Jak funguje práce s verzí v seznamech a knihovnách

Jak funguje práce s verzí v seznamech a knihovnách

Pokud je v seznamu nebo knihovně povolena služba verzí, můžete položky v seznamu a souborech v knihovně ukládat, sledovat a obnovovat při každé změně. V kombinaci s jinými nastaveními, jako je například pokladna, můžete kontrolovat obsah zveřejněný na webu. Starší verzi seznamu nebo knihovny můžete zobrazit nebo obnovit také pomocí funkce pro prohlížení a obnovení verzí.

Přehled služby Versioning

Každý, kdo má oprávnění ke správě seznamů, může u seznamu nebo knihovny zapnout nebo vypnout správu verzí. Pro položky seznamu je dostupná verze pro všechny výchozí typy seznamů, včetně kalendářů, seznamů pro sledování problémů a vlastních seznamů. Je k dispozici také pro všechny typy souborů, které je možné ukládat do knihoven, včetně stránek webových částí. Další informace o nastavení a používání služby verzí najdete v tématu Povolení a konfigurace verzí pro seznam nebo knihovnu.

Poznámka: Pokud jste zákazníkem Microsoft 365, je teď při vytváření nové knihovny nebo seznamu ve výchozím nastavení zapnutá a automaticky se uloží posledních 500 verzí dokumentu. Pomůže vám to zabránit ztrátě důležitých dokumentů nebo dat. Pokud máte na webu nebo na týmových webech existující knihovny nebo seznamy, na které není povolená služba verzí, můžete pro ně kdykoli zapnout verzi.

Pomocí této funkce můžete:

  • Sledování historie verze    Pokud je povolená práce s verzemi, můžete zjistit, kdy se položka nebo soubor změnily a kdo ji změnil. Můžete také zjistit, kdy se změnily vlastnosti (informace o souboru). Pokud například někdo změní termín splatnosti položky seznamu, zobrazí se tyto informace v historii verzí. Můžete se taky podívat na komentáře, které lidé dělají, když se soubory zaškrtli do knihoven.

  • Obnovení předchozí verze    Pokud jste udělali chybu v aktuální verzi, pokud je aktuální verze poškozená nebo pokud se vám prostě líbí předchozí verze, můžete aktuální verzi nahradit předchozí verzí. Obnovená verze se stane novou aktuální verzí.

  • Zobrazení předchozí verze    Můžete zobrazit předchozí verzi bez přepsání aktuální verze. Pokud si prohlížíte historii verzí v dokumentu Microsoft Office, například v souboru Wordu nebo Excelu, můžete tyto dvě verze porovnat a zjistit rozdíly.

Pokud seznam nebo knihovna omezuje verze, měli byste přispěvatelé vědět, že při dosažení limitu verze budou dřívější verze odstraněny.

Pokud je povolená služba verzí, vytváří se verze v následujících situacích:

  • Při prvním vytvoření položky seznamu nebo souboru nebo při nahrání souboru

    Poznámka: Pokud je vyžadována aktualizace souboru, musíte soubor odškrtout, abyste vytvořili jeho první verzi.

  • Když se soubor nahraje, který má stejný název jako existující soubor.

  • Když se změní vlastnosti položky seznamu nebo souboru.

  • Při otevření a uložení dokumentu Office Po novém otevření dokumentu se po uložení úpravy vytvoří nová verze.

  • Pravidelně při úpravách a ukládání dokumentů Office. Ne všechny úpravy a ukládání vytváří nové verze. Když třeba často ukládáte úpravy, každá nová verze zaznamenává místo každé jednotlivé úpravy bod v čase. To je běžné, když je zapnuté automatické ukládání.

  • Když při spoluautorvání dokumentu začne na dokumentu pracovat jiný uživatel nebo když uživatel klikne na Uložit a nahraje změny do knihovny. 

V každém okamžiku mohou být k dispozici až tři aktuální verze souboru: rezervováná verze, nejnovější podvergní nebo konceptová verze a nejnovější publikovaná nebo hlavní verze. Všechny ostatní verze se považují za historické verze. Některé aktuální verze jsou viditelné jenom uživatelům, kteří mají oprávnění je zobrazit.

Hlavní verze obvykle představuje milník, například soubor odeslaý k přečtení nebo publikaci, zatímco podveržka je probíhající práce, která není připravená ke čtení všem účastníkům webu. V závislosti na tom, jak váš tým funguje, může být větší pravděpodobnost, že bude potřebovat nejnovější podver výsledkem, například verzi, která byla nedávno upravena. Časem může být méně pravděpodobné, že váš tým bude potřebovat starší podverii.

Některé organizace sledují ve svých knihovnách hlavní verze i podverze souborů. Jiné jenom sledují hlavní verze. Hlavní verze jsou označené celými čísly, například 5.0. Podver dřívější verze jsou označené desetinnými čísly, například 5.1.

Většina organizací používá při vývoji souborů podverzky a hlavní verze při dosažení určitých milníků nebo když jsou soubory připravené k provedení revize širokou cílovou skupinou. V mnoha organizacích je koncept zabezpečení nastavený tak, aby povoloval jenom vlastníka souboru a lidi, kteří mají oprávnění soubory schvalovat. To znamená, že dokud není publikována hlavní verze, nemůže nikdo jiný zobrazit podverdy.

Hlavní verze jsou dostupné pro seznamy, ale podver dřívější verze nejsou dostupné. Každá verze položky seznamu je očíslovaná celým číslem. Pokud vaše organizace vyžaduje schválení položek v seznamu, zůstanou položky ve stavu Čeká na vyřízení, dokud je neschválí někdo, kdo má oprávnění je schválit. Ve stavu Čeká na vyřízení jsou čísla očíslována desetinnými čísly a označují se jako koncepty.

Další informace o povolení a nastavení verzí, včetně hlavních verzí a podverací, najdete v tématu Povolení a konfigurace verzí pro seznam nebo knihovnu.

Čísla verzí se automaticky přidávají pokaždé, když vytvoříte novou verzi. V seznamu nebo knihovně s povolenou s hlavní verzí mají verze celá čísla, například 1.0, 2.0, 3.0 atd. V knihovnách může váš správce povolit správu verzí pro hlavní verze i podver dřívější verze. Při sledování podverzovaných verzí mají desetinná čísla, například 1.1, 1.2, 1.3 atd. Když je jedna z těchto verzí publikovaná jako hlavní verze, změní se její číslo na 2,0. Další podver dřívější verze se čísly 2.1, 2.2, 2.3 atd.

Když zrušíte pokladnu, číslo verze se nezmění. Pokud byla nejnovější verze 3.0, zůstane na 3.0 po zrušení rezervace.

Když odstraníte verzi, přejde verze do koše a její číslo bude s ním mít. V historii verzí se zobrazí zbývající čísla verzí. Ostatní čísla verzí se nezmění. Pokud máte třeba dokument s podver dřívějšími verzemi 4.1 a 4.2 a rozhodnete se odstranit verzi 4.1, zobrazí se ve výsledné historii verzí jenom verze 4.0 a 4.2. Je to vidět na následujícím obrázku:

Další informace o povolení a nastavení verzí, včetně hlavních verzí a podverací, najdete v tématu Povolení a konfigurace verzí pro seznam nebo knihovnu.

Historie verzí s jednou odstraněnou podverí

Můžete nakonfigurovat, kdo může zobrazit koncepty položek seznamu a souborů. Koncepty se vytvářejí ve dvou situacích:

  • Pokud je v knihovně, která sleduje hlavní a podverzování, vytvořená nebo aktualizovaná podverzka souboru.

  • Když je položka seznamu nebo soubor vytvořen nebo aktualizován, ale ještě nejsou schváleny v seznamu nebo knihovně, ve kterých je požadováno schválení obsahu.

Při sledování hlavních verzí a podverz, můžete určit, jestli lidé musí mít oprávnění k úpravám souborů, aby mohli zobrazit a číst podverzku. Pokud je toto nastavení použité, lidé, kteří mají oprávnění k úpravám souboru, budou moci se souborem pracovat, ale lidé, kteří mají oprávnění jen ke čtení souboru, podvergovanou verzi neuvidí. Například můžete chtít, aby při úpravách souboru každý, kdo má přístup k vaší knihovně, mohl vidět komentáře nebo revize. Pokud se sledují hlavní verze a podver dřívější verze a zatím nikdo nes publikoval hlavní verzi, není soubor viditelný pro uživatele, kteří nemají oprávnění zobrazit koncepty.

Pokud je vyžadováno schválení obsahu, můžete určit, jestli soubory čekající na schválení mohou prohlížet osoby s oprávněním ke čtení, osoby s oprávněním k úpravám, nebo pouze autor a lidé s oprávněním schvalovat položky. Pokud se sledují hlavní verze i podver dřívější verze, musí autor publikovat hlavní verzi, aby bylo možné soubor odeslat ke schválení. Pokud je vyžadováno schválení obsahu, uvidí lidé, kteří mají oprávnění ke čtení obsahu, ale nemají oprávnění k zobrazení položek konceptu, poslední schválenou nebo hlavní verzi souboru.

Bez ohledu na to, jestli mají lidé oprávnění k úpravám souboru, pokud lidé vyhledá soubor s podverzovanou verzí, nezís na něj nebudou mít výsledky.

Některé organizace dovolují neomezené verze souborů a jiné platí omezení. Po se check in the latest version of a file můžete zjistit, že chybí stará verze. Pokud máte nejnovější verzi 101.0 a všimnete si, že už neexistuje verze 1.0, znamená to, že správce nakonfiguroval knihovnu tak, aby povoloval jenom 100 hlavních verzí souboru. Přidání 101. verze způsobuje odstranění první verze. Zůstanou jenom verze 2.0 až 101.0. Podobně platí, že pokud je přidaná 102. verze, zůstanou jenom verze 3.0 až 102.0.

Správce se také může rozhodnout omezit počet podverze jenom na ty pro nastavený počet nejnovějších verzí. Pokud je třeba povolených 100 hlavních verzí, může se správce rozhodnout, že si podverzky ponechá jenom pro posledních pět hlavních verzí. Výchozí počet podver znění mezi hlavními verzemi je 511. Pokud se pokusíte uložit další podverii, zobrazí se chybová zpráva s upozorněním, že je nutné dokument nejdříve publikovat.

V knihovně, která omezuje počet hlavních verzí, ve které uchovává podverze, se podverze v předchozích hlavních verzích při dosažení limitu verzí odstraní. Pokud třeba budete uchovávat koncepty jenom pro 100 hlavních verzí a váš tým vytvoří 105 hlavních verzí, budou se pro nejnovější verze uchovávat jenom hlavní verze. Podverze, které jsou přidružené k pěti nejnovějším hlavním verzím, jako jsou verze 1.2 nebo 2.3, se odstraní, ale hlavní verze (1, 2 a tak dále) se zachovávají, pokud vaše knihovna taky omezuje hlavní verze.

Omezení počtu verzí je obecně vhodné. To znamená, že můžete ušetřit místo na serveru a snížit množství zmenšete počet uživatelů. Pokud je ale vaše organizace povinná ukládat všechny verze z právních nebo jiných důvodů, nezadáte žádné limity.

Další informace o povolení a nastavení verzí, včetně omezení, najdete v článku Povolení a konfigurace verzí pro seznam nebo knihovnu.

Poznámky: Obě SharePoint v Microsoftu 365 i SharePoint Server, pro nastavení knihovny i nastavení seznamu povolte až 511 podverdí na hlavní verzi. Toto číslo nelze změnit.

  • Knihovny

    • ProSharePoint v Microsoftu 365    vyžaduje systém verzí pro knihovny. SharePoint Server možnost vybrat možnost Bez verze.

    • HlavníSharePoint v Microsoftu 365    knihovny umožňují mít rozsah 100–50 000 hlavních verzí. SharePoint Server knihovny umožňuje 1 až 50 000 hlavních verzí.

    • Podverze    Obě SharePoint v Microsoftu 365 a SharePoint Server knihovny umožňují mít podver dřívější verze v rozsahu 1 až 50 000 hlavních verzí.

  • Seznamy

    • Versioning    V SharePoint v Microsoftu 365 i SharePoint Server seznamu můžete zakázat verzi.

    • Hlavní verze    Obě SharePoint v Microsoftu 365 i SharePoint Server seznamu umožňují mít rozsah 1 až 5 000 hlavních verzí.

    • Podverze    Obě SharePoint v Microsoftu 365 i SharePoint Server seznamu umožňují mít podver dřívější verze v rozsahu 1 až 5 000 hlavních verzí.

  • Pokud jste zákazníkem Microsoft 365, je při vytváření knihovny nebo seznamu automaticky zapnuta služba verzí.

  • U SharePoint Server se při vytváření knihovny, ale ne při vytváření seznamu zapnout automatická funkce pro vytváření verzí.

Správu verzí může zapnout nebo vypnout každý, kdo má oprávnění ke správě seznamů. Na mnoha webech, které jsou stejné jako osoby spravujující web, protože seznamy a knihovny dědí oprávnění z webu. Kromě povolení správy verzí rozhoduje vlastník webu (nebo jiná osoba spravující seznam nebo knihovnu), jestli má požadovat schválení obsahu, kdo může zobrazit koncepty položek a jestli je vyžadována pokladna. Každé z těchto rozhodnutí má vliv na to, jak funguje práce s verzemi. Pokud se například osoba spravují v knihovně rozhodne vyžadovat rezervování souborů, vytvoří se čísla verzí jenom v případě, že je soubor odškrtnut. Pokud je vyžadováno schválení obsahu, čísla hlavních verzí se použijí až po tom, co k tomu bude mít oprávnění někdo, kdo má oprávnění.

Důležité informace: Pokud lidé, kteří pracují ve vaší knihovně, plánují spoluautorská vytváření dokumentů, nenakonfigurujte knihovnu tak, aby vyžadovala check-out. Když jsou dokumenty, které potřebují, rezervovány, nemohou lidé pracovat jako spoluautoři.

Informace o tom, jak zapnout službu verzí pro seznam nebo knihovnu, najdete v tématu Povolení a konfigurace verzí pro seznam nebo knihovnu.

Pokud je ve vaší knihovně povolená služba verzí, určí osoba, která ji nastaví,, jestli bude sledovat hlavní verze i podver dřívější verze, a také určí, kdo uvidí podverdy. Ve většině případů, kdy je vyžadováno schválení obsahu, se podverzám zobrazí jenom vlastník souboru a lidé, kteří mají oprávnění schvalovat položky. V jiných knihovnách může zobrazit všechny verze každý, kdo může upravovat soubory v knihovně, nebo každý, kdo má oprávnění ke čtení knihovny. Po schválení verze uvidí verzi každý, kdo má oprávnění ke čtení seznamu nebo knihovně.

I když seznamy nemají hlavní verze a podverze, všechny položky, které jsou ve stavu Čeká na vyřízení, se považují za koncept. Ve většině případů se koncepty zobrazí jenom autorům položky a osobám s oprávněním Úplné řízení nebo Návrh. Koncept se těm lidem zobrazuje ve stavu Čeká na vyřízení, ale ostatním se v historii verzí zobrazí jenom nejnovější schválená verze. Pokud je soubor odmítnutý, zůstane ve stavu Čeká na vyřízení, dokud ho neodstraní někdo, kdo má potřebná oprávnění.

Ve výchozím nastavení je nevyřízená položka nebo soubor viditelná jenom jeho tvůrci a uživatelům s oprávněním spravovat seznamy. Můžete ale určit, jestli položku nebo soubor budou moci zobrazit další skupiny uživatelů. Pokud je v knihovně nastavená sledování hlavních verzí i podverz, musí osoba, která soubor upravuje, nejdřív publikovat hlavní verzi souboru.

Další informace o nastavení schvalování dokumentů najdete v článku Vyžadovat schválení položek v seznamu nebo knihovně webu.

Poznámka: Zabezpečení konceptů je v některých seznamech a knihovnách nakonfigurované tak, aby všichni uživatelé webu viděli čekající i schválenou verzi.

Když si rezervujete soubor v knihovně, ve které je zapnutá kontrola verzí, vytvoří se nová verze pokaždé, když soubor vrátíte se vrátíte se zpět se zpátky. A pokud jsou zapnuté hlavní verze a podver starší verze, můžete u položky, kterou budete kontrolovat, rozhodnout, jaký typ verze budete zadat. V knihovnách, kde je vyžadována platba, se verze vytvářejí jen při požadováno při požadováno pokladnu.

V knihovnách, kde není vyžadována platba, se při prvním uložení souboru vytvoří nová verze. Každé další uložení přepíše verzi, kterou jste vytvořili prvním uložením. Pokud zavřete aplikaci a potom dokument znovu otevřete, první uložení opět vytvoří verzi. To může způsobit příliš rychle se zhoršit počet verzí.

Další informace o tom, jak soubory v knihovně řadit se změnami, řadit se změnami nebo zahodit, najdete v tématu o tom, jak soubory v knihovně rezervujete, změnami zahodíte.

Důležité informace: Pokud spoluautor dokumentu spolupracujete, nevytvářete ho, pokud nemáte důvod bránit ostatním v práci na dokumentu.

Vyžadování rezervace může vašemu týmu pomoct na většinu verzí, protože lidé výslovně určí, kdy se má vytvořit verze. Verze se vytvoří jenom v případě, že si někdo rezervuje soubor, změní ho a vrátí ho se změnami. Pokud není vyžadována pokladna, vytvoří se verze při prvním uložení souboru a tato verze se aktualizuje, když ho osoba zavře. Pokud tento člověk nebo někdo jiný potom soubor otevře a znovu uloží, vytvoří se jiná verze. V závislosti na situaci můžete chtít, aby se nevytáčilo více verzí, například pokud soubor musíte zavřít, abyste se mohli schůzky zúčastnit dřív, než v souboru dokončíte změny.

Když je vyžadována pokladna, lidé nemohou přidávat soubory, měnit soubory ani měnit vlastnosti souboru, aniž by si soubor nejdřív rezervujete. Když budou mít lidé soubory se změnami, zobrazí se jim výzva k zadání komentářů o provedených změnách, což jim pomůže vytvořit smysluplnější historii verzí.

Poznámka: Pokud se budou v knihovně ukládat soubory Microsoft Projectu (.mpp), které se synchronizují se seznamy úkolů na vašem webu, mělo by být zrušeno zaškrtnutí políčka Vyžadovat check-out.

Další informace o vyžadování pokladny najdete v článku Nastavení knihovny tak, aby byla vyžadována možnost vyžadovat soubor k pokladně.

Seznamy a knihovny mají oprávnění související se s sekcí verzí a položek k pokladně, která se liší v závislosti na úrovni oprávnění použité u uživatele nebo konkrétní skupiny. Někdo, kdo může upravovat úrovně oprávnění, může tato oprávnění nakonfigurovat jinak nebo může vytvořit novou skupinu s přizpůsobenou úrovní oprávnění.

Tato oprávnění umožňují flexibilitu při správě knihovny. Můžete například chtít, aby někdo mohl odstranit verze souboru bez oprávnění k odstranění samotného souboru. Oprávnění k odstranění verzí není totéž jako oprávnění k odstranění položek, takže máte vlastní úroveň řízení.

Následující tabulka ukazuje oprávnění, která souvisejí se s s verzí a check-out a pro které výchozí úrovně oprávnění se vztahují.

Oprávnění

Výchozí úroveň oprávnění

Zobrazit verze

Úplné řízení, návrh, přispívání a čtení

Odstranit verze

Úplné řízení, návrh a přispívání

Přepsat rezervaci

Úplné řízení a návrh

Schválit položky

Úplné řízení a návrh

Další informace o oprávněních najdete v tématu Principy úrovní oprávnění.

Napište nám komentář

Byl tento článek užitečný? Pokud ano, dejte nám o tom prosím vědět na konci této stránky. Pokud užitečný nebyl, řekněte nám, co nebylo jasné nebo co chybělo. Uveďte prosím svou verzi SharePointu, operačního systému a prohlížeče. Na základě vašeho názoru tyto postupy prověříme, doplníme informace a článek aktualizujeme.

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×