Export dat do Excelu

V tomto článku

Export dat do Excelu – základní informace

Při exportu dat do aplikace Excel vytvoří aplikace Access kopii vybraných dat a poté uloží zkopírovaná data do souboru, který lze otevřít v aplikaci Excel. Jestliže data z aplikace Access do aplikace Excel kopírujete často, můžete uložit podrobnosti o operaci exportu pro budoucí použití a dokonce naplánovat automatické spuštění operace exportu v nastavených intervalech.

Běžné situace pro export dat do aplikace Excel

Ve vašem oddělení nebo pracovní skupině se k práci s daty používá aplikace Access i aplikace Excel. Data ukládáte do databází, ale k analýze dat a distribuci jejích výsledků používáte aplikaci Excel. Váš tým nyní exportuje data do aplikace Excel podle potřeby, vy však chcete tento proces zefektivnit.
Jste dlouhodobými uživateli aplikace Access, ale váš vedoucí dává přednost práci s daty v aplikaci Excel. V pravidelných intervalech kopírujete data do aplikace Excel, rádi byste však tento proces zautomatizovali, a ušetřili si tak čas.

Aplikace Access neobsahuje příkaz Uložit jako pro formát aplikace Excel. Chcete-li zkopírovat data do aplikace Excel, je nutné použít funkci Exportovat popsanou v tomto článku, nebo můžete zkopírovat data aplikace Access do schránky a pak je vložit do listu aplikace Excel.
Exportovat lze tabulku, dotaz, formulář nebo sestavu. Můžete také exportovat vybrané záznamy v zobrazení více záznamů, například v datovém listu.
Microsoft Excel obsahuje příkaz pro import dat z accessové databáze. Tento příkaz můžete použít místo příkazu pro export v Accessu, příkaz importu v Excelu ale umožňuje importovat jenom tabulky nebo dotazy. Další informace najdete v článku nápovědy k Excelu Připojení k externím datům (import externích dat).
Do aplikace Excel nelze exportovat makra ani moduly. Pokud exportujete formulář, sestavu nebo datový list obsahující podformuláře, podsestavy nebo podřízené datové listy, je exportován pouze hlavní formulář, sestava nebo datový list. Operaci exportu je nutné opakovat pro každý podformulář, podsestavu a podřízený datový list, které chcete do aplikace Excel vyexportovat.
V rámci jedné operace exportu lze vyexportovat pouze jeden objekt databáze. Po dokončení jednotlivých operací exportu však můžete data ve více listech aplikace Excel sloučit.

Začátek stránky

Příprava na operaci exportu

Před provedením postupu exportu je vhodné zkontrolovat data, která chcete exportovat, a přesvědčit se, zda neobsahují žádné indikátory chyb nebo chybové hodnoty. Všechny případné chyby je nutné před exportem dat do aplikace Excel odstranit. V opačném případě může dojít během operace exportu k chybám a do polí mohou být vloženy hodnoty Null. Další informace o problémech, ke kterým může dojít při exportu do aplikace Excel, naleznete v části Poradce při potížích s chybějícími a nesprávnými hodnotami.

Pokud je zdrojovým objektem tabulka nebo dotaz, určete, zda chcete s daty exportovat také formátování. Toto rozhodnutí ovlivní výsledný sešit ze dvou hledisek – množství exportovaných dat a formát zobrazení dat. Následující tabulka popisuje výsledek exportu formátovaných a neformátovaných dat.

Typ exportu	Zdrojový objekt	Pole a záznamy	Formátování
Bez formátování	Tabulka nebo dotaz Poznámka: Formuláře a sestavy není možné exportovat bez formátování.	Všechna pole a záznamy v podkladovém objektu jsou exportovány.	Nastavení vlastnosti Formát se během operace ignoruje. U vyhledávacích polí se exportují jenom hodnoty ID vyhledávání. U polí hypertextových odkazů se obsah exportuje jako textový sloupec, který zobrazuje odkazy ve formátu zobrazovanýtext#adresa#.
S formátováním	Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava	Exportovány budou pouze pole a záznamy, které jsou zobrazeny v aktuálním zobrazení nebo objektu. Filtrované záznamy, skryté sloupce v datových listech a pole, která nejsou zobrazena ve formuláři nebo sestavě, exportovány nebudou.	Průvodce použije nastavení vlastnosti Formát. U vyhledávacích polí jsou exportovány vyhledávací hodnoty. U polí hypertextových odkazů jsou hodnoty exportovány jako hypertextové odkazy. U polí ve formátu RTF je text exportován, formátování nikoli.

Typ exportu

Zdrojový objekt

Pole a záznamy

Formátování

Bez formátování

Tabulka nebo dotaz

Poznámka: Formuláře a sestavy není možné exportovat bez formátování.

Všechna pole a záznamy v podkladovém objektu jsou exportovány.

Nastavení vlastnosti Formát se během operace ignoruje.

U vyhledávacích polí se exportují jenom hodnoty ID vyhledávání.

U polí hypertextových odkazů se obsah exportuje jako textový sloupec, který zobrazuje odkazy ve formátu zobrazovanýtext#adresa#.

S formátováním

Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava

Exportovány budou pouze pole a záznamy, které jsou zobrazeny v aktuálním zobrazení nebo objektu. Filtrované záznamy, skryté sloupce v datových listech a pole, která nejsou zobrazena ve formuláři nebo sestavě, exportovány nebudou.

Průvodce použije nastavení vlastnosti Formát.

U vyhledávacích polí jsou exportovány vyhledávací hodnoty.

U polí hypertextových odkazů jsou hodnoty exportovány jako hypertextové odkazy.

U polí ve formátu RTF je text exportován, formátování nikoli.

Zvolte cílový sešit a formát souboru. Sestavy mohou být exportovány pouze ve starším formátu souboru XLS, nikoli v novějším formátu souboru XLSX.

V průběhu operace exportu se v aplikaci Access zobrazí výzva k zadání názvu cílového sešitu. Následující tabulka obsahuje shrnutí situací, kdy je sešit vytvořen (jestliže dosud neexistuje) a kdy je přepsán (pokud již existuje).

Cílový sešit	Zdrojový objekt	Požadovaný export	Výsledek
Neexistuje.	Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava	Data, formátovaná či neformátovaná	Sešit je vytvořen během operace exportu.
Již existuje.	Tabulka nebo dotaz	Data, bez formátování	Sešit není přepsán. Do sešitu je přidán nový list, který je označen názvem objektu, z něhož jsou data exportována. Pokud již v sešitu list s daným názvem existuje, zobrazí aplikace Access dotaz, zda chcete nahradit obsah odpovídajícího listu nebo zadat jiný název nového listu.
Již existuje.	Tabulka, dotaz, formulář nebo sestava	Data, včetně formátování	Sešit je přepsán exportovanými daty. Všechny stávající listy jsou odebrány a je vytvořen nový list, který má stejný název jako exportovaný objekt. Data v listu aplikace Excel dědí nastavení formátu zdrojového objektu.

Data jsou vždy přidána do nového listu. Nemůžete je připojit ke stávajícímu listu ani k pojmenované oblasti.

Začátek stránky

Spuštění operace exportu

Pokud je cílový sešit aplikace Excel otevřený, je třeba jej před pokračováním zavřít.
V podokně navigace zdrojové databáze vyberte objekt, který chcete exportovat.

Export pouze části dat

Pokud je objekt tabulka, dotaz nebo formulář a vy chcete exportovat pouze část dat, otevřete tento objekt v zobrazení Datový list a vyberte požadované záznamy.

Otevření formuláře v zobrazení Datový list:
1. Otevřete formulář poklikáním.
2. Klikněte pravým tlačítkem myši na formulář a potom klikněte na příkaz Zobrazení datového listu. Pokud tato možnost není k dispozici:
  1. Klikněte na příkaz Návrhové zobrazení.
  2. Stisknutím klávesy F4 zobrazte podokno úloh Seznam vlastností.
  3. V horní části seznamu vlastností vyberte v rozevíracím seznamu položku Formulář.
  4. V seznamu vlastností nastavte na kartě Formátové vlastnost Povolit zobrazení datového listu na hodnotu Ano.
  5. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Zobrazení na Datový list.
    
    Poznámka: Export části sestavy není možný. Můžete však vybrat nebo otevřít tabulku nebo dotaz, na kterých je sestava založena, a potom exportovat část dat v příslušném objektu.
Na kartě Externí data klikněte ve skupině Exportovat na Excel.
V dialogovém okně Export – Tabulka aplikace Excel zkontrolujte navržený název souboru sešitu aplikace Excel (aplikace Access používá název zdrojového objektu). Podle potřeby můžete název souboru upravit.
V poli Formát souborů vyberte požadovaný formát souboru.
Pokud exportujete tabulku nebo dotaz a chcete exportovat formátovaná data, zaškrtněte políčko Exportovat data s formátováním a rozložením. Další informace naleznete v části Příprava na operaci exportu.

Poznámka: Při exportu formuláře nebo sestavy je toto políčko vždy zaškrtnuté, ale není k dispozici (je zobrazeno šedě).
Pokud chcete po dokončení operace exportu zobrazit cílový sešit aplikace Excel, zaškrtněte políčko Po dokončení operace exportu otevřít cílový soubor.

Jestliže je zdrojový objekt otevřený a před zahájením operace exportu jste v zobrazení vybrali nejméně jeden záznam, můžete zaškrtnout políčko Exportovat pouze vybrané záznamy. Chcete-li exportovat všechny záznamy v zobrazení, ponechejte políčko bez zaškrtnutí.

Poznámka: Toto políčko není k dispozici (je zobrazeno šedě), pokud nejsou vybrány žádné záznamy.
Klikněte na tlačítko OK.

Pokud se operace exportu nezdaří v důsledku chyby, zobrazí aplikace Access zprávu popisující příčinu chyby. V opačném případě aplikace Access exportuje data a v závislosti na hodnotě vybrané v kroku 7 otevře cílový sešit v aplikaci Excel. Potom se zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete vytvořit specifikaci, v níž jsou použity podrobnosti o operaci exportu.

Začátek stránky

Co jiného potřebuji vědět o exportech?

Informace o tom, jak uložit podrobnosti exportu do specifikace, kterou můžete později znova použít, najdete v článku Uložení podrobností o operaci importu nebo exportu jako specifikace.
Informace o tom, jak uložené specifikace exportu spustit, najdete v článku Spuštění uložené operace importu nebo exportu.
Informace o tom, jak naplánovat spuštění specifikací v konkrétních časech, najdete v článku Plánování operace importu nebo export.
Informace o tom, jak změnit název specifikace, odstranit specifikaci nebo v ní aktualizovat názvy zdrojových souborů, najdete v článku Úlohy správy dat.

Začátek stránky

Poradce při potížích s chybějícími a nesprávnými hodnotami

Následující tabulka obsahuje popis různých způsobů odstraňování běžných chyb.

Tip: Pokud zjistíte, že chybí pouze několik hodnot, opravte je v sešitu aplikace Excel. V opačném případě opravte zdrojový objekt v databázi aplikace Access a potom opakujte operaci exportu.

Problém	Popis a řešení
Počítaná pole	Výsledky počítaných polích jsou exportovány, avšak výrazy, na jejichž základě je výpočet proveden, nikoli.
Pole s více hodnotami	Pole, která podporují více hodnot, jsou exportována jako seznam hodnot oddělených středníky (;).
Obrázky, objekty a přílohy	Grafické prvky (například loga, obsah polí objektů OLE a přílohy, které jsou součástí zdrojových dat) nebudou exportovány. Přidejte je do listu ručně po dokončení operace exportu.
Graf	Při exportu formuláře nebo sestavy obsahujících objekt aplikace Microsoft Graph není objekt grafu exportován.
Data v nesprávném sloupci	Hodnoty Null jsou ve výsledném listu někdy nahrazeny daty, která by měla být v následujícím sloupci.
Chybějící hodnoty kalendářních dat	Hodnoty kalendářních dat, které jsou dřívější než 1. ledna 1900, se neexportují. Odpovídající buňky v listu budou obsahovat hodnotu null.
Chybějící výrazy	Do aplikace Excel nejsou exportovány výrazy použité při výpočtech. Exportovány jsou pouze výsledky výpočtů. Vzorec je třeba přidat do sešitu aplikace Excel ručně po dokončení operace exportu.
Chybějící podformuláře, podsestavy a podřízené datové listy	Pokud exportujete formulář, sestavu nebo datový list, bude exportován pouze hlavní formulář, sestava nebo datový list. Operaci exportu je nutné zopakovat pro každý podformulář a podřízený datový list, které chcete exportovat.
Chybějící nebo nesprávně formátované sloupce	Jestliže není žádný ze sloupců ve výsledném listu formátován, opakujte operaci exportu, ale nezapomeňte v průvodci zaškrtnout políčko Exportovat data s formátováním a rozložením. Pokud jsou pouze některé sloupce formátovány jinak než verze ve zdrojovém objektu, proveďte požadované formátování v aplikaci Excel ručně. Formátování sloupce v Excelu Otevřete cílový sešit aplikace Excel a zobrazte list, který obsahuje exportovaná data. Klikněte pravým tlačítkem myši na sloupec nebo vybranou oblast buněk a potom klikněte na příkaz Formát buněk. Na kartě Číslo vyberte v seznamu Kategorie formát, například Text, Číslo, Datum nebo Čas. Klikněte na tlačítko OK.
Hodnota # ve sloupci	Ve sloupci může být zobrazena hodnota #, která odpovídá poli typu Ano/Ne ve formuláři. Může to být způsobeno spuštěním operace exportu z navigačního podokna nebo formulářového zobrazení. Tento problém můžete vyřešit tak, že formulář před exportem dat otevřete v zobrazení datového listu.
Indikátory chyb nebo chybové hodnoty	Zkontrolujte, zda v buňkách nejsou zobrazeny indikátory chyb (zelené trojúhelníky v rozích) nebo chybové hodnoty (řetězce začínající znakem # místo příslušných dat).

Začátek stránky

Export dat do Excelu

V tomto článku