Jak vytvořit hlasování FindTime

FindTime je doplněk Outlooku pro plánování schůzek. Organizátor může prostřednictvím FindTime odeslat více možností času a při plánování minimalizovat tam a zpětné e-maily.

Naplánování schůzky v aplikaci Outlook s FindTime:

  1. Vytvořte nový e-mail nebo vyberte e-mail, na který chcete odpovědět.

  2. Seznam lidí požadovaných pro schůzku v části Komu a nepovinných účastníků v části Kopie 

  3. Na kartě Domů vyberte Odpovědět s hlasováním na schůzku.

    FindTime > Reply with Meeting Poll

  4. Vyberte nastavení schůzky:

    Doba trvání schůzky v čase FindTime

    • Dobatrvání: Vyberte dobu trvání ze seznamu.

      • Vyberte 8 hodin na schůzku na celý den.

      • V rozevírací nabídce čas vyberte Vlastní a nastavte si vlastní čas. Maximální doba trvání je 23 hodin 59 minut.

    • Pracovní doba:Navrhovaný čas schůzky můžete omezit jenom na pracovní dny a hodiny.

      Poznámka: Výchozí pracovní doba se načítá z nastavení organizátora a selhává se tato nastavení Exchange. Výchozí nastavení je 8:00 až 17:00, pokud žádná nastavení nejsou nalezena.

    • Časové pásmo:Výběrem rozevírací nabídky časového pásma můžete změnit časové pásmo pro schůzku.

      Poznámky: 

      • Použité časové pásmo se načte z nastavení organizátora, ale můžete vybrat nové ze seznamu.

      • Je třeba vzít v úvahu letní čas a schůzky po ročním přepnutí zobrazují správný čas.

  5. FindTime prochází plány účastníků (pokud jsou dostupné) a navrhne vhodné časy schůzek.

    Poznámka: Funkce FindTime využíváMicrosoft 365 firemní účet pro přístup k vašemu kalendáři a kalendářům účastníků ve vaší organizaci k určení dostupnosti. Kalendáře, které nejsou přidružené k účtu Microsoft 365 nejsou podporované.

    Použijte odkazy k seřazení možností schůzky.

    FindTime dates Availability and Time options.

    • Dostupnost:Uvádí nejlepší možnosti (časy, kdy mají všichni povinní účastníci schůzky čas) jako první. Mezi faktory, které slouží k určení nejlepších možností, patří počet účastníků zdarma, kolik požadovaných a nepovinných účastníků je zdarma, bez ohledu na to, jestli mají konfliktní účastníci ve svém kalendáři nezávazné nebo zaneprázdněné závazky.

    • Čas:Zobrazí možnosti chronologicky.

      Poznámka: Dny a měsíce můžete procházet pomocí šipek. Dostupné dny jsou podtržené zeleně. Tmavší zelená označuje dny s většinou možností a světlejší zelená a červená označuje nejčastější konflikty. Pokud není vybrána možnost Pracovní doba, jsou víkendové dny označené jako dostupné.

    • Ikony lidí ukazují, jestli jsou účastníci schůzky povinní a jestli mají dostupnost.

      People icons key

      • Podtržení:Povinné

      • Zelená:K dispozici

      • Žlutá:Může být zaneprázdněný

      • Červená:Zaneprázdněn

      • Šedě:Neznámý

    • K více informacím se můžete dostat pomocí ikon.

      • Výběrem Invitees status icon otevřete stavový řádek účastníka.

      • Najeďte myší na ikonu každé osoby nebo se podívejte na informace o její dostupnosti.

      • Výběrem Ikona Kalendář zobrazíte svůj kalendář.

  6. Vyberte několik vhodných časů schůzky.

    • Pokud je vybrané časové pole, změní se na modré.

      Vybrané možnosti schůzky

      Poznámka: Hlasování, která mají méně než 20 návrhů, se pravděpodobně dostanou na shodu. 

  7. Vyberte Další.

  8. Zadejte místo schůzky.

    • Online schůzky jsou ve výchozím nastavení povoleny. Zaškrtnutím políčka Online schůzka ho zakážete. 


      Snímek obrazovky s podoknem Hlasování na nové schůzce
      Když je vybraná online schůzka, FindTime naplánujte schůzkuSkype pro firmyMicrosoft Teams schůzky. Funkce FindTime použije, co vaše organizace nastavila jako výchozí kanál online schůzek. 

      Poznámka: Pokud jste uložiliSkype pro firmy na řídicím panelu, Bude ho FindTime používat místo Microsoft Teams. Pokud chcete tutoMicrosoft Teams, odstraňte nastaveníSkype pro firmy řídicím panelu.

  9. Vyberte nastavení hlasování a přepněte na zapnout/vypnout možnosti.

    Poznámka: Vybrané časy můžete teď odstranit výběrem X vseznamu vybraných časů.

    • Informujte mě o aktualizacích hlasování:Pokaždé, když hlasuje účastník, dostanete e-mail. Zpráva obsahuje aktuální stav hlasování a možnost naplánovat.

    • Naplánování shody mezi účastníky:Událost kalendáře se naplánuje automaticky, pokud všichni povinní účastníci zvolili konkrétní možnost. Pokud je k dispozici více možností, plánuje se nejbližší možnost.

    • Přidržení vybraných časů vkalendáři: Do kalendáře se umístí nezávazná událost pro každou navrženou možnost. Při naplánování schůzky nebo zrušení hlasování se všechna blokování odstraní.

    • Uzamčení hlasování pro účastníky:Účastníci nebudou moct navrhovat nové časy ani upravovat ostatní účastníky.

    • Požadování ověření identity účastníky:Aby se zabránilo anonymnímu hlasování, musí se účastníci před hlasováním ověřit.

    • E-mailová oznámení v jazyce FindTime:Jazyk, ve který používáte FindTime, se použije k odesílání souvisejících e-mailových oznámení. V opačném případě se tato oznámení budou zasílát v angličtině.

  10. Vyberte Vložit do e-mailu.

  11. FindTime vloží navrhované časy schůzky do vašeho e-mailu. Pokud je to potřeba, změňte nastavení schůzky výběrem možnosti úprav.

    Poznámka: Pokud změníte čas schůzky a znovu je vložte, budete muset původní pozvánku odstranit ručně.

  12. Výběrem možnosti Odeslat odešlete pozvánky na schůzku a zahájíte hlasovací proces.

  13. Dostanete přímý odkaz na hlasovací stránku schůzky.

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×