Jak vytvořit hlasování FindTime

FindTime je doplněk Outlooku pro plánování schůzek. Organizátor může prostřednictvím FindTime odeslat více možností času a při plánování minimalizovat tam a zpětné e-maily.

Naplánování schůzky v aplikaci Outlook s FindTime:

1. Vytvořte nový e-mail nebo vyberte e-mail, na který chcete odpovědět.

2. Seznam lidí požadovaných pro schůzku v části Komu a nepovinných účastníků v části Kopie 

3. Na kartě Domů vyberte Odpovědět s hlasováním na schůzku.
   
   

4. Vyberte nastavení schůzky:
   
   

   • Dobatrvání: Vyberte dobu trvání ze seznamu.

     • Vyberte 8 hodin na schůzku na celý den.

     • V rozevírací nabídce čas vyberte Vlastní a nastavte si vlastní čas. Maximální doba trvání je 23 hodin 59 minut.

   • Pracovní doba:Navrhovaný čas schůzky můžete omezit jenom na pracovní dny a hodiny.

     Poznámka: Výchozí pracovní doba se načítá z nastavení organizátora a selhává se tato nastavení Exchange. Výchozí nastavení je 8:00 až 17:00, pokud žádná nastavení nejsou nalezena.

   • Časové pásmo:Výběrem rozevírací nabídky časového pásma můžete změnit časové pásmo pro schůzku.

     Poznámky: 

     • Použité časové pásmo se načte z nastavení organizátora, ale můžete vybrat nové ze seznamu.

     • Je třeba vzít v úvahu letní čas a schůzky po ročním přepnutí zobrazují správný čas.

5. FindTime prochází plány účastníků (pokud jsou dostupné) a navrhne vhodné časy schůzek.

   Poznámka: Funkce FindTime využíváMicrosoft 365 firemní účet pro přístup k vašemu kalendáři a kalendářům účastníků ve vaší organizaci k určení dostupnosti. Kalendáře, které nejsou přidružené k účtu Microsoft 365 nejsou podporované.

   Použijte odkazy k seřazení možností schůzky.

   

   • Dostupnost:Uvádí nejlepší možnosti (časy, kdy mají všichni povinní účastníci schůzky čas) jako první. Mezi faktory, které slouží k určení nejlepších možností, patří počet účastníků zdarma, kolik požadovaných a nepovinných účastníků je zdarma, bez ohledu na to, jestli mají konfliktní účastníci ve svém kalendáři nezávazné nebo zaneprázdněné závazky.

   • Čas:Zobrazí možnosti chronologicky.
     
     Poznámka: Dny a měsíce můžete procházet pomocí šipek. Dostupné dny jsou podtržené zeleně. Tmavší zelená označuje dny s většinou možností a světlejší zelená a červená označuje nejčastější konflikty. Pokud není vybrána možnost Pracovní doba, jsou víkendové dny označené jako dostupné.

   • Ikony lidí ukazují, jestli jsou účastníci schůzky povinní a jestli mají dostupnost.

     

     • Podtržení:Povinné

     • Zelená:K dispozici

     • Žlutá:Může být zaneprázdněný

     • Červená:Zaneprázdněn

     • Šedě:Neznámý

   • K více informacím se můžete dostat pomocí ikon.

     • Výběrem otevřete stavový řádek účastníka.

     • Najeďte myší na ikonu každé osoby nebo se podívejte na informace o její dostupnosti.

     • Výběrem zobrazíte svůj kalendář.

6. Vyberte několik vhodných časů schůzky.

   • Pokud je vybrané časové pole, změní se na modré.
     
     

     Poznámka: Hlasování, která mají méně než 20 návrhů, se pravděpodobně dostanou na shodu. 

7. Vyberte Další.

8. Zadejte místo schůzky.

   • Online schůzky jsou ve výchozím nastavení povoleny. Zaškrtnutím políčka Online schůzka ho zakážete. 
     
     
     
     Když je vybraná online schůzka, FindTime naplánujte schůzkuSkype pro firmyMicrosoft Teams schůzky. Funkce FindTime použije, co vaše organizace nastavila jako výchozí kanál online schůzek. 

     Poznámka: Pokud jste uložiliSkype pro firmy na řídicím panelu, Bude ho FindTime používat místo Microsoft Teams. Pokud chcete tutoMicrosoft Teams, odstraňte nastaveníSkype pro firmy řídicím panelu.

9. Vyberte nastavení hlasování a přepněte na zapnout/vypnout možnosti.

   Poznámka: Vybrané časy můžete teď odstranit výběrem X vseznamu vybraných časů.

   • Informujte mě o aktualizacích hlasování:Pokaždé, když hlasuje účastník, dostanete e-mail. Zpráva obsahuje aktuální stav hlasování a možnost naplánovat.

   • Naplánování shody mezi účastníky:Událost kalendáře se naplánuje automaticky, pokud všichni povinní účastníci zvolili konkrétní možnost. Pokud je k dispozici více možností, plánuje se nejbližší možnost.

   • Přidržení vybraných časů vkalendáři: Do kalendáře se umístí nezávazná událost pro každou navrženou možnost. Při naplánování schůzky nebo zrušení hlasování se všechna blokování odstraní.

   • Uzamčení hlasování pro účastníky:Účastníci nebudou moct navrhovat nové časy ani upravovat ostatní účastníky.

   • Požadování ověření identity účastníky:Aby se zabránilo anonymnímu hlasování, musí se účastníci před hlasováním ověřit.

   • E-mailová oznámení v jazyce FindTime:Jazyk, ve který používáte FindTime, se použije k odesílání souvisejících e-mailových oznámení. V opačném případě se tato oznámení budou zasílát v angličtině.

10. Vyberte Vložit do e-mailu.

11. FindTime vloží navrhované časy schůzky do vašeho e-mailu. Pokud je to potřeba, změňte nastavení schůzky výběrem možnosti úprav.

    Poznámka: Pokud změníte čas schůzky a znovu je vložte, budete muset původní pozvánku odstranit ručně.

12. Výběrem možnosti Odeslat odešlete pozvánky na schůzku a zahájíte hlasovací proces.

13. Dostanete přímý odkaz na hlasovací stránku schůzky.