnosti o dokumentu, třeba jméno autora, předmět a název. Vlastnosti dokumentu zahrnují také informace, které automaticky spravují programy Microsoft 365, například jméno osoby, která naposledy uložila dokument, nebo datum vytvoření dokumentu. Pokud jste použili specifické funkce, bude dokument asi obsahovat také další typy identifikovatelných osobních údajů, třeba hlavičky e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy a názvy šablon.
• Záhlaví, zápatí a vodoznaky Word Dokumenty můžou obsahovat informace v záhlaví a zápatí. Kromě toho jste mohli do dokumentu aplikace Word přidat vodoznak.
• Skrytý text Word Dokumenty můžou obsahovat text, který je formátovaný jako skrytý. Pokud nevíte, jestli dokument obsahuje skrytý text, můžete takový text vyhledat pomocí funkce Kontrola metadat.
• Vlastnosti serveru dokumentů Pokud byl dokument uložen na server správy dokumentů, například na web pracovního prostoru dokumentů nebo do knihovny založené na službě Windows SharePoint Services, může dokument obsahovat další vlastnosti nebo informace související s tímto umístěním na serveru.
• Vlastní data XML: Dokumenty můžou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazená. Pomocí Kontroly metadat můžete tato data XML najít a odstranit.

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů pomocí funkce Kontrola metadat

1. Otevřete dokument aplikace Word, u kterého chcete zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data a osobní údaje.

2. Uložte kopii původního dokumentu tak, že na kartě Soubor vyberete Uložit jako a do pole Název souboru zadáte název.

3. V kopii původního dokumentu vyberte na kartě Soubor možnost Informace.

4. Vyberte Zkontrolovat problémy a pak zvolte Zkontrolovat dokument.

5. V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, který chcete zkontrolovat.

6. Vyberte Zkontrolovat.

7. Prohlédněte si výsledky kontroly v dialogovém okně Kontrola metadat.

8. Vyberte Odebrat vše vedle výsledků kontroly pro typy skrytého obsahu, který chcete odstranit z dokumentu.

   Důležité

   • Pokud odstraníte skrytý obsah z dokumentu, může se stát, že nebude možné jej obnovit výběrem možnosti Zpět.
   • Chcete-li odebrat skrytá data a osobní údaje z dokumentů uložených ve formátu OpenDocument Text (.odt), je třeba spustit funkci Kontrola metadat při každém uložení dokumentu v tomto formátu.

Pomocí Kontroly metadat můžete před sdílením excelových dokumentů najít skrytá data a osobní údaje uložené v nich a odebrat je.

Informace, které Kontrola metadat v dokumentech Excelu najde a odebere

V této tabulce jsou uvedené typy skrytých dat a osobních údajů, které může Kontrola metadat v sešitu najít a odstranit.

Rychlé vyhledání a odebrání dat a informací:

1. V nástroji Kontrola metadat zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí níže popsaných možností, které chcete odebrat nebo uložit.
2. Vyberte Zkontrolovat.
3. Zkontrolujte výsledky kontroly a vyberte možnost Odebrat vše u všech položek, které chcete odstranit.
   Upozornění a informace o odebrání informací najdete v tématu Použití Kontroly metadat.
4. Vyberte možnost Znovu zkontrolovat nebo Zavřít.

Ne všechny informace jde odebrat. Další informace najdete v části Informace, které Kontrola metadat najde, ale nemůže odebrat.

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů

Kontrola metadat vám pomůže najít skrytá data a osobní údaje v excelových sešitech a odebrat je.

1. Otevřete sešit, u kterého chcete zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data nebo osobní údaje.

2. Uložte kopii původního sešitu tak, že na kartě Soubor vyberete Uložit jako a do pole Název souboru zadáte jiný název.

3. V kopii původního sešitu vyberte na kartě Soubor možnost Informace.

4. Vyberte Zkontrolovat problémy a pak zvolte Zkontrolovat dokument.

5. V okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, které chcete zkontrolovat. Další informace o jednotlivých kontrolách naleznete v tématu Co funkce Kontrola metadat v dokumentech aplikace Excel najde a odebere.

6. Vyberte Zkontrolovat.

7. Prohlédněte si výsledky kontroly v okně Kontrola metadat.

8. Vyberte Odebrat vše vedle výsledků kontroly pro typy skrytého obsahu, které chcete z dokumentu odstranit.

   Důležité

   • Pokud ze sešitu odeberete skrytý obsah, může se stát, že nebude možné obnovit ho výběrem možnosti Zpět.
   • Pokud odeberete skryté řádky, sloupce nebo listy, které obsahují data, mohly by se změnit výsledky výpočtů nebo vzorců v sešitě. Jestli nevíte, jaké informace skryté řádky, sloupce nebo listy obsahují, zavřete Kontrolu metadat, zobrazte skryté řádky, sloupce a listy a zkontrolujte jejich obsah.
   • Kontroly komentářů a poznámek, vlastností dokumentu a osobních údajů a záhlaví a zápatí se nedají použít v sešitě, který je uložený jako sdílený (funkce Revize>a sdílení sešitu). Je to proto, že sdílené sešity využívají osobní údaje způsobem umožňujícím různým lidem spolupracovat na stejném sešitě. Pokud chcete tyto informace odebrat ze sdíleného sešitu, můžete sešit zkopírovat a pak zrušit jeho sdílení. Pokud chcete zrušit sdílení sešitu, na kartě Revize vyberte Sdílet sešit a zrušte zaškrtnutí políčka Povolit úpravy více uživatelům najednou.
   • Jestli chcete odebrat skrytá data a osobní údaje z tabulek uložených ve formátu ODS (OpenDocument Spreadsheet), je potřeba spustit Kontrolu metadat při každém uložení tabulky v tomto formátu.

Typy skrytých dat a osobních údajů v Excelu

Tady je několik položek, které můžou být v sešitech aplikace Excel zdrojem skrytých dat a osobních údajů:

• Komentáře a rukopisné poznámky: Jestliže jste na vytváření sešitu spolupracovali s jinými uživateli, může sešit obsahovat položky, jako jsou komentáře nebo rukopisné poznámky. Tyto informace můžou ostatním uživatelům zpřístupnit jména osob, které pracovaly na sešitu, komentáře recenzentů a změny provedené v sešitu.
• Vlastnosti dokumentu a osobní údaje Vlastnosti metadat nebo dokumentu v Excelu, stejně jako v jiných aplikacích Microsoft 365, zahrnují podrobnosti, jako je autor, předmět a název. Microsoft 365 automaticky uchovává jméno osoby, která naposledy uložila sešit, datum vytvoření dokumentu a umístění dokumentu. Dokument může obsahovat další typy identifikovatelných osobních údajů, třeba hlavičky e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy, vlastnosti tiskárny (třeba cestu k tiskárně a heslo zabezpečeného tisku) a informace o cestě k souboru pro publikování webových stránek.
• Záhlaví a zápatí Sešity můžou obsahovat informace v záhlaví a zápatí.
• Skryté řádky, sloupce a listy: Sešity můžou obsahovat skryté řádky, sloupce i celé listy. Pokud rozesíláte kopii sešitu obsahující skryté řádky, sloupce nebo listy, můžou je ostatní uživatelé zobrazit a prohlédnout si data, která obsahují.
• Vlastnosti serveru dokumentů Sešity, které jsou uložené na serveru správy dokumentů, například na webu pracovního prostoru dokumentů nebo v knihovně založené na službě Windows SharePoint Services, můžou obsahovat další vlastnosti dokumentu nebo informace související s umístěním na tomto serveru.
• Vlastní data XML: Sešity můžou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazená. Pomocí Kontroly metadat můžete tato data XML najít a odstranit.
• Neviditelný obsah Sešity můžou obsahovat objekty, které nejsou viditelné, protože jsou formátované jako neviditelné.
• Externí odkazy Sešity můžou obsahovat odkazy na data v jiných sešitech (externí odkazy). Názvy listů, které tato data obsahují, se pak uloží spolu se sešity, ale nemusí být vidět.
• Vložené soubory nebo objekty Sešity můžou obsahovat vložené soubory (třeba dokument Microsoft 365 nebo textový dokument) nebo vložené objekty (třeba graf nebo rovnici) s daty, která nejsou vidět.
• Makra kódu jazyka VBA:  Sešity můžou obsahovat makra, moduly jazyka VBA, ovládací prvky COM nebo ActiveX, uživatelské formuláře nebo funkce definované uživatelem (UDF), které můžou obsahovat skrytá data.
• Položky, které můžou obsahovat data v mezipaměti:  Sešity můžou obsahovat data v mezipaměti pro kontingenční tabulky, kontingenční grafy, průřezy, časové osy a vzorce datové krychle, které nemusí být viditelné.
• Průzkumy v Excelu Sešity můžou obsahovat skryté otázky průzkumů v Excelu zadané v Excel pro web a uložené spolu se sešitem, které se v něm ale nezobrazují.
• Scénáře Správce scénářů Sešity můžou obsahovat scénáře definované pomocí Správce scénářů. Tyto scénáře můžou obsahovat data v mezipaměti nebo skrytá data.
• Filtry:  Sešity můžou obsahovat aktivní automatické filtry nebo filtry tabulky, které můžou způsobit, že se data uložená v mezipaměti nebo skrytá data uloží spolu se sešitem.
• Skryté názvy:  Sešity můžou obsahovat skryté názvy, které můžou být zdrojem skrytých dat.

Informace, které Kontrola metadat najde, ale nemůže odstranit

Kontrola metadat rozpozná následující položky, které můžou obsahovat data, která nejsou v sešitě viditelná. Tyto položky odstranit nemůže, protože by pak sešit nemusel správně fungovat. Nalezené položky můžete jednu po druhé zkontrolovat a rozhodnout, jestli je chcete odebrat ručně, nebo je nahradit položkami, které skrytá data neobsahují, třeba statickými obrázky.

Skryté informace v powerpointových prezentacích můžete najít a odebrat pomocí funkce Kontrola metadat.

Informace, které Kontrola metadat najde a odebere

Tato tabulka uvádí typy skrytých dat a osobních údajů, které může funkce Kontrola metadat v PowerPointu najít a odstranit z vašich prezentací.

Rychlé vyhledání a odebrání dat a informací:

1. V nástroji Kontrola metadat zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí níže popsaných možností, které chcete odebrat nebo uložit.
2. Vyberte Zkontrolovat.
3. Zkontrolujte výsledky kontroly a vyberte možnost Odebrat vše u všech položek, které chcete odstranit.
   Upozornění a informace o odebrání informací najdete v tématu Použití Kontroly metadat.
4. Vyberte možnost Znovu zkontrolovat nebo Zavřít.

Pomocí Kontroly metadat nejde odebrat všechna skrytá data a informace. Další informace najdete v článku Informace, které Kontrola metadat najde, ale nemůže odebrat.

Pokud vaše společnost upravila funkci Kontrola metadat přidáním modulů kontroly, můžete zkontrolovat, zda prezentace neobsahují další typy informací.

Vyhledání a odebrání skrytých dat a osobních údajů

1. Otevřete powerpointovou prezentaci, u které chcete zkontrolovat, jestli neobsahuje skrytá data a osobní údaje.

2. Uložte kopii původní prezentace, a to tak, že na kartě Soubor vyberte Uložit jako a do pole Název souboru zadáte název.

3. V kopii původní prezentace vyberte na kartě Soubor možnost Informace.

4. Vyberte Zkontrolovat problémy a zvolte Zkontrolovat dokument.

5. V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtněte políčka u typů skrytého obsahu, který chcete zkontrolovat. Další informace o jednotlivých kontrolách naleznete v části Odebrání skrytých dat a osobních údajů kontrolou dokumentů, prezentací nebo sešitů.

6. Vyberte Zkontrolovat.

7. Prohlédněte si výsledky kontroly v dialogovém okně Kontrola metadat.

8. Vyberte Odebrat vše vedle výsledků kontroly pro typy skrytého obsahu, který chcete odstranit z dokumentu.

   • Pokud odstraníte skrytý obsah z prezentace, může se stát, že nebude možné obnovit ho výběrem možnosti Zpět.
   • Pokud chcete odebrat skrytá data a osobní údaje z prezentací uložených ve formátu ODP (OpenDocument Presentation), je třeba spustit funkci Kontrola metadat při každém uložení prezentace v tomto formátu.

Pokud budete po použití funkce Kontrola metadat k odebrání osobních údajů prezentaci dál upravovat, PowerPoint při uložení tohoto souboru tyto osobní údaje automaticky odebere. Pokud je však pro tuto prezentaci stále zapotřebí více společných úprav (například potřebujete zachovat jména spoluautorů spojená s komentáři, které zanechal), můžete aplikaci PowerPoint zabránit v automatickém odstraňování osobních údajů, a to kliknutím na tlačítko Změnit nastavení v oznámení o povoleném odebrání osobních údajů.

Typy skrytých dat a osobních údajů

Prezentace aplikace PowerPoint může ukládat určité typy skrytých dat a osobních údajů. Tyto informace se nemusí být na první pohled viditelné, ale je možné je z prezentace získat.

Skryté informace mohou zahrnovat data, která aplikace PowerPoint přidává, aby uživatelé mohli při vytváření prezentace spolupracovat. Mohou také zahrnovat údaje, které záměrně označíte jako skryté.

Prezentace aplikace PowerPoint mohou obsahovat následující typy skrytých dat a osobních informací:

• Komentáře a rukopisné poznámky: Pokud na vytváření prezentace spolupracujete s jinými uživateli, může prezentace obsahovat položky, jako jsou komentáře nebo rukopisné poznámky. Tyto informace můžou ostatním uživatelům zpřístupnit provedené změny, jména uživatelů, kteří na prezentaci pracovaly, a komentáře recenzentů.
• Data sledování revizíPři spolupráci na sdíleném dokumentu, který je uložený v cloudu, uchovává PowerPoint 2016 pro Microsoft 365 údaje o tom, kdo provedl změny v dokumentu a kdy se tyto změny provedly.
• Vlastnosti dokumentu a osobní údaje Vlastnosti dokumentu, kterým se taky říká metadata, obsahují podrobnosti o prezentaci, třeba jméno autora, předmět a název. Vlastnosti dokumentu zahrnují také informace, které automaticky spravují programy Microsoft 365, například jméno osoby, která naposledy uložila dokument, nebo datum vytvoření dokumentu. Pokud jste použili specifické funkce, může dokument taky obsahovat další druhy určitelných osobních údajů, jako jsou záhlaví e-mailů, údaje o odeslání na revizi, směrovací adresy nebo informace o cestě k souboru pro publikování webových stránek.
• Neviditelný obsah nacházející se na snímcích Prezentace může obsahovat objekty, které nejsou viditelné, protože jsou formátované jako neviditelné.
• Obsah nacházející se mimo snímky:Prezentace aplikace PowerPoint mohou obsahovat objekty, které nejsou na první pohled viditelné, protože byly přetaženy mimo oblast snímku. Součástí takového obsahu nacházejícího se mimo snímky můžou být textová pole, kliparty, obrázky a tabulky.
• Poznámky k prezentaci : Část Poznámky v prezentaci aplikace PowerPoint může obsahovat text, který nechcete sdílet veřejně, zvláště pokud se jedná o poznámky psané výhradně pro osobu, jež prezentaci předvádí.
• Vlastnosti serveru dokumentů Pokud byla prezentace uložena na server správy dokumentů, například na web pracovního prostoru dokumentů nebo do knihovny založené na službě Windows SharePoint Services, může prezentace obsahovat další vlastnosti dokumentu nebo informace související s tímto umístěním na serveru.
• Vlastní data XML: Prezentace můžou obsahovat vlastní data XML, která nejsou v samotném dokumentu zobrazená. Pomocí Kontroly metadat můžete tato data XML najít a odstranit.

Informace, které Kontrola metadat najde, ale nemůže odebrat

Kontrola metadat rozpozná následující položky, které můžou obsahovat data, která nejsou v prezentaci viditelná. Kontrola metadat tyto položky odstranit nemůže, protože by pak prezentace nemusela správně fungovat. Nalezené položky můžete jednu po druhé zkontrolovat a rozhodnout, jestli je chcete odebrat ručně nebo jestli je chcete nahradit položkami, které skrytá data neobsahují, třeba statickými obrázky.

Kontrola metadat a osobní údaje

Data sledování revizí zavedená v buildu 8403 v aplikaci PowerPoint 2016 pro účastníky programu Microsoft 365 Insider ilustrují omezení funkce Kontrola metadat. Například Kelly a Linda spolupracují na prezentaci A v Microsoftu 365. Do prezentace se přidají data sledování revizí (tj. jména uživatelů a časy úprav). Pokud Mohamed následně otevře prezentaci A ve starší verzi PowerPointu a spustí funkci Kontrola metadat na souboru, aby odstranila osobní údaje, nebude funkce Kontrola metadat v této verzi PowerPointu schopná zjistit a odstranit data sledování revizí, která do prezentace přidala novější verze Microsoft 365 PowerPointu, kterou používají Kelly a Linda. Mohamed nemůže odebrat data sledování revizí bez upgradu na aktuální verzi PowerPointu a následného spuštění Kontroly metadat

V aplikaci Visio můžete skryté a osobní údaje před sdílením kopie dokumentu aplikace Visio s ostatními odebrat.

Osobní a skryté informace se dají odebrat z následujících funkčních oblastí Visia:

• Komentáře vložené na stránkách dokumentu
• Vlastnosti souboru (Autor, Správce a Společnost)
• Jména, iniciály a značky revidujících
• Cesty k souborům vzorníku
• Název souboru šablony a cesta k němu

Skryté informace v prezentacích Visia můžete najít a odebrat pomocí následujícího postupu.

1. Na kartě Soubor vyberte Informace.

2. Vyberte Zkontrolovat problémy a zvolte Odebrat osobní údaje.

3. Na kartě Osobní údaje vyberte Odebrat tyto položky z dokumentu.

   Tip:

   Pokud chcete zobrazit upozornění vždy, když se pokusíte osobní údaje znovu vložit, zaškrtněte políčko Zobrazit upozornění při pokusu o opětovné vložení těchto informací.

4. Pokud chcete odebrat potenciálně citlivá data z externích zdrojů dat, vyberte Odebrat data z externích zdrojů uložených v dokumentu.

   Poznámka

   Zaškrtnutím tohoto políčka se neodeberou data, která jsou propojená s obrazcem. Tímto postupem se z diagramu odebere zdroj dat, ale pokud se nějaká data z tohoto zdroje dat nacházejí v diagramu, je potřeba je odebrat ručně.