Odeslání e-mailové zprávy s připomenutím pro následné připomínky

Zprávy, které odešlete, můžete příznakem upozornit vás nebo příjemce na to, že je tato akce povinná.

Novější verze Office 2010 Office 2007

Označit příznakem pro sebe

Odesíláte zprávu, která vyžaduje odpověď. Chcete se ujistit, že na tento požadavek nezapomenete a dostanete potřebné informace. Příznak nastavený pro vaši potřebu vás upozorní, že jste od ostatních požadovali odpověď. Když ke zprávě přidáte příznak, uvidíte ji jako položku ve složce Úkoly a v náhledu úkolů.

Klikněte na možnost Zpráva > Zpracovat.
Klikněte na Dnes, Zítra, Tento týden, Příští týden, Bez data nebo Vlastní.

Protože zpráva bude ve složce Odeslaná pošta a sejde vám z očí, doporučujeme přidat připomenutí pro vlastní potřebu. Připomenutí jsou oznámení, která se objeví jako dialogové okno, když se blíží termín pro zpracování zprávy, stejně jako je tomu u nadcházejících schůzek a událostí.

Pokud chcete přidat připomenutí pro sebe, klikněte na Zpracovat > Přidat připomenutí. Zadejte datum a čas, kdy se má dialogové okno s připomenutím zobrazit.

Příznak pro příjemce

Příznak ve zprávě pro příjemce dodává zvláštní důraz. Příznak se objeví v seznamu zpráv a text se zobrazí ve zprávě nad řádkem Od. Pokud příjemce používá také Outlook, tato položka se přidá do jeho seznamu úkolů.

Klikněte na možnost Zpráva > Zpracovat.
Klikněte na možnost Vlastní.
Zaškrtněte políčko Příznak pro příjemce.
V dialogovém okně Vlastní doporučujeme změnit výchozí text Příznak na popis nebo činnost. Můžete napsat například Poslat Lence odpověď na žádost o povolení. Příjemce tento text uvidí nad řádkem Od.

Pro účely zvýraznění můžete přidat připomenutí. Připomenutí jsou oznámení, která se objeví jako dialogové okno, když se blíží termín pro zpracování zprávy, stejně jako je tomu u schůzek a událostí, které mají za chvíli začít.

Pokud chcete přidat připomenutí pro příjemce, zaškrtněte políčko Příznak pro příjemce a potom zadejte datum a čas, kdy chcete, aby se dialogové okno u příjemce objevilo.

Tip: Když přidáváte ke zprávě připomenutí nebo příznak pro příjemce, postupujte uváženě. Položte si otázku, jestli opravdu musíte příjemce vyrušovat dialogovým oknem s připomenutím, nebo jestli lépe poslouží příznak.

Jak fungují data příznaku v nabídce Sledovat?

Pomocí příznaků označte položky pro následné sledování a používejte připomenutí. Pro příznaky jsou k dispozici následující výchozí data zahájení, termíny splatnosti a časy připomenutí. Každé nastavení si můžete přizpůsobit.

Příznak	Počáteční datum	Datum splnění	Připomenutí
Dnes	Aktuální datum	Aktuální datum	Jedna hodina před koncem dnešního pracovního dne
Zítra	Aktuální datum plus jeden den	Aktuální datum plus jeden den	Čas zahájení aktuálního dne plus jeden pracovní den
Tento týden	Aktuální datum plus dva dny, nejpozději však poslední pracovní den tohoto týdne	Poslední pracovní den tohoto týdne	Počáteční čas aktuálního dne plus dva pracovní dny
Příští týden	První pracovní den příštího týdne	Poslední pracovní den příštího týdne	Čas zahájení prvního pracovního dne příštího týdne
Žádné datum	Žádné datum	Žádné datum	Aktuální datum
Vlastní	Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum	Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum	Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Viz taky

Nastavení nebo odebrání připomenutí

Označení příchozích zpráv příznakem pro zpracování

Přidání sledování k e-mailovým zprávám

Označit příznakem pro sebe

Udělejte jednu z těchto věcí:

V Seznam zpráv klikněte na zprávu, kterou chcete. Na kartě Message (Zpráva) klikněte ve skupině Tags (Značky) na Follow Up(Sledovat) a potom klikněte na typ příznaku, který chcete nastavit.
V otevřené zprávě klikněte na kartě Zpráva ve skupině Značky na Tlačítko Sledovat a potom klikněte na typ příznaku, který chcete nastavit.

Pokud chcete připomenout tuto zprávu s příznakem, klikněte na kartě Zpráva ve skupině Značky na Tlačítko Prohánět a potom klikněte na Přidat připomenutí. Pokud chcete, můžete změnit datum a čas připomenutí.

Příznak pro příjemce

Při posílání připomenutí jiným lidem použijte diskrétnost. Někteří příjemci nemusí připomenutí při práci ocenit. Další možností je poslat zprávu s příznakem s datem zahájení a termínem splatnosti a další informace v seznamu Označit příznakem. Tímto způsobem budou informace dostupné příjemcům na informačním panelu zprávy bez připomenutí.

Pokud chcete poslat příznak tak, aby se ostatní k něčemu vyzýlili, před odesláním zprávy proveďte toto:

V otevřené zprávě klikněte na kartě Zpráva ve skupině Značky na Tlačítko Sledovat apotom klikněte na Označit příznakem pro příjemce.
V části Příznak pro příjemceklikněte v seznamu Příznak na na typ příznaku, který chcete odeslat.
Ve výchozím nastavení zprávy s příznakem pro příjemce obsahují připomenutí. V případě potřeby změňte datum a čas. Pokud nechcete připomenutí zahrnout, zrušte zaškrtnutí políčka Připomenutí.

Pokud chcete, můžete označit e-mailové zprávy příznakem pro následné sledování, které vám pomůžou sledovat odpovědi.

Jak fungují data příznaku v nabídce Sledovat?

Příznak	Počáteční datum	Datum splnění	Připomenutí
Dnes	Aktuální datum	Aktuální datum	Jedna hodina před koncem dnešního pracovního dne
Zítra	Aktuální datum plus jeden den	Aktuální datum plus jeden den	Čas zahájení aktuálního dne plus jeden pracovní den
Tento týden	Aktuální datum plus dva dny, nejpozději však poslední pracovní den tohoto týdne	Poslední pracovní den tohoto týdne	Počáteční čas aktuálního dne plus dva pracovní dny
Příští týden	První pracovní den příštího týdne	Poslední pracovní den příštího týdne	Čas zahájení prvního pracovního dne příštího týdne
Žádné datum	Žádné datum	Žádné datum	Aktuální datum
Vlastní	Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum	Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum	Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Viz taky

Nastavení nebo odebrání připomenutí

Sledování e-mailových zpráv, které vyžadují zpracování

Kontrola e-mailových zpráv s příznakem

Přidání sledování k e-mailovým zprávám

Přidání příznaku pro zpracování

Označit příznakem pro sebe

V nové zprávě klikněte na kartě Zpráva ve skupině Možnostina tlačítko .
V nabídce Follow Up (Sledovat) klikněte na Add Reminder (Přidat připomenutí).
Pokud chcete zvolit typ připomenutí, vyberte ho ze seznamu Označit příznakem.

Můžete třeba zvolit konkrétnější frázi, která bude s připomenutím, jako je Volání ,Neposílání , Pro vaše informacenebo Revize. Tyto informace se zobrazí v Informační panel ve zprávě.
V seznamech vedle pole Připomenutí vyberte datum a čas.

Po výběru data a času se připomenutí zobrazí také na informačním panelu.
Pokud chcete změnit výchozí zvuk připomenutí, klikněte na a vyhledejte zvukový soubor. Pokud není zaškrtnuté políčko Přehrát tento zvuk, zaškrtněte toto políčko.

Příznak pro příjemce

Při posílání připomenutí jiným lidem použijte diskrétnost. Někteří příjemci nemusí ocenit aktivaci připomenutí během práce. Další možností je poslat zprávu s příznakem s datem zahájení a termínem splatnosti a další informace v seznamu Označit příznakem. Tímto způsobem budou informace dostupné příjemcům na informačním panelu zprávy bez připomenutí.

V nové zprávě klikněte na kartě Zpráva ve skupině Možnostina tlačítko .
V nabídce Follow Up (Sledovat) klikněte na Flag for Recipients (Označit příznakem pro příjemce).
V části Flag for Recipients (Příznak pro příjemce) vyberte typ připomenutí (Jako výchozí) vyberte příznak, který chcete použít v seznamu Označit příznakem.

Můžete třeba zvolit konkrétnější frázi, která bude s připomenutím, jako je Volání ,Neposílání , Pro vaše informacenebo Revize. Tyto informace se ve zprávě zobrazí na informačním panelu.
V seznamech vedle pole Připomenutí vyberte datum a čas.

Po výběru data a času se připomenutí zobrazí také na informačním panelu.

Tip: Pokud chcete zahrnout příznak a připomenutí pro sebe i pro ostatní, zaškrtněte políčko Označit příznakem pro mě, vyberte informace o příznaku a pak vyberte možnosti připomenutí.

Po odeslání zpráv s příznakem můžete příjemce sledovat. Pokud používáte účet Microsoft Exchange, můžete dokonce najít a sledovat odpovědi, které dostanete. Další informace o této funkci najdete v části Vyhledání zpráv s příznakem.

Jak fungují data příznaku v nabídce Sledovat?

Příznak	Počáteční datum	Datum splnění	Připomenutí
Dnes	Aktuální datum	Aktuální datum	Jedna hodina před koncem dnešního pracovního dne
Zítra	Aktuální datum plus jeden den	Aktuální datum plus jeden den	Čas zahájení aktuálního dne plus jeden pracovní den
Tento týden	Aktuální datum plus dva dny, nejpozději však poslední pracovní den tohoto týdne	Poslední pracovní den tohoto týdne	Počáteční čas aktuálního dne plus dva pracovní dny
Příští týden	První pracovní den příštího týdne	Poslední pracovní den příštího týdne	Čas zahájení prvního pracovního dne příštího týdne
Žádné datum	Žádné datum	Žádné datum	Aktuální datum
Vlastní	Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum	Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum	Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum