O pracovních postupech zahrnutých v SharePointu

O pracovních postupech zahrnutých v SharePointu

SharePoint pracovní postupy jsou předem naprogramované moderní aplikace, které zefektivňují a automatizují širokou škálu obchodních procesů. Pracovní postupy se mohou pohybovat od shromáždění podpisů, názorů nebo schválení pro plán nebo dokument a sledování současného stavu rutinní procedury. SharePoint pracovní postupy jsou navržené tak, aby vám ušetřily čas a úsilí a aby byly úkoly, které pravidelně provádíte, konzistentní.

Poznámka: Pracovní postupy v SharePointu 2010 byly vyřazeny od 1. srpna 2020 pro nové klienty a odebere se ze stávajících tenanta od 1. listopadu 2020. Pokud používáte pracovní postupy SharePointu 2010, doporučujeme, abyste migraci na Power automatizovat nebo na jiná podporovaná řešení. Další informace najdete v článku o vyřazení pracovních postupů v sharepointu 2010.

Co je pracovní postup SharePoint ?

Pravděpodobně už víte, co je vývojový diagram. Je to grafická mapa procesu s pokyny, co se děje v jednotlivých krocích.

Pracovní postup

SharePoint pracovní postup se podobá automatizovanému vývojovému diagramu, který zahrnuje velké množství práce, přibližné a náhodnosti pro standardní pracovní procesy.

Podívejte se například na proces schvalování dokumentu na obrázku. Ručním spuštěním tohoto procesu může být velké množství kontroly a sledování zpráv, posílání dokumentů a posílání připomenutí a každý z těchto úkolů musí být proveden vy nebo některým z vašich kolegů. To znamená velké množství práce a konstantní tok přerušení.

Když ale ke spuštění procesu použijete pracovní postup schvalování dokumentů SharePoint, všechny kontroly a sledování a prověřování a přeposílání se provádí automaticky pomocí pracovního postupu. Pokud s dokončením úkolu někdo něco předchází nebo když se zobrazí nějaký další problém, většina z zahrnutých pracovních postupů generuje oznámení, které o něm bude vědět. Monitorování procesu je omezené.

Práce s SharePoint pracovním postupem je snadná. Zvolte typ pracovního postupu, vyberte možnosti a umožněte spuštění pracovního postupu. Pokud potřebujete, zrušte nebo ukončete pracovní postup.

Každý z typů pracovních postupů zahrnutých jako šablona Přidání instance pracovního postupu pro jeden seznam nebo knihovnu nebo pro celou kolekci webů pomocí inicializačního formuláře Určuje možnosti a výběry, které chcete pro danou instanci použít. Tyto možnosti a výběry zahrnují, komu pracovní postup přiřadí úkoly, termíny úkolů, způsob spuštění pracovního postupu a informace, které mají být součástí oznámení o úkolu. Vytvořte nový pracovní postup tak, že přejdete na Nastavení seznamu > nastavení pracovního postupu > Přidat pracovní postup. Pokud chcete, Přečtěte si další informace o pracovních postupech 2010 a 2013.

Důležité informace: Pracovní postupy schválení, shromáždit názory a shromáždit podpisy nejsou ve výchozím nastavení aktivovány a nejsou uvedené v seznamu Vybrat šablonu pracovního postupu ve formuláři přidružení. Aby je správce webu mohl používat, musí je aktivovat na úrovni kolekce webů. Přejděte na Nastavení webu > >aktivovat pracovní postupy. SharePoint 2013 také poskytuje šablony pracovních postupů založené na SharePoint 2010. Pokud chcete vytvořit pracovní postup založený SharePoint 2013 s podobnou logikou, použijte nástroj, jako je SharePoint Designer 2013.

Existuje pět předinstalovaných typů pracovních postupů. 

Značka zaškrtnutí pracovní postup schválení směruje dokument nebo jinou položku určeným lidem ke schválení nebo odmítnutí. Schválení obsahu v seznamu nebo knihovně můžete řídit také pomocí pracovního postupu schválení. Další informace a podrobné pokyny najdete v článku o pracovních postupech schválení.

Pracovní postup Shromáždit názory pracovní postup Shromáždit názory směruje dokument nebo jinou položku určeným lidem ke svému názoru. Pracovní postup Shromáždit názory slučuje všechny názory účastníků pro vlastníka pracovního postupu a poskytuje záznam o procesu kontroly. Další informace a podrobné pokyny najdete v článku vše o pracovních postupech shromáždit názory.

Pracovní postup Shromáždit podpisy pracovní postup Shromáždit podpisy směruje dokument Microsoft Office na určené lidi jejich digitálních podpisů. Funkce shromáždit podpisy se budou používat jenom u dokumentů Wordu, excelových sešitů a formulářů InfoPathu. Další informace a podrobné pokyny najdete v článku o pracovních postupech shromáždit podpisy.

Třístavový pracovní postup třístavový pracovní postup slouží ke sledování stavu položky seznamu ve třech stavech (fázích). Dá se použít ke správě obchodních procesů, které vyžadují, aby organizace sledovaly velké množství problémů nebo položek – například problémy zákaznické podpory, prodejní zájemce nebo úkoly projektu.

Při každém přechodu mezi stavy pracovní postup přiřadí uživateli úkol a pošle této osobě e-mailové upozornění na úkol. Po dokončení úkolu pracovní postup aktualizuje stav položky a přejde do dalšího stavu. Třístavový pracovní postup je navržený tak, aby fungoval se šablonou seznamu sledování problémů, ale můžete ho použít s libovolným seznamem, který obsahuje sloupec Volba se třemi nebo více hodnotami.

Další informace a podrobné pokyny najdete v článku použití třístavového pracovního postupu.

Pracovní postup Schválení dispozice pracovního postupu schválení publikování se podobá jiným SharePointovým pracovním postupům v tom, že automatizuje směrování obsahu pro odborníky a účastníky ke kontrole a schválení. Jeho jedinečnost ale spočívá v tom, že je navržený speciálně pro weby publikování, kde má publikování nových a aktualizovaných webových stránek přesná pravidla řízení. Na takovýchto webech se každý nový obsah publikuje až po tom, co ho schválí všichni schvalovatelé v pracovním postupu. Další informace a podrobné pokyny najdete v článku práce s pracovním postupem schválení publikování.

Pokud chcete přidat nebo spustit pracovní postup, musíte mít správná oprávnění pro seznam, knihovnu nebo kolekci webů, kde je pracovní postup spuštěn:

  • Přidání pracovního postupu    Ve výchozím nastavení musíte mít pro Přidání pracovního postupu oprávnění spravovat seznamy. (Skupina vlastníci a skupina členové mají ve výchozím nastavení oprávnění spravovat seznamy.

  • Spuštění pracovního postupu    Ve výchozím nastavení musíte mít oprávnění Upravit položky ke spuštění pracovního postupu, který už byl přidaný. (Skupina vlastníci a skupina členové mají ve výchozím nastavení oprávnění upravovat položky; Návštěvníci nepatří.)
    Vlastníci můžou nakonfigurovat určité pracovní postupy tak, aby je mohli spouštět jenom členové skupiny Vlastníci. V případě podřízeného webu s jedinečnými oprávněními budou vlastníci muset zajistit, aby byla požadovaná oprávnění přiřazena uživatelům pracovního postupu explicitně. Viz Úpravy a Správa oprávnění pro sharepointový seznam nebo knihovnu. < to je založeno na názorech – "vytvořili jsme na webu SP společnosti web podřízený web k otestování funkce pracovního postupu, takže mám oprávnění ke spuštění pracovního postupu, ale nemůžu to neudělat?" >

Následující diagram nabízí přehled základních fází plánování, přidávání, běhu a úprav pracovního postupu SharePointu. Jednotlivé oddíly jednotlivých kroků

Pracovní postup

  • Plány    Ujistěte se, že víte, jaké možnosti chcete použít a jaké informace budete potřebovat k přidání vaší verze pracovního postupu pomocí inicializačního formuláře.

  • Přidán    Vyplňte inicializační formulář a přidejte svou verzi pracovního postupu do seznamu, knihovny nebo kolekce webů.

  • Začít    Spuštění nového pracovního postupu, ať už ručně nebo automaticky, na dokument nebo jinou položku v seznamu nebo knihovně (Pokud ji spustíte ručně, budete mít příležitost změnit některé nastavení formuláře přidružení pracovního postupu v krátkém inicializačním formuláři.) Po spuštění pracovního postupu vytvoří úkoly, odešle oznámení a začne sledovat akce a události.

  • Sledování    Když je pracovní postup spuštěný, můžete zobrazit stránku stav pracovního postupu a zjistit, které úkoly a jaké další akce se vyskytly. V případě potřeby můžete upravit aktuální a budoucí úkoly z tohoto umístění a dokonce zrušit nebo ukončit tento pracovní postup.

  • Revize    Po dokončení spuštění se celá historie zobrazí na stránce Stav pracovního postupu. Na stránce Stav lze také vytvořit statistické sestavy o obecném výkonu tohoto pracovního postupu.

  • Změnit   : Pokud pracovní postup nefunguje stejně, jako byste ho chtěli, můžete otevřít formulář původního přidružení, který jste použili k jeho přidání, a udělat změny tam.

Pokud potřebujete větší flexibilitu s předdefinovaným pracovním postupem, můžete ho ještě přizpůsobit pomocí nástroje, jako je SharePoint Designer 2013. Můžete také vytvořit vlastní původní pracovní postup úplně od začátku.

Pomocí návrháře pracovních postupů vytvoříte pravidla, která přidruží podmínky a akce k položkám v seznamech a knihovnách SharePointu. Změny položek v seznamech nebo knihovnách spouštějí akce v pracovním postupu.

Můžete například navrhnout pracovní postup, který spustí dodatečný pracovní postup schválení, pokud náklady na položku překročí určitou částku.

Můžete také definovat pracovní postup pro sadu souvisejících dokumentů. Pokud je například pracovní postup přidružený ke knihovně dokumentů nebo pokud je filtrovaný k typu obsahu dokumentu, zobrazí se skupina kontextových akcí sady dokumentů. Sada dokumentů umožňuje zpracovat skupinu dokumentů jako jednu jednotku, takže akce pracovního postupu pro sadu dokumentů se spustí u všech položek v sadě dokumentů.

Viz také

Vytvoření pracovního postupu pomocí SharePoint designeru 2013 ahttps://docs.microsoft.com/sharepoint/dev/general-development/creating-a-workflow-by-using-sharepoint-designer-and-the-sharepoint-woplatformy pracovního postupu SharePointu

Principy pracovních postupů schválení v SharePointu 2010

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×