Dodatek k prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů pro Excel

Karta Nový (klikněte na kartu Soubor a potom na Nový) vám může poskytnout aktuální pomoc při stahování z Office.com pro sešity založené na šablonách. Můžete také poslat zpětnou vazbu k šabloně a poskytnout číselné hodnocení každé šablony, kterou si stáhnete.

Když otevřete šablonu nebo soubor založený na šabloně, excelové kontakty (v závislosti na nastavení online nápovědy) Office.com. Odešle ID této šablony, program a verzi, které aktuálně používáte, spolu se standardními informacemi o počítači.

ID šablony slouží k identifikaci původní šablony, která byla stažena z Office.com nebo zahrnuta do instalace Excelu. Neidentifikuje jednoznačně váš sešit. ID je stejné pro všechny uživatele stejné šablony.

Pokud se rozhodnete vytvořit odkaz na obrázek, soubor, zdroj dat nebo jiný dokument na pevném disku nebo na serveru, uloží se cesta k ho souboru do sešitu. V některých případech může odkaz obsahovat vaše uživatelské jméno nebo informace o serverech ve vaší síti. U datového připojení si můžete zvolit, jestli chcete uložit uživatelské jméno nebo heslo v rámci odkazu na datové připojení.

Pokud na sešit použijete schéma XML, uloží se do sešitu cesta k vytvořenému schématu XML. V některých případech může tato cesta obsahovat vaše uživatelské jméno.

Když vytvoříte funkci dat listu nebo sestavu kontingenční tabulky z externího zdroje dat, data požadovaná z tohoto zdroje se uloží jako součást listu spolu s jedinečným identifikátorem zdroje dat. Uloží se také uživatelské jméno osoby, která mezipaměť naposledy aktualizovala.

V závislosti na tom, jak jste sešit nebo sestavu kontingenční tabulky nastavili, se může zobrazit jenom podmnožina uložených dat. Pokud chcete odebrat všechna tato uložená data, odeberte připojení ke zdroji dat z funkcí dat listu a odeberte všechny pivoty odkazující na data.

Když vytváříte graf v Excelu, můžete filtrovat data, která jste pro graf vybrali, aby se zobrazila jenom jejich část. Všechna vybraná data se ale uloží spolu s grafem. Pokud chcete zabránit ostatním uživatelům v tom, aby graf změnili nebo zobrazili jeho data, vložte ho při kopírování do programu Microsoftu jako rastrový obrázek. Pokud data v grafu pocházejí z externího zdroje dat, můžete graf chránit heslem, abyste ostatním uživatelům zabránili v aktualizaci grafu nejnovějšími daty z externího zdroje. Pokud je graf založený na datech v sešitu, může ochrana grafu heslem zabránit ostatním uživatelům v úpravách dat, která se v grafu zobrazují.

Když vytisknete excelový sešit a pak ho uložíte, uloží excel cestu k tiskárně s dokumentem. V některých případech může cesta obsahovat uživatelské jméno nebo název počítače.

Excel umožňuje přidávat a upravovat alternativní text pro tabulky, obrazce, obrázky, grafy, obrázky SmartArt a další objekty v sešitech. Alternativní text se uloží se sešitem a může obsahovat osobní údaje přidané libovolným přispěvatelem prezentace. U některých objektů, například obrázků, které vložíte do sešitu, obsahuje výchozí alternativní text cestu k souboru pro vložený objekt.

Alternativní text můžou používat funkce přístupnosti, jako jsou čtečky obrazovky. Alternativní text je k dispozici všem uživatelům, kteří mají k vašemu souboru přístup.

Excel umožňuje přístup k pracovnímu prostoru dokumentů na SharePointu. Pracovní prostor dokumentů je sdílený prostor, ve kterém můžete spolupracovat s ostatními členy týmu na jednom nebo více sešitech.

Při přístupu k pracovnímu prostoru dokumentů stáhne Excel data z webu pracovního prostoru dokumentů, aby vám poskytl informace o tomto webu. Tato data zahrnují:

• Název webu

• Adresa URL nebo adresa webu

• Názvy, e-mailové adresy a úrovně oprávnění uživatelů webu

• Seznamy dokumentů, úkolů a dalších informací dostupných na webu

Excel také ukládá seznam webů pracovních prostorů dokumentů, které jste navštívili v počítači, ve formě souborů cookie. Tento seznam slouží k zajištění rychlého přístupu k webům, které jste navštívili dříve. Microsoft nemá přístup k seznamu navštívených webů a není přístupný na internetu, pokud se nerozhodnete seznam zpřístupnit obecněji.

Faxová služba umožňuje odeslat fax přes internet a uspořádat faxy, které jste odeslali v aplikaci Microsoft Outlook. Pokud chcete používat faxovou službu, musíte se zaregistrovat u poskytovatele faxových služeb, který není od Microsoftu, který zpracovává faxy a odesílá je přes internet. Společnost Microsoft neshromažďuje žádná data pomocí funkce faxové služby.

Když se zaregistrujete do faxové služby, poskytovatel faxové služby vytvoří registrační balíček uložený poskytovatelem faxových služeb a aplikací Excel. Balíček se skládá z adresy webu poskytovatele faxových služeb a tokenu potvrzujícího váš přístup k poskytovateli faxových služeb. Když odešlete fax z aplikace Excel, připojí se k dokumentu tento registrační balíček.

Faxovou službu můžete také použít k výpočtu ceny faxu, aniž byste fax skutečně odeslali. Pokud se rozhodnete vypočítat cenu faxu, aplikace Excel použije šifrované připojení k odeslání registračního tokenu, telefonní číslo, na které se má fax odeslat, a počet stránek faxu poskytovateli faxových služeb. Microsoft tyto informace nepřijímá ani neukládá.

Excel umožňuje požadovat informace o určitém termínu nebo frázi od řady poskytovatelů prémiového obsahu. Když požádáte o vyhledání konkrétního slova nebo fráze, aplikace Excel použije internet k odeslání požadovaného textu, softwarového produktu, který právě používáte, národního prostředí, na které je váš systém nastavený, a autorizačních informací, které označují, že máte právo stahovat informace o výzkumu, pokud to vyžaduje třetí strana.

Aplikace Excel tyto informace odešle službě poskytované společností Microsoft nebo poskytovatelem třetí strany, kterou vyberete. Tato služba vrací informace o požadovaném slově nebo slovním spojení.

Informace, které obdržíte, často obsahují odkaz na další informace z webu služby. Pokud kliknete na tento odkaz, poskytovatel služby může do vašeho systému přidat soubor cookie, který vás identifikuje pro budoucí transakce. Společnost Microsoft nezodpovídá za postupy ochrany osobních údajů na webech a službách třetích stran. Společnost Microsoft nepřijímá ani neukládá žádné z těchto informací, pokud jste nevytádli dotaz na službu vlastněnou microsoftem.

Zdroje informací a odkazy můžete vypnout takto:

Excel umožňuje přeložit celý dokument nebo jeho část pomocí dvojjazyčného slovníku nebo strojového překladu. Máte na výběr, jak chcete dokument přeložit.

Můžete vybrat nebo zadat slovo nebo frázi, které chcete přeložit, nebo se můžete rozhodnout přeložit celý dokument, v obou případech výběrem příslušné možnosti překladu v podokně Zdroje informací a reference.

Pokud vyberete nebo zadáte slovo nebo frázi, které chcete přeložit, bude zadaná fráze porovnána s dvojjazyčným slovníkem. Některé dvojjazyčné slovníky jsou součástí vašeho softwaru a jiné jsou k dispozici v Office.com. Pokud zadané slovo nebo fráze nejsou ve dvojjazyčném slovníku, který je součástí vašeho softwaru, jsou slovo nebo fráze odeslány nešifrované službě microsoftu nebo jiné překladatelské službě.

Pokud chcete přeložit celý sešit, odešle se nešifrovaný do překladatelské služby microsoftu nebo jiného výrobce. Stejně jako u všech informací, které se posílají nešifrované přes internet, může být možné, aby si ostatní uživatelé zobrazili slovo, frázi nebo sešit, který překládáte.

Pokud se rozhodnete použít některý ze slovníků dostupných na Office.com nebo překladatelské služby třetí strany, excel použije internet k odeslání požadovaného textu, typu softwaru a národního prostředí a jazyka, na který je váš systém nastavený. V případě překladatelské služby třetích stran může aplikace Excel také odesílat dříve uložené ověřovací informace uložené v mezipaměti, které označují, že jste se dříve zaregistrovali pro přístup k webu.

Microsoft SharePoint poskytuje sdílené webové weby pracovních prostorů, na kterých můžete spolupracovat na dokumentech nebo schůzkách.

Když přistupujete na sharepointový web pomocí webového prohlížeče nebo jakékoli aplikace Office, uloží tento web soubory cookie do vašeho počítače, pokud máte oprávnění k vytvoření nového podřízeného webu na tomto webu. Společně vzato tvoří tyto soubory cookie seznam webů, k nimž máte oprávnění. Tento seznam používá několik programů systému Office k poskytování rychlého přístupu k webům, které jste již dříve navštívili.

Microsoft nemá přístup k seznamu navštívených webů a není přístupný na internetu, pokud se nerozhodnete seznam zpřístupnit obecněji.

Když v SharePointu vytvoříte nový web nebo seznam nebo přidáte nebo pozvete uživatele na existující web nebo seznam, uloží web pro každou osobu následující položky, včetně:

• Jméno a příjmení

• E-mailová adresa

ID uživatele je přidáno do každého prvku, který vy nebo jiní uživatelé webu na web přidáte nebo na webu upravíte. Stejně jako u veškerého obsahu na sharepointovém webu by k tomuto obsahu měli mít přístup jenom správci a členové samotného webu.

Všechny prvky sharepointového webu obsahují dvě pole: Autor a Autor změny. Pole Autor se vyplní uživatelským jménem osoby, která prvek původně vytvořila, a datem, kdy byl prvek vytvořen. Do pole Autor změny se vyplní uživatelské jméno osoby, která sešit naposledy upravila, a datum, kdy byl sešit naposledy změněn.

Správci serverů, na kterých jsou hostovány weby služby SharePoint, mají přístup k některým datům z těchto webů. Tato data jsou používána k analýze vzorců používání webu a ke zlepšování procenta doby, po kterou je web dostupný. Jsou dostupná pouze pro správce serverů a nejsou sdílena se společností Microsoft, s výjimkou případů, kdy společnost Microsoft hostuje web služby SharePoint. Konkrétně zachycená data zahrnují jména, e-mailové adresy a oprávnění všech uživatelů s přístupem k webu.

Všichni uživatelé s přístupem k určitému webu služby SharePoint mohou prohledávat a zobrazit veškerý obsah, který je na tomto webu k dispozici.

Microsoft SharePoint poskytuje funkce auditování, které správcům umožňují vést spolehlivý záznam auditu o tom, jak uživatelé pracují s určitým obsahem.

Když správci SharePointu povolí funkci Auditování, server automaticky zaznamená do databáze obsahu SharePointu určité akce provedené uživatelem. Mezi tyto akce patří zobrazování, úpravy, vracení se změnami a rezervace. Pro každou zaznamenanou akci server zaznamená identifikační informace o souboru, akci a identifikátor uživatele pro službu SharePoint. Společnosti Microsoft nejsou jako součást této funkce zasílána žádná data.

Tato funkce je ve výchozím nastavení vypnutá a je dostupná pouze pro správce webů služby SharePoint, na kterých je uložen obsah.

Excel umožňuje odesílat rychlé zprávy přímo z programu a poskytuje možnost být upozorňování, když jsou lidé online nebo když dojde k určitým změnám ve sdílených sešitech nebo pracovních prostorech.

Excel vám může pomocí klienta pro zasílání rychlých zpráv poskytnout možnost zobrazit online přítomnost jiných lidí a posílat jim zprávy. Excel obsahuje webový ovládací prvek, který umožňuje zobrazení stavu rychlých zpráv na webové stránce. Stránky Služby Microsoft SharePoint využívají tento ovládací prvek. Tyto stránky nepřenášejí data o stavu zpět na webový server.

Tento webový ovládací prvek lze použít k přenosu dat o stavu z programu pro zasílání rychlých zpráv na webový server. Ve výchozím nastavení je možné data o stavu odesílat jenom na intranetové weby, důvěryhodné weby a weby v místním počítači.

Excel používá formáty souborů, které jsou založené na XML. Tyto formáty souborů XML jsou rozšiřitelné, což znamená, že uživatelé mohou v souborech určit další schémata a značky. Doplněk nebo jiný kód třetí strany může k těmto formátům souborů XML připojit také další informace o metadatech, které se v Excelu nezobrazují.

Metadata přidružená k souboru XML můžete ověřit tak, že je zobrazíte v textovém prohlížeči.

Pokud do souboru uložíte komentáře, excel ve výchozím nastavení přidá do každého komentáře vaše iniciály. Tyto informace jsou k dispozici všem, kdo mají k souboru přístup.

Osobní údaje z těchto komentářů můžete odebrat takto:

1. Klikněte na kartu Soubor.

2. Klikněte na tlačítko Informace.

3. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

Když ve výchozím nastavení provedete změny v souboru se zapnutou funkcí Sledování změn, uloží se vaše uživatelské jméno a/nebo iniciály v sešitu a přidruží se k provedeným změnám. Tyto informace budou spolu s původním a upraveným textem dostupné všem uživatelům, kteří mají k vašemu dokumentu přístup.

Po přijetí nebo odmítnutí těchto změn se vaše jméno odebere. Osobní údaje můžete z těchto změn odebrat také takto:

1. Klikněte na kartu Soubor.

2. Klikněte na tlačítko Informace.

3. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

V některých případech Excel ukládá vaše jméno, aby vám při používání některých funkcí poskytl lepší prostředí. Vaše jméno je například uloženo v těchto umístěních:

• Pole pro autory

• Vlastnost souboru AuthorName

Svoje jméno můžete z těchto polí a vlastností odebrat následujícím způsobem:

1. Klikněte na kartu Soubor.

2. Klikněte na tlačítko Informace.

3. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

Řešení Microsoft Office vytvořená jinými společnostmi mohou také obsahovat vaše jméno nebo jiné osobní údaje do vlastních vlastností přidružených k vašemu souboru.

Pokud používáte webový ovládací prvek Microsoft Office, Microsoft Excel Data Access, DataCalc nebo jiné funkce, které umožňují přímé připojení k jinému zdroji dat, můžou být informace o autorizaci (ID uživatele a heslo) uloženy v sešitu. Pokud chcete tyto informace o autorizaci změnit nebo odstranit, budete muset změnit vlastnosti připojení pomocí metody specifické pro danou metodu připojení.

Ve výchozím nastavení každý soubor uložený aplikací Excel obsahuje vlastnosti souboru, například následující:

• Autor

• Manažer

• Společnost

• Naposledy uložil

• Jména revidujících sešitů

V závislosti na funkcích nebo řešeních třetích stran, které používáte, se navíc můžou do souboru uložit i další vlastnosti. Pokud je například sešit součástí pracovního postupu dokumentu, uloží se další vlastnosti souboru pro sledování pracovního postupu.

Tyto informace jsou k dispozici všem, kdo mají k souboru přístup.

Toto jméno můžete z těchto vlastností odebrat takto:

1. Klikněte na kartu Soubor.

2. Klikněte na tlačítko Informace.

3. Klikněte na Zjistit možné problémy a potom na Zkontrolovat metadata.

Funkci Zkontrolovat dokument můžete také použít k odebrání dalších typů dat, které nemusí být dostupné ve všech zobrazeních, jako jsou komentáře a revize. Společnost Microsoft doporučuje spustit funkci Zkontrolovat dokument na všech sešitech, které plánujete zpřístupnit veřejně.

Skrytá data a metadata lze také zahrnout do souborů Microsoft Office pomocí objektového modelu Microsoft Office. Obrázky můžete například nastavit jako neviditelné v objektovém modelu Sady Microsoft Office, což znamená, že při otevření souboru nejsou vidět, ale obrázek se uloží do souboru a může být později viditelný.

Záznam makra umožňuje zaznamenat posloupnost akcí, abyste je mohli později reprodukovat. Pokud se rozhodnete zaznamenat makro, vaše uživatelské jméno se při počátečním vytvoření makra uloží jako komentář v kódu. Uživatelské jméno můžete z tohoto umístění odebrat ručně.

Digitální podpis je volitelná funkce, která vám může pomoct ověřit identitu osoby, která vám sešit poslala. Digitální podpis je jedinečná zašifrovaná hodnota dat v sešitu, který podepisujete. Když odešlete sešit s digitálním podpisem, podpis se odešle příjemci spolu s daty v sešitu a důvěryhodným digitálním certifikátem od vás (odesílatele). Digitální certifikát vydává certifikační autorita, například VeriSign, a obsahuje informace pro ověření odesílatele a ověření, že původní obsah sešitu nebyl změněn. Excel může automaticky kontaktovat certifikační autoritu online a ověřit digitální podpis.

Když sešit podepíšete, zobrazí se dialogové okno s informacemi, které jsou součástí digitálního podpisu, jako je systémové datum a čas, číslo verze operačního systému, číslo verze Microsoft Office a číslo verze aplikace Excel.

Technologie IRM (Správa přístupových práv k informacím) umožňuje udělit určitým uživatelům nebo skupinám oprávnění k přístupu k sešitu a jeho úpravám. I přes určité podobnosti není TECHNOLOGIE IRM stejná jako ochrana dokumentů. TECHNOLOGIE IRM umožňuje nastavit oprávnění pro celý sešit pro velmi specifické akce, jako je tisk dokumentu nebo přeposílání dokumentu jiným osobám, a také pro čtení nebo úpravy sešitu.

Když uložíte sešit s povolenou technologií IRM, excel do sešitu uloží seznam všech uživatelů, kteří mají práva k danému sešitu a jaká jsou jejich oprávnění. Tyto informace jsou zašifrované, takže k informacím mají přístup pouze vlastníci sešitu.

Sešity s povolenou technologií IRM navíc obsahují licence na obsah. Licence k obsahu obsahuje e-mailovou adresu, oprávnění a ověřovací informace. Pokaždé, když se někdo pokusí otevřít sešit s povolenou technologií IRM, Excel zkontroluje licence obsahu uložené v sešitu s identitou uživatele. Pokud uživatel sešit ještě nikdy neotevřel, Excel kontaktuje server IRM, ověří identitu uživatele, stáhne pro uživatele novou licenci k obsahu (za předpokladu, že uživatel má potřebná práva) a uloží tuto licenci k obsahu do sešitu.

Vlastníci sešitu mají možnost vyhnout se ukládání licencí k obsahu do sešitu. Pokud se ale tato licence na obsah neuloží do sešitu, excel musí při každém otevření sešitu kontaktovat server IRM. Pokud aplikace Excel není připojená k síti nebo nemůže kontaktovat server IRM, nelze sešit otevřít.

Ochrana sešitu umožňuje chránit excelový sešit různými způsoby, například dát oprávnění k úpravám, komentářům nebo čtení sešitu jenom určitým uživatelům.

Při použití ochrany sešitu se zobrazí výzva k zadání ID uživatelů. Tato ID uživatelů můžou mít podobu účtů domény systému Windows NT (například DOMÉNA\uživatelské jméno) nebo e-mailových adres Windows Live ID (například someone@example.com). Tato ID uživatelů se ukládají vždy, když uživateli udělíte práva ke čtení nebo změně rozsahu textu.

Excelový sešit je možné chránit bez použití hesla. Pokud se rozhodnete sešit chránit bez hesla, každý, kdo sešit čte, uvidí ID uživatelů, kterým byl udělen přístup. Pokud je sešit uložený ve formátu XML nebo HTML, jsou ID uživatelů k dispozici každému, kdo soubor čte.

Pokud chcete přístup k ID uživatelům dál omezit, můžete tento soubor uložit s heslem nebo pomocí technologie IRM (Správa přístupových práv k informacím). Tato ID uživatelů můžete zobrazit jenom vy a ostatní lidé, kterým byl udělen přístup.

Když otevřete některé starší verze souborů aplikace Excel v systému Microsoft Office, ověření souborů Office zkontroluje, zda struktura souborů odpovídá specifikaci společnosti Microsoft pro daný formát souboru. Pokud se toto ověření souboru nezdaří, microsoft Office ho otevře v chráněném zobrazení.

Kopie každého souboru, u kterého se nezdaří ověření souboru Office, se po ukončení Excelu uloží do počítače. Zasílání zpráv o chybách společnosti Microsoft se vás pravidelně ptá, zda souhlasíte s odesláním kopie těchto souborů společnosti Microsoft. Další informace o zasílání zpráv o chybách společnosti Microsoft, včetně úplného prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů, najdete v prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů zasílání zpráv o chybách společnosti Microsoft.

Aplikace Excel při úpravách automaticky ukládá kopie sešitu. To vám pomůže obnovit sešity v případě, že sešit omylem zavřete bez uložení změn. Můžete zvolit, aby se kopie sešitů automaticky neukládaly, a to takto:

K naposledy uloženým verzím dříve uložených sešitů můžete získat přístup a odstranit je tak, že kliknete na kartu Soubor , kliknete na Informace a potom kliknete na požadovaný sešit v části Verze. K posledním automaticky uloženým verzím nově vytvořených sešitů můžete získat přístup a odstranit je tak, že kliknete na kartu Soubor , kliknete na Informace, kliknete na Spravovat verze a pak kliknete na Obnovit neuložené sešity. Excel automaticky uložené sešity pravidelně odstraňuje, pokud je neotevřete a nepoužíváte. Další informace najdete v tématu Obnovení souborů Office.

Začátek stránky