Hromadná korespondence je skvělý způsob, jak pracovat s daty v Accessu. Toto video ukazuje, jak vytvořit typické formulářové písmeno v Microsoft Wordu, a to tak, že začnete příkazem Sloučit ve WorduAccess. Nebo pokud chcete, podívejte se na základní kroky pod videem.
Poznámka: Toto video bylo nahrané v Accessu 2013, ale stejné základní kroky platí pro Access 2010, Access 2016 a verzi Accessu s předplatným.
V tomto videu
Tady je obecný postup pro vytvoření wordové hromadné korespondence v Accessu:
-
Otevřete databázi Accessu obsahující adresy, které chcete sloučit s Wordem.
-
Pokud není otevřené navigační podokno, otevřete ho stisknutím klávesy F11.
-
Vyberte tabulku nebo dotaz obsahující adresy. Pokud jsou pole adresy rozložená do více tabulek, vytvořte jednoduchý výběrové dotaz obsahující požadovaná pole a vyberte tento dotaz pro operaci sloučení.
-
Na kartě Externí data klikněte ve skupině Exportovat na Sloučit ve Wordu.
-
Otevře se dialogové okno Průvodce hromadnou korespondencí aplikace Microsoft Word.
-
Zvolte, jestli má průvodce propojit data adresy s existujícím word tímto dokumentem, nebo jestli má začít s novým prázdným dokumentem.
-
Klikněte na OK.
Spustí se Word a zobrazí se karta Korespondence a podokno Hromadná korespondence.
-
Kroky průvodce můžete procházet kliknutím na odkazyDalší a Předchozí v dolní části podokna Hromadná korespondence.
-
V kroku 3 průvodce není potřeba seznam příjemců vybrat. Bylo určeno, když jste ho vybrali v Accessu. Seznam ale můžete doladit kliknutím na Upravit seznam příjemců. V poli, které se otevře, můžete z hromadné korespondence odebrat jednotlivé příjemce, použít filtry, seřadit seznam a tak dále.
-
V kroku 4 průvodce napište písmeno (pokud nepracujete s existujícím dokumentem).
-
Umístěte kurzor na místo v dokumentu, kam chcete vložit data adresy, a kliknutím na Blok adresy,Řádek s pozdravem nebo Další položky v podokně Hromadná korespondence vložte data z Accessu do dokumentu. V polích, která se zobrazí, vyberte formát, který chcete použít, a klikněte na Shoda polí, abyste se ujistili, že jsou pole správně spárovaná.
-
V kroku 5 průvodce klikněte na tlačítka Další (>>) a Předchozí (<<) a podívejte se, jak budou sloučená data vypadat při tisku dokumentu.
-
V kroku 6 průvodce klikněte na Tisk a vyberte požadované možnosti tisku.
-
Uložte a zavřete wordové dokumenty.
Poznámky:
-
Pokud se budete potřebovat vrátit a po dokončení průvodce upravit jakékoli nastavení hromadné korespondence, jsou všechny operace dostupné na kartě Korespondence ve Wordu.
-
Pokud v accessové databázi změníte návrh, bude možná potřeba upravit některá nastavení hromadné korespondence ve Wordu, aby sloučení znovu fungovalo správně.
-
Průvodce hromadnou korespondencí pracuje s daty poštovních adres. Pomocí funkce hromadné korespondence ale můžete jakékoli druhy dat sloučit s Wordem, třeba skladové záznamy, úkoly nebo cokoli, co si uložíte v Accessu.
-
Podrobnější informace o funkcích wordové hromadné korespondence najdete v těchto článcích:
