Odeslání e-mailové zprávy s připomenutím pro následné připomínky

Zprávy, které odešlete, můžete příznakem upozornit vás nebo příjemce na to, že je tato akce povinná.

Označit příznakem pro sebe

Odesíláte zprávu, která vyžaduje odpověď. Chcete se ujistit, že na tento požadavek nezapomenete a dostanete potřebné informace. Příznak nastavený pro vaši potřebu vás upozorní, že jste od ostatních požadovali odpověď. Když ke zprávě přidáte příznak, uvidíte ji jako položku ve složce Úkoly a v náhledu úkolů.

  1. Klikněte na možnost Zpráva > Zpracovat.

    Příkaz Zpracovat na pásu karet

  2. Klikněte na Dnes, Zítra, Tento týden, Příští týden, Bez data nebo Vlastní.

Protože zpráva bude ve složce Odeslaná pošta a sejde vám z očí, doporučujeme přidat připomenutí pro vlastní potřebu. Připomenutí jsou oznámení, která se objeví jako dialogové okno, když se blíží termín pro zpracování zprávy, stejně jako je tomu u nadcházejících schůzek a událostí.

Pokud chcete přidat připomenutí pro sebe, klikněte na Zpracovat > Přidat připomenutí. Zadejte datum a čas, kdy se má dialogové okno s připomenutím zobrazit.

Příznak pro příjemce

Příznak ve zprávě pro příjemce dodává zvláštní důraz. Příznak se objeví v seznamu zpráv a text se zobrazí ve zprávě nad řádkem Od. Pokud příjemce používá také Outlook, tato položka se přidá do jeho seznamu úkolů.

  1. Klikněte na možnost Zpráva > Zpracovat.

    Příkaz Zpracovat na pásu karet

  2. Klikněte na možnost Vlastní.

  3. Zaškrtněte políčko Příznak pro příjemce.

    Zaškrtávací políčko příkazu Příznak pro příjemce v dialogovém okně Vlastní

  4. V dialogovém okně Vlastní doporučujeme změnit výchozí text Příznak na popis nebo činnost. Můžete napsat například Poslat Lence odpověď na žádost o povolení. Příjemce tento text uvidí nad řádkem Od.

Pro účely zvýraznění můžete přidat připomenutí. Připomenutí jsou oznámení, která se objeví jako dialogové okno, když se blíží termín pro zpracování zprávy, stejně jako je tomu u schůzek a událostí, které mají za chvíli začít.

Pokud chcete přidat připomenutí pro příjemce, zaškrtněte políčko Příznak pro příjemce a potom zadejte datum a čas, kdy chcete, aby se dialogové okno u příjemce objevilo.

Tip: Když přidáváte ke zprávě připomenutí nebo příznak pro příjemce, postupujte uváženě. Položte si otázku, jestli opravdu musíte příjemce vyrušovat dialogovým oknem s připomenutím, nebo jestli lépe poslouží příznak.

Jak fungují data příznaku v nabídce Sledovat?

Pomocí příznaků označte položky pro následné sledování a používejte připomenutí. Pro příznaky jsou k dispozici následující výchozí data zahájení, termíny splatnosti a časy připomenutí. Každé nastavení si můžete přizpůsobit.

Příznak

Počáteční datum

Datum splnění

Připomenutí

Dnes

Aktuální datum

Aktuální datum

Jedna hodina před koncem dnešního pracovního dne

Zítra

Aktuální datum plus jeden den

Aktuální datum plus jeden den

Čas zahájení aktuálního dne plus jeden pracovní den

Tento týden

Aktuální datum plus dva dny, nejpozději však poslední pracovní den tohoto týdne

Poslední pracovní den tohoto týdne

Počáteční čas aktuálního dne plus dva pracovní dny

Příští týden

První pracovní den příštího týdne

Poslední pracovní den příštího týdne

Čas zahájení prvního pracovního dne příštího týdne

Žádné datum

Žádné datum

Žádné datum

Aktuální datum

Vlastní

Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Další informace

Nastavení nebo odebrání připomenutí

Označení příchozích zpráv příznakem pro zpracování

Přidání sledování k e-mailovým zprávám

Označit příznakem pro sebe

Udělejte jedno z tohoto:

  • V Seznam zpráv klikněte na zprávu, kterou chcete. Na kartě Message (Zpráva) klikněte ve skupině Tags (Značky) na Follow Up(Sledovat) a potom klikněte na typ příznaku, který chcete nastavit.

  • V otevřené zprávě klikněte na kartě Zpráva ve skupině Značky na Tlačítko Sledovat a potom klikněte na typ příznaku, který chcete nastavit.

Pokud chcete připomenutí této zprávy s příznakem, klikněte na kartě Zpráva ve skupině Značky na Tlačítko Pro další informace a potom klikněte na Přidat připomenutí. Pokud chcete, můžete změnit datum a čas připomenutí.

Příznak pro příjemce

Při posílání připomenutí jiným lidem použijte diskrétnost. Někteří příjemci nemusí připomenutí při práci ocenit. Další možností je poslat zprávu s příznakem s daty zahájení a termíny splatnosti a další informace v seznamu Označit příznakem. Tímto způsobem budou informace dostupné příjemcům na informačním panelu zprávy bez připomenutí.

Pokud chcete poslat příznak tak, aby se ostatní k něčemu vyzýlili, před odesláním zprávy proveďte toto:

  1. V otevřené zprávě klikněte na kartě Zpráva ve skupině Značky na Tlačítko Sledovat a potom klikněte na Označit příznakem pro příjemce.

  2. V části Příznak pro příjemceklikněte v seznamu Příznak na na typ příznaku, který chcete odeslat.

  3. Ve výchozím nastavení zprávy s příznakem pro příjemce obsahují připomenutí. V případě potřeby změňte datum a čas. Pokud nechcete připomenutí zahrnout, zrušte zaškrtnutí políčka Připomenutí.

Pokud chcete, můžete označit e-mailové zprávy příznakem pro následné sledování, které vám pomůžou sledovat odpovědi.

Jak fungují data příznaku v nabídce Sledovat?

Pomocí příznaků označte položky pro následné sledování a používejte připomenutí. Pro příznaky jsou k dispozici následující výchozí data zahájení, termíny splatnosti a časy připomenutí. Každé nastavení si můžete přizpůsobit.

Příznak

Počáteční datum

Datum splnění

Připomenutí

Dnes

Aktuální datum

Aktuální datum

Jedna hodina před koncem dnešního pracovního dne

Zítra

Aktuální datum plus jeden den

Aktuální datum plus jeden den

Čas zahájení aktuálního dne plus jeden pracovní den

Tento týden

Aktuální datum plus dva dny, nejpozději však poslední pracovní den tohoto týdne

Poslední pracovní den tohoto týdne

Počáteční čas aktuálního dne plus dva pracovní dny

Příští týden

První pracovní den příštího týdne

Poslední pracovní den příštího týdne

Čas zahájení prvního pracovního dne příštího týdne

Žádné datum

Žádné datum

Žádné datum

Aktuální datum

Vlastní

Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Další informace

Nastavení nebo odebrání připomenutí

Sledování e-mailových zpráv, které vyžadují zpracování

Kontrola e-mailových zpráv s příznakem

Přidání sledování k e-mailovým zprávám

Přidání příznaku pro zpracování

Označit příznakem pro sebe

  1. V nové zprávě klikněte na kartě Zpráva ve skupině Možnostina tlačítko Obrázek tlačítka .

  2. V nabídce Follow Up (Sledovat) klikněte na Add Reminder (Přidat připomenutí).

  3. Pokud chcete zvolit typ připomenutí, vyberte ho ze seznamu Označit příznakem.

    Můžete třeba zvolit konkrétnější frázi, která bude s připomenutím, jako je Volání ,Neposílání , Pro vaše informacenebo Revize. Tyto informace se zobrazí v Informační panel ve zprávě.

  4. V seznamech vedle pole Připomenutí vyberte datum a čas.

    Po výběru data a času se připomenutí zobrazí také na informačním panelu.

  5. Pokud chcete změnit výchozí zvuk připomenutí, klikněte na Obrázek tlačítka a vyhledejte zvukový soubor. Pokud není zaškrtnuté políčko Přehrát tento zvuk, zaškrtněte toto políčko.

Příznak pro příjemce

Při posílání připomenutí jiným lidem použijte diskrétnost. Někteří příjemci nemusí ocenit, že mají během práce aktivovaná připomenutí. Další možností je poslat zprávu s příznakem s daty zahájení a termíny splatnosti a další informace v seznamu Označit příznakem. Tímto způsobem budou informace dostupné příjemcům na informačním panelu zprávy bez připomenutí.

  1. V nové zprávě klikněte na kartě Zpráva ve skupině Možnosti na tlačítko Obrázek tlačítka .

  2. V nabídce Follow Up (Sledovat) klikněte na Flag for Recipients (Označit příznakem pro příjemce).

  3. V části Flag for Recipients (Příznak pro příjemce) vyberte typ připomenutí (Jako výchozí) vyberte příznak, který chcete použít v seznamu Označit příznakem.

    Můžete třeba zvolit konkrétnější frázi, která bude s připomenutím, jako je Volání ,Neposílání , Pro vaše informacenebo Revize. Tyto informace se ve zprávě zobrazí na informačním panelu.

  4. V seznamech vedle pole Připomenutí vyberte datum a čas.

    Po výběru data a času se připomenutí zobrazí také na informačním panelu.

    Tip: Pokud chcete zahrnout příznak a připomenutí pro sebe i pro ostatní, zaškrtněte políčko Označit příznakem pro mě, vyberte informace o příznaku a pak vyberte možnosti připomenutí.

Po odeslání zpráv s příznakem můžete příjemce sledovat. Pokud používáte účet Microsoft Exchange, můžete dokonce najít a sledovat odpovědi, které dostanete. Další informace o této funkci najdete v části Vyhledání zpráv s příznakem.

Jak fungují data příznaku v nabídce Sledovat?

Pomocí příznaků označte položky pro následné sledování a používejte připomenutí. Pro příznaky jsou k dispozici následující výchozí data zahájení, termíny splatnosti a časy připomenutí. Každé nastavení si můžete přizpůsobit.

Příznak

Počáteční datum

Datum splnění

Připomenutí

Dnes

Aktuální datum

Aktuální datum

Jedna hodina před koncem dnešního pracovního dne

Zítra

Aktuální datum plus jeden den

Aktuální datum plus jeden den

Čas zahájení aktuálního dne plus jeden pracovní den

Tento týden

Aktuální datum plus dva dny, nejpozději však poslední pracovní den tohoto týdne

Poslední pracovní den tohoto týdne

Počáteční čas aktuálního dne plus dva pracovní dny

Příští týden

První pracovní den příštího týdne

Poslední pracovní den příštího týdne

Čas zahájení prvního pracovního dne příštího týdne

Žádné datum

Žádné datum

Žádné datum

Aktuální datum

Vlastní

Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Zobrazí se aktuální datum. v případě potřeby zvolit vlastní datum

Další informace

Nastavení nebo odebrání připomenutí

Sledování e-mailových zpráv vyžadujících zpracování

Vyhledání zpráv s příznakem

Přidání nebo odebrání příznaku pro zpracování

Přidání sledovacích prvků k e-mailové zprávě

Potřebujete další pomoc?

Rozšiřte své dovednosti s Office
Projít školení
Získejte nové funkce jako první
Připojte se k účastníkům programu Office Insiders

Byly tyto informace užitečné?

Děkujeme vám za zpětnou vazbu.

Děkujeme vám za váš názor! Pravděpodobně bude užitečné, když vás spojíme s některým z našich agentů podpory Office.

×