Chybně napsaná slova, zapomenuté koncové mezery, nežádoucí předpony, nesprávně napsaná malá a velká písmena a netisknutelné znaky nepůsobí na první dojem dobře. A to je jen několik příkladů špatné práce s daty. Vyhrňte si rukávy. Je čas provést pomocí Microsoft Excelu důkladný jarní úklid ve vašich listech.
Ne vždy můžete ovlivnit formát a typ dat, která importujete z externího zdroje, jako může být databáze, textový soubor nebo webová stránka. Než provedete analýzu dat, často je musíte nejdřív vyčistit. Naštěstí má Excel řadu funkcí, které vám pomůžou data převést na přesně požadovaný formát. Někdy je to jednoduchý úkol, který za vás udělá určitá funkce. Například nástroj pro kontrolu pravopisu snadno vyčistí chybně napsaná slova ve sloupcích s popisy nebo komentáři. Nebo když chcete odstranit duplicitní řádky, zvládnete to rychle pomocí dialogového okna Odebrat duplicity.
V jiných případech budete muset pracovat s jedním nebo několika sloupci pomocí vzorce, který převede importované hodnoty na nové hodnoty. Když chcete odebrat například koncové mezery, můžete vytvořit nový sloupec, ve kterém data vyčistíte pomocí vzorce, potom tento sloupec vyplníte požadovanými vzorci, vzorce nového sloupce převedete na hodnoty a původní sloupec pak odeberete.
Základní kroky pro čištění dat jsou následující:
-
Importujte data z externího zdroje.
-
V samostatném sešitě vytvořte záložní kopii původních dat.
-
Data musí tvořit tabulku se sloupci a daty, přičemž v každém sloupci musí být podobná data, všechny sloupce a řádky musí být viditelné a v oblasti nesmí být žádné prázdné řádky. Nejlepších výsledků dosáhnete pomocí excelové tabulky.
-
Nejdřív se pusťte do úkolů, které nevyžadují manipulaci se sloupci, jako je například kontrola pravopisu nebo práce s dialogovým oknem Najít a nahradit.
-
Pak udělejte úkoly, které vyžadují manipulaci se sloupci. Obecný postup pro práci se sloupci je následující:
-
Vedle původního sloupce (A), který je potřeba vyčistit, vložte nový sloupec (B).
-
Do horní části nového sloupce (B) přidejte vzorec, který transformuje požadovaná data.
-
Vyplňte nový sloupec (B) tímto vzorcem. V excelové tabulce se automaticky vytvoří počítaný sloupec s vyplněnými hodnotami.
-
Vyberte nový sloupec (B), zkopírujte ho a vložte jako hodnoty do nového sloupce (B).
-
Odeberte původní sloupec (A), čímž převedete nový sloupec ze sloupce B do sloupce A.
-
Pokud chcete pravidelně čistit stejný zdroj dat, zvažte záznam makra nebo napsání kódu pro automatizaci celého procesu. Existuje také řada externích doplňků vytvořených dodavateli třetích stran uvedených v části Poskytovatelé třetích stran , které můžete použít, pokud nemáte čas nebo prostředky k automatizaci tohoto procesu sami.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Ukazuje, jak používat příkaz Vyplnit. |
|
|
Vytváření a formátování tabulek
|
Ukazuje, jak vytvořit tabulku v Excelu a přidat nebo odebrat sloupce nebo počítané sloupce. |
|
Ukazuje několik způsobů, jak pomocí makra automatizovat opakující se úlohy. |
Pomocí nástroje pro kontrolu pravopisu můžete najít nejen chybně napsaná slova, ale také nejednotně používané hodnoty, jako jsou názvy firem nebo produktů. Stačí tyto hodnoty zadat do vlastního slovníku.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Ukazuje, jak v sešitě opravit chybně napsaná slova. |
|
|
Vysvětluje, jak používat vlastní slovníky. |
Duplicitní řádky představují při importu dat běžný problém. Než odeberete duplicitní hodnoty, je dobré nejdřív vyfiltrovat jedinečné hodnoty, abyste si ověřili, že jste získali požadované výsledky.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Filtrování jedinečných hodnot nebo odebrání duplicitních hodnot |
Ukazuje dva úzce související postupy: filtrování jedinečných řádků a odstraňování duplicitních řádků. |
Možná budete chtít odebrat obyčejný koncový řetězec, jako je popisek, po kterém následuje dvojtečka nebo mezera, nebo příponu, jako je fráze v závorkách na konci řetězce, která už je neaktuální nebo nepotřebná. Můžete to udělat tak, že najdete příklady daného textu, který pak nahradíte jiným nebo žádným textem.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Zjištění, zda buňka obsahuje text (bez rozlišení malých a velkých písmen)
|
Ukazuje, jak pracovat s příkazem Najít a několika funkcemi pro hledání textu. |
|
Ukazuje, jak pracovat s příkazem Nahradit a několika funkcemi pro odebrání textu. |
|
|
Ukazuje, jak pracovat s dialogovými okny Najít a Nahradit. |
|
|
NAJÍT, FINDB
|
Jedná se o funkce, pomocí kterých můžete různě pracovat s řetězci, například najít a hradit v řetězci podřetězec, extrahovat části řetězce nebo určit délku řetězce. |
Někdy se v textu míchají velká a malá písmena. Pomocí tří funkcí pro nastavení malých a velkých písmen můžete převést texty na malá písmena (například e-mailové adresy), velká písmena (například kódy produktů) nebo můžete u všech slov nastavit velké první písmeno (například u jmen).
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Ukazuje, jak používat tři funkce pro práci s velkými a malými písmeny. |
|
|
Převede všechna velká písmena v textu na malá. |
|
|
Převede první písmeno textu a všechna další písmena, která následují bezprostředně za neabecedními znaky, na velká písmena. Všechna ostatní písmena se převedou na malá. |
|
|
Převede text na velká písmena. |
Textové hodnoty někdy obsahují na začátku nebo na konci mezery, několik vložených mezer (hodnoty znakové sady Unicode 32 a 160) nebo netisknutelné znaky (hodnoty znakové sady Unicode 0 až 31, 127, 129, 141, 143, 144 a 157). Při řazení, filtrování nebo vyhledávání můžou tyto znaky způsobit, že se zobrazí neočekávané výsledky. V externím zdroji dat mohli například uživatelé způsobit překlepy, když omylem přidali nadbytečné mezery, nebo v textových datech importovaných z externích zdrojů můžou být vložené netisknutelné znaky. Tyto znaky se dají snadno přehlédnout, takže může být těžké porozumět neočekávaným výsledkům. Pokud chcete tyto nežádoucí znaky odebrat, můžete použít kombinaci funkcí PROČISTIT, VYČISTIT a DOSADIT.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Vrátí číselný kód prvního znaku zadaného textového řetězce. |
|
|
Odebere z textu prvních 32 netisknutelných znaků v 7bitovém kódu ASCII (hodnoty 0 až 31). |
|
|
Odebere z textu znak mezery v 7bitovém kódu ASCII (hodnota 32). |
|
|
Pomocí funkce DOSADIT můžete znaky Unicode s vyšší hodnotou (hodnoty 127, 129, 141, 143, 144, 157 a 160) nahradit znaky 7bitové znakové sady ASCII, pro které byly vytvořeny funkce PROČISTIT a VYČISTIT. |
Dva hlavní problémy s čísly, které si můžou vynutit vyčištění dat, jsou následující: číslo se omylem importovalo jako text a symbol minus je nutné změnit na standardní formát vaší organizace.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Ukazuje, jak čísla formátovaná a uložená v buňkách jako text, která můžou způsobovat potíže s výpočty nebo vést k matoucímu řazení, převést do číselného formátu. |
|
|
Převede číslo do textové podoby a přidá k němu symbol měny. |
|
|
Převede hodnotu na text v konkrétním číselném formátu. |
|
|
Zaokrouhlí číslo na určený počet desetinných míst, zformátuje toto číslo v desetinném formátu s tečkou a čárkami a výsledek vrátí v podobě textu. |
|
|
Převede textový řetězec představující číslo na číslo. |
Protože existuje řada různých formátů dat a tyto formáty si můžete plést s číselnými kódy nebo jinými řetězci, které obsahují lomítka nebo pomlčky, často je nutné datum a čas převést a přeformátovat.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Změna kalendářního systému, formátu data a způsobu vyhodnocení roků vyjádřených pomocí dvou číslic |
Popisuje, jak v aplikaci Office Excel funguje kalendářní systém. |
|
Ukazuje, jak převádět různé časové jednotky. |
|
|
Ukazuje, jak data formátovaná a uložená v buňkách jako text, která můžou způsobovat potíže s výpočty nebo vést k matoucímu řazení, převést do kalendářního formátu. |
|
|
Vrátí sekvenční pořadové číslo, které představuje určité datum. Pokud měla buňka před zadáním vzorce obecný formát, výsledek se naformátuje jako datum. |
|
|
Převede datum v podobě textu na pořadové číslo. |
|
|
Vrátí desetinné číslo aktuálního času. Jestliže je formát buňky před zadáním funkce Obecný, je výsledek formátován jako datum. |
|
|
Vrátí desetinné číslo času reprezentované textovým řetězcem. Desetinné číslo je hodnota v rozsahu od 0 (nula) do 0,999999999, která představuje časy od 0:00:00 (12:00:00 AM) do 23:59:59 (11:59:59 P.M.). |
Po importování dat z externího zdroje je často další úlohou buď sloučení několika sloupců do jednoho, nebo rozdělení jednoho sloupce do většího počtu. Například můžete chtít rozdělit sloupec, který obsahuje celé jméno, na sloupec se jménem a sloupec s příjmením. Nebo můžete rozdělit sloupec, který obsahuje pole adresy, do samostatných sloupců s ulicí, městem, krajem a PSČ. Možná je i opačná situace. Můžete sloučit sloupce se jménem a příjmením do jednoho sloupce s celým jménem nebo sloučit sloupce s jednotlivými prvky adresy do jednoho. Mezi další hodnoty, u kterých se často provádí sloučení nebo rozdělení sloupců, patří kódy produktů, cesty k souborům a IP adresy.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Kombinace jména a příjmení
|
Ukazuje typické příklady sloučení hodnot ze dvou nebo více sloupců. |
|
Rozdělení textu do různých sloupců pomocí Průvodce převodem textu do sloupců |
Ukazuje, jak pomocí tohoto průvodce rozdělit sloupce na základě různých běžných oddělovačů. |
|
Ukazuje, jak pomocí funkcí VLEVO, ČÁST, VPRAVO, HLEDAT a DÉLKA rozdělit jeden sloupec se jménem do dvou nebo víc sloupců. |
|
|
Ukazuje, jak pracovat s funkcí CONCATENATE, operátorem & (ampersand) a Průvodcem převodem textu do sloupců. |
|
|
Ukazuje, jak používat příkazy Sloučit buňky, Sloučit vodorovně a Sloučit a zarovnat na střed. |
|
|
Spojí dva nebo víc textových řetězců do jednoho. |
Většina analytických a formátovacích funkcí předpokládá, že data se nachází v jedné ploché dvojrozměrné tabulce. Někdy třeba chcete, aby se z řádků staly sloupce a ze sloupců řádky. Jindy data nejsou strukturovaná do tabulkového formátu, ale potřebujete je do něho převést.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Z vodorovné oblasti buněk vytvoří horizontální a naopak. |
|
Správci databází někdy používají Office Excel, aby našli a opravili chybná spárování vzniklá při sloučením dvou nebo více tabulek. Součástí tohoto procesu může být sjednocení dvou tabulek z různých listů, aby správci viděli například všechny záznamy v obou tabulkách nebo aby porovnali tabulky a našli v nich špatně spárované řádky.
|
Další informace |
Popis |
|---|---|
|
Ukazuje běžné možnosti, jak vyhledávat data pomocí funkcí vyhledávání. |
|
|
Vrátí hodnotu z oblasti zahrnující jeden řádek nebo sloupec nebo z matice. Funkce VYHLEDAT má dvě syntaktické formy: vektorovou a maticovou. |
|
|
Vyhledá hodnotu v horním řádku tabulky nebo v matici hodnot a vrátí hodnotu buňky z určeného řádku stejného sloupce, který jste zadali v dané tabulce nebo matici. |
|
|
Vyhledá hodnotu v prvním sloupci tabulky a vrátí hodnotu buňky ze stejného řádku z jiného sloupce v dané tabulce. |
|
|
Vrátí hodnotu nebo odkaz na hodnotu z tabulky nebo oblasti. Existují dvě různé formy funkce INDEX: maticová forma a forma odkazu. |
|
|
Vrátí relativní pozici položky v matici, která odpovídá určité hodnotě v určeném pořadí. Když potřebujete zjistit pozici položky v oblasti, ne její obsah, použijte funkci POZVYHLEDAT. |
|
|
Vrátí odkaz na oblast, která obsahuje určený počet řádků a sloupců, od určité buňky nebo oblasti buněk. Vrácený odkaz může být jedna buňka nebo oblast buněk. Počet řádků a sloupců, které se mají vrátit, můžete určit. |
Tady najdete několik poskytovatelů třetích stran, kteří nabízejí produkty, které umí různými způsoby vyčistit data.
Poznámka: Microsoft neposkytuje podporu produktům třetích stran.
|
Poskytovatel |
Produkt |
|---|---|
|
Add-in Express Ltd. |
|
|
Add-Ins.com |
|
|
AddinTools |
|
|
WinPure |
